如何利用 AI 撰寫簡報講稿：完整指南
簡報講稿是您計劃要說的完整內容，按投影片逐頁以口語句子寫成。若要使用 AI 撰寫講稿，請將您的簡報和來源資料提供給該工具。草擬每張投影片的台詞，然後將草稿刪減至您的時間限制內。大多數聽眾在每分鐘 100 到 165 個單字的速度下聽得最清楚。
本指南涵蓋了什麼是簡報講稿、它與演講者備忘稿有何不同、它應該有多長，以及如何編排其格式。接著，它將透過一個實際範例，逐步引導您完成三步驟的 AI 工作流程。
什麼是簡報講稿
簡報講稿是您演講的逐字版本。它遵循投影片的順序，並以完整的句子寫出當每張投影片顯示在螢幕上時，您將要說的話。
它不是投影片上的文字。投影片承載的是證據：圖表、重點數字、單行重點。而講稿則承載了將它們連結起來的解釋。
簡報講稿也與演講者備忘稿不同。備忘稿是提示，通常每張投影片只有幾個項目符號。而講稿則足夠完整，甚至其他人也可以看著它來進行演講。我們關於 演講者備忘稿 的指南詳細介紹了這種較輕量化的格式。
人們撰寫講稿有三個常見原因：演講至關重要（例如董事會報告或融資簡報）；演講會被錄音或錄影，因此字字句句都會留底；或者演講者正在使用第二語言進行簡報，並希望提前確定措辭。
講稿、演講者備忘稿或大綱：您需要哪一種
這三種格式介於寬鬆到精確的級距之間。請選擇符合演講風險程度的格式，而不是感覺最詳盡的那一種。
| 格式 | 包含內容 | 最適合 |
|---|---|---|
| 大綱 | 要點順序，每點一行 | 您經常進行的內部更新報告 |
| 演講者備忘稿 | 每張投影片兩到五個提示 | 大多數現場簡報 |
| 簡報講稿 | 每個句子，依演講順序排列 | 錄音/錄影演講、融資簡報、董事會會議、第二語言演講 |
許多經驗豐富的簡報者會先撰寫完整的講稿，然後將其簡化為備忘稿。撰寫講稿能強迫將每個過渡環節轉化為文字。隨後的備忘稿會更短，因為思考過程已經完成了。
簡報講稿應該有多長
簡報講稿的長度取決於說話速度。Microsoft 的 Speaker Coach 指南建議簡報者「以每分鐘 100 到 165 個單字的速度說話」。它指出，這是大多數聽眾最容易理解的速度。
這個範圍提供了一個簡單的字數預算。下表將時間長度乘以該範圍的兩端數值。
| 演講長度 | 每分鐘 100 個單字時的講稿長度 | 每分鐘 165 個單字時的講稿長度 |
|---|---|---|
| 5 分鐘 | 500 字 | 825 字 |
| 10 分鐘 | 1,000 字 | 1,650 字 |
| 20 分鐘 | 2,000 字 | 3,300 字 |
如果您的投影片包含資料，請規劃使用該範圍內較低的字數。每個圖表都需要停頓，以便聽眾閱讀。包含圖表的投影片通常需要 20 到 30 秒的靜默或慢速演講，才能讓重點深入人心。
也要為每張投影片設定字數預算。一個包含 10 張投影片、10 分鐘的演講平均每張投影片分配 1 分鐘，但開場和結尾的投影片通常需要更長的時間。在撰寫之前，一份 投影片時間規劃 能讓這種時間分配更加明確。
如何使用 AI 撰寫簡報講稿
以下工作流程包含三個步驟。AI 負責草擬，而您負責決策。
步驟 1：將簡報和來源資料放在同一個地方
從講稿必須忠實呈現的所有內容開始。這意味著簡報本身（匯出為 PDF），以及其圖表背後的資料檔案。
將兩者上傳到 AI 工作空間，例如 Powerdrill Bloom。其方案支援上傳 Excel、CSV、PDF 和文件，因此簡報和試算表可以並排存放。
這比提示詞更重要。僅根據投影片草擬的講稿只會重複螢幕上的內容。而結合投影片背後資料所草擬的講稿，則能解釋數字變動的原因。
在要求草稿之前，寫下三件讓 AI 遵循的事項：聽眾是誰？他們應該做出什麼決定或記住什麼？您有多少分鐘的時間？
步驟 2：按投影片逐頁草擬講稿，並使用口語句子
要求每張投影片產生一個章節，並標註投影片編號和標題。要求使用口語句子，而非項目符號。要求每個章節都以該投影片的重點開頭，並以引導至下一張投影片的句子結尾。
給予 AI 每張投影片的字數預算。使用上述的說話速度範圍，1 分鐘的投影片大約分配 130 個字。標題投影片可能分配 40 個字。
將草稿中的每個數字與來源檔案進行核對。Powerdrill Bloom 的首頁指出，每個數字「都會附帶其背後的頁面、資料列和數據」。這種追溯功能使核對變得快速，但您仍然需要親自執行。大聲說錯數字比投影片上的數字錯誤更難糾正。
然後大聲朗讀草稿一次，先不要進行編輯。標記任何讓您讀起來不順口的句子。這些就是需要優先重寫的句子。
步驟 3：刪減至符合時間並標記停頓點
現在，以自然的節奏朗讀草稿並進行計時。大多數初稿都會超時三分之一，因為書面句子包含的字數比口語句子多。
按以下順序進行刪減：刪除重複投影片已顯示內容的句子。接著，縮短任何超過 20 個字的句子。然後，捨棄重複說明相同觀點的範例。
最後標記演講提示。在您要停頓的地方加上斜線，並將每個句子中您要強調的一個詞加粗。在切換投影片的地方加上「點擊」等備註。這些標記能將草稿從一份文件轉化為您可以上台演繹的劇本。
最後，要求 AI 進行第二次修改，並給予一個指令：讓它聽起來像真人在說話。比較這兩個版本，並保留您實際會說出口的台詞。
如何編排簡報講稿的格式
良好的格式能讓您在站立演講時輕鬆使用講稿。以下慣例能讓講稿一目了然。
- 每張投影片為一個章節。 在每個章節開頭標註投影片編號和標題，以便您能立即找到自己的位置。
- 簡短的段落。 將每個段落保持在兩到三個句子。您的眼睛需要落腳點。
- 大字體。 如果您要列印出來，請使用 14 級（14-point）或更大的字型，以及寬鬆的行距。
- 邊欄的演講標記。 將停頓、強調和投影片切換標記放在您能一目了然的地方。
- 按您說話的方式書寫數字。 當精確度對聽眾而言並不重要時，寫「大約三分之一」而不是「33.4%」。
一個可重複使用的簡報講稿範本，每張投影片只需要五個欄位：
- 投影片： 編號和標題。
- 核心觀點： 聽眾必須記住的一句話。
- 台詞： 在字數預算內的口語台詞。
- 提示： 停頓、強調和投影片切換。
- 過渡句： 引導至下一張投影片的句子。
在撰寫任何「台詞」之前，先為每張投影片填寫「核心觀點」欄位。如果某張投影片沒有明確的觀點，它可能應該放在附錄中，而不是放在簡報講稿裡。
如果您要看著螢幕或讀稿機朗讀，請保持句子簡短並避免使用表格。如果您要憑記憶演講，講稿就會變成排練工具，而不是您拿在手上的東西。
實際範例
以下是季度業務回顧講稿中某張投影片的章節。該投影片顯示了按區域劃分的營收長條圖。
投影片 4：按區域劃分的營收。
這是本季度取得勝利的關鍵。 / 北美地區的成長速度比任何其他區域都更快，而且是在沒有調整價格的情況下實現的。
您在這裡看到的差距幾乎全來自新客戶。 / 歐洲地區持平，我們將在下一張投影片中說明原因。[點擊]
該章節為 47 個單字，以推薦的速度計算，大約需要 17 到 28 秒。這給了聽眾閱讀圖表的時間。它以重點開頭，解釋了圖表無法呈現的一件事，並過渡到下一張投影片。
請注意它省略了什麼。它沒有大聲讀出長條圖的數值，因為圖表已經顯示了。它也沒有列出每個區域，因為只有兩個區域與論點相關。
為耳朵而寫，而非為紙張而寫
口語遵循與書面語不同的規則。在紙上讀起來很流暢的簡報講稿，說出來時往往聽起來很生硬。
使用比報告中更短的句子。聽眾無法重讀，因此每個句子都必須在第一時間讓人聽懂。儘早出現主詞和動詞。「營收在每個區域都有成長」比「在每個區域，儘管存在我們討論過的逆風，營收依然成長」更容易理解。
重複關鍵重點的次數要比您感覺自然的次數更多。在文件中，把一件事說兩次顯得粗心大意。但在演講中，這正是人們記住它的方式。
使用指引詞。諸如「第二個原因」或「問題在這裡」之類的片語能告訴聽眾他們目前聽到哪裡。書面文件使用標題來達到這個目的，而演講則只能依靠您的聲音。
最後，刪除您在對話中不會使用的專業術語。如果您在和同事喝咖啡時不會說「發揮協同效應」，那就不要在舞台上說。
如何在不看著講稿的情況下進行排練
講稿旨在為您做好準備，而不是要在聽眾面前逐字朗讀。看著紙張朗讀會中斷眼神接觸，並使您的表達顯得平淡。
分三輪進行排練。第一輪，大聲朗讀完整講稿兩次。第二輪，僅看著投影片進行演講，只有在卡住時才看一眼講稿。第三輪，演講給另一個人聽，並詢問他們在何處聽不懂或分心。
Microsoft 的 Speaker Coach 可以協助進行第二輪排練。其支援頁面指出，它能「偵測您何時過於囉唆，或者只是在朗讀投影片上的文字」。它還會報告您的說話速度，以便您對照 100 到 165 的範圍進行檢查。
逐字背誦開頭和結尾。這些是緊張感達到頂峰的時刻，而一句固定的第一句話能讓您順利開始。至於中間部分，請記住要點的順序，而不是確切的字眼。
如果很可能會有提問，請單獨為其做準備。我們關於 在簡報中回答資料問題 的指南涵蓋了演講的這部分內容。
常見錯誤
- 將投影片文字寫進講稿。 如果講稿逐字重複投影片內容，聽眾會自己提前閱讀並停止傾聽。
- 以報告式的書面散文段落書寫。 帶有嵌套子句的長句子很難說出口，也更難理解。
- 忽略時間。 超時 30% 的講稿會迫使您匆忙結束，而這通常是做出決策的關鍵時刻。
- 跳過數字核對。 AI 草稿可能會對數據進行四捨五入、重新排序或錯誤標記。請對照來源核對每一個數字。
- 在正式演講前從未大聲說出來。 講稿只有在被實際說過幾次之後才能發揮作用。
AI 真正節省時間的地方
AI 在撰寫簡報講稿的初稿時速度最快。將 12 張投影片和一個試算表轉化為 12 個口語章節只需要幾分鐘，而不是一整個晚上。它也很擅長在第二輪修改中調整語氣，將生硬的台詞重寫為口語化的對話。
它在判斷上節省的時間較少。決定聽眾應該記住什麼、要刪減哪張投影片以及在哪裡停頓，仍然是您的工作。
最實用的配置是將簡報、資料和草稿放在一起，以便講稿中的每個主張都可以對照其來源進行核對。如果簡報本身還不存在，我們的 Excel to PowerPoint 頁面介紹了如何先從試算表建立簡報。演講結束後，一份簡短的 簡報摘要 可以讓錯過演講的人獲得相同的重點。
您可以搭配您的下一份簡報及其背後的檔案，來嘗試使用 Powerdrill Bloom。
常見問題
什麼是簡報講稿？
簡報講稿是演講者計劃要說的完整內容，按投影片逐頁組織。它比作為簡短提示的演講者備忘稿更為詳細。講稿常用於錄音/錄影演講、融資簡報和董事會會議。
簡報講稿應該有多長？
Microsoft 的 Speaker Coach 指南建議說話速度為每分鐘 100 到 165 個單字。因此，10 分鐘的演講大約需要 1,000 到 1,650 個單字。如果您的投影片包含需要閱讀時間的圖表，請以較低的字數為目標。
如何編排簡報講稿的格式？
讓每張投影片都有自己的章節，並以投影片編號和標題作為開頭。將段落保持在兩到三個句子，使用大字體，並在邊欄標記停頓和投影片切換。按您要說出來的方式書寫數字。
如何背誦簡報講稿？
逐字背誦開頭和結尾，中間部分則只需記住要點的順序。僅看著投影片進行排練，卡住時才看一眼講稿。在正式演講前，先演講給一位聽眾聽。
AI 可以幫我撰寫簡報講稿嗎？
如果您將簡報、來源資料、聽眾和時間限制提供給 AI，它可以在幾分鐘內產生一份出色的初稿。您仍然需要對照來源核對每個數字、將草稿刪減至符合時間，並重寫您自然情況下不會說出口的台詞。
來源： Microsoft Support, Suggestions from Speaker Coach · Microsoft Support, Rehearse your slide show with Speaker Coach。長度表中的字數預算是根據 Microsoft 推薦的說話速度範圍計算得出的。