Come creare una presentazione strategica: la guida completa

Una presentazione strategica è una breve presentazione che spiega dove sta andando un'organizzazione, perché e cosa servirà per arrivarci. Per crearne una, scrivi prima la strategia in una sola frase. Poi costruisci le slide che mostrano la situazione, la scelta, le prove, il piano e la decisione che devi ottenere dai presenti.

Questa guida spiega cos'è una presentazione strategica e come definire la strategia prima ancora di aprire uno strumento per le slide. Fornisce una struttura slide per slide, modi per raccontare la storia e regole per i titoli delle slide e le prove a supporto. Mostra poi come creare la presentazione con l'AI in tre passaggi, un esempio e gli errori comuni da evitare.

Cos'è una presentazione strategica

Una presentazione strategica sostiene la validità di una direzione. Può riguardare una strategia aziendale, una strategia di marketing, una strategia di vendita o il piano per una singola linea di prodotti. Il pubblico è solitamente un team di leadership, un consiglio di amministrazione o un gruppo di manager che deve agire di conseguenza.

Si differenzia da due documenti con cui spesso viene confusa:

Documento	Cosa fa	Lunghezza tipica
Presentazione strategica	Chiede a un gruppo di concordare una direzione e i passaggi successivi	Da 10 a 15 slide più backup
Documento strategico	Registra per iscritto l'intero ragionamento, i dati e il piano	Diverse pagine
Presentazione del business plan	Mostra come un'azienda farà soldi, spesso destinata agli investitori	Da 10 a 20 slide

La presentazione è il riassunto destinato alla sala. Il documento contiene i dettagli. La nostra guida alla presentazione del business plan copre la versione per gli investitori.

Poiché il pubblico deve prendere una decisione, una presentazione strategica ha bisogno di una richiesta chiara. Ogni slide dovrebbe spingere la sala verso quella decisione.

Inizia con una strategia in una sola frase

Prima di creare le slide, scrivi la strategia in parole semplici. Una singola frase mantiene ogni slide successiva orientata verso la stessa idea.

L'Harvard Business Review ha sottolineato questo punto in un noto articolo del 2008 di David J. Collis e Michael G. Rukstad. Il suo riassunto afferma: "La maggior parte dei dirigenti non riesce ad articolare l'obiettivo, l'ambito e il vantaggio della propria attività in una semplice dichiarazione". L'articolo chiede: "Sei in grado di riassumere la strategia della tua azienda in 35 parole o meno?"

Queste tre parti costituiscono un test utile per qualsiasi presentazione strategica:

• Obiettivo. Ciò che la strategia mira a raggiungere, possibilmente con un numero e una data.
• Ambito. Dove competerai: quali clienti, prodotti, regioni o canali.
• Vantaggio. Perché vincerai lì, rispetto alle alternative.

Ad esempio: "Portare le entrate ricorrenti al 40% delle vendite entro il 2028 servendo cliniche di medie dimensioni in Nord America, offrendo un onboarding più rapido rispetto ai concorrenti più grandi". Quella singola riga è la spina dorsale della presentazione. Se una slide non supporta una delle tre parti, probabilmente dovrebbe andare nel backup.

Poi aggiungi la richiesta. Dichiara ciò di cui hai bisogno da questo incontro: un'approvazione, un budget, una scelta tra diverse opzioni o un feedback.

La struttura di una presentazione strategica

La maggior parte delle presentazioni strategiche segue lo stesso arco narrativo. La tabella seguente mostra una struttura in dieci parti che puoi adattare.

#	Slide	A cosa risponde
1	Titolo e richiesta	Cosa decidiamo oggi?
2	Sintesi esecutiva	Qual è la strategia, in una sola slide?
3	Dove ci troviamo ora	Quali sono i fatti che nessuno contesta?
4	Cosa è cambiato	Perché non possiamo continuare a fare la stessa cosa?
5	Opzioni prese in considerazione	Cos'altro potremmo fare?
6	La strategia raccomandata	Quale opzione e perché è quella vincente
7	Prove a supporto	Quali dati supportano la scelta?
8	Il piano	Cosa succede, entro quando e chi ne è responsabile?
9	Rischi e compromessi	Cosa potrebbe andare storto e a cosa rinunciamo?
10	Decisione e passaggi successivi	Di cosa abbiamo bisogno da voi adesso?

La sintesi esecutiva merita una cura particolare. Alcuni lettori vedranno solo quella slide. La nostra guida su come creare una slide di sintesi esecutiva ne parla in dettaglio.

Le opzioni contano più di quanto si pensi. Una strategia presentata senza alternative sembra una decisione già presa. Due o tre opzioni reali, con una chiara motivazione per quella vincente, rendono la raccomandazione credibile.

Come raccontare la storia

Una presentazione strategica è un'argomentazione, quindi ha bisogno di una storia con un inizio, una svolta e una risposta. Un modello semplice funziona per la maggior parte delle presentazioni:

1. La situazione. Descrivi lo stato attuale delle cose, utilizzando fatti che la sala accetterà.
2. Il problema. Mostra cosa è cambiato o cosa andrà storto se non cambia nulla.
3. La raccomandazione. Presenta la strategia como risposta a quel problema.
4. La prova. Fornisci le prove e il piano.
5. La richiesta. Concludi con la decisione di cui hai bisogno.

La guida alle presentazioni del MIT Communication Lab sottolinea un punto correlato riguardo al pubblico. Dice: "Conosci i tuoi obiettivi come relatore e struttura la presentazione in base ad essi". Aggiunge che "Pubblici diversi prestano attenzione a cose diverse".

Questo si applica direttamente qui. Un consiglio di amministrazione si preoccupa dei rischi e dei rendimenti. Un team di vendita si preoccupa di obiettivi e territori. Un team di prodotto si preoccupa dell'ambito e delle tempistiche. Adatta le slide delle prove a supporto in base alla sala, mantenendo invariata la frase della strategia.

Inizia con qualcosa che sta a cuore a tutti. La guida del MIT avverte che "quello che a te sembra un punto di partenza naturale per la tua presentazione potrebbe facilmente lasciare perplessi gli altri".

Scrivi titoli delle slide che vadano al punto

Il titolo di ogni slide dovrebbe dire cosa dimostra la slide, non di cosa tratta. "Le entrate ricorrenti sono cresciute del 18% quando l'onboarding ha richiesto meno di una settimana" funziona meglio di "Dati sull'onboarding".

Il MIT Communication Lab indica questo come obiettivo: "Il testo del titolo è autonomo e la maggior parte dell'altro testo supporta gli elementi visivi". Leggi solo i titoli in ordine. Se raccontano l'intera storia, la presentazione è a buon punto. La nostra guida sui titoli delle slide con messaggi chiave mostra il metodo in modo più dettagliato.

Mantieni breve il testo del corpo. I consigli di Microsoft per le presentazioni suggeriscono di "Usare elenchi puntati o frasi brevi e cercare di limitare ognuna a una sola riga". Consigliano inoltre di evitare "dimensioni dei caratteri inferiori a 18 pt".

La guida del MIT stabilisce uno standard semplice per ogni slide: "Ogni slide non deve fornire più informazioni di quelle necessarie per supportare il messaggio".

Mostra le prove in modo chiaro

Una strategia è forte solo quanto le prove che la supportano. Usa numeri di cui la sala si fida: i tuoi dati di vendita, dei clienti e dei costi, oltre a qualche dato di mercato con fonti citate.

Tre regole mantengono leggibili le slide delle prove:

• Un grafico, un messaggio. I consigli di Microsoft dicono di "Usare la grafica per aiutare a raccontare la storia", ma mettono in guardia contro l'uso di troppi elementi grafici su una singola slide.
• Spiega il grafico prima dei dati. La guida del MIT afferma che il pubblico "dovrebbe sapere quali saranno gli assi" prima di mostrare un grafico.
• Mostra il compromesso. Metti il costo della strategia accanto al suo beneficio, in modo che la sala veda entrambi.

Inserisci i dati completi nelle slide di backup. Quando qualcuno chiede come è stato calcolato un numero, puoi saltare direttamente lì. La nostra guida sulle slide di backup spiega cosa includere.

Se il quadro di mercato fa parte dell'argomentazione, una slide SWOT può essere d'aiuto. La nostra guida su una presentazione dell'analisi SWOT copre questo formato.

Come creare una presentazione strategica con l'AI

La creazione delle slide con le prove a supporto è l'attività che richiede più tempo. Devi estrarre dati da diversi file, creare grafici e controllare ogni numero. Uno strumento di AI può svolgere gran parte di questo lavoro, a patto che tu verifichi ciò che produce.

Ecco il metodo in tre passaggi, utilizzando Powerdrill Bloom.

Passaggio 1: Carica le tue ricerche, i dati e le note

Inizia con il materiale alla base della strategia. Potrebbe trattarsi di un'esportazione delle vendite, di un sondaggio tra i clienti, di un modello di costo e delle tue note sulle opzioni. Il piano Free include l'opzione "Carica Excel, CSV, PDF e documenti".

Aggiungi dati pubblici se l'argomentazione lo richiede. I piani di Powerdrill Bloom includono la funzione "Cerca in fonti di dati aperti integrate", come prezzi di mercato e statistiche economiche. Mantieni ogni fonte come file separato, in modo che ogni grafico possa essere ricondotto alla sua origine.

Passaggio 2: Richiedi la trama narrativa in linguaggio naturale

Descrivi la presentazione in un'unica richiesta. Includi la frase della strategia, il pubblico e la richiesta. Ad esempio: "Costruisci una presentazione strategica di 10 slide per il nostro team di leadership raccomandando di concentrarci sulle cliniche di medie dimensioni. Usa i dati di vendita e del sondaggio allegati. Concludi con la richiesta di approvare un budget di $400,000 per l'onboarding."

Poi fai domande di approfondimento per testare il caso. Prova con "Quale segmento di clienti è cresciuto più rapidamente l'anno scorso?" o "Come sarebbero le entrate se l'onboarding rimanesse a tre settimane?" Domande come queste individuano i punti deboli prima che lo faccia la sala.

La pagina Topic to PPT afferma che Powerdrill Bloom "cerca, analizza ed esplora in modo intelligente le informazioni correlate, per poi organizzarle in una narrazione chiara". Per il lavoro strategico, quella narrazione è la bozza che andrai a perfezionare.

Passaggio 3: Costruisci le slide, le note del relatore e le slide di backup

Trasforma l'analisi in slide. Controlla ogni titolo rispetto alla frase della strategia ed elimina qualsiasi slide che non la supporti.

Poi controlla i numeri. La homepage di Powerdrill Bloom afferma: "Ogni numero viene restituito con la pagina, la riga e la cifra corrispondente". Apri la fonte per qualsiasi dato che potrebbe essere contestato.

Infine, aggiungi le note del relatore e le slide di backup. Richiedi una breve nota sotto ogni slide e sposta le tabelle dettagliate nella sezione di backup. La nostra guida sulle note del relatore spiega cosa scrivere.

Un esempio di presentazione strategica

Ecco un breve esempio per un'azienda di software. L'azienda, i numeri e il piano sono inventati per mostrare la struttura.

Frase della strategia: "Portare le entrate ricorrenti al 40% delle vendite entro il 2028 concentrandosi sulle cliniche di medie dimensioni, offrendo un onboarding che richiede meno di una settimana."

Titoli delle slide, in ordine:

1. "Approvare una strategia focalizzata sulle cliniche e un budget di $400,000 per l'onboarding"
2. "Le cliniche di medie dimensioni possono far salire le entrate ricorrenti al 40% entro il 2028"
3. "Le entrate ricorrenti sono oggi al 22% delle vendite, stabili da due anni"
4. "I grandi concorrenti impiegano da quattro a sei settimane per l'onboarding di una clinica"
5. "Abbiamo valutato tre opzioni: ospedali, cliniche o entrambi"
6. "Le cliniche vincono per dimensioni dell'accordo, ciclo di vendita e idoneità"
7. "Le cliniche con onboarding inferiore a una settimana hanno rinnovato a un tasso più elevato"
8. "Un piano in tre fasi raggiunge 120 nuove cliniche entro la fine del 2027"
9. "Il rischio principale è l'assunzione di personale per l'onboarding abbastanza rapidamente"
10. "Decisione di oggi: approvare il budget e le prime assunzioni"

Letti in ordine, i titoli sostengono l'intera argomentazione. Ogni slide contiene poi un grafico o una tabella che dimostra il proprio titolo.

Come fare le prove e gestire le domande

Una presentazione strategica viene giudicata in sala, quindi provala ad alta voce almeno due volte. I consigli di Microsoft suggeriscono di "Esercitarsi nella presentazione in modo da poter parlare partendo dai punti elenco". Aggiungono che "Il testo dovrebbe essere uno spunto per il relatore piuttosto che il messaggio completo per il pubblico".

Pianifica le domande prima di presentare. Elenca le cinque domande più difficili che un dirigente scettico potrebbe porre e assicurati che una slide di backup risponda a ciascuna di esse. Quelle più comuni riguardano i costi, le tempistiche, i rischi e le opzioni rifiutate.

Decidi quando accettare le domande. I consigli di Microsoft fanno notare che "le prime domande trovano spesso risposta nelle slide e nei commenti successivi". Per una presentazione strategica, una breve pausa dopo la slide della raccomandazione spesso funziona bene, lasciando una discussione più approfondita alla fine.

Osserva la sala mentre procedi. Se le persone fissano le tue slide, gli stessi consigli avvertono che le slide "potrebbero contenere troppi dati". Usa questo segnale per sfoltire la versione successiva.

Errori comuni nelle presentazioni strategiche

Fai attenzione a questi errori prima di presentare.

• Nessuna richiesta chiara. La sala si scioglie senza una decisione. Inserisci la richiesta nella prima e nell'ultima slide.
• Un elenco di obiettivi invece di una strategia. Gli obiettivi dicono cosa vuoi. Una strategia dice anche dove competerai e perché vincerai.
• Nessuna opzione. Un unico percorso sembra già deciso. Mostra le alternative che hai rifiutato e perché.
• Troppo testo. Slide piene di frasi distolgono l'attenzione da te. Sposta i dettagli nelle note del relatore.
• Numeri senza fonte. Un solo dato errato può far crollare l'intero caso. Controlla ogni numero rispetto alla sua fonte.
• Nascondere i compromessi. Ogni strategia comporta delle rinunce. Dichiararle crea fiducia.

Un controllo finale è sempre utile. I consigli di Microsoft dicono: "Se pianifichi un certo lasso di tempo per la tua presentazione, non superarlo". Una presentazione strategica che lascia tempo per le domande di solito ottiene una decisione migliore.

Vuoi creare le slide delle prove più velocemente? Prova Powerdrill Bloom con i dati di vendita e dei clienti alla base della tua prossima revisione strategica.

Domande frequenti

Cosa dovrebbe essere incluso in una presentazione strategica?

Una presentazione strategica dovrebbe includere una richiesta chiara, una sintesi esecutiva, la situazione attuale, cosa è cambiato, le opzioni considerate e la strategia raccomandata. Dovrebbe inoltre coprire le prove a supporto, il piano con i responsabili e le date, i rischi e i compromessi, e la decisione richiesta.

Quanto dovrebbe durare una presentazione strategica?

La maggior parte delle presentazioni strategiche funziona meglio con un numero di slide principali compreso tra 10 e 15, spostando i dettagli nelle slide di backup. Pianifica una durata inferiore rispetto al tempo a disposizione, in modo da lasciare spazio alle domande. La sintesi esecutiva dovrebbe essere autonoma per i lettori che vedono una sola slide.

Come si inizia una presentazione strategica?

Inizia con la decisione di cui hai bisogno e una sintesi della strategia in una sola slide. Poi descrivi la situazione attuale con fatti accettati dalla sala. Il MIT Communication Lab consiglia di iniziare con qualcosa che sta a cuore a tutti, piuttosto che con un background dettagliato.

Come si presenta una strategia ai dirigenti?

Parti dalla raccomandazione e dalla richiesta, non dall'analisi. Dichiara l'obiettivo, l'ambito e il vantaggio in una sola frase. Mostra due o tre opzioni, spiega perché una di esse vince e inserisci i dati di supporto nelle slide di backup per le domande.

L'AI può creare una presentazione strategica?

Sì. Gli strumenti di AI possono abbozzare la trama narrativa, creare grafici a partire dai tuoi dati e impaginare le slide a partire da una richiesta in linguaggio naturale. Powerdrill Bloom lavora a partire da file caricati e dati aperti, con ogni numero ricondotto alla sua fonte. Controlla ogni dato e titolo prima di presentare.

Fonti: Harvard Business Review, Can You Say What Your Strategy Is? · MIT Communication Lab, Slideshow · Microsoft Support, Tips for creating and delivering an effective presentation.