如何製作培訓簡報：結構與範例
培訓簡報旨在教導人們做一些他們以前不會做的事情。這可能是一個新流程、工具、政策或安全常規。它與其他簡報的不同之處在於：成功的衡量標準是學員在培訓後能做些什麼，而不是他們聽到了什麼。
本指南涵蓋了如何設定學習目標，以及基於 Gagné 的九大教學事件（nine events of instruction）的培訓簡報結構。它還透過三個步驟和一個實際案例來介紹 AI 方法。最後幾個部分則涵蓋了投影片設計規則、讓培訓過程具備互動性的方法，以及如何檢驗培訓效果。
什麼是培訓簡報
培訓簡報是為了教授某項技能或程序而製作的簡報檔。銷售簡報旨在促成決策，報告簡報旨在提供資訊，而培訓簡報的目的則是改變人們的行為。
這改變了你製作簡報的方式。每個章節都應該引導學員進行練習。投影片承載了步驟、範例和練習任務，而簡報者則負責進行說明。
培訓簡報會出現在許多場景中：
- 新人培訓。 新員工學習工具、政策以及有問題時該向誰詢問。
- 流程變更。 團隊學習新的工作流程或系統。
- 合規與安全。 員工學習必須遵守的規則。
- 產品培訓。 銷售或客服團隊學習新產品。
- 技能工作坊。 主管學習如何給予回饋或進行績效評估。
在每種情況下，原始資料通常都已經存在。它可能存在於政策文件、標準作業程序（SOP）、手冊或過去案例的試算表中。大部分的工作就是將這些資料轉化為人們可以從中學習的內容。
在開始之前：撰寫學習目標
從學員在培訓結束時應該能做些什麼開始。北伊利諾大學（Northern Illinois University）的教學中心明確指出：「理想情況下，您應該在實施九大事件之前準備好課程目標和學習目標。」這些目標隨後會引導每一張投影片的設計。
使用可觀察的動詞來撰寫目標。阿肯色大學（University of Arkansas）的教學指南對此使用了 Bloom's Taxonomy。它警告不要使用「無法量化的動詞，例如：理解、學習、欣賞或享受」。
Bloom's Taxonomy 將技能從簡單到複雜進行排序：記憶、理解、應用、分析、評估和創造。阿肯色大學的指南指出：「在你能理解一個概念之前，你必須先記住它。」對於一個程序，應用層級非常適合，該指南將其定義為「執行或使用某個程序來實施或執行」。
比較同一個培訓課程的兩個目標：
| 弱目標 | 強目標 |
|---|---|
| 理解新的退貨流程 | 在 5 分鐘內於新系統中處理完一筆標準退貨 |
| 學習費用報銷政策 | 在 5 個範例費用中，識別出哪些需要主管批准 |
| 了解安全規則 | 在培訓機器上示範上鎖掛牌（lockout）步驟 |
保持目標清單足夠簡短，以便每個目標都有練習時間。將目標放在靠近開始處的投影片上，讓學員知道他們將要練習什麼。
培訓簡報結構
一個可靠的結構來自於 Gagné 的九大教學事件。北伊利諾大學（NIU）解釋說：「1965 年，Robert Gagné 提出了一系列與學習心理條件相關並針對其設計的事件。」每個事件都對應到一張或多張投影片。
| 事件 | 作用 | 典型投影片 |
|---|---|---|
| 1. 引起注意 | 提供關注的理由 | 一個簡短的情境、一個問題或一個令人驚訝的數字 |
| 2. 告知學員學習目標 | 設定預期 | 目標投影片 |
| 3. 刺激回憶先備學習 | 連結到他們已知的知識 | 「我們今天要做什麼」投影片 |
| 4. 呈現教材內容 | 教授步驟 | 每個步驟一張投影片，並配有視覺效果 |
| 5. 提供學習輔導 | 展示如何應用 | 實際案例與反面案例 |
| 6. 引發表現（練習） | 讓學員嘗試 | 練習任務投影片 |
| 7. 提供回饋 | 糾正與確認 | 答案投影片、討論提示 |
| 8. 評估表現 | 檢驗目標達成度 | 知識檢測或簡短任務 |
| 9. 加強記憶與遷移 | 將其融入日常工作 | 工作輔助工具、後續步驟、何處尋求協助 |
有幾個事件值得更詳細地說明。
告知學員學習目標。 NIU 表示「在教學開始前提供目標」。明確說明的目標可以告訴學員他們稍後會被要求做些什麼。
刺激回憶。 NIU 建議幫助學員「透過將新資訊與他們已經知道或經歷過的事情聯繫起來，從而理解新資訊」。在流程變更中，舊流程顯然是最好的錨點。
呈現教材內容。 NIU 建議您「以有意義的方式組織和分組內容，並在示範後提供說明」。先展示步驟，然後解釋為什麼要這樣操作。
加強記憶與遷移。 NIU 表示要「透過為學員提供將課程概念與潛在實際應用相結合的機會，幫助他們記住更多資訊」。單頁的工作輔助工具通常比最後一張投影片更能達到這個效果。
如何使用 AI 製作培訓簡報
AI 可以處理耗時的部分：閱讀冗長的政策文件、從 SOP 中提取步驟，以及起草初版簡報。您的工作是設定目標，並對照原始資料檢查每一條規則。以下是使用 Powerdrill Bloom 的三個步驟方法。
步驟 1：收集您的源文件並設定目標
收集培訓所依據的資料：SOP、政策、手冊以及任何關於過去錯誤的資料。客服工單或稽核結果的試算表可以顯示人們實際上在哪裡出錯。Powerdrill Bloom 的免費方案列出了「上傳 Excel、CSV、PDF 和文件」。
在第一個提示詞中輸入受眾、時長和您的目標。例如：「這是一份針對新客服專員的 45 分鐘培訓簡報。請使用隨附的退貨 SOP 作為步驟的唯一來源。在培訓結束時，專員應該要能處理標準退貨並找出三個例外情況。」
某些政策存在於 Word 檔案中。對於這些檔案，Word to slides 頁面指出 Powerdrill Bloom 可以「在幾秒鐘內將您的文件轉換為精美、完全可編輯的 PowerPoint 簡報」。請上傳目前的版本，而不是後來修改過的草稿。
步驟 2：圍繞學員將要做的事情起草大綱
要求生成一個遵循九大事件的大綱。一個實用的提示詞是：「使用 Gagné 的九大事件起草一份 14 張投影片的培訓大綱。為每個目標提供專屬的內容投影片、一個實際案例和一個練習任務。」
然後詢問與資料相關的問題。「上個季度哪三個退貨原因導致了最多的重工（rework）？」可以將試算表轉化為學員將看到的範例。要求為每個答案提供一個圖表，並標註其支援的步驟。
對照原始資料檢查每一條規則和數字。Powerdrill Bloom 首頁指出「每個數字都會附帶其背後的頁碼、行數和數據」。這使得檢查速度更快，但培訓師仍需對每一條規則進行最終確認。
步驟 3：製作投影片、練習任務和知識檢測
大綱確認無誤後，即可要求生成簡報。對於 PDF，PDF to PPT 頁面指出 Powerdrill Bloom 會「讀取您的文件，在線上研究相關資料，並生成全新的 PowerPoint」。對於培訓簡報，請指示它僅使用您的原始資料，排除外部資料。
接下來，要求提供三個額外的部分：
- 練習任務。 學員在培訓期間解決的簡短情境。
- 知識檢測。 與目標相結合的五個問題，並附有答案。
- 演講者備忘稿。 每張投影片寫幾行字，說明該說什麼和該問什麼。我們的演講者備忘稿指南介紹了如何保持內容簡潔。
最後製作一份單頁的工作輔助工具。我們的簡報講義指南展示了一種學員可以放在桌上參考的格式。
培訓簡報範例
以下是一個說明性範例。公司和數字均為虛構。
戶外用品零售商 Lakeside Outfitters 正在改變其客服團隊處理退貨的方式。新流程將審核移至訂單系統中，並增加了三個例外情況。培訓師手頭有 PDF 格式的新 SOP，以及上個季度退貨情況的試算表。
目標為：在新系統中處理標準退貨、找出三個例外情況，以及知道何時需要呈報。
| 投影片 | 標題 | 內容 |
|---|---|---|
| 1 | 退貨流程將於 11 月 3 日變更 | 標題、日期、培訓師 |
| 2 | 上個季度每五筆退貨中就有一筆需要重工 | 來自退貨試算表的圖表 |
| 3 | 在本次培訓結束時，您將能夠…… | 三個目標 |
| 4 | 目前的退貨流程 | 簡述舊流程 |
| 5 | 步驟 1：尋找訂單並檢查資格 | 螢幕截圖與資格規則 |
| 6 | 步驟 2：選擇退貨原因 | 原因代碼，並繪製前三名的圖表 |
| 7 | 步驟 3：批准或分流退貨 | 來自 SOP 的審核規則 |
| 8 | 實際案例：受損的帳篷 | 標準退貨的完整流程 |
| 9 | 反面案例：使用過的睡袋 | 為什麼這是一個例外情況 |
| 10 | 三個例外情況 | 規則、範例以及由誰決定 |
| 11 | 練習：處理三筆退貨 | 小組兩兩練習的情境 |
| 12 | 答案與討論 | 每個情境的正確步驟 |
| 13 | 知識檢測 | 與目標相結合的五個問題 |
| 14 | 何處尋求協助 | 工作輔助工具、呈報聯絡人、下一次審查 |
請注意順序。資料投影片出現得較早，因為它提供了關注的理由。每個步驟都有專屬的投影片。練習排在檢測之前，而最後一張投影片則將學習內容帶回日常工作中。
培訓簡報的投影片設計規則
培訓投影片會被閱讀兩次：一次是在培訓過程中，另一次是稍後作為參考。Microsoft 的簡報技巧提供了堅實的基礎。
- 保持文字簡短。 Microsoft 建議「保持文字簡單，並儘量減少投影片上的文字量」。將詳細資訊放在工作輔助工具中。
- 確保易讀性。 Microsoft 表示「儘量避免使用小於 18 pt 的字型大小」。如果人們坐得離螢幕較遠，請使用更大的字型。
- 展示步驟。 Microsoft 表示「使用圖形來幫助講述您的故事」。對於一個流程，帶有突出顯示區域的螢幕截圖可以告訴學員該看哪裡。
- 保持背景單純。 Microsoft 表示「讓投影片背景保持細緻且一致」。
- 用重點作為投影片標題。 「步驟 2：選擇退貨原因」可以告訴學員他們目前所處的位置。我們的核心結論投影片標題指南解釋了這一概念。
對於來自您資料的圖表，請保持每個圖表僅傳達一個訊息。我們關於讓資料投影片易於閱讀的指南涵蓋了標籤和顏色。
也要規劃好節奏，並為練習分配專屬的時間段。我們的投影片時間規劃指南展示了如何分配培訓時間。
如何讓培訓簡報具有互動性
關於這個主題的搜尋建議經常詢問如何讓培訓簡報具有互動性或趣味性。九大事件直接回答了這個問題，因為其中有三個事件是關於學員動手操作的。
先問後講。 NIU 建議您「向學生提出引人深思的問題」以引起注意。以一個真實案例開場，並詢問小組會怎麼做。
在培訓期間練習，而不是在培訓後。 NIU 表示要「讓學生應用所學知識，以鞏固新的技能和知識，並確認對課程概念的正確理解」。學員可以兩兩一組，共同解決簡短的情境問題。
使用正面範例與反面案例。 NIU 指出，正面範例展示了該做什麼，而反面案例則展示了不該做什麼。對於有例外情況的流程，展示一個違反規則的案例。
給予具體的回饋。 NIU 描述了幾種類型。其中一種是描述性回饋，它「為學生提供建議、指示和資訊，以幫助他們提高表現」。
Microsoft 的一般技巧建議您「請聽眾將問題留到最後」。這適用於演講。但在培訓中，練習任務本身就會引發問題，因此請為此規劃時間。
如何檢驗培訓效果
只有當您知道人們是否能夠完成任務時，培訓簡報才算真正完成。請在培訓前規劃好檢驗方式。
- 針對目標進行測試。 每個目標應該至少有一個問題或任務。
- 使用前後對比檢測。 NIU 建議您「進行前測和後測，以檢查內容或技能能力的進步情況」。
- 觀察實際操作，而不僅僅是測驗。 對於一個流程，一次簡短的實地觀察任務比選擇題分數能告訴您更多資訊。
- 一個月後查看資料。 如果培訓是關於退貨的，請檢查重工率是否下降。
將結果與簡報檔保存在一起。簡短記錄大多數學員答錯了哪些問題，可以告訴您在下一次培訓前需要修改哪些投影片。
最後的檢驗完成了閉環。為您提供投影片 2 的同一個試算表可以告訴您培訓是否改變了任何事情。將新月份的資料輸入到相同的分析中並進行比較。
常見錯誤
在製作簡報檔時，請注意以下錯誤。
- 將手冊複製到投影片上。 培訓簡報不是政策文件。請將完整的規則保留在工作輔助工具中。
- 無法檢驗的目標。 「理解流程」無法讓您進行任何測試。
- 沒有練習。 如果學員只是聽，您就無法判斷他們是否能夠完成任務。
- 一次塞入太多內容。 如果某個目標沒有練習時間，請將其移至另一次培訓中。
- 規則與原始資料不符。 在培訓前，對照目前的 SOP 檢查每個步驟。
- 沒有後續追蹤。 給予學員工作輔助工具，並規劃在幾週後進行檢測。
在培訓前，與目標群體中的一人一起演練一遍簡報。記錄下您無法回答的每個問題。想要更快獲得初稿嗎？試試 Powerdrill Bloom，搭配您的 SOP 和過去案例的試算表。
常見問題
培訓簡報應該包含什麼？
培訓簡報應該包含明確的學習目標、簡短步驟呈現的內容以及實際案例。加入練習任務、回饋以及與目標相結合的知識檢測。最後以工作輔助工具或後續步驟結束，以便學員能在工作上應用。
您如何規劃培訓簡報的結構？
常見的結構遵循 Gagné 的九大教學事件。引起注意、說明目標並回憶先備學習。呈現內容、用範例引導學員並讓他們進行練習。然後給予回饋、評估表現，並幫助他們在工作上應用。
培訓簡報應該多長？
這取決於目標以及每個目標需要多少練習時間。規劃每個目標的內容、練習和檢測，然後將它們相加。對於較長的主題，請將培訓拆分為較短的課程，並在每節課結束時進行檢測。
我該如何讓培訓簡報具有互動性？
以真實情境開場，並詢問學員會怎麼做。在培訓期間加入練習任務，展示正面範例與反面案例，並給予具體回饋。在練習期間留出提問時間，而僅僅是在最後。
AI 可以幫助製作培訓簡報嗎？
可以。AI 可以閱讀 SOP、政策和手冊，提取步驟，並起草大綱和投影片。它還可以根據您的資料繪製過去錯誤的圖表，並撰寫練習任務和測驗問題。您仍然需要對照原始資料檢查每一條規則。
來源： 北伊利諾大學，Gagné 的九大教學事件 · 阿肯色大學，使用 Bloom's Taxonomy 撰寫有效的學習目標 · Microsoft 支援服務，建立與進行有效簡報的技巧。