Comment créer une présentation de formation : structure et exemples

Une présentation de formation apprend aux gens à faire quelque chose qu'ils ne savaient pas faire auparavant. Il peut s'agir d'un nouveau processus, d'un outil, d'une politique ou d'une consigne de sécurité. Elle diffère des autres présentations sur un point : le succès se mesure à ce que les apprenants sont capables de faire après, et non à ce qu'ils ont entendu.

Ce guide explique comment définir des objectifs d'apprentissage et présente une structure de présentation de formation basée sur les neuf événements d'apprentissage de Gagné. Il détaille également une méthode d'IA en trois étapes ainsi qu'un exemple concret. Les dernières sections abordent les règles de conception des diapositives, les moyens de rendre la session interactive et la manière de vérifier l'efficacité de la formation.

Qu'est-ce qu'une présentation de formation ?

Une présentation de formation est un support conçu pour enseigner une compétence ou une procédure. Une présentation commerciale vise à obtenir une décision, et un rapport vise à informer. Une présentation de formation vise à modifier les actions des personnes.

Cela change la façon de la concevoir. Chaque section doit mener à une mise en pratique par l'apprenant. Les diapositives contiennent les étapes, les exemples et les exercices pratiques. Le présentateur apporte les explications.

Les présentations de formation interviennent dans de nombreux contextes :

• L'intégration. Les nouvelles recrues découvrent les outils, les politiques et les personnes ressources.
• Les changements de processus. Une équipe apprend un nouveau flux de travail ou un nouveau système.
• La conformité et la sécurité. Le personnel apprend les règles qu'il doit respecter.
• La formation produit. Les équipes commerciales ou de support découvrent un nouveau produit.
• Les ateliers de compétences. Les managers apprennent à donner du feedback ou à mener des entretiens d'évaluation.

Dans chaque cas, le matériel source existe généralement déjà. Il se trouve dans un document de politique générale, une procédure opérationnelle standard (SOP), un manuel ou un tableur répertoriant les cas passés. Une grande partie du travail consiste à transformer ce matériel en un contenu pédagogique assimilable.

Avant de commencer : rédigez les objectifs d'apprentissage

Commencez par ce que les apprenants doivent être capables de faire à la fin. Le centre d'enseignement de la Northern Illinois University le formule clairement : « Idéalement, vous devriez préparer les objectifs du cours et les objectifs d'apprentissage avant de mettre en œuvre les neuf événements. » Ces objectifs guident ensuite chaque diapositive.

Rédigez des objectifs avec des verbes observables. Le guide pédagogique de l'University of Arkansas utilise la taxonomie de Bloom à cet effet. Il met en garde contre « les verbes qui ne peuvent pas être quantifiés, comme : comprendre, apprendre, apprécier ou aimer ».

La taxonomie de Bloom classe les compétences du plus simple au plus complexe : mémoriser, comprendre, appliquer, analyser, évaluer et créer. Le guide de l'Arkansas note que « Avant de pouvoir comprendre un concept, vous devez vous en souvenir. » Pour une procédure, le niveau d'application convient, que le guide définit comme « Exécuter ou utiliser une procédure pour une mise en œuvre ou une réalisation. »

Comparez deux objectifs pour une même session :

Objectif faible	Objectif plus fort
Comprendre le nouveau processus de retour	Traiter un retour standard dans le nouveau système en moins de cinq minutes
Apprendre la politique de notes de frais	Identifier parmi cinq exemples de notes de frais lesquelles nécessitent l'approbation d'un manager
Connaître les règles de sécurité	Démontrer les étapes de consignation sur la machine d'entraînement

Gardez la liste suffisamment courte pour que chaque objectif puisse faire l'objet d'une mise en pratique. Placez les objectifs sur une diapositive dès le début, afin que les apprenants sachent ce qu'ils vont travailler.

Structure d'une présentation de formation

Une structure fiable découle des neuf événements d'apprentissage de Gagné. L'NIU explique qu'« En 1965, Robert Gagné a proposé une série d'événements associés aux conditions mentales de l'apprentissage et répondant à celles-ci. » Chaque événement correspond à une ou plusieurs diapositives.

Événement	Ce qu'il fait	Diapositives types
1. Capter l'attention	Donne une raison de s'y intéresser	Un court scénario, une question ou un chiffre surprenant
2. Informer les apprenants des objectifs	Fixe les attentes	Diapositive des objectifs
3. Stimuler le rappel des connaissances antérieures	Fait le lien avec ce qu'ils savent déjà	Diapositive « Ce que nous faisons aujourd'hui »
4. Présenter le contenu	Enseigne les étapes	Une diapositive par étape, avec des visuels
5. Guider l'apprentissage	Montre comment l'appliquer	Exemples concrets et contre-exemples
6. Susciter la performance (pratique)	Permet aux apprenants d'essayer	Diapositives d'exercices pratiques
7. Fournir du feedback	Corrige et confirme	Diapositives de réponses, questions de discussion
8. Évaluer la performance	Vérifie l'atteinte des objectifs	Contrôle des connaissances ou tâche courte
9. Améliorer la rétention et le transfert	Intègre l'apprentissage dans le travail quotidien	Aide-mémoire, prochaines étapes, où trouver de l'aide

Quelques événements méritent d'être détaillés.

Informer les apprenants des objectifs. L'NIU indique de « Fournir les objectifs avant le début de l'instruction. » Un objectif clairement énoncé indique aux apprenants ce qu'on attendra d'eux par la suite.

Stimuler le rappel. L'NIU conseille d'aider les apprenants à « donner du sens aux nouvelles informations en les reliant à quelque chose qu'ils connaissent déjà ou qu'ils ont déjà vécu. » Lors d'un changement de processus, l'ancien processus constitue le point d'ancrage évident.

Présenter le contenu. L'NIU suggère d'« Organiser et regrouper le contenu de manière logique, et de fournir des explications après les démonstrations. » Présentez d'abord l'étape, puis expliquez pourquoi elle fonctionne ainsi.

Améliorer la rétention et le transfert. L'NIU préconise d'« Aider les apprenants à retenir davantage d'informations en leur offrant des occasions de relier les concepts du cours à des applications concrètes du monde réel. » Un aide-mémoire d'une page remplit souvent ce rôle bien mieux qu'une diapositive de conclusion.

Comment créer une présentation de formation avec l'IA

L'IA peut s'occuper des tâches chronophages : lire de longs documents de politique générale, extraire les étapes d'une SOP et rédiger un premier projet de présentation. Votre rôle consiste à définir les objectifs et à vérifier chaque règle par rapport à la source. Voici la méthode en trois étapes, en utilisant Powerdrill Bloom.

Étape 1 : Rassemblez vos documents sources et définissez les objectifs

Rassemblez le matériel sur lequel repose la formation : la SOP, la politique, le manuel et toutes les données sur les erreurs passées. Un tableur répertoriant les tickets d'assistance ou les conclusions d'audit montre là où les gens se trompent réellement. La version gratuite de Powerdrill Bloom permet de « Charger des fichiers Excel, CSV, PDF et des documents ».

Indiquez le public cible, la durée et vos objectifs dans le premier prompt. Par exemple : « Il s'agit d'une présentation de formation de 45 minutes pour les nouveaux agents de support. Utilisez la SOP de retour ci-jointe comme unique source pour les étapes. À la fin, les agents doivent être capables de traiter un retour standard et de repérer les trois exceptions. »

Certaines politiques se trouvent dans un fichier Word. Pour celles-ci, la page Word to slides indique que Powerdrill Bloom peut « Convertir vos documents en présentations PowerPoint élégantes et entièrement modifiables en quelques secondes. » Téléchargez la version actuelle, et non un brouillon qui aurait été modifié depuis.

Étape 2 : Rédigez le plan autour des actions des apprenants

Demandez un plan qui suit les neuf événements. Un prompt utile est : « Rédigez un plan de formation de 14 diapositives en utilisant les neuf événements de Gagné. Attribuez à chaque objectif sa propre diapositive de contenu, un exemple concret et un exercice pratique. »

Posez ensuite des questions sur les données. « Quels sont les trois motifs de retour qui ont causé le plus de retouches au trimestre dernier ? » transforme un tableur en exemples concrets pour les apprenants. Demandez un graphique pour chaque réponse, étiqueté avec l'étape qu'il illustre.

Vérifiez chaque règle et chaque chiffre par rapport à la source. La page d'accueil de Powerdrill Bloom indique que « Chaque chiffre est fourni avec la page, la ligne et la donnée d'origine. » Cela accélère la vérification, mais le formateur doit tout de même valider chaque règle.

Étape 3 : Créez les diapositives, les exercices pratiques et le contrôle des connaissances

Une fois le plan validé, demandez la présentation. Pour les PDF, la page PDF to PPT indique que Powerdrill Bloom « lit votre document, recherche des données connexes en ligne et génère un tout nouveau PowerPoint. » Pour un support de formation, demandez-lui de s'en tenir strictement à votre source et d'exclure les données externes.

Ensuite, demandez trois éléments supplémentaires :

1. Des exercices pratiques. De courts scénarios que les apprenants résolvent pendant la session.
2. Un contrôle des connaissances. Cinq questions liées aux objectifs, accompagnées d'un corrigé.
3. Des notes de l'orateur. Quelques lignes par diapositive sur ce qu'il faut dire et demander. Notre guide sur les notes de l'orateur explique comment les rédiger de manière concise.

Terminez par un aide-mémoire d'une page. Notre guide sur les supports de présentation propose un format que les apprenants peuvent garder sur leur bureau.

Exemple de présentation de formation

Voici un exemple illustratif. L'entreprise et les chiffres sont fictifs.

Un détaillant d'équipements de plein air, Lakeside Outfitters, modifie la façon dont son équipe de support gère les retours. Le nouveau processus intègre les approbations dans le système de commande et ajoute trois exceptions. Le formateur dispose de la nouvelle SOP au format PDF et d'un tableur contenant les retours du dernier trimestre.

Les objectifs sont : traiter un retour standard dans le nouveau système, repérer les trois exceptions et savoir quand remonter le dossier.

Diapositive	Titre	Contenu
1	Les retours changent le 3 novembre	Titre, date, formateur
2	Un retour sur cinq a nécessité une retouche le trimestre dernier	Graphique issu du tableur des retours
3	À la fin de cette session, vous serez capable de…	Les trois objectifs
4	Comment fonctionnent les retours aujourd'hui	L'ancien processus, brièvement
5	Étape 1 : Trouver la commande et vérifier l'éligibilité	Capture d'écran et règle d'éligibilité
6	Étape 2 : Choisir le motif du retour	Codes de motif, avec un graphique pour les trois principaux
7	Étape 3 : Approuver ou orienter le retour	Règles d'approbation issues de la SOP
8	Exemple concret : une tente endommagée	Un retour standard, de bout en bout
9	Contre-exemple : un sac de couchage usagé	Pourquoi il s'agit d'une exception
10	Les trois exceptions	Règle, exemple et décisionnaire
11	Pratique : trois retours à traiter	Scénarios à réaliser en binôme
12	Réponses et discussion	Étapes correctes pour chaque scénario
13	Contrôle des connaissances	Cinq questions liées aux objectifs
14	Où trouver de l'aide	Aide-mémoire, contact pour escalade, prochaine révision

Notez l'ordre. La diapositive de données arrive tôt, car elle donne une raison de s'y intéresser au sujet. Chaque étape a sa propre diapositive. La pratique précède le contrôle, et la dernière diapositive permet de transposer l'apprentissage dans le travail quotidien.

Règles de conception des diapositives pour les supports de formation

Les diapositives de formation sont lues deux fois : une fois pendant la session et une autre fois plus tard comme référence. Les conseils de présentation de Microsoft offrent une base solide.

• Rédigez des textes courts. Microsoft conseille de « simplifier votre texte et de minimiser la quantité de texte sur vos diapositives ». Mettez plutôt les détails dans l'aide-mémoire.
• Assurez la lisibilité. Microsoft indique d'« éviter d'utiliser des tailles de police inférieures à 18 pt ». Optez pour une taille supérieure si les personnes sont assises loin de l'écran.
• Montrez l'étape. Microsoft conseille d'« utiliser des graphiques pour vous aider à raconter votre histoire ». Pour un processus, une capture d'écran avec une zone mise en évidence montre aux apprenants où regarder.
• Privilégiez des arrière-plans sobres. Microsoft conseille de « rendre les arrière-plans des diapositives subtils et de veiller à leur cohérence ».
• Donnez des titres explicites aux diapositives. « Étape 2 : Choisir le motif du retour » indique clairement aux apprenants où ils en sont. Notre guide sur les titres de diapositives percutants explique ce concept.

Pour les graphiques issus de vos données, limitez-vous à un seul message par graphique. Notre guide pour rendre les diapositives de données faciles à lire aborde les étiquettes et les couleurs.

Planifiez également le rythme et prévoyez un bloc de temps dédié à la pratique. Notre guide pour planifier le timing de vos diapositives montre comment budgétiser la session.

Comment rendre une présentation de formation interactive

Les suggestions de recherche sur ce sujet demandent souvent comment rendre une présentation de formation interactive ou ludique. Les neuf événements y répondent directement, car trois d'entre eux impliquent une action de la part de l'apprenant.

Demander avant d'expliquer. L'NIU suggère de « poser des questions stimulantes aux étudiants » pour capter leur attention. Commencez par un cas réel et demandez ce que le groupe ferait.

Pratiquer pendant la session, pas après. L'NIU préconise de « faire appliquer aux étudiants ce qu'ils ont appris afin de renforcer les nouvelles compétences et connaissances, et de confirmer la bonne compréhension des concepts du cours. » Les apprenants peuvent travailler sur de courts scénarios en binôme.

Utiliser des exemples et des contre-exemples. L'NIU note que les exemples montrent ce qu'il faut faire, tandis que les contre-exemples montrent ce qu'il ne faut pas faire. Pour un processus comportant des exceptions, présentez un cas qui enfreint la règle.

Fournir un feedback précis. L'NIU en décrit plusieurs types. L'un d'eux est le feedback descriptif, qui « fournit à l'étudiant des suggestions, des directives et des informations pour l'aider à améliorer ses performances. »

Les conseils généraux de Microsoft suggèrent de « demander à votre public de réserver ses questions pour la fin. » Cela convient pour une conférence. En formation, les exercices pratiques soulèvent leurs propres questions, il faut donc leur planifier du temps.

Comment vérifier que la formation a fonctionné

Une présentation de formation n'est véritablement terminée que lorsque vous savez si les personnes sont capables d'accomplir la tâche. Planifiez cette vérification avant la session.

• Testez par rapport aux objectifs. Chaque objectif doit faire l'objet d'au moins une question ou d'une tâche.
• Utilisez une évaluation avant-après. L'NIU suggère d'« administrer des pré-tests et des post-tests pour vérifier la progression des compétences dans le contenu ou les savoir-faire. »
• Observez le travail, pas seulement le quiz. Pour un processus, une courte tâche observée vous en dira plus qu'un score à un questionnaire à choix multiples.
• Analysez les données un mois plus tard. Si la formation portait sur les retours, vérifiez si le taux de retouche a diminué.

Conservez les résultats avec le support de présentation. Une brève note indiquant les questions sur lesquelles la plupart des apprenants ont échoué vous indique quelles diapositives corriger avant la prochaine session.

Cette dernière vérification boucle la boucle. Le même tableur qui vous a fourni la diapositive 2 peut vous dire si la formation a changé quelque chose. Intégrez les données du nouveau mois dans la même analyse et comparez.

Erreurs courantes

Évitez ces erreurs lors de la création de votre support.

• Copier le manuel sur les diapositives. Un support de formation n'est pas un document de politique générale. Conservez l'intégralité des règles dans l'aide-mémoire.
• Des objectifs impossibles à vérifier. « Comprendre le processus » ne vous donne rien à tester.
• L'absence de pratique. Si les apprenants se contentent d'écouter, vous ne pouvez pas savoir s'ils sont capables de réaliser la tâche.
• Trop d'informations à la fois. Si un objectif ne bénéficie pas de temps de pratique, reportez-le à une autre session.
• Des règles qui s'écartent de la source. Vérifiez chaque étape par rapport à la SOP actuelle avant la session.
• L'absence de suivi. Fournissez un aide-mémoire aux apprenants et planifiez un contrôle quelques semaines plus tard.

Avant la session, passez en revue le support avec une personne du groupe cible. Notez chaque question à laquelle vous n'avez pas pu répondre. Vous voulez un premier jet plus rapide ? Essayez Powerdrill Bloom avec votre SOP et un tableur de cas passés.

Questions fréquentes

Que doit contenir une présentation de formation ?

Une présentation de formation doit comprendre des objectifs d'apprentissage clairs, le contenu découpé en étapes courtes et des exemples concrets. Ajoutez des exercices pratiques, du feedback et un contrôle des connaissances lié aux objectifs. Terminez par un aide-mémoire ou les prochaines étapes pour que les apprenants puissent appliquer leurs acquis au travail.

Comment structurer une présentation de formation ?

Une structure courante suit les neuf événements d'apprentissage de Gagné. Captez l'attention, énoncez les objectifs et rappelez les connaissances antérieures. Présentez le contenu, guidez les apprenants avec des exemples et laissez-les s'exercer. Ensuite, donnez du feedback, évaluez la performance et aidez-les à appliquer ces acquis dans leur travail.

Quelle doit être la durée d'une présentation de formation ?

Cela dépend des objectifs et du temps de pratique nécessaire pour chacun d'eux. Planifiez le contenu, la pratique et le contrôle pour chaque objectif, puis additionnez le tout. Pour les sujets plus longs, divisez la formation en sessions plus courtes avec un contrôle à la fin de chacune.

Comment rendre une présentation de formation interactive ?

Commencez par un scénario réel et demandez ce que feraient les apprenants. Ajoutez des exercices pratiques pendant la session, présentez des exemples et des contre-exemples, et donnez du feedback précis. Prévoyez du temps pour les questions pendant la pratique, et pas seulement à la fin.

L'IA peut-elle aider à créer une présentation de formation ?

Oui. L'IA peut lire les SOP, les politiques et les manuels, en extraire les étapes et rédiger un plan ainsi que des diapositives. Elle peut également cartographier les erreurs passées à partir de vos données et rédiger des exercices pratiques ainsi que des questions de quiz. Vous devez tout de même vérifier chaque règle par rapport à la source.

Sources : Northern Illinois University, Gagné's Nine Events of Instruction · University of Arkansas, Using Bloom's Taxonomy to Write Effective Learning Objectives · Microsoft Support, Tips for creating and delivering an effective presentation.