كيفية إعداد عرض تقديمي للمبيعات: مخطط تفصيلي وأمثلة

العرض التقديمي للمبيعات هو الاجتماع الذي تعرض فيه للعميل المحتمل كيف يحل منتجك مشكلته. بالنسبة للعديد من رجال المبيعات، فإنه يجمع بين عرض تقديمي قصير ومحادثة. يبدأ بااحتياجاتهم، ويعرض حلك وإثباتك، ويتعامل مع الأسئلة، وينتهي بخطوة تالية واضحة. يطلق الكتاب الدراسي The Power of Selling على هذا النهج اسم النهج المتمحور حول العميل.

يغطي هذا الدليل ما يجب البحث عنه أولاً، ومخططاً تفصيلياً للعرض التقديمي للمبيعات يمكنك إعادة استخدامه، وكيفية طرح الأسئلة باستخدام طريقة SPIN. كما يستعرض طريقة تعتمد على الذكاء الاصطناعي في ثلاث خطوات، ومثالاً عملياً، وقواعد الشرائح، والتعامل مع الاعتراضات، والإغلاق.

ما هو العرض التقديمي للمبيعات

يعد العرض التقديمي للمبيعات مرحلة واحدة في عملية بيع أطول. يدرج الكتاب الدراسي المفتوح The Power of Selling سبع خطوات. وهي التنقيب والتأهيل، وما قبل المقابلة، والمقابلة، والعرض التقديمي، والتعامل مع الاعتراضات، والإغلاق، والمتابعة.

تلخص الملاحظات الدراسية من University of Texas at Tyler مرحلة العرض التقديمي في سطر واحد. حيث يقوم رجل المبيعات بـ "تقديم العرض الترويجي للمبيعات، موضحاً أن المنتج يلبي الاحتياجات التي حددها العميل".

الكلمة الأساسية هي الاحتياجات. فالعرض التقديمي للمبيعات ليس جولة في المنتج. يذكر كتاب The Power of Selling أن عرضك التقديمي للمبيعات "يتعلق في المقام الأول ببناء علاقة وبدء شراكة". وهذا ينطبق بشكل خاص على المبيعات بين الشركات.

وقد لا يحدث ذلك أيضاً في اجتماع واحد. حيث يستشهد الكتاب الدراسي بدراسة وجدت أن "العروض التقديمية اليوم تُجرى عادةً على مدار عدة اجتماعات، وغالباً ما يستمع رجل المبيعات أكثر مما يتكلم".

يختلف العرض التقديمي للمبيعات أيضاً عن العرض التقديمي للمستثمرين. إذ يطلب العرض التقديمي للمستثمرين التمويل ويعرض حجم السوق والعوائد. بينما يطلب العرض التقديمي للمبيعات من العميل الشراء، لذا فهو يركز على مشكلته وحلك. بالنسبة لنسخة المستثمرين، راجع دليلنا حول تحويل بيانات Excel إلى عرض تقديمي للمستثمرين.

قبل البدء: ابحث عن المشتري

يحدث جزء كبير من العمل قبل الاجتماع. وهناك ثلاثة أنواع من الأبحاث التي تساعد في ذلك.

من سيكون في الغرفة. يقترح كتاب The Power of Selling إرسال "استبيان ما قبل الاتصال" إلى جهة الاتصال الخاصة بك. ويمكن أن يسأل عن الحاضرين، والوقت المتاح لك، وما يجب أن يحققه الاجتماع. كما يقترح الكتاب الدراسي إرسال جدول الأعمال قبل الاجتماع.

ما يهتم به كل شخص. يشير الكتاب الدراسي إلى أن مشتريين قد يشتريان المنتج نفسه لأسباب مختلفة. فقد يهتم أحدهما بالمكانة، والآخر بالموثوقية. اكتشف ما الذي يحفز كل صانع قرار.

ما هي المشكلة التي تحلها. اجمع ما تعرفه بالفعل: ملاحظات المكالمات، ورسائل البريد الإلكتروني، وتقارير العميل المحتمل نفسه، وأي بيانات شاركها. يجب أن يعيد العرض التقديمي صياغة مشكلتهم بكلماتهم الخاصة.

تأكد أيضاً من الوقت. يقترح الكتاب الدراسي التحقق من الوقت في البداية. ومثاله على ذلك: "سأقضي ثلاثين دقيقة في العرض التقديمي وأخصص خمس عشرة دقيقة للمناقشة".

المخطط التفصيلي للعرض التقديمي للمبيعات

يصف كتاب The Power of Selling خمس خطوات للعرض التقديمي نفسه. يمكنك ربطها بالشرائح. يدرج الكتاب الدراسي الخطوة الخامسة كإغلاق وتلخيص معاً، لذا فإن المخطط التفصيلي أدناه يحتفظ بكليهما.

القسم	ما يفعله	الشرائح النموذجية
1. بناء الألفة	يفتح المحادثة ويؤكد الوقت والأهداف	شريحة العنوان، جدول الأعمال
2. بيان الفائدة العامة	يذكرهم بلماذا يستحق الاجتماع وقتهم	شريحة واحدة عن النتيجة التي يريدونها
3. الأسئلة والفائدة المحددة	يؤكد الاحتياجات، ثم يوضح كيف تحل مشكلتهم	ملخص الاحتياجات، نظرة عامة على الحل
4. العرض التقديمي	يستعرض الحل، مع الإثبات	من شريحتين إلى أربع شرائح للحل، وشرائح الإثبات
5. الإغلاق والتلخيص	يلخص، ثم يطلب خطوة تالية واضحة	الملخص، الخطوات التالية

بناء الألفة. ابدأ بافتتاحية شخصية قصيرة. يحذر الكتاب الدراسي من كثرة الأحاديث الجانبية، لأن عميلك المحتمل "لديه وقت محدود".

تقديم بيان فائدة عامة. يذكر الكتاب الدراسي أنه "يجب عليك بيع الفوائد — الحلول التي تلبي احتياجات عميلك المحتمل المحددة — بدلاً من الميزات أو المزايا".

تقديم بيان فائدة محددة. بمجرد معرفة احتياجاتهم، اعرض مدى الملاءمة بالتفصيل. يصف الكتاب الدراسي هذا بأنه بيان "يوضح بالتفصيل كيف ستحل مشكلته الفريدة".

عرض الحل. هذا هو جوهر العرض التقديمي. استخدم ما سمعته للتو في الغرفة. يشير الكتاب الدراسي إلى أنه يجب عليك التخصيص "على الفور"، ولهذا السبب يعد التحضير أمراً بالغ الأهمية.

الإغلاق والتلخيص. يذكر الكتاب الدراسي أن هذا هو "المكان الذي تحصل فيه على التزام عميلك، إما بالشراء أو بالمضي قدماً في عملية البيع". بالنسبة للتلخيص، فإنه يستشهد بمدرب المبيعات Tom Hopkins. أجزاؤه الثلاثة هي: قل ما ستغطيه، ثم غطه، ثم لخص ما غطيته.

تقدم حزمة دراسية من Northern Arizona University ترتيباً مشابهاً. حيث تؤكد الاحتياجات أولاً، ثم تقدم نبذة مختصرة عن الشركة، ثم تطابق الميزات والفوائد مع الاحتياجات. كما تنصح بترك السعر والميزانية حتى النهاية تقريباً.

كيفية طرح الأسئلة أولاً: طريقة SPIN

يبدأ العرض التقديمي القوي للمبيعات بالأسئلة. يعلم كتاب The Power of Selling طريقة SPIN، المستمدة من أعمال Neil Rackham. ترمز SPIN إلى أربعة أنواع من الأسئلة:

• أسئلة الموقف (Situation) تغطي الحقائق الأساسية للوضع الحالي للمشتري. اطرح القليل منها فقط؛ فالعميل يعرف هذه الإجابات بالفعل.
• أسئلة المشكلة (Problem) تظهر الصعوبات وعدم الرضا. يذكر الكتاب الدراسي أنه في مبيعات الشركات لا يزال من المهم طرح بعضها، حتى تتشارك أنت والمشتري في فهم المشكلة.
• أسئلة التضمين (Implication) توضح تكلفة المشكلة. يذكر الكتاب الدراسي أن "أسئلة التضمين تكشف عن آثار أو عواقب مشاكل العميل المحتمل".
• أسئلة الحاجة إلى عائد (Need-payoff) تسأل عن كيفية مساعدة الحل. يذكر الكتاب الدراسي أنه مع الأسئلة الصحيحة، فإن العميل المحتمل "سيخبرك كيف يمكن لحلولك أن تساعده".

خطط لأسئلتك قبل الاجتماع وضع ملخصاً قصيراً للاحتياجات في شريحة. ثم دع المشتري يصححه. تعد شريحة الاحتياجات المصححة علامة جيدة؛ فهي تعني أن بقية العرض التقديمي ستتوافق مع ما يريدونه بالفعل.

كيفية إنشاء عرض تقديمي للمبيعات باستخدام الذكاء الاصطناعي

يمكن للذكاء الاصطناعي القيام بالأجزاء البطيئة: قراءة ملاحظات المكالمات، واستخراج الأرقام من بيانات العملاء، وصياغة مسودة العرض التقديمي الأولية. مهمتك هي اختيار القصة والتحقق من كل ادعاء. إليك الطريقة في ثلاث خطوات، باستخدام Powerdrill Bloom.

الخطوة 1: اجمع ملاحظات المشتري وبيانات الإثبات

اجمع ما تعرفه عن العميل المحتمل: ملاحظات المكالمات، ورسائل البريد الإلكتروني، وطلب تقديم العروض (RFP) إن وجد، وتقاريرهم العامة. ثم أضف إثباتاتك: نتائج دراسة الحالة، وبيانات الاستخدام، وورقة التسعير الخاصة بك. تدرج الخطة المجانية لـ Powerdrill Bloom ميزة "تحميل ملفات Excel و CSV و PDF والمستندات".

ضع مشكلة العميل المحتمل ومدة الاجتماع في مطالبتك الأولى. على سبيل المثال: "هذا عرض تقديمي للمبيعات مدته 30 دقيقة لمدير العمليات في شركة خدمات لوجستية إقليمية. استخدم ملاحظات المكالمات المرفقة كمصدر لاحتياجاتهم".

إذا كان إثباتك موجوداً في جدول بيانات، فإن دليلنا حول تحليل بيانات المبيعات والتسويق باستخدام الذكاء الاصطناعي يغطي كيفية إعداده.

الخطوة 2: صياغة المخطط التفصيلي حول احتياجات المشتري

اطلب مخططاً تفصيلياً يتبع الهيكل المكون من خمس خطوات. من المطالبات المفيدة: "صغ مخططاً تفصيلياً لعرض تقديمي للمبيعات مكون من 10 شرائح. ابدأ باحتياجاتهم الثلاثة من ملاحظات المكالمات. طابق كل حاجة بفائدة واحدة ونقطة إثبات واحدة. وانتهِ بشريحة الخطوة التالية".

ثم ابنِ شرائح الإثبات من البيانات، وليس من الصفات التعبيرية. اطلب رسماً بيانياً واحداً لكل نتيجة، مثل أوقات التسليم قبل وبعد، أو الساعات التي تم توفيرها أسبوعياً. ضع تسمية توضيحية على كل رسم بياني توضح الحاجة التي يجيب عليها.

تحقق من كل رقم مقابل مصدره. تذكر الصفحة الرئيسية لـ Powerdrill Bloom أن "كل رقم يعود مع الصفحة والصف والشكل الكامن وراءه". هذا يجعل التحقق أسرع، ولكنك أنت من سيُسأل عنه.

الخطوة 3: بناء العرض التقديمي والملاحظات وقائمة الاعتراضات

بمجرد أن يصبح المخطط التفصيلي صحيحاً، اطلب العرض التقديمي. تذكر صفحة أداة إنشاء PPT بالذكاء الاصطناعي أنه يمكنك "اختيار قالب يعجبك، وتعديله حسب الحاجة، وتصديره إلى PowerPoint بنقرة واحدة".

امنح كل شريحة عنواناً يوضح الفكرة الأساسية. فعبارة "انخفضت عمليات التسليم المتأخرة بمقدار الثلث في ثمانية أسابيع" تعمل بشكل أفضل من "النتائج". يشرح دليلنا حول عناوين الشرائح الاستنتاجية هذه الطريقة.

بعد ذلك، اطلب ملاحظات متحدث قصيرة لكل شريحة، وقائمة بالاعتراضات المحتملة مع إجابة من سطر واحد ومصدر لكل منها. يغطي دليلنا حول ملاحظات المتحدث كيفية إبقاء الملاحظات موجزة. ضع الإجابات الأكثر عمقاً في الشرائح الاحتياطية بدلاً من العرض التقديمي الرئيسي.

مثال على عرض تقديمي للمبيعات

إليك مثالاً توضيحياً. الشركة والأرقام خيالية.

تبيع شركة برمجيات أدوات لتخطيط المسارات. وعميلها المحتمل هو شركة خدمات لوجستية إقليمية تعاني من تأخر عمليات التسليم. أظهرت مكالمات الاستكشاف ثلاثة احتياجات: تقليل عمليات التسليم المتأخرة، وتقليل الوقت المستغرق في تخطيط المسارات، وخطة نشر واضحة.

الشريحة	العنوان	المحتوى
1	تقليل عمليات التسليم المتأخرة لشركة Northline Freight	العنوان، الحاضرون، جدول الأعمال
2	ما سمعناه من فريقكم	ثلاثة احتياجات من مكالمات الاستكشاف
3	عمليات التسليم المتأخرة تكلف أكثر من الرسوم	أرقام التسليم المتأخر الخاصة بهم، مع رسم بياني
4	كيف يعمل تخطيط المسارات مع أدواتكم الحالية	مخطط توضيحي واحد للحل
5	انخفاض وقت التخطيط في أسطول مماثل	رسم بياني لدراسة حالة من عميل مماثل
6	تقليل عمليات التسليم المتأخرة في ثمانية أسابيع	رسم بياني للمقارنة قبل وبعد من دراسة الحالة
7	عملية نشر مدتها أربعة أسابيع	جدول زمني مع تحديد المسؤولين من كلا الطرفين
8	خيارات التسعير	خياران متطابقان مع حجم الأسطول
9	الأسئلة التي نتوقعها	إجابات قصيرة، مع جاهزية الشرائح الاحتياطية
10	الخطوة التالية: مشروع تجريبي لمدة أسبوعين	الطلب، والتواريخ، ومن يوقع بالموافقة

لاحظ الترتيب. تأتي الاحتياجات قبل الميزات. ويستخدم الإثبات بيانات المشتري الخاصة حيثما أمكن ذلك. يقع السعر بالقرب من النهاية، وتطلب الشريحة الأخيرة إجراءً واحداً محدداً.

قواعد تصميم الشرائح للعروض التقديمية للمبيعات

يقدم كتاب The Power of Selling قائمة بما يجب فعله وما لا يجب فعله في PowerPoint. وهناك العديد منها الذي يستحق الالتزام به.

• اجعل النص قصيراً. يذكر الكتاب الدراسي: "لا تملأ شرائحك بالكلمات". وتتفق نصائح Microsoft مع ذلك وتقترح عليك "تقليل كمية النص في شرائحك".
• اكتب عناوين تبيع. يذكر الكتاب الدراسي: "استبدل العناوين الوصفية بعناوين تبيع".
• نوّع في الشرائح. يحذر الكتاب من أن "توالي الشرائح التي تحتوي على قوائم نقطية يصبح مملاً؛ بينما يكون للوسائل البصرية والرسوم البيانية تأثير أقوى".
• تجنب الحيل المبتذلة. يذكر الكتاب: "لا تبالغ في استخدام الحيل التكنولوجية المبتذلة".
• انتبه للطول. يصف الكتاب الدراسي قاعدة 10/20/30: 10 شرائح أو أقل، و20 دقيقة، ونص بحجم 30 نقطة أو أكبر.

فيما يتعلق بحجم الخط، تضع نصائح Microsoft حداً أدنى: "حاول تجنب استخدام أحجام خطوط أصغر من 18 نقطة". وتعد قاعدة الـ 30 نقطة أكثر صرامة، لذا استخدمها للعناوين والأرقام الرئيسية.

بالنسبة للرسوم البيانية، تنصح Microsoft باستخدام "الحد الكافي فقط من النص لجعل عناصر التسمية في المخطط أو الرسم البياني مفهومة". ويذهب دليلنا حول جعل شرائح البيانات سهلة القراءة إلى أبعد من ذلك.

خطط أيضاً لظروف الغرفة. ينصح الكتاب الدراسي بوضع خطة بديلة في حال تعطل جهاز العرض، مثل "المنشورات الموزعة، أو عينات المنتجات، أو السبورة البيضاء التقليدية".

كيفية التعامل مع الاعتراضات أثناء العرض التقديمي

الاعتراضات أمر طبيعي، ويعاملها الكتاب الدراسي كفرص لبناء العلاقة. استعد للاعتراضات الشائعة قبل الاجتماع.

تجعل الحزمة الدراسية من Northern Arizona University هذا جزءاً من التخطيط. حيث تنصح بإدراج الاعتراضات المحتملة وإعداد الإجابات مسبقاً. كما تقترح جمع أدلة إثبات مثل الصور والشهادات.

السعر هو اعتراض شائع. يذكر كتاب The Power of Selling أن "أحد أكثر الاعتراضات شيوعاً هو الاعتراض على السعر". ويضيف أنه "من المهم طرح أسئلة استقصائية لفهم طبيعة هذا الاعتراض حقاً".

يساعد اتباع روتين بسيط في ذلك:

1. الاستماع الكامل. دع المشتري ينهي كلامه قبل أن تجيب.
2. اطرح سؤالاً في المقابل. اكتشف ما إذا كان الأمر يتعلق بالميزانية، أو التوقيت، أو الشك.
3. أجب بالإثبات. أشر إلى رسم بياني، أو حالة، أو شريحة احتياطية.
4. تحقق من الإجابة. اسأل عما إذا كان ذلك يزيل القلق.

تضيف ملاحظات UT Tyler اختباراً مفيداً. حاول معرفة ما إذا كان الاعتراض نابعاً "من عدم فهم من جانب العميل أو من حاجة لم يتم تحديدها مسبقاً".

كيفية الإغلاق والمتابعة

انهِ بطلب واحد واضح. تصف ملاحظات UT Tyler الإغلاق ببساطة: "يطلب رجل المبيعات إتمام البيع". وتضيف أنه "يمكن أن يأتي بسرعة نسبية في مواقف البيع البسيطة أو بعد مكالمات عديدة في المواقف الأكثر تعقيداً".

قبل الإغلاق، اختبر مدى الجاهزية. يقترح كتاب The Power of Selling إجراء إغلاق تجريبي. يطلب أحد الأمثلة من العميل المحتمل تقييم مدى أهمية الفائدة، على مقياس من واحد إلى عشرة.

اجعل الشريحة الأخيرة محددة. حدد الخطوة التالية، والتاريخ، ومن يحتاج إلى الموافقة عليها. يعد المشروع التجريبي، أو المراجعة الفنية، أو نموذج الطلب الموقع كلها طلبات صالحة.

ثم تابع. المتابعة هي الخطوة الأخيرة في عملية الخطوات السبع للكتاب الدراسي. أرسل ملخصاً قصيراً في نفس اليوم، مع الخطوة التالية المتفق عليها. يوضح دليلنا حول ملخص ما بعد العرض التقديمي نموذجاً لذلك.

الأخطاء الشائعة

احذر من هذه الأخطاء أثناء إعداد العرض التقديمي.

• البدء بالحديث عن الشركة. يؤدي وجود قسم طويل بعنوان "من نحن" إلى تأخير الجزء الذي يهتم به المشتري. اجعل نبذة الشركة مختصرة.
• إدراج الميزات دون الفوائد. تحتاج كل ميزة إلى عبارة "وهذا يعني أن" مرتبطة بحاجة محددة.
• استخدام إثبات لا يمكن للمشتري التحقق منه. الرسم البياني الخالي من المصدر يثير الشك. احتفظ بالمصدر جاهزاً.
• كثرة الشرائح. إذا لم تتمكن من الإنهاء في الوقت المتفق عليه، فقلل من الشرائح، وليس من الأسئلة.
• عدم وجود طلب واضح. العرض التقديمي الذي ينتهي بعبارة "هل من أسئلة؟" يترك الخطوة التالية للصدفة.
• قراءة الشرائح. نصائح Microsoft مباشرة: "لا تقرأ العرض التقديمي".

قبل الاجتماع، قم بتجربة العرض التقديمي مرة واحدة مع زميل يلعب دور المشتري. وسجل كل سؤال لم تتمكن من الإجابة عليه. هل تريد مسودة أولى أسرع؟ جرب Powerdrill Bloom مع ملاحظات مكالماتك وجدول بيانات إثبات واحد.

الأسئلة الشائعة

ماذا يجب أن يتضمن العرض التقديمي للمبيعات؟

يجب أن يتضمن العرض التقديمي للمبيعات افتتاحية قصيرة وملخصاً لاحتياجات المشتري. أضف حلك المطابق لتلك الاحتياجات، بالإضافة إلى إثبات مثل نتائج الحالات. ويجب أن يغطي أيضاً إجابات للاعتراضات المحتملة وخطوة تالية واضحة واحدة. اجعل السعر بالقرب من النهاية.

ما هي المدة التي يجب أن يستغرقها العرض التقديمي للمبيعات؟

اسأل العميل المحتمل عن الوقت المتاح لك، وخطط للمناقشة. يقدم كتاب The Power of Selling مثالاً على ثلاثين دقيقة للعرض التقديمي وخمس عشرة دقيقة للمناقشة. تقترح قاعدة 10/20/30 استخدام 10 شرائح في 20 دقيقة.

ما هو أفضل هيكل للعرض التقديمي للمبيعات؟

يتكون الهيكل الشائع من خمس خطوات. بناء الألفة، وتقديم بيان فائدة عامة، وطرح الأسئلة لتقديم بيان فائدة محددة. ثم عرض الحل، والإغلاق بتلخيص. ابدأ باحتياجات المشتري، وليس بتاريخ شركتك.

كيف أبدأ عرضاً تقديمياً للمبيعات؟

ابدأ ببناء الألفة وتأكيد الوقت والأهداف. ثم قدم بيان فائدة قصيراً يذكر المشتري بأهمية الاجتماع. بعد ذلك، أكد احتياجاتهم ببضعة أسئلة قبل عرض حلك.

هل يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في إنشاء عرض تقديمي للمبيعات؟

نعم. يمكن للذكاء الاصطناعي قراءة ملاحظات المكالمات، واستخراج النتائج من بياناتك، وصياغة مخطط تفصيلي، وبناء عرض تقديمي أولي يحتوي على رسوم بيانية. كما يمكنه إدراج الاعتراضات المحتملة. ومع ذلك، لا تزال بحاجة إلى التحقق من كل رقم وتخصيص القصة لتناسب المشتري.

المصادر: The Power of Selling، التحضير: مفتاحك للنجاح · The Power of Selling، إنجاح عرضك التقديمي · The Power of Selling، كيفية استخدام البيع بطريقة SPIN · The Power of Selling، تجميع كل شيء معاً · The Power of Selling، أنواع الاعتراضات · eCampusOntario، الخطوات السبع للبيع · Northern Arizona University، إدارة العروض التقديمية · University of Texas at Tyler، خطوات عملية البيع · دعم Microsoft، نصائح لإنشاء وتقديم عرض تقديمي فعال.