Hoe maak je een trainingspresentatie: structuur en voorbeelden
Een trainingspresentatie leert mensen iets te doen wat ze voorheen niet konden. Dat kan een nieuw proces, een tool, een beleid of een veiligheidsroutine zijn. Het verschilt in één opzicht van andere presentaties: succes wordt gemeten aan de hand van wat de deelnemers achteraf kunnen doen, niet aan de hand van wat ze hebben gehoord.
Deze gids behandelt hoe u leerdoelen opstelt en een structuur voor een trainingspresentatie gebaseerd op de negen instructiestappen van Gagné. Daarnaast doorlopen we een AI-methode in drie stappen en een uitgewerkt voorbeeld. De laatste secties behandelen regels voor dia's, manieren om de sessie interactief te maken en hoe u controleert of de training heeft gewerkt.
Wat een trainingspresentatie is
Een trainingspresentatie is een presentatie die is ontworpen om een vaardigheid of een procedure aan te leren. Een verkoop-deck is gericht op een beslissing en een rapportage-deck is bedoeld om te informeren. Een trainings-deck is gericht op een verandering in wat mensen doen.
Dat verandert de manier waarop u deze opbouwt. Elke sectie moet leiden tot iets wat de deelnemer oefent. Dia's bevatten de stappen, de voorbeelden en de oefenopdrachten. De presentator verzorgt de uitleg.
Trainingspresentaties komen in veel situaties voor:
- Onboarding. Nieuwe medewerkers leren tools, beleid en bij wie ze terechtkunnen.
- Proceswijzigingen. Een team leert een nieuwe workflow of een nieuw systeem.
- Compliance en veiligheid. Medewerkers leren regels die ze moeten volgen.
- Producttraining. Verkoop- of supportteams leren een nieuw product kennen.
- Vaardigheidsworkshops. Managers leren feedback te geven of beoordelingsgesprekken te voeren.
In elk van deze gevallen bestaat het bronmateriaal meestal al. Het bevindt zich in een beleidsdocument, een standaardwerkwijze (SOP), een handleiding of een spreadsheet met eerdere casussen. Veel van het werk bestaat uit het omzetten van dat materiaal in iets waar mensen van kunnen leren.
Voordat u begint: schrijf de leerdoelen op
Begin met wat de deelnemers aan het einde moeten kunnen doen. Het onderwijscentrum van de Northern Illinois University verwoordt het helder: "Idealiter bereidt u de cursusdoelen en leerdoelen voor voordat u de negen stappen implementeert." Die doelen sturen vervolgens elke dia aan.
Schrijf doelen met werkwoorden die u kunt observeren. De onderwijsgids van de University of Arkansas gebruikt hiervoor de taxonomie van Bloom. Deze waarschuwt voor "werkwoorden die niet gekwantificeerd kunnen worden, zoals: begrijpen, leren, waarderen of genieten."
De taxonomie van Bloom ordent vaardigheden van eenvoudig naar complex: onthouden, begrijpen, toepassen, analyseren, evalueren en creëren. De gids van Arkansas merkt op dat "voordat u een concept kunt begrijpen, u het moet onthouden." Voor een procedure is het niveau 'toepassen' geschikt, wat de gids definieert als "het uitvoeren of gebruiken van een procedure voor uitvoering of implementatie."
Vergelijk twee doelen voor dezelfde sessie:
| Zwak doel | Sterker doel |
|---|---|
| Het nieuwe retourproces begrijpen | Een standaard retourzending verwerken in het nieuwe systeem in minder dan vijf minuten |
| Het declaratiebeleid leren | Identificeren welke van de de vijf voorbeelddeclaraties goedkeuring van de manager vereisen |
| De veiligheidsregels kennen | De lockout-stappen demonstreren op de trainingsmachine |
Houd de lijst kort genoeg zodat er voor elk doel oefentijd is. Zet de doelen op een dia aan het begin, zodat de deelnemers weten wat ze gaan oefenen.
Structuur van een trainingspresentatie
Een betrouwbare structuur is gebaseerd op de negen instructiestappen van Gagné. NIU legt uit dat "Robert Gagné in 1965 een reeks stappen voorstelde die verband houden met en inspelen op de mentale voorwaarden voor leren." Elke stap is gekoppeld aan een of meer dia's.
| Stap | Wat het doet | Typische dia's |
|---|---|---|
| 1. Aandacht trekken | Geeft een reden om erom te geven | Een kort scenario, een vraag of een verrassend cijfer |
| 2. Deelnemers informeren over de doelen | Schept verwachtingen | Dia met doelen |
| 3. Voorkennis activeren | Legt de link met wat ze al weten | Dia "Wat we vandaag doen" |
| 4. De inhoud presenteren | Leert de stappen aan | Eén dia per stap, met visuele elementen |
| 5. Leerbegeleiding bieden | Toont hoe het moet worden toegepast | Uitgewerkte voorbeelden en tegenvoorbeelden |
| 6. Prestatie uitlokken (oefenen) | Laat deelnemers het proberen | Dia's met oefenopdrachten |
| 7. Feedback geven | Corrigeert en bevestigt | Dia's met antwoorden, discussievragen |
| 8. Prestaties beoordelen | Controleert de doelen | Kennistoets of korte opdracht |
| 9. Retentie en overdracht bevorderen | Brengt het over naar het dagelijkse werk | Spiekbriefje (job aid), volgende stappen, waar hulp te vinden is |
Een paar stappen verdienen meer detail.
Deelnemers informeren over de doelen. NIU zegt: "Bied doelen aan voordat de instructie begint." Een geformuleerd doel vertelt deelnemers wat er later van hen wordt gevraagd.
Voorkennis activeren. NIU adviseert om deelnemers te helpen "nieuwe informatie te begrijpen door deze te koppelen aan iets wat ze al weten of al hebben ervaren." Bij een proceswijziging is het oude proces het voor de hand liggende anker.
De inhoud presenteren. NIU stelt voor om "inhoud op een zinvolle manier te organiseren en te groeperen, en uitleg te geven na demonstraties." Toon eerst de stap en leg daarna uit waarom het zo werkt.
Retentie en overdracht bevorderen. NIU zegt dat u "deelnemers moet helpen meer informatie te onthouden door hen de kans te geven cursusconcepten te koppelen aan mogelijke praktijktoepassingen." Een spiekbriefje (job aid) van één pagina doet dit vaak beter dan een afsluitende dia.
Hoe u een trainingspresentatie maakt met AI
AI kan de tijdrovende delen doen: lange beleidsdocumenten lezen, de stappen uit een SOP halen en een eerste presentatie ontwerpen. Het is uw taak om de doelen te bepalen en elke regel te controleren aan de hand van de bron. Hier is de methode in drie stappen, met behulp van Powerdrill Bloom.
Stap 1: Verzamel uw brondocumenten en bepaal de doelen
Verzamel het materiaal waarop de training is gebaseerd: de SOP, het beleid, de handleiding en eventuele gegevens over eerdere fouten. Een spreadsheet met supporttickets of auditresultaten laat zien waar mensen daadwerkelijk de fout in gaan. Het gratis abonnement van Powerdrill Bloom vermeldt "Upload Excel, CSV, PDF en documenten."
Zet de doelgroep, de duur en uw doelen in de eerste prompt. Bijvoorbeeld: "Dit is een trainingspresentatie van 45 minuten voor nieuwe supportmedewerkers. Gebruik de bijgevoegde retour-SOP als de enige bron voor de stappen. Aan het einde moeten medewerkers een standaard retourzending kunnen verwerken en de drie uitzonderingen kunnen herkennen."
Sommige beleidsregels staan in een Word-bestand. Voor deze bestanden vermeldt de pagina Word to slides dat Powerdrill Bloom uw "Docs in enkele seconden kan converteren naar strakke, volledig bewerkbare PowerPoint-presentaties." Upload de huidige versie, niet een concept dat inmiddels is gewijzigd.
Stap 2: Ontwerp de opzet rondom wat de deelnemers gaan doen
Vraag om een opzet die de negen stappen volgt. Een handige prompt is: "Ontwerp een trainingsopzet van 14 dia's met behulp van de negen stappen van Gagné. Geef elk doel een eigen inhoudsdia, één uitgewerkt voorbeeld en één oefenopdracht."
Stel vervolgens de datagerelateerde vragen. "Welke drie retourredenen veroorzaakten het meeste herstelwerk in het afgelopen kwartaal?" verandert een spreadsheet in de voorbeelden die de deelnemers te zien krijgen. Vraag om één grafiek voor elk antwoord, gelabeld met de stap die deze ondersteunt.
Controleer elke regel en elk getal met de bron. De homepage van Powerdrill Bloom vermeldt: "Elk getal wordt geleverd met de pagina, de rij en het cijfer erachter." Dat maakt de controle sneller, maar de trainer keurt nog steeds elke regel goed.
Step 3: Bouw de dia's, oefenopdrachten en de kennistoets
Zodra de opzet klopt, vraagt u om de presentatie. Voor PDF's vermeldt de pagina PDF to PPT dat Powerdrill Bloom "uw document leest, gerelateerde gegevens online onderzoekt en een gloednieuwe PowerPoint genereert." Geef voor een trainingspresentatie aan dat de tool zich bij uw bron moet houden en externe gegevens buiten beschouwing moet laten.
Vraag vervolgens om drie extra onderdelen:
- Oefenopdrachten. Korte scenario's die deelnemers tijdens de sessie oplossen.
- Een kennistoets. Vijf vragen gekoppeld aan de doelen, inclusief antwoordsleutel.
- Sprekersnotities. Een paar regels per dia over wat u moet zeggen en vragen. Onze gids voor sprekersnotities behandelt hoe u deze kort houdt.
Sluit af met een spiekbriefje (job aid) van één pagina. Onze gids voor hand-outs voor presentaties toont een format dat deelnemers op hun bureau kunnen bewaren.
Een voorbeeld van een trainingspresentatie
Hier is een illustratief voorbeeld. Het bedrijf en de cijfers zijn fictief.
Een retailer in outdoorartikelen, Lakeside Outfitters, verandert de manier waarop het supportteam retourzendingen afhandelt. Het nieuwe proces verplaatst goedkeuringen naar het bestelsysteem en voegt drie uitzonderingen toe. De trainer heeft de nieuwe SOP als PDF en een spreadsheet met de retourzendingen van het afgelopen kwartaal.
De doelen zijn: een standaard retourzending verwerken in het nieuwe systeem, de drie uitzonderingen herkennen en weten wanneer er geëscaleerd moet worden.
| Dia | Titel | Inhoud |
|---|---|---|
| 1 | Retourzendingen veranderen op 3 november | Titel, datum, trainer |
| 2 | Een op de vijf retourzendingen vereiste herstelwerk vorig kwartaal | Grafiek uit de retour-spreadsheet |
| 3 | Aan het einde van deze sessie zult u… | De drie doelen |
| 4 | Hoe retourzendingen vandaag de dag werken | Het oude proces, in het kort |
| 5 | Stap 1: Zoek de bestelling en controleer de geschiktheid | Screenshot en de geschiktheidsregel |
| 6 | Stap 2: Kies de retourreden | Redencodes, met de top drie in een grafiek |
| 7 | Stap 3: Keur de retourzending goed of stuur deze door | Goedkeuringsregels uit de SOP |
| 8 | Uitgewerkt voorbeeld: een beschadigde tent | Een standaard retourzending, van begin tot eind |
| 9 | Tegenvoorbeeld: een gebruikte slaapzak | Waarom dit een uitzondering is |
| 10 | De drie uitzonderingen | Regel, voorbeeld en wie beslist |
| 11 | Oefening: drie retourzendingen om te verwerken | Scenario's voor tweetallen |
| 12 | Antwoorden en discussie | Juiste stappen voor elk scenario |
| 13 | Kennistoets | Vijf vragen gekoppeld aan de doelen |
| 14 | Waar hulp te vinden is | Spiekbriefje (job aid), escalatiecontact, volgende evaluatie |
Let op de volgorde. De dia met gegevens komt vroeg aan bod, omdat deze een reden geeft om erom te geven. Elke stap krijgt een eigen dia. Oefenen komt vóór de toets, en de laatste dia brengt het geleerde terug naar het dagelijkse werk.
Regels voor dia-ontwerp bij trainingspresentaties
Trainingsdia's worden twee keer gelezen: eenmaal tijdens de sessie en later nog eens als referentie. De presentatietips van Microsoft bieden een solide basis.
- Houd tekst kort. Microsoft adviseert: "Houd uw tekst eenvoudig en minimaliseer de hoeveelheid tekst op uw dia's." Zet de details in plaats daarvan op het spiekbriefje (job aid).
- Maak het leesbaar. Microsoft zegt: "Probeer het gebruik van lettergroottes kleiner dan 18 pt te vermijden." Kies een groter lettertype als mensen ver van het scherm zitten.
- Toon de stap. Microsoft zegt: "Use graphics to help tell your story." Bij een proces laat een screenshot met één gemarkeerd gebied de deelnemers zien waar ze moeten kijken.
- Houd achtergronden rustig. Microsoft zegt: "Make slide backgrounds subtle and keep them consistent."
- Geef dia's een titel met de kernboodschap. "Stap 2: Kies de retourreden" vertelt deelnemers waar ze zijn. Onze gids voor kernachtige diatitels legt dit idee uit.
Houd bij grafieken op basis van uw gegevens één boodschap per grafiek aan. Onze gids over het eenvoudig leesbaar maken van datadia's behandelt labels en kleurgebruik.
Plan ook het tempo en plan een apart tijdsblok in voor oefenen. Onze gids voor een tijdsplanning voor dia's laat zien hoe u de sessie indeelt.
Hoe u een trainingspresentatie interactief maakt
Zoeksuggesties voor dit onderwerp vragen vaak hoe je een trainingspresentatie interactief of leuk maakt. De negen stappen geven daar direct antwoord op, omdat drie ervan gaan over de deelnemer die zelf iets doet.
Eerst vragen, dan vertellen. NIU stelt voor om "deelnemers tot nadenken stemmende vragen te stellen" om de aandacht te trekken. Open met een echte casus en vraag wat de groep zou doen.
Oefenen tijdens de sessie, niet achteraf. NIU zegt dat u "deelnemers moet laten toepassen wat ze hebben geleerd om nieuwe vaardigheden en kennis te versterken en om een correct begrip van de cursusconcepten te bevestigen." Deelnemers kunnen in tweetallen korte scenario's doorwerken.
Gebruik voorbeelden en tegenvoorbeelden. NIU merkt op dat voorbeelden laten zien wat wel moet, terwijl tegenvoorbeelden laten zien wat niet moet. Toon voor een proces met uitzonderingen één casus die de regel overtreedt.
Geef specifieke feedback. NIU beschrijft verschillende soorten. Eén daarvan is beschrijvende feedback, die "de deelnemer voorziet van suggesties, richtlijnen en informatie om hen te helpen hun prestaties te verbeteren."
De algemene tips van Microsoft adviseren om "uw publiek te vragen vragen te bewaren tot het einde." Dat past bij een presentatie. Bij trainingen roepen oefenopdrachten hun eigen vragen op, dus plan daar tijd voor in.
Hoe u controleert of de training heeft gewerkt
Een trainingspresentatie is pas echt klaar als u weet of mensen de taak kunnen uitvoeren. Plan de controle vóór de sessie.
- Test aan de hand van de doelen. Elk doel moet ten minste één vraag of taak hebben.
- Gebruik een nulmeting en eindmeting. NIU stelt voor om "pre- en post-tests af te nemen om de voortgang van de competentie in inhoud of vaardigheden te controleren."
- Kijk naar het werk, niet alleen naar de quiz. Bij een proces vertelt een korte, geobserveerde taak u meer dan een meerkeuzescore.
- Bekijk de gegevens een maand later. Als de training over retourzendingen ging, controleer dan of het herstelwerk is afgenomen.
Bewaar de resultaten bij de presentatie. Een korte notitie over welke vragen de meeste deelnemers fout hadden, vertelt u welke dia's u moet aanpassen voor de volgende sessie.
Die laatste controle maakt de cirkel rond. Dezelfde spreadsheet die u dia 2 opleverde, kan u vertellen of de training iets heeft veranderd. Voer de gegevens van de nieuwe maand in dezelfde analyse in en vergelijk ze.
Veelgemaakte fouten
Let op deze fouten bij het opbouwen van de presentatie.
- De handleiding kopiëren naar dia's. Een trainingspresentatie is geen beleidsdocument. Bewaar de volledige regels op het spiekbriefje (job aid).
- Doelen die niet gecontroleerd kunnen worden. "Het proces begrijpen" geeft u niets om te testen.
- Geen oefening. Als deelnemers alleen luisteren, kunt u niet weten of ze de taak kunnen uitvoeren.
- Te veel tegelijk. Als een doel geen oefentijd krijgt, verplaats het dan naar een andere sessie.
- Regels die afwijken van de bron. Controleer voor de sessie elke stap aan de hand van de huidige SOP.
- Geen opvolging. Geef deelnemers een spiekbriefje (job aid) en plan een paar weken later een controle.
Loop voor de sessie de presentatie door met één persoon uit de doelgroep. Noteer elke vraag die u niet kon beantwoorden. Wilt u sneller een eerste concept? Probeer Powerdrill Bloom met uw SOP en één spreadsheet met eerdere casussen.
Veelgestelde vragen
Wat moet een trainingspresentatie bevatten?
Een trainingspresentatie moet duidelijke leerdoelen, de inhoud in korte stappen en uitgewerkte voorbeelden bevatten. Voeg oefenopdrachten, feedback en een kennistoets toe die gekoppeld zijn aan de doelen. Sluit af met een spiekbriefje (job aid) of volgende stappen, zodat deelnemers het op het werk kunnen toepassen.
Hoe structureert u een trainingspresentatie?
Een veelgebruikte structuur volgt de negen instructiestappen van Gagné. Trek de aandacht, vermeld de doelen en activeer voorkennis. Presenteer de inhoud, begeleid deelnemers met voorbeelden en laat ze oefenen. Geef vervolgens feedback, beoordeel de prestaties en help hen dit toe te passen in de praktijk.
Hoe lang moet een trainingspresentatie zijn?
Dit hangt af van de doelen en hoeveel oefening elk doel vereist. Plan de inhoud, het oefenen en de controle voor elk doel, en tel deze bij elkaar op. Splits de training bij langere onderwerpen op in kortere sessies met aan het einde van elke sessie een controle.
Hoe maak ik een trainingspresentatie interactief?
Open met een echt scenario en vraag wat de deelnemers zouden doen. Voeg tijdens de sessie oefenopdrachten toe, toon voorbeelden en tegenvoorbeelden, en geef specifieke feedback. Ruim tijd in voor vragen tijdens het oefenen, en niet pas aan het einde.
Kan AI helpen bij het maken van een trainingspresentatie?
Ja. AI kan SOP's, beleidsregels en handleidingen lezen, de stappen eruit halen en een opzet en dia's ontwerpen. Het kan ook eerdere fouten uit uw gegevens in een grafiek weergeven en oefenopdrachten en quizvragen schrijven. U moet nog steeds elke regel controleren aan de hand van de bron.
Bronnen: Northern Illinois University, Gagné's negen instructiestappen · University of Arkansas, De taxonomie van Bloom gebruiken om effectieve leerdoelen te schrijven · Microsoft Support, Tips voor het maken en geven van een effectieve presentatie.