Как создать презентацию стратегии: полное руководство
Стратегическая презентация — это короткий набор слайдов, который объясняет, куда движется организация, почему и что потребуется для достижения этой цели. Чтобы создать такую презентацию, сначала сформулируйте стратегию одним предложением. Затем подготовьте слайды, показывающие текущую ситуацию, выбор, доказательства, план и решение, которое вам нужно получить от аудитории.
В этом руководстве рассказывается о том, что такое стратегическая презентация и как сформулировать стратегию еще до того, как вы откроете программу для создания слайдов. Здесь приводится пошаговая структура слайдов, способы подачи материала, а также правила оформления заголовков и представления доказательств. Затем мы разберем процесс создания презентации с помощью ИИ в три шага, рассмотрим пример и разберем типичные ошибки.
Что такое стратегическая презентация
Стратегическая презентация обосновывает выбор направления. Она может быть посвящена стратегии компании, маркетинговой стратегии, стратегии продаж или плану развития одной линейки продуктов. Аудитория такой презентации — это обычно руководство, совет директоров или группа менеджеров, которые должны принять по ней меры.
Она отличается от двух документов, с которыми ее часто путают:
| Документ | Назначение | Типичный объем |
|---|---|---|
| Стратегическая презентация | Предлагает группе согласовать направление и следующие шаги | От 10 до 15 слайдов плюс дополнительные материалы |
| Стратегический документ | Фиксирует в письменном виде все обоснования, данные и план | Несколько страниц |
| Презентация бизнес-плана | Показывает, как бизнес будет зарабатывать деньги (часто для инвесторов) | От 10 до 20 слайдов |
Презентация — это краткое изложение, предназначенное для аудитории. Документ же содержит все детали. В нашем руководстве по презентации бизнес-плана подробно описана версия для инвесторов.
Поскольку аудитория должна принять решение, стратегическая презентация требует четкого запроса. Каждый слайд должен приближать слушателей к этому решению.
Начните со стратегии в одно предложение
Прежде чем создавать слайды, запишите стратегию простыми словами. Одно-единственное предложение поможет удерживать фокус всех последующих слайдов на одной идее.
Harvard Business Review обратил на это внимание в известной статье 2008 года, авторами которой стали Дэвид Дж. Коллис и Майкл Дж. Рукстад. В аннотации к ней говорится: «Большинство руководителей не могут сформулировать цель, масштаб и преимущество своего бизнеса в одном простом утверждении». В статье задается вопрос: «Можете ли вы изложить стратегию вашей компании в 35 словах или быстрее?»
Эти три составляющие служат отличной проверкой для любой стратегической презентации:
- Цель. Чего должна достичь стратегия, по возможности с конкретными цифрами и сроками.
- Масштаб. Где именно вы будете конкурировать: какие клиенты, продукты, регионы или каналы продаж.
- Преимущество. Почему вы победите именно там по сравнению с альтернативными вариантами.
Например: «Увеличить долю повторных продаж до 40% к 2028 году за счет обслуживания клиник среднего размера в Северной Америке, предлагая более быстрое внедрение, чем у крупных конкурентов». Эта строчка — хребет всей презентации. Если какой-то слайд не подкрепляет ни одну из этих трех частей, ему, скорее всего, место в дополнительных материалах.
Затем добавьте запрос. Четко сформулируйте, что вам нужно от этой встречи: одобрение, бюджет, выбор между вариантами или обратная связь.
Структура стратегической презентации
Большинство стратегических презентаций строятся по одной схеме. В таблице ниже приведена структура из десяти частей, которую вы можете адаптировать под себя.
| № | Слайд | На какой вопрос отвечает |
|---|---|---|
| 1 | Название и запрос | Что мы решаем сегодня? |
| 2 | Краткое резюме (Executive summary) | В чем суть стратегии на одном слайде? |
| 3 | Где мы находимся сейчас | Каковы бесспорные факты? |
| 4 | Что изменилось | Почему мы не можем продолжать делать то же самое? |
| 5 | Рассмотренные варианты | Что еще мы могли бы сделать? |
| 6 | Рекомендуемая стратегия | Какой вариант выбран и почему он выигрышный |
| 7 | Доказательства | Какие данные подтверждают этот выбор? |
| 8 | План | Что должно произойти, к какому сроку и кто за это отвечает? |
| 9 | Риски и компромиссы | Что может пойти не так и от чего нам придется отказаться? |
| 10 | Решение и следующие шаги | Что нам нужно от вас прямо сейчас? |
Краткому резюме (executive summary) стоит уделить особое внимание. Некоторые читатели увидят только этот слайд. В нашем руководстве о том, как создать слайд с кратким резюме, этот вопрос разобран подробно.
Варианты имеют большее значение, чем кажется на первый взгляд. Стратегия, представленная без альтернатив, выглядит как уже принятое решение. Два или три реальных варианта с четким обоснованием выбора победителя делают рекомендацию убедительной.
Как рассказать историю
Стратегическая презентация — это аргументация, поэтому ей нужна история с началом, завязкой и развязкой. Для большинства презентаций подходит простая схема:
- Ситуация. Опишите текущее положение дел, используя факты, с которыми согласится аудитория.
- Проблема. Покажите, что изменилось или что пойдет не так, если ничего не предпринимать.
- Рекомендация. Представьте стратегию как решение этой проблемы.
- Доказательство. Приведите аргументы и план действий.
- Запрос. Завершите презентацию решением, которое вам необходимо получить.
В руководстве по созданию слайд-шоу от MIT Communication Lab приводится важное замечание об аудитории: «Четко понимайте свои цели как докладчика и выстраивайте презентацию на их основе». Там также добавляется, что «разные аудитории обращают внимание на разные вещи».
Это напрямую применимо и здесь. Совет директоров волнуют риски и доходность. Отдел продаж интересуют планы и территории. Команду продукта — масштаб и сроки. Адаптируйте слайды с доказательствами под конкретную аудиторию, оставляя само формулирование стратегии неизменным.
Начните с того, что волнует каждого. Руководство MIT предупреждает: «То, что кажется вам естественной отправной точкой для презентации, может легко вызвать недоумение у других».
Пишите заголовки слайдов, отражающие суть
Каждый заголовок слайда должен говорить о том, что этот слайд доказывает, а не просто указывать на его тему. Заголовок «Повторные продажи выросли на 18%, когда внедрение занимало меньше недели» работает гораздо лучше, чем просто «Данные по внедрению».
MIT Communication Lab формулирует это как цель: «Текст заголовка должен быть самодостаточным, а большая часть остального текста должна лишь дополнять визуальный ряд». Прочитайте только заголовки по порядку. Если они рассказывают всю историю целиком, значит, презентация в порядке. В нашем руководстве по заголовкам слайдов с ключевыми выводами этот метод описан более подробно.
Делайте основной текст коротким. В советах по презентациям от Microsoft рекомендуется «использовать маркированные списки или короткие предложения и стараться умещать каждое в одну строку». Они также советуют избегать «шрифтов размером менее 18 pt».
Руководство MIT устанавливает простую планку для каждого слайда: «Каждый слайд должен содержать не больше информации, чем требуется для подтверждения основной мысли».
Показывайте доказательства наглядно
Стратегия сильна ровно настолько, насколько сильны стоящие за ней доказательства. Используйте цифры, которым доверяет аудитория: собственные данные о продажах, клиентах и расходах, а также несколько рыночных показателей с указанием авторитетных источников.
Три правила помогут сделать слайды с доказательствами легко читаемыми:
- Один график — одна мысль. В советах от Microsoft говорится: «Используйте графику, чтобы помочь рассказать вашу историю», но при этом предостерегают от слишком большого количества изображений на одном слайде.
- Объясните график до того, как перейдете к данным. Руководство MIT рекомендует сделать так, чтобы аудитория «понимала, какими будут оси координат», еще до того, как вы покажете сам график.
- Показывайте компромиссы. Размещайте затраты на реализацию стратегии рядом с ее выгодами, чтобы аудитория видела обе стороны медали.
Выносите полные данные на дополнительные слайды. Если кто-то спросит, как рассчитывался тот или иной показатель, вы сможете быстро перейти к нужному слайду. В нашем руководстве по дополнительным слайдам рассказывается, что именно на них стоит размещать.
Если анализ рынка является частью вашей аргументации, может помочь слайд с SWOT-анализом. В нашем руководстве по презентации SWOT-анализа подробно описан этот формат.
Как создать стратегическую презентацию с помощью ИИ
Создание слайдов с доказательствами отнимает больше всего времени. Вам приходится собирать данные из нескольких файлов, строить графики и перепроверять каждую цифру. Инструмент на базе ИИ может взять на себя большую часть этой работы, если вы будете контролировать результат.
Вот метод из трех шагов с использованием Powerdrill Bloom.
Шаг 1. Загрузите ваши исследования, данные и заметки
Начните с материалов, на которых строится стратегия. Это может быть выгрузка по продажам, опрос клиентов, модель затрат и ваши заметки по различным вариантам. В бесплатном тарифе доступна функция «Загрузка Excel, CSV, PDF и документов».
Добавьте открытые данные, если этого требует аргументация. В тарифных планах Powerdrill Bloom указана функция «Поиск по встроенным открытым источникам данных», таким как рыночные цены и экономическая статистика. Сохраняйте каждый источник в виде отдельного файла, чтобы происхождение любого графика можно было легко отследить.
Шаг 2. Запросите сюжетную линию на естественном языке
Опишите презентацию в одном запросе. Укажите предложение со стратегией, аудиторию и ваш запрос. Например: «Создай стратегическую презентацию из 10 слайдов для нашего руководства с рекомендацией сосредоточиться на клиниках среднего размера. Используй прикрепленные данные о продажах и опросах. В конце добавь запрос на утверждение бюджета на внедрение в размере $400,000».
Затем задайте уточняющие вопросы, чтобы протестировать гипотезу. Попробуйте спросить: «Какой сегмент клиентов рос быстрее всего в прошлом году?» или «Как бы выглядела выручка, если бы внедрение по-прежнему занимало три недели?». Подобные вопросы помогают обнаружить слабые места до того, как их заметит аудитория.
На странице Topic to PPT говорится, что Powerdrill Bloom «интеллектуально ищет, анализирует и исследует связанную информацию, а затем организует ее в четкое повествование». В случае со стратегической работой это повествование станет черновиком, который вы будете дорабатывать.
Шаг 3. Создайте слайды, заметки докладчика и дополнительные слайды
Превратите результаты анализа в слайды. Сопоставьте каждый заголовок с предложением, описывающим стратегию, и удалите любой слайд, который его не подтверждает.
Затем проверьте цифры. На главной странице Powerdrill Bloom указано: «Каждая цифра сопровождается ссылкой на страницу, строку и исходный показатель». Открывайте первоисточник для любого показателя, который может вызвать вопросы.
Наконец, добавьте заметки докладчика и дополнительные слайды. Попросите составить короткую заметку под каждым слайдом, а подробные таблицы перенесите в раздел дополнительных материалов. В нашем руководстве по заметкам докладчика рассказывается, что именно там писать.
Пример стратегической презентации
Вот краткий пример для компании-разработчика программного обеспечения. Название компании, цифры и план вымышлены, чтобы продемонстрировать структуру.
Предложение со стратегией: «Увеличить долю повторных продаж до 40% к 2028 году за счет фокуса на клиниках среднего размера и сокращения времени внедрения до менее чем одной недели».
Заголовки слайдов по порядку:
- «Утвердить стратегию с фокусом на клиники и бюджет на внедрение в размере $400,000»
- «Клиники среднего размера могут увеличить долю повторных продаж до 40% к 2028 году»
- «Повторные продажи составляют 22% от общего объема продаж сегодня и не растут уже два года»
- «У крупных конкурентов внедрение в клинике занимает от четырех до шести недель»
- «Мы взвесили три варианта: больницы, клиники или и то, и другое»
- «Клиники выигрывают по размеру сделки, циклу продаж и соответствию нашим возможностям»
- «Клиники, в которых внедрение прошло быстрее чем за неделю, продлевали подписку чаще»
- «Трехэтапный план позволит привлечь 120 новых клиник к концу 2027 года»
- «Главный риск — недостаточно быстрый наем сотрудников для внедрения»
- «Решение на сегодня: утвердить бюджет и первых сотрудников для найма»
Если читать заголовки по порядку, они выстраиваются в полноценную аргументацию. Каждый слайд при этом содержит один график или одну таблицу, подтверждающую его заголовок.
Как репетировать и отвечать на вопросы
Стратегическую презентацию оценивают непосредственно во время выступления, поэтому отрепетируйте ее вслух как минимум дважды. В советах от Microsoft рекомендуется: «Практикуйте выступление так, чтобы вы могли говорить, опираясь на тезисы». Там также добавляется, что «текст должен служить подсказкой для докладчика, а не заменять собой все выступление для аудитории».
Подготовьтесь к вопросам заранее. Составьте список из пяти самых сложных вопросов, которые может задать скептически настроенный руководитель, и убедитесь, что на каждый из них есть ответ на дополнительных слайдах. Обычно вопросы касаются стоимости, сроков, рисков и отвергнутых вами вариантов.
Решите, когда вы будете отвечать на вопросы. В советах от Microsoft отмечается, что «на вопросы, заданные в начале, часто находятся ответы на последующих слайдах и в комментариях к ним». Для стратегической презентации хорошо подходит короткая пауза после слайда с рекомендацией, а более детальное обсуждение лучше оставить на конец выступления.
Следите за реакцией аудитории во время выступления. Если люди пристально вглядываются в ваши слайды, те же советы предупреждают, что слайды «могут содержать слишком много данных». Используйте этот сигнал, чтобы сократить информацию в следующей версии.
Типичные ошибки в стратегических презентациях
Обратите внимание на эти ошибки перед выступлением.
- Отсутствие четкого запроса. Аудитория расходится без принятия решения. Разместите запрос на первом и последнем слайдах.
- Список целей вместо стратегии. Цели говорят о том, чего вы хотите достичь. Стратегия же объясняет, где именно вы будете конкурировать и почему вы победите.
- Отсутствие альтернатив. Единственный предложенный путь выглядит как заранее принятое решение. Покажите варианты, которые вы отвергли, и объясните почему.
- Слишком много текста. Слайды, перегруженные предложениями, отвлекают внимание от вас. Перенесите подробности в заметки докладчика.
- Цифры без указания источников. Один неверный показатель может разрушить доверие ко всему выступлению. Перепроверяйте каждую цифру по первоисточнику.
- Умалчивание компромиссов. Любая стратегия требует от чего-то отказаться. Открытое признание этого факта вызывает доверие.
Поможет финальная проверка. В советах от Microsoft говорится: «Если вы запланировали определенное время на презентацию, не выходите за его рамки». Стратегическая презентация, оставляющая время на вопросы, обычно приводит к более взвешенному решению.
Хотите быстрее создавать слайды с доказательствами? Попробуйте Powerdrill Bloom, загрузив данные о продажах и клиентах для вашего следующего обзора стратегии.
Часто задаваемые вопросы
Что должно быть включено в стратегическую презентацию?
Стратегическая презентация должна включать четкий запрос, краткое резюме, описание текущей ситуации, произошедшие изменения, рассмотренные варианты и рекомендуемую стратегию. Она также должна содержать доказательства, план с указанием ответственных и сроков, риски и компромиссы, а также решение, которое необходимо принять.
Какой длины должна быть стратегическая презентация?
Большинство стратегических презентаций лучше всего воспринимаются, когда они содержат от 10 до 15 основных слайдов, а все подробности вынесены на дополнительные слайды. Планируйте выступление так, чтобы оно занимало меньше отведенного вам времени — тогда останется место для вопросов. Краткое резюме должно быть самодостаточным для тех, кто посмотрит только один этот слайд.
Как начать стратегическую презентацию?
Начните с решения, которое вам требуется, и краткого изложения стратегии на одном слайде. Затем опишите текущую ситуацию, используя факты, с которыми согласна аудитория. MIT Communication Lab советует начинать с того, что волнует всех присутствующих, а не с подробной предыстории.
Как представить стратегию руководству?
Начинайте с рекомендации и запроса, а не с анализа. Сформулируйте цель, масштаб и преимущество в одном предложении. Покажите два или три варианта, объясните, почему один из них выигрывает, и вынесите подтверждающие данные на дополнительные слайды на случай вопросов.
Может ли ИИ создать стратегическую презентацию?
Да. Инструменты на базе ИИ могут составить сюжетную линию, построить графики на основе ваших данных и сверстать слайды по запросу на естественном языке. Powerdrill Bloom работает с загруженными файлами и открытыми данными, при этом происхождение каждой цифры можно отследить до первоисточника. Обязательно проверяйте каждый показатель и заголовок перед выступлением.
Источники: Harvard Business Review, «Can You Say What Your Strategy Is?» · MIT Communication Lab, «Slideshow» · Поддержка Microsoft, «Советы по созданию и проведению эффективных презентаций».