Cara Membuat Presentasi Penjualan: Kerangka dan Contoh
Presentasi penjualan adalah pertemuan di mana Anda menunjukkan kepada calon pelanggan bagaimana produk Anda menyelesaikan masalah mereka. Bagi banyak tenaga penjual, presentasi ini menggabungkan dek slide singkat dengan percakapan. Presentasi ini dimulai dengan kebutuhan mereka, menunjukkan solusi dan bukti Anda, menangani pertanyaan, dan diakhiri dengan langkah berikutnya yang jelas. Buku teks The Power of Selling menyebut hal ini sebagai pendekatan yang berpusat pada pelanggan.
Panduan ini membahas apa saja yang perlu diriset terlebih dahulu, kerangka presentasi penjualan yang dapat Anda gunakan kembali, dan cara mengajukan pertanyaan dengan metode SPIN. Panduan ini juga memandu Anda melalui metode AI dalam tiga langkah, contoh praktis, aturan slide, penanganan keberatan, dan penutupan.
Apa itu presentasi penjualan
Presentasi penjualan adalah salah satu tahap dalam proses penjualan yang lebih panjang. Buku teks terbuka The Power of Selling mencantumkan tujuh langkah. Langkah-langkah tersebut adalah prospek dan kualifikasi, pra-pendekatan, pendekatan, presentasi, penanganan keberatan, penutupan, dan tindak lanjut.
Catatan kuliah dari University of Texas at Tyler merangkum tahap presentasi dalam satu baris. Tenaga penjual "menyampaikan penawaran penjualan, menunjukkan bahwa produk tersebut memenuhi kebutuhan yang diidentifikasi oleh pelanggan."
Kata kuncinya adalah kebutuhan. Presentasi penjualan bukanlah tur produk. The Power of Selling menyatakan bahwa presentasi penjualan Anda "terutama adalah tentang membangun hubungan dan memulai kemitraan." Hal ini sangat berlaku dalam penjualan bisnis-ke-bisnis.
Presentasi ini juga mungkin tidak terjadi dalam satu pertemuan saja. Buku teks tersebut mengutip sebuah studi yang menemukan bahwa "Presentasi saat ini biasanya dilakukan dalam beberapa pertemuan, dengan tenaga penjual yang sering kali lebih banyak mendengarkan daripada berbicara."
Presentasi penjualan juga berbeda dengan presentasi investor. Dek slide investor meminta pendanaan serta menunjukkan ukuran pasar dan imbal hasil. Presentasi penjualan meminta pelanggan untuk membeli, sehingga berpusat pada masalah mereka dan solusi Anda. Untuk versi investor, lihat panduan kami tentang mengubah data Excel menjadi dek presentasi investor.
Sebelum memulai: riset pembeli
Sebagian besar pekerjaan dilakukan sebelum pertemuan. Tiga jenis riset berikut akan sangat membantu.
Siapa saja yang akan hadir di ruangan. The Power of Selling menyarankan untuk mengirimkan "kuesioner sebelum panggilan" kepada kontak Anda. Kuesioner ini dapat menanyakan siapa saja yang hadir, berapa banyak waktu yang Anda miliki, dan apa yang ingin dicapai dari pertemuan tersebut. Buku teks tersebut juga menyarankan untuk mengirimkan agenda sebelum pertemuan dimulai.
Apa yang dipedulikan oleh setiap orang. Buku teks tersebut mencatat bahwa dua pembeli mungkin membeli produk yang sama karena alasan yang berbeda. Yang satu mungkin peduli tentang status, yang lain tentang keandalan. Cari tahu apa yang mendorong setiap pengambil keputusan.
Masalah apa yang sedang Anda selesaikan. Kumpulkan apa yang sudah Anda ketahui: catatan panggilan, email, laporan calon pelanggan itu sendiri, dan data apa pun yang mereka bagikan. Dek slide harus menyampaikan kembali masalah mereka menggunakan kata-kata mereka sendiri.
Konfirmasikan juga waktunya. Buku teks tersebut menyarankan untuk memeriksa waktu di awal pertemuan. Contohnya: "Saya akan meluangkan waktu tiga puluh menit untuk presentasi dan memberikan waktu lima belas menit untuk diskusi."
Kerangka presentasi penjualan
The Power of Selling menjelaskan lima langkah untuk presentasi itu sendiri. Anda dapat memetakan langkah-langkah ini ke dalam slide. Buku teks tersebut mencantumkan langkah ke-5 sebagai penutupan sekaligus ringkasan, sehingga kerangka di bawah ini mempertahankan keduanya.
| Bagian | Fungsi | Slide Umum |
|---|---|---|
| 1. Membangun hubungan (rapport) | Membuka percakapan serta mengonfirmasi waktu dan tujuan | Slide judul, agenda |
| 2. Pernyataan manfaat umum | Mengingatkan mereka mengapa pertemuan ini sepadan dengan waktu mereka | Satu slide tentang hasil yang mereka inginkan |
| 3. Pertanyaan dan manfaat spesifik | Mengonfirmasi kebutuhan, lalu menunjukkan bagaimana Anda menyelesaikan masalah mereka | Ringkasan kebutuhan, ikhtisar solusi |
| 4. Presentasi | Memandu melalui solusi, lengkap dengan bukti | Dua hingga empat slide solusi, slide bukti |
| 5. Penutupan dan ringkasan | Merangkum, lalu meminta langkah berikutnya yang jelas | Ringkasan, langkah berikutnya |
Membangun hubungan. Mulailah dengan pembukaan pribadi yang singkat. Buku teks tersebut memperingatkan agar tidak terlalu banyak berbasa-basi, karena calon pelanggan Anda "memiliki waktu yang terbatas."
Buat pernyataan manfaat umum. Buku teks tersebut menyatakan "Anda harus menjual manfaat—solusi yang menjawab kebutuhan spesifik calon pelanggan Anda—bukan sekadar fitur atau keunggulan."
Buat pernyataan manfaat spesifik. Setelah Anda mengetahui kebutuhan mereka, tunjukkan kesesuaiannya secara mendetail. Buku teks tersebut menjelaskan hal ini sebagai pernyataan yang "menunjukkan secara mendetail bagaimana Anda akan menyelesaikan masalah uniknya."
Presentasikan solusinya. Ini adalah inti dari dek slide. Gunakan apa yang baru saja Anda dengar di ruangan tersebut. Buku teks tersebut mencatat bahwa Anda harus melakukan penyesuaian "di tempat," itulah sebabnya persiapan sangat penting.
Penutupan dan ringkasan. Buku teks tersebut menyatakan bahwa ini adalah "tempat di mana Anda mendapatkan komitmen pelanggan Anda, baik untuk membeli atau untuk memajukan proses penjualan." Untuk bagian ringkasan, buku tersebut mengutip pelatih penjualan Tom Hopkins. Tiga bagiannya: katakan apa yang akan Anda bahas, bahas hal tersebut, lalu rangkum apa yang telah Anda bahas.
Paket materi kuliah dari Northern Arizona University memberikan urutan yang serupa. Paket tersebut mengonfirmasi kebutuhan terlebih dahulu, kemudian memberikan profil singkat perusahaan, lalu mencocokkan fitur dan manfaat dengan kebutuhan. Paket tersebut juga menyarankan untuk menyimpan pembahasan harga dan anggaran hingga mendekati akhir.
Cara mengajukan pertanyaan terlebih dahulu: metode SPIN
Presentasi penjualan yang kuat dimulai dengan pertanyaan. The Power of Selling mengajarkan metode SPIN, dari karya Neil Rackham. SPIN merupakan singkatan dari empat jenis pertanyaan:
- Pertanyaan Situasi (Situation questions) mencakup fakta-fakta dasar dari pengaturan pembeli saat ini. Ajukan beberapa saja; pembeli sudah mengetahui jawaban-jawaban ini.
- Pertanyaan Masalah (Problem questions) memunculkan kesulitan dan ketidakpuasan. Buku teks tersebut menyatakan bahwa dalam penjualan bisnis, penting untuk tetap menanyakan beberapa hal ini, agar Anda dan pembeli memiliki pemahaman yang sama tentang masalah tersebut.
- Pertanyaan Implikasi (Implication questions) menunjukkan kerugian atau dampak dari masalah tersebut. Buku teks tersebut menyatakan "Pertanyaan implikasi mengungkap efek atau konsekuensi dari masalah calon pelanggan."
- Pertanyaan Kebutuhan-Hasil (Need-payoff questions) menanyakan bagaimana suatu solusi dapat membantu. Buku teks tersebut menyatakan bahwa dengan pertanyaan yang tepat, calon pelanggan "akan memberi tahu Anda bagaimana solusi Anda dapat membantunya."
Rencanakan pertanyaan Anda sebelum pertemuan dan cantumkan ringkasan kebutuhan singkat pada slide. Kemudian biarkan pembeli mengoreksinya. Slide kebutuhan yang dikoreksi adalah pertanda baik. Ini berarti sisa dek slide akan sesuai dengan apa yang sebenarnya mereka inginkan.
Cara membuat presentasi penjualan dengan AI
AI dapat melakukan bagian-bagian yang lambat: membaca catatan panggilan, menarik angka dari data pelanggan, dan menyusun draf dek slide pertama. Tugas Anda adalah memilih alur cerita dan memeriksa setiap klaim. Berikut adalah metode dalam tiga langkah, menggunakan Powerdrill Bloom.
Langkah 1: Kumpulkan catatan pembeli dan data bukti Anda
Kumpulkan apa yang Anda ketahui tentang calon pelanggan: catatan panggilan, email, RFP jika ada, dan laporan publik mereka. Kemudian tambahkan bukti Anda: hasil studi kasus, data penggunaan, dan lembar harga Anda. Paket Gratis Powerdrill Bloom mencantumkan "Unggah Excel, CSV, PDF, dan dokumen."
Masukkan masalah calon pelanggan dan durasi pertemuan ke dalam perintah pertama Anda. Sebagai contoh: "Ini adalah presentasi penjualan selama 30 menit untuk direktur operasional di perusahaan logistik regional. Gunakan catatan panggilan terlampir sebagai sumber kebutuhan mereka."
Jika bukti Anda berada di lembar kerja, panduan kami tentang menganalisis data penjualan dan pemasaran dengan AI membahas cara menyiapkannya.
Langkah 2: Susun draf kerangka berdasarkan kebutuhan pembeli
Mintalah kerangka yang mengikuti struktur lima langkah. Perintah yang berguna adalah: "Buat draf kerangka presentasi penjualan sebanyak 10 slide. Mulailah dengan tiga kebutuhan mereka dari catatan panggilan. Cocokkan setiap kebutuhan dengan satu manfaat dan satu poin bukti. Akhiri dengan slide langkah berikutnya."
Kemudian buat slide bukti dari data, bukan kata sifat. Mintalah satu grafik per hasil, seperti waktu pengiriman sebelum dan sesudah, atau jam yang dihemat per minggu. Beri label pada setiap grafik dengan kebutuhan yang dijawabnya.
Periksa setiap angka dengan sumbernya. Beranda Powerdrill Bloom menyatakan "Setiap angka dilengkapi kembali dengan halaman, baris, dan data di baliknya." Hal ini membuat pemeriksaan lebih cepat, tetapi Andalah yang nantinya akan ditanyai tentang hal tersebut.
Langkah 3: Buat dek slide, catatan, dan daftar keberatan
Setelah kerangkanya tepat, mintalah dek slide tersebut. Halaman pembuat PPT AI menyatakan Anda dapat "Memilih templat yang Anda suka, menyesuaikannya sesuai kebutuhan, dan mengekspornya ke PowerPoint dalam satu klik."
Berikan judul pada setiap slide yang menyatakan poin utamanya. "Keterlambatan pengiriman berkurang sepertiga dalam delapan minggu" berfungsi lebih baik daripada sekadar "Hasil." Panduan kami tentang judul slide kesimpulan menjelaskan metodenya.
Selanjutnya, mintalah catatan pembicara yang singkat untuk setiap slide, serta daftar keberatan yang mungkin muncul lengkap dengan jawaban satu baris dan sumber untuk masing-masing keberatan. Panduan kami tentang catatan pembicara membahas cara menjaga agar catatan tetap singkat. Letakkan jawaban yang lebih mendalam pada slide cadangan alih-alih di dek slide utama.
Contoh presentasi penjualan
Berikut adalah contoh ilustrasi. Perusahaan dan angka-angka di dalamnya adalah fiktif.
Sebuah perusahaan perangkat lunak menjual alat perencanaan rute. Calon pelanggannya adalah perusahaan logistik regional yang mengalami keterlambatan pengiriman. Panggilan penemuan menunjukkan tiga kebutuhan: pengurangan keterlambatan pengiriman, pengurangan waktu yang dihabiskan untuk merencanakan rute, dan rencana peluncuran yang jelas.
| Slide | Judul | Konten |
|---|---|---|
| 1 | Pengurangan keterlambatan pengiriman untuk Northline Freight | Judul, peserta, agenda |
| 2 | Apa yang kami dengar dari tim Anda | Tiga kebutuhan dari panggilan penemuan |
| 3 | Keterlambatan pengiriman merugikan lebih besar daripada biaya layanan | Angka keterlambatan pengiriman mereka sendiri, lengkap dengan grafik |
| 4 | Cara kerja perencanaan rute dengan alat Anda saat ini | Satu diagram solusi |
| 5 | Waktu perencanaan berkurang pada armada yang serupa | Grafik studi kasus dari pelanggan yang sebanding |
| 6 | Pengurangan keterlambatan pengiriman dalam delapan minggu | Grafik sebelum-dan-sesudah dari studi kasus |
| 7 | Peluncuran selama empat minggu | Lini masa dengan penanggung jawab di kedua belah pihak |
| 8 | Opsi harga | Dua opsi yang disesuaikan dengan ukuran armada |
| 9 | Pertanyaan yang kami antisipasi | Jawaban singkat, dengan slide cadangan yang siap digunakan |
| 10 | Langkah berikutnya: uji coba selama dua minggu | Permintaan, tanggal, dan siapa yang menyetujui |
Perhatikan urutannya. Kebutuhan didahulukan sebelum fitur. Bukti menggunakan data pembeli sendiri jika memungkinkan. Harga diletakkan mendekati akhir, dan slide terakhir meminta satu tindakan spesifik.
Aturan desain slide untuk dek penjualan
The Power of Selling memberikan daftar hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk PowerPoint. Beberapa di antaranya patut untuk diterapkan.
- Jaga agar teks tetap singkat. Buku teks tersebut menyatakan "Jangan penuhi slide Anda dengan kata-kata." Tips dari Microsoft menyetujui hal ini dan menyarankan Anda untuk "meminimalkan jumlah teks pada slide Anda."
- Tulis judul yang menjual. Buku teks tersebut menyatakan "Gantilah tajuk utama yang deskriptif dengan tajuk utama yang menjual."
- Variasikan slide Anda. Buku tersebut memperingatkan bahwa "Slide demi slide yang berisi daftar poin akan terasa monoton; visual dan grafik memiliki dampak yang lebih kuat."
- Hindari trik yang berlebihan. Buku tersebut menyatakan "Jangan berlebihan dengan trik teknologi."
- Perhatikan durasi. Buku teks tersebut menjelaskan aturan 10/20/30: 10 slide atau kurang, 20 menit, dan ukuran teks 30 poin atau lebih besar.
Mengenai ukuran font, tips dari Microsoft memberikan batas minimal: "Cobalah untuk menghindari penggunaan ukuran font yang lebih kecil dari 18 pt." Aturan 30 poin lebih ketat, jadi gunakan aturan tersebut untuk judul dan angka-angka penting.
Untuk grafik, Microsoft menyarankan untuk menggunakan "hanya cukup teks untuk membuat elemen label dalam bagan atau grafik dapat dipahami." Panduan kami tentang membuat slide data mudah dibaca membahas hal ini lebih jauh.
Rencanakan juga untuk kondisi ruangan. Buku teks tersebut menyarankan rencana cadangan jika proyektor rusak, seperti "lembaran cetak, sampel produk, atau papan tulis biasa."
Cara menangani keberatan selama presentasi
Keberatan adalah hal yang wajar, dan buku teks tersebut menganggapnya sebagai kesempatan untuk membangun hubungan. Bersiaplah untuk keberatan yang umum sebelum pertemuan dimulai.
Paket materi kuliah Northern Arizona University menjadikan hal ini sebagai bagian dari perencanaan. Paket tersebut menyarankan untuk mencantumkan keberatan yang mungkin muncul dan menyiapkan jawaban terlebih dahulu. Paket tersebut juga menyarankan untuk mengumpulkan bukti seperti gambar dan testimoni.
Harga adalah keberatan yang umum. The Power of Selling menyatakan "Salah satu keberatan yang paling umum adalah keberatan harga." Buku tersebut menambahkan bahwa "Penting untuk mengajukan pertanyaan mendalam untuk benar-benar memahami sifat dari keberatan ini."
Rutinitas sederhana berikut dapat membantu:
- Dengarkan sepenuhnya. Biarkan pembeli menyelesaikan bicaranya sebelum Anda menjawab.
- Ajukan pertanyaan balik. Cari tahu apakah keberatan tersebut mengenai anggaran, waktu, atau keraguan.
- Jawab dengan bukti. Tunjukkan grafik, studi kasus, atau slide cadangan.
- Periksa jawabannya. Tanyakan apakah hal tersebut menyelesaikan kekhawatiran mereka.
Catatan dari UT Tyler menambahkan pengujian yang berguna. Cobalah untuk mengetahui apakah keberatan tersebut muncul "karena kurangnya pemahaman dari pihak pelanggan atau adanya kebutuhan yang sebelumnya tidak teridentifikasi."
Cara menutup dan menindaklanjuti
Akhiri dengan satu permintaan yang jelas. Catatan dari UT Tyler menjelaskan penutupan secara sederhana: "Tenaga penjual meminta penjualan." Catatan tersebut menambahkan bahwa hal itu "dapat terjadi relatif cepat dalam situasi penjualan yang sederhana atau setelah banyak panggilan dalam situasi yang lebih kompleks."
Sebelum penutupan, ujilah kesiapan mereka. The Power of Selling menyarankan uji coba penutupan. Salah satu contohnya adalah meminta calon pelanggan untuk menilai seberapa penting suatu manfaat, dalam skala satu sampai sepuluh.
Buat slide terakhir menjadi spesifik. Sebutkan langkah berikutnya, tanggal, dan siapa yang perlu menyetujuinya. Program uji coba, tinjauan teknis, atau formulir pemesanan yang ditandatangani adalah permintaan yang valid.
Kemudian lakukan tindak lanjut. Tindak lanjut adalah langkah terakhir dalam proses tujuh langkah di buku teks tersebut. Kirimkan ringkasan singkat pada hari yang sama, lengkap dengan langkah berikutnya yang telah disepakati. Panduan kami tentang ringkasan pasca-presentasi menunjukkan formatnya.
Kesalahan umum
Waspadai kesalahan-kesalahan berikut saat Anda menyusun dek slide.
- Mendahulukan profil perusahaan. Bagian "tentang kami" yang panjang menunda bagian yang sebenarnya dipedulikan oleh pembeli. Jaga agar profil perusahaan tetap singkat.
- Mencantumkan fitur tanpa manfaat. Setiap fitur memerlukan penjelasan "jadi ini berarti" yang dikaitkan dengan kebutuhan yang dinyatakan.
- Menggunakan bukti yang tidak dapat diperiksa oleh pembeli. Grafik tanpa sumber mengundang keraguan. Siapkan sumbernya.
- Terlaju banyak slide. Jika Anda tidak dapat menyelesaikannya dalam waktu yang disepakati, kurangi slide, bukan pertanyaannya.
- Tidak ada permintaan yang jelas. Presentasi yang diakhiri dengan "ada pertanyaan?" membiarkan langkah berikutnya berjalan tanpa arah yang pasti.
- Membaca slide. Tips dari Microsoft sangat langsung: "Jangan membaca presentasi."
Sebelum pertemuan, lakukan simulasi dek slide sekali dengan rekan kerja yang berperan sebagai pembeli. Catat setiap pertanyaan yang tidak dapat Anda jawab. Ingin draf pertama yang lebih cepat? Coba Powerdrill Bloom dengan catatan panggilan Anda dan satu lembar kerja bukti.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja yang harus disertakan dalam presentasi penjualan?
Presentasi penjualan harus mencakup pembukaan singkat dan ringkasan kebutuhan pembeli. Tambahkan solusi Anda yang disesuaikan dengan kebutuhan tersebut, ditambah bukti seperti hasil studi kasus. Presentasi ini juga harus mencakup jawaban atas keberatan yang mungkin muncul dan satu langkah berikutnya yang jelas. Letakkan harga mendekati akhir.
Berapa lama durasi presentasi penjualan sebaiknya?
Tanyakan kepada calon pelanggan berapa banyak waktu yang Anda miliki, dan rencanakan untuk diskusi. The Power of Selling memberikan contoh tiga puluh menit presentasi dan lima belas menit diskusi. Aturan 10/20/30 menyarankan 10 slide dalam 20 menit.
Apa struktur terbaik untuk presentasi penjualan?
Struktur yang umum memiliki lima langkah. Bangun hubungan, buat pernyataan manfaat umum, dan ajukan pertanyaan untuk membuat pernyataan manfaat spesifik. Kemudian presentasikan solusinya, dan tutup dengan ringkasan. Mulailah dengan kebutuhan pembeli, bukan sejarah perusahaan Anda.
Bagaimana cara memulai presentasi penjualan?
Mulailah dengan membangun hubungan serta mengonfirmasi waktu dan tujuan. Kemudian buat pernyataan manfaat singkat yang mengingatkan pembeli mengapa pertemuan ini penting. Selanjutnya, konfirmasikan kebutuhan mereka dengan beberapa pertanyaan sebelum Anda mempresentasikan solusi Anda.
Apakah AI dapat membantu membuat presentasi penjualan?
Ya. AI dapat membaca catatan panggilan, menarik hasil dari data Anda, menyusun draf kerangka, dan membuat dek slide pertama lengkap dengan grafik. AI juga dapat mencantumkan keberatan yang mungkin muncul. Anda tetap perlu memeriksa setiap angka dan menyesuaikan alur cerita dengan pembeli.
Sumber: The Power of Selling, Preparation: Your Key to Success · The Power of Selling, Making Your Presentation Work · The Power of Selling, How to Use SPIN Selling · The Power of Selling, Putting It All Together · The Power of Selling, Types of Objections · eCampusOntario, The Seven Steps of Selling · Northern Arizona University, Presentation Management · University of Texas at Tyler, Steps in the Sales Process · Microsoft Support, Tips for creating and delivering an effective presentation.