Hoe schrijf je een conclusiedia: een complete gids

De meeste presentaties eindigen slecht. Niet verkeerd, gewoon slecht. Een pagina met "Bedankt", of een pagina die de agenda in de verleden tijd herhaalt, of een muur van elk getal dat eerder voorbijkwam. De zaal leest het, knikt en vertrekt zonder te weten wat je wilde.

Een conclusiedia is de pagina die dat oplost. Het is de laatste inhoudelijke pagina in de presentatie, en de taak ervan is specifiek. Het vermeldt wat de analyse heeft opgeleverd, wat dat betekent en wat er nu gaat gebeuren.

Deze gids behandelt wat er op de pagina thuishoort en hoe je deze een titel geeft. Ook lees je hoe je er zelf een opbouwt op basis van je eigen gegevens, en welke drie zinnen het zwaarst wegen.

Wat een conclusiedia is

Een conclusiedia is een enkele pagina die het betoog afsluit. Deze komt na het bewijsmateriaal en vóór een eventuele bedank- of contactpagina.

Het verschil waar mensen vaak over struikelen, is dat tussen deze pagina en een managementsamenvatting. De samenvatting staat vooraan. Deze is er zodat een drukke lezer de rest kan overslaan. De conclusiedia staat achteraan, en is er zodat de lezer die alles heeft aangehoord, weet wat hem te doen staat.

Dezelfde feiten, tegenovergestelde taken. Als je de voorkant van je presentatie wilt aanpakken, behandelt onze gids voor het maken van een managementsamenvatting-dia in plaats daarvan die pagina.

Een conclusiedia is ook geen samenvatting in de zin van een herhaling. Het herhalen van elke sectie is wat een omgekeerde agenda doet, en dat leest als opvulling. Een conclusiedia selecteert.

Wat het niet is

Drie pagina's worden vaak met deze verward. Door ze gescheiden te houden, worden ze alle vier beter.

Pagina	Waar hoort het	Inhoud	Lengte
Managementsamenvatting	Vooraan de presentatie	Het hele betoog, gecomprimeerd	1 pagina
Conclusiedia	Na het bewijsmateriaal	Bevinding, implicatie, verzoek	1 pagina
Volgende stappen	Na de afsluiting	Acties, eigenaren, datums	1 pagina
Bedankpagina	Als laatste	Naam en contactgegevens	1 pagina

Een bedankdia is een beleefdheidspagina met je naam en contactgegevens. Het bevat geen betoog. Plaats deze na de conclusiedia, niet in plaats daarvan.

Een volgende-stappen-dia toont acties, eigenaren en datums. Als je volgende stappen zes regels beslaan met namen erbij, geef ze dan een eigen pagina. Beperk de conclusiedia tot het eindoordeel.

Een back-up- of appendix-sectie bevat de grafieken waar nog niemand om heeft gevraagd. Deze horen na de afsluiting en buiten de presentatievolgorde, wat we hebben behandeld in back-updia's maken.

Wat er op de pagina thuishoort

Drie dingen, in deze volgorde.

De bevinding. Eén zin die aangeeft wat de gegevens lieten zien. Niet de methode, niet het voorbehoud, maar het resultaat. "Churn concentreert zich in accounts die korter dan zes maanden bestaan" is een bevinding. "We hebben churn over cohorten geanalyseerd" is dat niet.

De implicatie. Eén zin die uitlegt waarom dit belangrijk is voor dit publiek. Dezelfde bevinding betekent iets heel anders voor een financieel team dan voor een productteam. Dit is het moment waarop je kiest welke interpretatie je voorlegt.

Het verzoek. Eén zin waarin je de beslissing, de middelen of de actie noemt die je wilt. Als je niet weet wat je vraagt, is de presentatie nog niet af. Geen enkele hoeveelheid design op de laatste pagina kan dat verbergen.

Drie zinnen is geen regel over minimalisme. Het is een beperking die je dwingt om te kiezen, en kiezen is waar het hier echt om draait.

Een handige test voor elk van deze zinnen: zou een lezer het er oneens mee kunnen zijn? Een zin waar niemand tegenin kan gaan, is meestal een zin die niets zegt. "De prestaties waren wisselend" overleeft alle data. "Retentie is de beperking, niet het verkeer" kan onjuist zijn, en dat is precies waarom het de moeite waard is om op een dia te zetten.

Hoe een goede titel eruitziet

De meest voorkomende titel op deze pagina is het woord "Conclusie". Het is ook de minst nuttige. Het beschrijft de positie van de pagina in de presentatie in plaats van de inhoud.

Schrijf in plaats daarvan de bevinding in de titel. "Conclusie" wordt "Churn is een probleem van de eerste 90 dagen". "Samenvatting" wordt "Twee regio's veroorzaken het tekort". Een lezer die een foto maakt van één dia, moet de essentie alleen al uit de titel kunnen halen.

Dit is dezelfde discipline die geldt voor elke andere pagina in een datapresentatie. Het is de moeite waard om dit consequent toe te passen en niet pas aan het einde. Onze gids voor het schrijven van titels voor kernboodschap-dia's behandelt dit patroon voor een hele presentatie.

Als je organisatie om compliance- of sjabloonredenen een letterlijke kop "Conclusies" vereist, zet de bevinding dan in de ondertitel. Laat de kop er puur voor de vorm staan.

Hoe je er in drie stappen een opbouwt uit je data

Het moeilijke deel is niet de lay-out. Het is beslissen welke van je twintig grafieken een zin heeft verdiend.

Door vanuit de brongegevens te werken in plaats van vanuit de presentatie die je al hebt gebouwd, wordt die beslissing gemakkelijker. Je kunt vragen stellen die de presentatie niet beantwoordt.

Stap 1: Laad de data achter de presentatie

Upload de bestanden waar de analyse vandaan komt. De export, het spreadsheet, het uittreksel. In Powerdrill Bloom betekent dit dat je Excel, CSV, PDF of documenten sleept en de agent ze laat lezen voordat je iets vraagt.

Werk vanuit de bron in plaats van vanuit de grafieken. Een grafiek heeft de rijen die er niet in pasten al weggegooid. Een conclusiedia hangt vaak juist van die rijen af.

Step 2: Vraag wat de data daadwerkelijk concludeerde

Stel nu, in natuurlijke taal, de drie vragen die de pagina moet beantwoorden.

Vraag wat de grootste individuele factor achter het resultaat was. Vraag of het effect gold voor alle segmenten of zich concentreerde in één segment. Vraag wat er het meest veranderde ten opzichte van de voorgaande periode. Dit zijn geen retorische prompts. De antwoorden hierop worden je drie zinnen.

Neem geen genoegen met het eerste antwoord. Als de agent zegt dat de omzet is gedaald, vraag dan waar deze het hardst is gedaald. Vervolgens of dat segment vorig kwartaal ook al daalde. De bevinding die je wilt hebben, is de bevinding die twee vervolgvragen overleeft.

Stap 3: Genereer de dia en schrijf deze korter

Vraag om de conclusiedia zelf. Een titel die de bevinding bevat, drie regels en hooguit één ondersteunende grafiek.

Schrap vervolgens. De gegenereerde versie zal bijna altijd één regel te gul zijn, en de regel die je moet schrappen is meestal degene die de methode herhaalt.

Controleer of het getal op de pagina overeenkomt met het getal in de rest van de presentatie. Een conclusiedia die dia 12 tegenspreekt, kost je de geloofwaardigheid in de zaal.

Als je de hele presentatie op deze manier wilt laten bouwen, probeer Powerdrill Bloom dan gratis en begin met een van je eigen exports.

De drie regels schrijven

Deze zinnen falen op voorspelbare manieren. De Amerikaanse federale richtlijn voor begrijpelijke taal noemt de grootste direct bij naam.

Gebruik de actieve vorm. De richtlijn is duidelijk over het waarom: "De actieve vorm maakt duidelijk wie wat moet doen. Het neemt onduidelijkheid over verantwoordelijkheden weg." Het voorbeeld is de hele les — niet "Het moet worden gedaan", maar "U moet het doen".

Een conclusiedia is de plek waar de passieve vorm de meeste schade aanricht. Het verzoek is de zin die het vaakst wordt afgezwakt. "Er wordt aanbevolen het budget te heralloceren" laat de zaal achter zonder dat iemand verantwoordelijk is. "We moeten $40.000 verschuiven van betaald zoeken naar retentie" laat hen achter met een beslissing.

Dezelfde richtlijn waarschuwt dat passieve zinnen "vaak niet identificeren wie de handeling uitvoert." Op een pagina waarvan het enige doel is om te benoemen wat er nu gaat gebeuren, is dat een fatale eigenschap.

Houd de zinnen kort. De gids noemt kortere woorden, korte secties, de actieve vorm en de tegenwoordige tijd als de knoppen die inhoud begrijpelijker maken. Dit is de kortste sectie in de presentatie. Het moet ook zo lezen.

Schrijf de bevinding in de tegenwoordige tijd. "Churn concentreert zich in nieuwe accounts" komt krachtiger over dan "churn concentreerde zich in nieuwe accounts". Het is evenzeer waar voor de data.

Hoe het eruitziet

Ontwerp is hier vooral terughoudendheid.

Hooguit één grafiek, en alleen als de grafiek het bewijs is voor de bevinding in plaats van decoratie. Als de lezer deze moet bestuderen, hoort hij eerder in de presentatie thuis. Alles wat uitleg behoeft, is geen conclusie.

Gebruik een lettertype dat groot genoeg is om vanaf de achterste rij te lezen. Deze pagina wordt vaker gefotografeerd dan welke andere ook, en wordt achteraf op telefoons gelezen. Onze opmerkingen over datadia's makkelijk leesbaar maken gelden hier met nog minder ruimte voor fouten.

Laat witruimte over. Een overvolle conclusiedia geeft aan dat je niet kon beslissen, wat de pagina al ondermijnt voordat er ook maar een woord is gelezen.

Veelgemaakte fouten

De agenda herhalen. Het opsommen van de secties die je hebt behandeld, vertelt de lezer niets wat ze niet al hebben zien gebeuren.

Nieuwe data. Een getal dat voor het eerst op de laatste pagina verschijnt, roept vragen op waarvoor je geen dia's meer hebt om ze te beantwoorden. Als het belangrijk is, hoort het eerder thuis.

Het verzoek afzwakken. "Iets om te overwegen" is geen verzoek. Als de aanbeveling echt voorwaardelijk is, noem dan de voorwaarde. "Als de retentie in Q4 boven de 82% blijft, breid de pilot dan uit."

Eindigen met de bedankpagina. De beleefdheidspagina is prima. Het is alleen niet het laatste dat inhoud zou moeten bevatten.

De pagina helemaal overslaan. Een presentatie die stopt na de laatste grafiek, dwingt elke lezer om zelf de synthese te maken. Iedereen zal dat anders doen. Dat is hoe een zaal een vergadering verlaat met drie verschillende opvattingen over wat er is afgesproken.

Je voorbereiden op de vragen die volgen is een verwante taak. We hebben dit behandeld in datavragen beantwoorden in een presentatie.

Drie herschreven versies

Het verschil tussen een zwakke afsluitende pagina en een sterke is op papier meestal klein, maar in de zaal groot. Deze drie paren laten het hele patroon zien.

Voor: "Conclusie — Q3 prestatie-evaluatie." Drie opsommingstekens met de behandelde secties, en dan "Vragen?"

Na: "Retentie, niet acquisitie, is het verhaal van Q3." Eén regel over waar de retentie daalde. Eén regel over wat het kostte aan omzet. Eén regel met de vraag om twee engineers voor zes weken op de onboarding-flow te zetten.

De eerste versie dwingt het publiek om zelf de synthese te maken. De tweede reikt hen een beslissing aan.

Voor: "Belangrijkste punten" verdeeld over de vijf opsommingstekens, die elk een eerdere grafiek uit de presentatie herhalen.

Na: Een enkele zin — "Twee van onze vijf kanalen kosten nu meer dan ze opleveren." Daaronder een kleine grafiek die de kosten per acquisitie per kanaal toont, waarbij de twee boosdoeners zijn gemarkeerd. Vervolgens één regel met een voorstel voor wat er moet worden geschrapt en wanneer.

Vijf opsommingstekens zien er grondig uit, maar komen over als ruis. Eén zin met het bewijs erbij is moeilijker te schrijven en onmogelijk verkeerd te begrijpen.

Voor: "Er wordt aanbevolen dat het team overweegt de prijsstructuur te herzien in het licht van de gepresenteerde analyse."

Na: "We moeten het instapniveau verhogen naar $29 vóór de verlengingscyclus van Q4."

De eerste zin heeft geen onderwerp, geen getal en geen datum. Men kan het er niet mee eens of oneens zijn, wat meestal de reden is waarom het zo is opgeschreven. De tweede kan in een vergadering worden goedgekeurd, en dat is precies het doel van de vergadering.

Wanneer je het moet schrijven

Schrijf het eerst, en bouw het als laatste opnieuw op.

Door de drie zinnen te ontwerpen voordat je de presentatie bouwt, weet je welk bewijsmateriaal je daadwerkelijk nodig hebt. De meeste presentaties worden in de omgekeerde volgorde gebouwd, en dat is waarom er zoveel afdwalen. Je verzamelt grafieken en probeert de avond van tevoren om 23:00 uur te bedenken wat ze samen betekenen.

Herschrijf het aan het einde sowieso. De analyse verandert meestal je mening tussen de opzet en de definitieve versie. Een conclusiedia die is geschreven op basis van de eerste opzet, zal pleiten voor iets waar je inmiddels niet meer in gelooft.

De test is simpel. Lees alleen de titel van je conclusiedia en vraag je af of de rest van de presentatie nodig was om deze te rechtvaardigen. Als het antwoord nee is, klopt een van de twee niet.

Veelgestelde vragen

Wat is een conclusiedia?

Het is de laatste inhoudelijke pagina van een presentatie. Het vermeldt de bevinding, the implicatie en het verzoek. Het komt na het bewijsmateriaal en vóór een eventuele bedankpagina.

Wat is een goede titel voor een conclusiedia?

Een titel die de bevinding bevat in plaats van de positie van de pagina. "Churn is een probleem van de eerste 90 dagen" werkt. "Conclusie" werkt niet, omdat het beschrijft waar je bent in de presentatie in plaats van wat je hebt geconcludeerd.

Hoe ziet een conclusiedia eruit?

Een kop die de bevinding vermeldt, twee of drie korte regels, en hooguit één grafiek. Groot lettertype, royale witruimte, niets dat bestudeerd moet worden.

Wat is het verschil tussen een conclusiedia en een afsluitende dia?

Mensen gebruiken de termen losjes. In de praktijk bevat de eerste het einde van het betoog. Een afsluitende dia of bedankdia bevat contactgegevens en beleefdheden. Gebruik beide, in die volgorde.

Moet het getallen van eerder herhalen?

Alleen de een of twee die de bevinding dragen, en ze moeten exact overeenkomen met wat er eerder stond. Alles herhalen maakt van de pagina een samenvatting. Een eerder getal tegenspreken kost je de aandacht van het publiek.

Tot slot

Een conclusiedia bestaat uit drie zinnen en een titel. Daarmee is het de kortste pagina in de presentatie en degene waar mensen de minste tijd aan besteden. Die verhouding is scheef.

Schrijf de bevinding in de titel. Zeg wat het betekent in de actieve vorm. Noem wat je wilt. Stop dan, en laat de bedankpagina het bedanken doen.