如何撰寫簡報摘要：步驟、範例與範本
大多數的簡報投影片只會被看一次，而且很難被牢牢記住。簡報摘要才是人們會保留、轉寄，並在三週後拿來引用回覆給您的部分。
這也是大多數人在投影片做完後，才匆忙在最後撰寫的部分。這種順序完全顛倒了，而結果也反映了這一點。
本指南將介紹什麼是簡報摘要以及其三種形式。接著，它會提供一個適用於您自己或他人簡報的步驟方法。
什麼是簡報摘要
簡報摘要是一篇簡短的文字，能在沒有簡報本體的情況下，傳達該簡報的論點。
這個定義非常明確。如果讀者需要搭配投影片才能理解，那它就不是摘要，而是圖說。
有三點可以區分真正的簡報摘要與目錄：
- 它陳述結論，而非主題。「企業客戶流失率上升」優於「流失率分析」。
- 它包含關鍵數據。兩到三個，而不是二十個。
- 它說明接下來的行動。沒有以決策作結的摘要，會讓讀者只能自己憑空想像。
三種類型，以及您需要哪一種
這個詞涵蓋了三種不同的任務。寫錯類型是最常見的失敗，這通常是因為沒有人先問清楚到底需要哪一種。
| 類型 | 長度 | 撰寫時機 | 讀者 |
|---|---|---|---|
| 摘要投影片 | 1 張投影片，30–60 字 | 簡報前 | 會議室內的所有人 |
| 摘要或預覽 | 50–150 字 | 簡報前 | 決定是否參加的人 |
| 簡報後摘要 | 200–500 字 | 簡報後 | 缺席的人，以及未來的您 |
摘要投影片位於簡報內部。如果您需要的是這個，我們的高階主管摘要投影片指南涵蓋了特定投影片的版面配置。
簡報後版本是一份文件，而不是投影片。它必須經得起六週後，由沒參與會議的人在毫無背景資訊的情況下閱讀。我們的簡報後回顧詳細步驟涵蓋了這種格式。
以下的撰寫方法適用於這三種。
簡報摘要應包含哪些內容
剖析一份優秀的摘要，您會發現五個組成要素。並非每次都要出現全部五個，但若缺少了，應該是刻意的決定，而非疏忽。
- 簡報所回答的問題。一句話。如果您寫不出來，代表這份簡報根本沒有核心問題。
- 答案。同樣是一句話。這將是人們會引用的句子。
- 證據。兩到三個數據，且各自標明來源。
- 限制與注意事項。分析未涵蓋的內容，或信心度較低的部分。
- 下一步。誰在什麼時候之前要做什麼。
限制與注意事項通常是人們為了縮減字數而刪除的部分。請保留它。一份讀起來比底層研究更具確定性的簡報摘要，比沒有摘要還要糟糕。因為它傳播的範圍會比您的限制說明還要廣。
如何撰寫簡報摘要
三個步驟。順序比速度更重要。
步驟 1：在寫其他內容之前，先寫下答案
打開一份空白文件，而不是簡報。寫下一句話，回答該簡報旨在解決的問題。
在重新閱讀投影片之前先做這件事。重新閱讀會引導您去摘要結構，但結構並非重點，發現的結論才是。
如果這句話超過大約 25 個字，簡報可能提出了兩個論點。把這兩句話都寫下來，然後決定哪一個是主導論點。
單獨測試它。把這句話交給沒參與會議的人。如果他們的第一個反應是提出澄清問題，而不是直接的反應，那麼這句話的分量還不夠。
這一步決定了簡報摘要的成敗。此後的每一步都只是組裝。
一個警告：如果答案句子在您撰寫時不斷改變，說明分析尚未完成。請停止寫作，重新檢視資料。
步驟 2：擷取支持該答案的三個數據
現在帶著明確的任務回到簡報中。找出能讓您的句子具有可信度的最少數據組合。
三個通常是上限。超過這個數量，讀者就無法再吸收數據了。一堆數字也暗示著您無法決定哪些才是重要的。
記錄每個數字的來源。不要只寫「來自儀表板」，而是要寫出實際的表格、檔案或查詢。這會多花一分鐘，但在有人第一次質疑數據時，能幫您省下一個小時。
為了易讀性可以進行四捨五入，但絕不能四捨五入到得出不同的結論。將 4.2% 調整為 4% 是可以的。但在關於跨越 5% 門檻的摘要中，將 4.6% 四捨五入為 5% 則是不行的。
如果您的數據來自試算表，具體的操作方法已涵蓋在我們的不使用樞紐分析表摘要 Excel 資料指南中。
步驟 3：加入限制與注意事項和下一步，然後進行刪減
您現在有了答案和證據。還剩下兩件事。
限制與注意事項緊接在證據之後，用一句話說明。指出分析的界限。日期範圍、排除的客群，或是您設法解決的資料品質問題都符合此類。
下一步放在最後，且需要指定負責人。「我們應該重新評估定價」不是一個下一步。「定價評估，由 Dana 負責，在 10 月董事會會議前完成」才是。
然後進行刪減。閱讀草稿，並刪除所有未執行上述五項任務之一的句子。大多數的初稿在此處會減少約三分之一的篇幅，且品質會有所提升。
先刪除形容詞。像「顯著的」、「重大的」和「值得注意的」這類詞彙看似起到了強調作用，但實際上不包含任何資訊。如果數字很大，數字本身就會說明一切。
實際範例
以下是同一個發現的糟糕寫法與優秀寫法對比。
修改前，84 字：
本簡報涵蓋了我們的季度流失率分析。我們檢視了不同客群和時間段的流失率。該分析包含了來自多個來源的資料。我們在企業客群中發現了一些有趣的模式，可能值得進一步調查。另外也有與中階市場相關的發現。我們討論了幾種可能的解釋。我們還涵蓋了團隊在未來幾週內，根據優先順序可以考慮採取的潛在下一步行動。
修改後，79 字：
企業客戶流失率在 Q3 上升至 4.2%，高於 Q2 的 2.8%。中階市場和 SMB 保持穩定。
由三個數據支持此結論。在 14 個流失的企業客戶中，有 11 個在記錄中沒有高階主管贊助人（CRM 匯出資料，9 月 18 日）。這些帳戶的平均首次價值實現時間為 47 天，而目標為 21 天（新手引導日誌）。14 個帳戶中有 9 個的支援工單開啟時間超過 30 天。
這不包括因收購而流失的客戶。Dana 負責在 10 月董事會會議前完成贊助人覆蓋率審查。
兩者長度幾乎相同。第二個版本可以轉寄給缺席會議的人，且他們能據此採取行動。
請注意第二個版本沒有做的事：它從未描述簡報本身，而是直接傳達發現的結論。
來源標註也在默默發揮作用。每個數據都用不超過四個字標明出處。這幾乎不花費任何撰寫成本，卻能消除最常見的後續追問。
簡報摘要應該多長
摘要長度應與讀者的決策相匹配，而不是與簡報的長度相匹配。如果發現的結論很簡單，一份 60 張投影片的簡報也可以只寫出 40 字的摘要。
| 情境 | 目標長度 |
|---|---|
| 摘要投影片 | 30–60 字 |
| 電子郵件內文 | 100–200 字 |
| 共享文件或 Wiki | 200–500 字 |
| 董事會會前閱讀材料 | 300–500 字，並附上簡報 |
超過 500 字，您就是在寫報告了。那是另一種具有不同規範的交付成果。
保持在上限以下有一個實際的原因。摘要通常是在手機上、走廊上或會議空檔被閱讀。任何需要捲動兩次螢幕的內容都會被留到以後再看，然後就再也不會被看了。
能經得起閱讀的語言
美國聯邦政府的簡明語言指南在此處完全適用。它也比大多數寫作建議更具體。
使用主動語態。正如 Digital.gov 的簡明語言指南所說：「主動語態能明確指出誰該做什麼。它消除了關於職責的模糊空間。」在指派下一步行動的摘要中，這就是關鍵所在。
使用現在式。該指南直接說明了原因：「動詞最簡單且最強烈的形式就是現在式。」
注意隱藏的動詞，即把動作轉化為名詞的習慣。指南中的例子非常精準：寫「我們分析資料」，而不是「我們對資料進行分析」。摘要很容易出現這個問題，因為名詞化的版本聽起來更正式。但這種正式感讀起來就像是贅字。
還有一個不花成本的測試：大聲朗讀簡報摘要。任何讓您讀起來卡住的句子，也會讓讀者卡住。
常見錯誤
- 摘要簡報結構而非發現的結論。特徵是開頭第一句寫著「本簡報涵蓋了」。
- 把答案埋在第三段。讀者很早就停止閱讀了。請以結論開頭。
- 遺漏限制與注意事項。摘要傳播的範圍比簡報更廣，因此未經限定的聲明也會隨之傳播。
- 數據沒有來源。只要遇到第一個您無法回答的質疑，您就會失去聽眾的信任。
- 下一步沒有指定負責人。沒有名字的行動是不會被執行的。
- 在最後一刻匆忙撰寫。在製作第一張投影片之前，先擬定答案句子。這也能改善簡報本身的品質。
- 重複使用上季度的措辭。套用舊的簡報摘要會掩蓋改變的事物，而這通常才是重點。
摘要他人的簡報
撰寫一份非您製作的簡報摘要是另一種挑戰。您有投影片，但沒有背後的推論，而這兩者很少是同一回事。
從結尾倒推回去。簡報者通常會把真正的結論放在最後三張投影片中，或者只是口頭說出來而從未寫下來。從那裡開始，而不是從第一張投影片開始。
然後親自對照證據檢查結論。無論投影片是誰製作的，只要您署名了這份簡報摘要，它就代表了您的主張。如果數據不支援結尾投影片，這個落差就應該寫在限制與注意事項中。
在發布前問簡報者一個問題：您漏掉了什麼？答案通常是整個摘要中最有用的句子，而且它幾乎從未出現在投影片上。
在這裡，屬名也很重要。在頂部標明簡報者和日期。六個月後，沒有人會記得這是誰的分析，而這份摘要才是會留存下來的東西。
對於定期會議，有一個值得養成的習慣：將摘要保存在同一個地方，並採用一致的結構，這樣讀者只需瀏覽其中四份就能看出趨勢。一個格式不一致的記錄資料夾幾乎不比沒有記錄好，因為對比會變成繁重的手工勞動。
可重複使用的範本
複製並填寫此範本。共有五個欄位，依此順序排列。
發現：［一句話。答案，而非主題。］
證據：［數據 1，附來源。］［數據 2，附來源。］［數據 3，附來源。］
限制與注意事項：［此分析未涵蓋的內容。］
下一步：［行動、負責人、日期。］
詳細資訊：［簡報或底層資料的連結。］
最後一個欄位比看起來更重要。一個能連結回來源的簡報摘要，不僅在第一次閱讀時，在第二次閱讀時也會獲得信任。
將範本保存在您團隊已經在使用的任何工具中。一個沒人找不到的格式，不管理論上多好，都不會有人使用。
真正的功夫花在哪裡
撰寫摘要很快。但找出支持它的三個數據卻很慢，尤其是當它們分散在不同的地方時。
這正是值得自動化的部分。當數據分散在試算表、資料庫和 PDF 中時，手動彙整會耗費您一整個下午的時間。這也是引入謄寫錯誤的地方。
Powerdrill Bloom 可以處理這半邊的工作。用自然語言向您的文件和資料庫提問，每個數字都會伴隨著頁碼、資料列以及背後的數據一起返回。最後這部分能讓您無需回頭查找，就能直接寫下來源註記。
判斷力仍然在您手中。哪個發現是主導、限制與注意事項要寫什麼，以及誰來負責下一步，這些決策是任何工具都無法替您做出的。在您發送之前，我們的簡報審查清單是一個很有用的最後把關工具。
常見問題
什麼是簡報摘要？
它是一篇簡短的文字，能在沒有簡報本體的情況下傳達簡報的論點。一份優秀的摘要會陳述發現的結論、提供兩到三個支持數據、指出限制與注意事項，並指派下一步行動。
簡報摘要應該多長？
摘要投影片約 30 到 60 字，電子郵件約 100 到 200 字。共享文件則為 200 到 500 字。長度取決於讀者的決策，而非簡報的大小。
摘要（Summary）與大綱（Abstract）有何不同？
大綱是在簡報前撰寫的，旨在幫助人們決定是否參加。而簡報摘要通常是在簡報後撰寫的，旨在將發現的結論傳達給未到場的人。
簡報摘要應該包含建議嗎？
是的，作為結尾要素，並附上負責人和日期。僅停留在發現結論的摘要會讓讀者自己去想像下一步，而他們通常什麼都不會做。
我可以在製作簡報之前先寫摘要嗎？
您應該這麼做。先擬定答案句子會迫使您明確自己的結論，且往往能縮短簡報篇幅。如果您寫不出那句話，說明簡報還不具備製作的條件。我們的使用 AI 撰寫數據簡報大綱指南涵蓋了接下來的步驟。
來源： Digital.gov，為了理解而寫（Writing for understanding），改編自 PlainLanguage.gov 的簡明語言指南系列。