如何製作策略簡報：完整指南
策略簡報是一份簡短的簡報，用以說明組織的發展方向、原因以及達成目標所需的條件。若要製作策略簡報，請先將策略寫成一句話。接著，製作投影片來展示現況、選擇、證據、計劃，以及您需要與會者做出的決定。
本指南將介紹什麼是策略簡報，以及在打開投影片工具之前如何陳述策略。本指南也提供逐頁投影片的結構、說故事的方法，以及投影片標題與證據的規則。接著，它將透過三個步驟引導您使用 AI 製作簡報，並提供範例和常見錯誤。
什麼是策略簡報
策略簡報旨在為某個方向提出論證。它可能涵蓋公司策略、行銷策略、銷售策略，或是單一產品線的計劃。聽眾通常是領導團隊、董事會或必須對此採取行動的主管群。
它與人們經常混淆的另外兩份文件不同：
| 文件 | 用途 | 常見長度 |
|---|---|---|
| 策略簡報 | 請求團隊同意某個方向和後續步驟 | 10 到 15 頁投影片，外加備用投影片 |
| 策略文件 | 以書面形式記錄完整的推論、資料和計劃 | 數頁 |
| 商業計劃簡報 | 展示企業將如何賺錢，通常對象為投資人 | 10 到 20 頁投影片 |
簡報是供會議現場使用的摘要。文件則包含詳細內容。我們的商業計劃簡報指南涵蓋了投資人版本的內容。
由於聽眾必須做出某種決定，因此策略簡報需要有明確的訴求。每一頁投影片都應該引導與會者做出該項決定。
從一句話的策略開始
在製作投影片之前，先用簡單的文字寫下策略。單一句子能讓後續的每一頁投影片都指向同一個想法。
Harvard Business Review 在 2008 年由 David J. Collis 和 Michael G. Rukstad 撰寫的一篇著名文章中提出了這一點。其摘要指出：「大多數高階主管無法用簡單的陳述來表達其業務的目標、範圍和優勢。」該文章問道：「您能用 35 個字或更少的話來總結您公司的策略嗎？」
這三個部分對任何策略簡報來說都是一個實用的檢驗：
- 目標。策略旨在達成的目標，盡可能包含數字和日期。
- 範圍。您將在哪裡競爭：哪些客戶、產品、地區或通路。
- 優勢。與其他替代方案相比，您為什麼會在那裡獲勝。
例如：「透過為北美中型診所提供服務，並利用比大型競爭對手更快的上線速度，在 2028 年前將重複營收提高到銷售額的 40%。」這一行字就是整份簡報的骨幹。如果某頁投影片無法支持這三個部分中的任何一個，它可能應該被歸入備用投影片中。
接著加入訴求。陳述您需要從這次會議中獲得什麼：批准、預算、在多個選項中做出選擇，或是回饋意見。
策略簡報結構
大多數策略簡報都遵循相同的架構。下表提供了一個您可以調整使用的十部分結構。
| # | 投影片 | 回答的問題 |
|---|---|---|
| 1 | 標題與訴求 | 我們今天要做什麼決定？ |
| 2 | 執行摘要 | 用一頁投影片說明策略是什麼？ |
| 3 | 我們現在所處的位置 | 哪些是無庸置疑的事實？ |
| 4 | 發生了什麼變化 | 為什麼我們不能繼續做同樣的事情？ |
| 5 | 我們考慮過的選項 | 我們還能做什麼？ |
| 6 | 推薦的策略 | 選擇哪個選項，以及它為什麼會勝出 |
| 7 | 證據 | 哪些資料支持這個選擇？ |
| 8 | 計劃 | 什麼時候會發生什麼事，以及由誰負責？ |
| 9 | 風險與權衡 | 可能會出什麼問題，以及我們放棄了什麼？ |
| 10 | 決定與後續步驟 | 我們現在需要您做什麼？ |
執行摘要值得格外用心。有些讀者只會看那一頁投影片。我們關於如何製作執行摘要投影片的指南對此進行了詳細介紹。
選項的重要性超乎人們的預期。沒有展示替代方案的策略，看起來就像是已經做好的決定。提供兩到三個真實的選項，並說明勝出選項的明確理由，能讓推薦更具說服力。
如何說故事
策略簡報是一種論證，因此需要一個有開端、轉折和解答的故事。一個簡單的模式適用於大多數簡報：
- 現況。使用與會者會接受的事實來描述現狀。
- 問題。展示發生了什麼變化，或者如果不做任何改變會出什麼問題。
- 推薦方案。將策略作為該問題的解答來呈現。
- 證明。提供證據和計劃。
- 訴求。以您需要的決定作結。
MIT Communication Lab 的投影片指南針對聽眾提出了一個相關的觀點。它指出：「了解您作為簡報者的目標，並根據您的目標來建構您的簡報。」它還補充說：「不同的聽眾關注不同的事情。」
這完全適用於此。董事會關心風險與回報。銷售團隊關心目標與責任區。產品團隊關心範圍與時程。在保持策略句子不變的情況下，根據與會者調整證據投影片。
從每個人都關心的事情開始。MIT 的指南警告說：「對您來說感覺很自然的簡報起點，對其他人來說可能很容易感到困惑。」
撰寫能說明重點的投影片標題
每一頁投影片的標題都應該說明該投影片證明了什麼，而不是關於什麼。「當上線時間少於一週時，重複營收增長了 18%」的效果比「上線資料」更好。
MIT Communication Lab 將此列為一個目標：「標題文字本身就能獨立成立，而大多數其他文字則是支持視覺效果。」依序只閱讀標題。如果它們能講述完整的故事，那麼這份簡報就沒問題了。我們關於結論型投影片標題的指南更詳細地展示了這個方法。
保持內文簡短。Microsoft 的簡報技巧建議「使用項目符號或短句子，並儘量將每行保持在單行內。」他們還建議避免「使用小於 18 pt 的字型大小」。
MIT 的指南為每頁投影片設定了一個簡單的標準：「每頁投影片提供的資訊不應超出支持該訊息所需的範圍。」
清晰展示證據
策略的強度取決於其背後的證據。使用與會者信任的數字：您自己的銷售、客戶 and 成本資料，加上一些標明來源的市場數據。
三個規則可保持證據投影片的可讀性：
- 一張圖表，一個訊息。Microsoft 的技巧指出「使用圖表來幫助講述您的故事」，但警告不要在一頁投影片上放太多圖表。
- 在展示資料之前先解釋圖表。MIT 的指南指出，在您展示圖表之前，聽眾「應該知道軸線代表什麼」。
- 展示權衡。將策略的成本放在其效益旁邊，以便與會者同時看到兩者。
將完整資料放在備用投影片中。當有人詢問某個數字是如何計算出來的，您可以直接跳轉到該頁面。我們關於備用投影片的指南涵蓋了應包含的內容。
如果市場狀況是論證的一部分，SWOT 投影片會有所幫助。我們關於 SWOT 分析簡報的指南涵蓋了該格式。
如何使用 AI 製作策略簡報
製作證據投影片是花費最多時間的地方。您需要從多個檔案中提取資料、製作圖表並檢查每個數字。AI 工具可以完成大部分工作，只要您檢查它產生的內容即可。
以下是使用 Powerdrill Bloom 的三個步驟方法。
步驟 1：上傳您的研究、資料和筆記
從策略背後的材料開始。這可能是銷售匯出資料、客戶調查、成本模型以及您對選項的筆記。Free plan 列出了「上傳 Excel、CSV、PDF 和文件」。
如果論證需要，可以加入公開資料。Powerdrill Bloom 的方案列出了「搜尋內建的開放資料來源」，例如市場價格和經濟統計數據。將每個來源保持為獨立檔案，以便每個圖表都可以追溯來源。
步驟 2：用自然語言要求產生故事線
在一個請求中描述整份簡報。包含策略句子、聽眾和訴求。例如：「為我們的領導團隊製作一份 10 頁的策略簡報，推薦我們專注於中型診所。使用隨附的銷售和調查資料。最後請求批准 $400,000 的上線預算。」
然後提出後續問題來測試這個案例。嘗試「去年哪個客戶群增長最快？」或「如果上線時間保持在三週，營收會是什麼樣子？」這類問題可以在與會者發現之前找出弱點。
Topic to PPT 頁面指出 Powerdrill Bloom 能「智慧搜尋、分析和探索相關資訊，然後將其組織成清晰的敘事」。對於策略工作，該敘事就是您要精修的草稿。
步驟 3：製作投影片、演講者備忘稿和備用投影片
將分析轉化為投影片。對照策略句子檢查每個標題，並刪除任何不支援該策略的投影片。
然後檢查數字。Powerdrill Bloom 首頁指出「每個數字都會附帶其背後的頁面、列和數據」。針對任何可能會受到質疑的數據，打開其來源進行確認。
最後，加入演講者備忘稿和備用投影片。要求在每頁投影片下方提供簡短的備忘，並將詳細的表格移至備用投影片區。我們的演講者備忘稿指南涵蓋了要寫的內容。
策略簡報範例
以下是一家軟體公司的簡短範例。公司、數字和計劃均為虛構，用以展示結構。
策略句子：「透過專注於中型診所，並使用少於一週的上線時間，在 2028 年前將重複營收提高到銷售額的 40%。」
投影片標題（依序）：
- 「批准以診所為中心的策略和 $400,000 的上線預算」
- 「中型診所可在 2028 年前將重複營收提升至 40%」
- 「目前重複營收佔銷售額的 22%，已連續兩年持平」
- 「大型競爭對手需要四到六週的時間才能讓診所上線」
- 「我們評估了三個選項：醫院、診所，或兩者兼顧」
- 「診所在交易規模、銷售週期和契合度上勝出」
- 「在一週內上線的診所續約率更高」
- 「一項分三階段的計劃將在 2027 年底前觸及 120 家新診所」
- 「主要風險是招募上線人員的速度是否夠快」
- 「今天的決定：批准預算和首批招募」
依序閱讀，這些標題承載了完整的論證。接著，每頁投影片都包含一張圖表或一個表格來證明其標題。
如何排練和處理問題
策略簡報的成敗取決於現場表現，因此請至少大聲排練兩次。Microsoft 的技巧指出「練習簡報，以便您可以根據項目符號進行演講。」他們還補充說「文字應該是給簡報者的提示，而不是給聽眾的完整訊息。」
在簡報之前規劃好問題。列出持懷疑態度的高階主管可能會問的五個最難的問題，並確保備用投影片能回答每一個問題。常見的問題包括成本、時程、風險以及您拒絕的選項。
決定何時接受提問。Microsoft 的技巧指出「早期的提問通常會由隨後的投影片和評論來回答。」對於策略簡報，在推薦方案投影片之後進行短暫停頓通常效果很好，並在最後進行更深入的討論。
在進行簡報時觀察現場。如果人們一直盯著您的投影片，同樣的技巧警告說，投影片「可能包含太多資料」。利用這個訊號來修剪下一個版本。
常見的策略簡報錯誤
在簡報之前，請注意這些錯誤。
- 沒有明確的訴求。與會者在沒有做出決定的情況下離開。將訴求放在第一頁和最後一頁投影片上。
- 只是目標清單而非策略。目標說明您想要什麼。策略還說明您將在哪裡競爭以及您為什麼會贏。
- 沒有其他選項。單一的路徑看起來像是預先決定好的。展示您拒絕的替代方案及其原因。
- 文字太多。充滿句子的投影片會分散對您的注意力。將詳細內容移至演講者備忘稿。
- 數字來源不明。一個錯誤的數據就可能毀掉整個案例。對照來源檢查每個數字。
- 隱藏權衡。每個策略都會有所妥協。說出妥協之處能建立信任。
最後的檢查會有所幫助。Microsoft 的技巧指出「如果您為簡報規劃了特定的時間，請勿超時。」留出時間提問的策略簡報通常能獲得更好的決定。
想要更快製作證據投影片嗎？在您下一次的策略審查中，嘗試使用 Powerdrill Bloom 來處理背後的銷售和客戶資料。
常見問題
策略簡報中應該包含什麼？
策略簡報應包含明確的訴求、執行摘要、目前現況、發生了什麼變化、考慮過的選項以及推薦的策略。它還應該涵蓋證據、包含負責人和日期的計劃、風險與權衡，以及所需的決定。
策略簡報應該多長？
大多數策略簡報最適合保持在 10 到 15 頁主投影片，並將詳細內容移至備用投影片。規劃比您分配到的時間更短的簡報時間，以便留出提問空間。對於只看一頁投影片的讀者，執行摘要應該要能獨立呈現。
您如何開始策略簡報？
從您需要的決定和一頁的策略摘要開始。然後用與會者接受的事實來描述目前現況。MIT 的指南建議從每個人都關心的事情開始，而不是從詳細的背景開始。
您如何向高階主管簡報策略？
以推薦方案和訴求開頭，而不是分析。用一句話陳述目標、範圍和優勢。展示兩到三個選項，解釋為什麼其中一個勝出，並將支持數據放在備用投影片中以供提問。
AI 可以製作策略簡報嗎？
可以。AI 工具可以撰寫故事線草稿、根據您的資料建立圖表，並根據自然語言請求來排版投影片。Powerdrill Bloom 可處理上傳的檔案和開放資料，且每個數字都可以追溯到其來源。在簡報之前，請檢查每個數據和標題。
來源： Harvard Business Review, 〈你能說出你的策略是什麼嗎？〉 · MIT Communication Lab, 〈投影片簡報〉 · Microsoft Support, 〈製作與進行高效簡報的技巧〉。