Cara Membuat Presentasi Strategi: Panduan Lengkap
Presentasi strategi adalah dek slide singkat yang menjelaskan ke mana arah tujuan suatu organisasi, mengapa, dan apa yang diperlukan untuk mencapainya. Untuk membuatnya, tuliskan strategi tersebut dalam satu kalimat terlebih dahulu. Kemudian, susun slide yang menunjukkan situasi, pilihan, bukti, rencana, dan keputusan yang Anda butuhkan dari audiens.
Panduan ini membahas apa itu presentasi strategi dan bagaimana menyatakan strategi tersebut sebelum Anda membuka alat pembuat slide. Panduan ini memberikan struktur slide demi slide, cara menceritakan kisahnya, serta aturan untuk judul slide dan bukti. Selanjutnya, panduan ini akan memandu Anda membuat dek slide dengan AI dalam tiga langkah, memberikan contoh, dan membahas kesalahan umum yang sering terjadi.
Apa itu presentasi strategi
Presentasi strategi menyajikan argumen untuk suatu arah tindakan. Presentasi ini bisa mencakup strategi perusahaan, strategi pemasaran, strategi penjualan, atau rencana untuk satu lini produk. Audiensnya biasanya adalah tim kepemimpinan, dewan direksi, atau sekelompok manajer yang harus menindaklanjutinya.
Dokumen ini berbeda dari dua dokumen lain yang sering kali membuat orang keliru:
| Dokumen | Fungsinya | Panjang umum |
|---|---|---|
| Presentasi strategi | Meminta kelompok untuk menyetujui suatu arah dan langkah selanjutnya | 10 hingga 15 slide ditambah cadangan |
| Dokumen strategi | Mencatat seluruh penalaran, data, dan rencana secara tertulis | Beberapa halaman |
| Presentasi rencana bisnis | Menunjukkan bagaimana bisnis akan menghasilkan uang, sering kali untuk investor | 10 hingga 20 slide |
Presentasi adalah ringkasan yang ditujukan untuk audiens di ruangan. Dokumen menyimpan detailnya. Panduan kami tentang presentasi rencana bisnis membahas versi untuk investor.
Karena audiens harus memutuskan sesuatu, presentasi strategi membutuhkan permintaan tindakan (ask) yang jelas. Setiap slide harus mengarahkan audiens di ruangan menuju keputusan tersebut.
Mulailah dengan strategi satu kalimat
Sebelum Anda membuat slide, tuliskan strategi tersebut dalam kata-kata yang sederhana. Satu kalimat saja akan menjaga agar setiap slide berikutnya tetap tertuju pada ide yang sama.
Harvard Business Review mengemukakan poin ini dalam artikel terkenal tahun 2008 oleh David J. Collis dan Michael G. Rukstad. Ringkasannya menyatakan "Sebagian besar eksekutif tidak dapat mengartikulasikan tujuan, cakupan, dan keunggulan bisnis mereka dalam pernyataan yang sederhana." Artikel tersebut bertanya: "Dapatkah Anda merangkum strategi perusahaan Anda dalam 35 kata atau kurang?"
Ketiga bagian tersebut menjadi ujian yang berguna untuk presentasi strategi apa pun:
- Tujuan (Objective). Apa yang ingin dicapai oleh strategi tersebut, lengkap dengan angka dan tanggal jika memungkinkan.
- Cakupan (Scope). Di mana Anda akan bersaing: pelanggan, produk, wilayah, atau saluran yang mana.
- Keunggulan (Advantage). Mengapa Anda akan menang di sana, dibandingkan dengan alternatif lainnya.
Sebagai contoh: "Meningkatkan pendapatan berulang hingga 40% dari penjualan pada tahun 2028 dengan melayani klinik ukuran menengah di Amerika Utara, menggunakan proses onboarding yang lebih cepat daripada pesaing yang lebih besar." Satu baris kalimat itu adalah tulang punggung dari dek slide Anda. Jika sebuah slide tidak mendukung salah satu dari tiga bagian tersebut, slide itu kemungkinan besar sebaiknya dimasukkan ke bagian cadangan (backup).
Kemudian tambahkan permintaan tindakan (ask). Nyatakan apa yang Anda butuhkan dari pertemuan ini: persetujuan, anggaran, pilihan di antara beberapa opsi, atau umpan balik.
Struktur presentasi strategi
Sebagian besar dek slide strategi mengikuti alur yang sama. Tabel di bawah ini memberikan struktur sepuluh bagian yang dapat Anda sesuaikan.
| # | Slide | Apa yang dijawab |
|---|---|---|
| 1 | Judul dan permintaan tindakan | Apa yang kita putuskan hari ini? |
| 2 | Ringkasan eksekutif | Apa strateginya, dalam satu slide? |
| 3 | Di mana kita sekarang | Apa saja fakta yang tidak terbantahkan oleh siapa pun? |
| 4 | Apa yang telah berubah | Mengapa kita tidak bisa terus melakukan hal yang sama? |
| 5 | Opsi yang kami pertimbangkan | Apa lagi yang bisa kita lakukan? |
| 6 | Strategi yang direkomendasikan | Opsi mana yang dipilih, dan mengapa opsi itu menang |
| 7 | Bukti | Data apa yang mendukung pilihan tersebut? |
| 8 | Rencana | Apa yang terjadi, kapan waktunya, dan siapa penanggung jawabnya? |
| 9 | Risiko dan konsekuensi (trade-offs) | Apa yang bisa salah, dan apa yang harus kita korbankan? |
| 10 | Keputusan dan langkah selanjutnya | Apa yang kami butuhkan dari Anda sekarang? |
Ringkasan eksekutif membutuhkan perhatian ekstra. Beberapa pembaca hanya akan melihat slide tersebut. Panduan kami tentang cara membuat slide ringkasan eksekutif membahasnya secara mendetail.
Opsi-opsi alternatif jauh lebih penting daripada yang diperkirakan orang. Strategi yang ditampilkan tanpa alternatif akan terlihat seperti keputusan yang sudah diambil sebelumnya. Menyajikan dua atau tiga opsi nyata, dengan alasan yang jelas mengapa salah satunya menang, membuat rekomendasi Anda menjadi kredibel.
Cara menceritakan kisahnya
Presentasi strategi adalah sebuah argumen, sehingga membutuhkan cerita dengan permulaan, titik balik, dan jawaban. Pola sederhana berikut ini cocok untuk sebagian besar dek slide:
- Situasi. Jelaskan posisi saat ini, menggunakan fakta-fakta yang akan diterima oleh audiens di ruangan.
- Masalah. Tunjukkan apa yang telah berubah atau apa yang akan salah jika tidak ada tindakan yang diubah.
- Rekomendasi. Sajikan strategi sebagai jawaban atas masalah tersebut.
- Bukti. Berikan bukti dan rencananya.
- Permintaan tindakan (Ask). Tutup dengan keputusan yang Anda butuhkan.
Panduan tayangan slide dari MIT Communication Lab mengemukakan poin terkait tentang audiens. Panduan tersebut menyatakan "Ketahui tujuan Anda sendiri sebagai presenter, dan susun presentasi Anda berdasarkan tujuan tersebut." Ditambahkan pula bahwa "Audiens yang berbeda menaruh perhatian pada hal-hal yang berbeda."
Hal itu berlaku langsung di sini. Dewan direksi peduli tentang risiko dan hasil (return). Tim penjualan peduli tentang target dan wilayah. Tim produk peduli tentang cakupan dan waktu. Sesuaikan slide bukti dengan audiens di ruangan, sembari tetap mempertahankan kalimat strategi yang sama.
Mulailah dengan sesuatu yang dipedulikan semua orang. Panduan MIT memperingatkan bahwa "apa yang bagi Anda terasa seperti titik awal yang alami untuk presentasi Anda bisa jadi terasa membingungkan bagi orang lain."
Tulis judul slide yang menyatakan poin utamanya
Setiap judul slide harus menyatakan apa yang dibuktikan oleh slide tersebut, bukan tentang apa slide itu. "Pendapatan berulang tumbuh 18% ketika onboarding memakan waktu kurang dari seminggu" bekerja lebih baik daripada "Data onboarding."
MIT Communication Lab mencantumkan hal ini sebagai tujuan: "Teks judul harus dapat berdiri sendiri, dan sebagian besar teks lainnya mendukung visual." Bacalah judulnya saja secara berurutan. Jika judul-judul tersebut menceritakan keseluruhan kisah, maka dek slide Anda sudah dalam kondisi baik. Panduan kami tentang judul slide kesimpulan (takeaway) menunjukkan metode ini secara lebih mendetail.
Jaga agar teks isi tetap singkat. Tips presentasi dari Microsoft menyarankan untuk "Gunakan poin-poin atau kalimat pendek, dan usahakan agar masing-masing hanya satu baris." Mereka juga menyarankan untuk menghindari "ukuran font yang lebih kecil dari 18 pt."
Panduan MIT menetapkan standar sederhana untuk setiap slide: "Setiap slide tidak memberikan informasi lebih dari yang diperlukan untuk mendukung pesan tersebut."
Tunjukkan bukti dengan jelas
Sebuah strategi hanya sekuat bukti di belakangnya. Gunakan angka-angka yang dipercayai oleh audiens di ruangan: data penjualan, pelanggan, dan biaya Anda sendiri, ditambah beberapa angka pasar dengan sumber yang disebutkan namanya.
Tiga aturan berikut menjaga agar slide bukti tetap mudah dibaca:
- Satu grafik, satu pesan. Tips dari Microsoft menyarankan "Gunakan grafis untuk membantu menceritakan kisah Anda" tetapi memperingatkan agar tidak menaruh terlalu banyak grafis pada satu slide.
- Jelaskan grafik sebelum datanya. Panduan MIT menyatakan bahwa audiens "harus mengetahui apa saja sumbu grafiknya" sebelum Anda menunjukkan sebuah plot.
- Tunjukkan konsekuensinya (trade-off). Letakkan biaya dari strategi tersebut di samping manfaatnya, sehingga audiens di ruangan dapat melihat keduanya.
Letakkan data lengkap di slide cadangan (backup). Ketika seseorang bertanya bagaimana suatu angka dihitung, Anda dapat langsung beralih ke slide tersebut. Panduan kami tentang slide cadangan (backup) membahas apa saja yang perlu disertakan.
Jika gambaran pasar adalah bagian dari argumen, slide SWOT dapat membantu. Panduan kami tentang presentasi analisis SWOT membahas format tersebut.
Cara membuat presentasi strategi dengan AI
Membuat slide bukti adalah bagian yang paling banyak memakan waktu. Anda menarik data dari beberapa file, membuat grafik, dan memeriksa setiap angka. Alat AI dapat melakukan sebagian besar pekerjaan tersebut, asalkan Anda memeriksa apa yang dihasilkannya.
Berikut adalah metode dalam tiga langkah, menggunakan Powerdrill Bloom.
Langkah 1: Unggah riset, data, dan catatan Anda
Mulailah dengan materi di balik strategi tersebut. Itu bisa berupa ekspor penjualan, survei pelanggan, model biaya, dan catatan Anda tentang opsi-opsi yang ada. Paket Free mencantumkan "Unggah Excel, CSV, PDF, dan dokumen."
Tambahkan data publik jika argumen membutuhkannya. Paket Powerdrill Bloom mencantumkan "Cari sumber data terbuka bawaan," seperti harga pasar dan statistik ekonomi. Simpan setiap sumber sebagai filenya sendiri, sehingga setiap grafik dapat dilacak kembali ke sumbernya.
Langkah 2: Minta alur cerita dalam bahasa alami
Deskripsikan dek slide dalam satu permintaan. Sertakan kalimat strategi, audiens, dan permintaan tindakan (ask). Sebagai contoh: "Buat presentasi strategi 10 slide untuk tim kepemimpinan kami yang merekomendasikan agar kami fokus pada klinik ukuran menengah. Gunakan data penjualan dan survei yang dilampirkan. Akhiri dengan permintaan untuk menyetujui anggaran onboarding sebesar $400,000."
Kemudian ajukan pertanyaan tindak lanjut untuk menguji kasus tersebut. Coba "Segmen pelanggan mana yang tumbuh paling cepat tahun lalu?" atau "Seperti apa rupa pendapatan jika onboarding tetap di angka tiga minggu?" Pertanyaan-pertanyaan seperti ini menemukan titik lemah sebelum audiens di ruangan menemukannya.
Halaman Topic to PPT menyatakan bahwa Powerdrill Bloom "secara cerdas mencari, menganalisis, dan mengeksplorasi informasi terkait, lalu mengaturnya ke dalam narasi yang jelas." Untuk pekerjaan strategi, narasi tersebut adalah draf yang Anda sempurnakan.
Langkah 3: Buat slide, catatan pembicara, dan slide cadangan
Ubah analisis menjadi slide. Periksa setiap judul terhadap kalimat strategi, dan hapus slide apa pun yang tidak mendukungnya.
Kemudian periksa angka-angkanya. Halaman beranda Powerdrill Bloom menyatakan "Setiap angka kembali dengan halaman, baris, dan data di baliknya." Buka sumber untuk angka apa pun yang sekiranya akan dipertanyakan.
Terakhir, tambahkan catatan pembicara (speaker notes) dan slide cadangan (backup). Mintalah catatan singkat di bawah setiap slide, dan pindahkan tabel terperinci ke bagian cadangan. Panduan kami tentang catatan pembicara membahas apa saja yang perlu ditulis.
Contoh presentasi strategi
Berikut adalah contoh singkat untuk perusahaan perangkat lunak. Perusahaan, angka, dan rencana ini adalah rekaan untuk menunjukkan strukturnya.
Kalimat strategi: "Meningkatkan pendapatan berulang hingga 40% dari penjualan pada tahun 2028 dengan berfokus pada klinik ukuran menengah, menggunakan proses onboarding yang memakan waktu kurang dari seminggu."
Judul slide, secara berurutan:
- "Menyetujui strategi yang berfokus pada klinik dan anggaran onboarding sebesar $400,000"
- "Klinik ukuran menengah dapat meningkatkan pendapatan berulang hingga 40% pada tahun 2028"
- "Pendapatan berulang saat ini adalah 22% dari penjualan, datar selama dua tahun"
- "Pesaing besar membutuhkan waktu empat hingga enam minggu untuk melakukan onboarding klinik"
- "Kami menimbang tiga opsi: rumah sakit, klinik, atau keduanya"
- "Klinik menang dalam hal ukuran kesepakatan (deal size), siklus penjualan, dan kecocokan"
- "Klinik yang di-onboard dalam waktu kurang dari seminggu melakukan perpanjangan (renew) pada tingkat yang lebih tinggi"
- "Rencana tiga fase menjangkau 120 klinik baru pada akhir tahun 2027"
- "Risiko utamanya adalah merekrut staf onboarding dengan cukup cepat"
- "Keputusan hari ini: menyetujui anggaran dan perekrutan pertama"
Dibaca secara berurutan, judul-judul tersebut membawa argumen yang lengkap. Setiap slide kemudian memuat satu grafik atau satu tabel yang membuktikan judulnya.
Cara berlatih dan menangani pertanyaan
Presentasi strategi dinilai di dalam ruangan, jadi latihlah dengan bersuara setidaknya dua kali. Tips dari Microsoft menyarankan "Latihlah presentasi tersebut sehingga Anda dapat berbicara dari poin-poin penting." Mereka menambahkan bahwa "Teks tersebut harus menjadi isyarat bagi presenter, alih-alih pesan lengkap untuk audiens."
Rencanakan pertanyaan sebelum Anda melakukan presentasi. Buat daftar lima pertanyaan tersulit yang mungkin diajukan oleh eksekutif yang skeptis, dan pastikan slide cadangan menjawab masing-masing pertanyaan tersebut. Pertanyaan yang umum biasanya seputar biaya, waktu, risiko, dan opsi yang Anda tolak.
Putuskan kapan Anda akan menerima pertanyaan. Tips dari Microsoft mencatat bahwa "pertanyaan di awal sering kali terjawab oleh slide dan penjelasan berikutnya." Untuk dek slide strategi, jeda singkat setelah slide rekomendasi sering kali berhasil dengan baik, dengan diskusi yang lebih panjang di akhir sesi.
Perhatikan audiens di ruangan saat Anda melakukan presentasi. Jika orang-orang terus menatap slide Anda, tips yang sama memperingatkan bahwa slide tersebut "mungkin berisi terlalu banyak data." Gunakan sinyal tersebut untuk memangkas versi berikutnya.
Kesalahan umum dalam presentasi strategi
Waspadai kesalahan-kesalahan berikut sebelum Anda melakukan presentasi.
- Tidak ada permintaan tindakan (ask) yang jelas. Audiens meninggalkan ruangan tanpa keputusan. Letakkan permintaan tindakan pada slide pertama dan terakhir.
- Daftar tujuan alih-alih strategi. Tujuan menyatakan apa yang Anda inginkan. Strategi juga menyatakan di mana Anda akan bersaing dan mengapa Anda akan menang.
- Tidak ada opsi alternatif. Satu jalur tunggal terlihat seperti sudah diputuskan sebelumnya. Tunjukkan alternatif yang Anda tolak dan mengapa.
- Terlalu banyak teks. Slide yang penuh dengan kalimat mengalihkan perhatian dari Anda. Pindahkan detail ke catatan pembicara.
- Angka tanpa sumber. Satu angka yang salah dapat menenggelamkan seluruh argumen. Periksa setiap angka terhadap sumbernya.
- Menyembunyikan konsekuensi (trade-offs). Setiap strategi mengorbankan sesuatu. Menyebutkannya akan membangun kepercayaan.
Pemeriksaan terakhir akan sangat membantu. Tips dari Microsoft menyatakan "Jika Anda merencanakan jumlah waktu tertentu untuk presentasi Anda, jangan melebihinya." Dek slide strategi yang menyisakan waktu untuk pertanyaan biasanya mendapatkan keputusan yang lebih baik.
Ingin membuat slide bukti lebih cepat? Coba Powerdrill Bloom dengan data penjualan dan pelanggan di balik tinjauan strategi Anda berikutnya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja yang harus disertakan dalam presentasi strategi?
Presentasi strategi harus mencakup permintaan tindakan (ask) yang jelas, ringkasan eksekutif, situasi saat ini, apa yang telah berubah, opsi yang dipertimbangkan, dan strategi yang direkomendasikan. Presentasi ini juga harus mencakup bukti, rencana beserta penanggung jawab dan tanggalnya, risiko serta konsekuensi (trade-offs), dan keputusan yang dibutuhkan.
Berapa panjang seharusnya presentasi strategi?
Sebagian besar presentasi strategi bekerja paling baik pada 10 hingga 15 slide utama, dengan detail dipindahkan ke slide cadangan. Rencanakan waktu yang lebih singkat dari slot waktu Anda agar ada ruang untuk pertanyaan. Ringkasan eksekutif harus dapat berdiri sendiri bagi pembaca yang hanya melihat satu slide saja.
Bagaimana Anda memulai presentasi strategi?
Mulailah dengan keputusan yang Anda butuhkan dan ringkasan strategi dalam satu slide. Kemudian jelaskan situasi saat ini dengan fakta-fakta yang diterima oleh audiens di ruangan. MIT Communication Lab menyarankan untuk memulai dengan sesuatu yang dipedulikan semua orang, alih-alih dengan latar belakang yang terperinci.
Bagaimana Anda mempresentasikan strategi kepada para eksekutif?
Mulailah dengan rekomendasi dan permintaan tindakan (ask), bukan analisisnya. Nyatakan tujuan (objective), cakupan (scope), dan keunggulan (advantage) dalam satu kalimat. Tunjukkan dua atau tiga opsi, jelaskan mengapa salah satunya menang, dan letakkan data pendukung di slide cadangan untuk mengantisipasi pertanyaan.
Bisakah AI membuat presentasi strategi?
Ya. Alat AI dapat menyusun draf alur cerita, membuat grafik dari data Anda, dan menata slide dari permintaan dalam bahasa alami. Powerdrill Bloom bekerja dari file yang diunggah dan data terbuka, dengan setiap angka yang dapat dilacak ke sumbernya. Periksa setiap angka dan judul sebelum Anda melakukan presentasi.
Sumber: Harvard Business Review, Can You Say What Your Strategy Is? · MIT Communication Lab, Slideshow · Microsoft Support, Tips for creating and delivering an effective presentation.