如何製作執行摘要投影片：完整指南
大多數簡報都以議程開場。但大多數簡報應該要以答案開場。
一張投影片，大約二十秒就能讀完，告訴忙碌的讀者你發現了什麼，以及你希望他們做什麼。之後的所有內容都是證據。
本指南將介紹執行摘要投影片應包含哪些內容以及該刪除哪些內容。同時也會介紹如何撰寫標題，以及如何從資料檔案中建立摘要，而無需手動抄寫數字。
投影片必須達成的任務
這項規則在 PowerPoint 出現之前就已經存在，而且是由專門寫給毫無耐心的讀者看的人所提出的。
美國聯邦的簡明語言指南在一項較長的說明中，用四個字概括了這一點：「組織資訊。讓讀者做好預期準備。在最前面摘要冗長的文件。」
「在最前面」就是全部的核心任務。摘要不是你在最後才看到的總結，而是讀者在決定要花多少注意力看其餘內容之前先看到的內容。
同一份指南也指出了決定其他所有選擇的限制條件：「簡明語言的第一條規則是：為你的讀者而寫。」為建立模型的分析師所寫的執行摘要投影片，與為核准預算的人所寫的投影片是完全不同的。
這會帶來一個人們往往會抗拒的實際結果。如果讀者在看完這張投影片後就停下來，他們仍然應該掌握決策、原因和訴求。將其設計成「即使停下來也安全無虞」，正是摘要與引言的區別所在。
投影片應包含的四個區塊
這張投影片的大多數實用版本都包含相同的四個部分，並依此順序排列。
發現。一句話，以結論而非主題的方式陳述。「第三季流失率上升至 4.1%，主要集中在未滿十二個月的帳戶」——而不是「第三季流失率分析」。
證據。二到四個支持該發現的數字，並附上對比基準。沒有基準的數字只是裝飾。
影響。如果該發現屬實，接下來會發生什麼事。這句話才是主管們真正會爭論的重點，如果省略了它，爭論就會被轉移到一張根本沒人看得到的投影片上。
訴求。你想要什麼、向誰要、何時要。即使答案是「今天不需要做決定」，也要明確說明。
| 區塊 | 長度 | 常見失敗原因 |
|---|---|---|
| 發現 | 一句話 | 寫成主題而非結論 |
| 證據 | 二到四個數據 | 數字沒有對比基準 |
| 影響 | 一到兩句話 | 完全省略 |
| 訴求 | 一句話 | 負責人模糊或沒有日期 |
包含這四個部分的執行摘要投影片通常會顯得擁擠，這就是為什麼下一節與本節同樣重要的原因。
應該省略的內容
簡明語言指南對於那些只會增加字數卻無助於表達意義的機制直言不諱：「主動語態能明確指出誰該做什麼。它消除了職責上的模糊空間。」以及：「被動語態會模糊誰負責處理什麼，這是政府寫作中最大的問題之一。」
在時態方面，建議同樣直接：「動詞最簡單且最強烈的形式是現在式。」
單憑這兩條規則，就能將擁擠的投影片內容縮減五分之一。在編輯時，值得記住指南中給出的範例——不是「這件事必須被完成」，而是「你必須做這件事」。
除了語言之外，有四件事經常出現在這張投影片上，但其實不應該出現：
- 方法論。你如何計算的內容應該放在附錄中。在意的讀者自然會問。
- 關於資料品質的注意事項。除非注意事項會改變決策，否則應放在詳細資訊投影片的頁尾註記中。
- 議程。摘要和目錄是不同的東西，承載著不同的任務。
- 一張以上的圖表。單張小圖表可以支持你的發現。兩張圖表意味著你還沒決定發現是什麼。
該指南確實明確支持兩種壓縮資訊的方法。「在適當的情況下使用表格」——並指出這「不僅僅用於顯示數值資料」——以及「使用清單。它們可以幫助你快速傳達詳細資訊，而不會讓讀者負擔過重。」
撰寫標題
標題行承載的工作比內文更多，而且是最常被浪費的部分。
僅命名主題的標題（例如「第三季留存率審查」）只告訴讀者他們身在何處。而陳述結論的標題（例如「除了新帳戶外，各處留存率均保持穩定」）則告訴他們該思考什麼。只有後者在被轉寄的 PDF 中單獨閱讀時，依然能發揮作用。
測試這張投影片標題的三個標準：
- 它有可能是錯的嗎？如果沒有人會反對它，那它只是一個標籤，而不是一個主張。
- 在沒有圖表的情況下它還能成立嗎？被轉寄的簡報最先流失的就是上下文脈絡。
- 字數是否在十二個字以內？較長的標題反正大家也只會略讀到第一個子句。
在每張投影片標題中寫入結論的相關習慣，已在重點投影片標題的教學中介紹。摘要投影片是這點最為關鍵的地方，因為它是唯一保證會被閱讀的投影片。
從你的資料中建立摘要投影片
當數字存在於試算表或匯出的檔案中時，以下步驟可以讓你直接從檔案生成製作完成的投影片，而無需重新輸入任何內容。
步驟 1：上傳來源資料並說明讀者對象
在 Powerdrill Bloom 中，從簡報背後的活頁簿、CSV 或匯出檔案開始。用自然語言描述你想要的投影片，並指明誰會閱讀它。
讀者對象的說明比其他任何指令更能改變輸出結果。「為財務委員會進行摘要」和「為產品團隊進行摘要」會從完全相同的資料中產生不同的發現，因為這兩個群體關注的資料欄位不同。
如果有待決策的事項，請說明該決策是什麼。針對待定決策撰寫的摘要，會比針對「以下是發生的事情」撰寫的摘要更加精準犀利。
步驟 2：在調整版面配置前先確定發現
先閱讀建議的發現並對其提出質疑。這是一個結論還是一個主題？證據是否真的支持它，還是只支持一個較弱的版本？
這是人們最常跳過的步驟，而跳過它的後果就是產生一張格式精美卻毫無內容的投影片。試著對同一份資料提出兩到三種互相競爭的解讀，並深思熟慮地做出選擇。
同時檢查對比基準。與上一季對比、與計劃對比、與去年同期對比，是三個完全不同的故事。你所選擇的對比基準，就是你正在提出的論點。
步驟 3：生成投影片與備用投影片
要求生成執行摘要投影片本身，外加兩到三張能回答顯而易見的後續問題的詳細資訊投影片。
要求數字必須是可追溯的（即哪些資料列產生了每個數據），這樣一來，即使在會議現場遭到質疑，事後也不需要重新製作。
匯出簡報，然後只閱讀摘要投影片，並詢問僅憑這張投影片是否就能明確做出決策。實用的簡報能通過這項測試；而草稿在第一次嘗試時很少能通過。
這週要為你自己的數據製作摘要嗎？立即試用 Powerdrill Bloom。
這與執行摘要文件有何不同
這兩者除了名字相同之外，幾乎沒有其他共同點，而將它們混為一談是這個領域最常見的結構性錯誤。
文件版本是私下線性閱讀的，長度完全取決於讀者的選擇。它可以容納一段背景脈絡、細微差別以及適度留有餘地的結論。關於從試算表撰寫執行摘要以及從原始業務資料生成執行摘要的教學涵蓋了這種形式。
投影片版本則是在會議室中於數秒內被閱讀，通常是在有人一邊講解的情況下。它無法容納細微差別，而且留有餘地的措辭會被解讀為不確定性，而非嚴謹。
這會帶來三個具體的結果：
- 長度。文件摘要長達數段。投影片總共大約只有六十到九十個字。
- 留有餘地。文件可以寫「結果在方向上是積極的，但須符合第 4 節中的注意事項」。投影片則直接陳述發現，並由簡報者口頭說明注意事項。
- 順序。文件可以循序漸進。投影片則必須以結論開頭，因為沒有第二次機會。
如果你已經寫好了文件版本，請不要直接貼進去並縮小字型。請提取出這四個區塊並重新構建。
格式與版面配置
行得通的版面配置通常很枯燥，而這正是關鍵所在。
將標題以全寬置於頂部，字型要大到能讓會議室後排的人看清。在下方使用雙欄拆分。發現和影響以純文字形式放在左側。支持的數據則放在右側，呈現為一個小表格或單張圖表。
在視覺上將訴求分開——例如底部的一條橫幅或框線。這是人們稍後重新查看投影片時會尋找的部分。讓他們費心尋找是一種阻礙，而你可以輕易消除這種阻礙。
字型大小可以解決這裡的大多數爭論。如果內文需要縮小到大約 18 點以下才能放得下，那麼問題出在字數，而不是字型。請刪減字數，而不是縮小字型。
還有一個值得採用的版面配置習慣：保持右下角空白。那是視線最後落下的地方，空白的角落代表的是自信，而不是浪費空間。
Presenting it
摘要投影片是那張你應該要能不看它就能進行簡報的投影片。
說出發現，然後停頓一下。大多數簡報者會急著跳過自己的結論而進入證據，這會讓聽眾習慣將結論視為前言。
當問題提早出現時（在這張投影片上一定會發生），請用一句話回答，並提供詳細資訊投影片，而不是即興發揮。知道哪張投影片能回答哪個問題，是準備工作能帶給你的最大好處。
如果聽眾不同意該發現，摘要投影片依然發揮了作用。在第二分鐘而不是第二十分鐘引發不同意見，正是這張投影片存在的全部意義。關於在簡報中回答資料問題的教學涵蓋了後續的處理方式。
完成後的範例
抽象的描述不如具體的範例有幫助，因此這裡提供一個範例。
標題。「在工單量持平的情況下，支援成本上升了 22%。」
證據。每張工單成本為 $14.80，而上一季為 $12.10。工單量為 41,200，而上一季為 41,600。平均處理時間為 9.4 分鐘，而上一季為 7.9。
影響。增加的是處理時間，而不是需求。按照目前的趨勢，下一季將增加大約 $110,000。
訴求。在 9 月 30 日前核准路由變更。指明負責人，單獨一行。
這大約有七十個字，讀者可以從中獲得完整的論點。每個數字都帶有對比，且影響陳述的是後果，而不是重申發現。
請注意省略了什麼。沒有方法論、沒有資料注意事項，也沒有圖表。一張設計良好的執行摘要投影片可以包含一張小圖表，但這個版本不需要，因為三組對比數字已經說明了問題。
每行背後的詳細資訊都存在於後續的投影片中。如果沒有人提問，你就為大家節省了十分鐘。
常見錯誤
寫成主題而非結論。「客戶留存率概覽」沒有告訴讀者任何他們從會議邀請中不知道的事情。
數字沒有對比基準。「營收為 $4.2M」是一個事實。「營收為 $4.2M，而計劃為 $4.8M」則是一個發現。
沒有訴求。如果沒有人知道你想要什麼，會議就會以「謝謝，請把簡報寄給大家」結束。
字數太多。九十個字是實用的上限。超過這個限制，投影片就變成了被閱讀的材料，而不是用來簡報的，你等於寫了一份帶有邊框的文件。
最先製作摘要。在分析完成之前撰寫的摘要，只是格式精美的猜測。請最後再撰寫摘要，儘管它出現在最前面。
與下一張投影片重複。如果摘要和其後的投影片包含相同的圖表，其中一張就是多餘的。
在標題中留有餘地。「留存率可能略有下降」會引導大家重新爭論資料，而不是討論其影響。
常見問題
執行摘要投影片應該包含哪些內容？
四個部分。以結論形式陳述的發現，以及二到四個帶有對比基準的支持數據。接著是如果該發現屬實的影響，以及包含負責人和日期的具體訴求。如果讀者看到這裡就停下來，他們仍然應該擁有做出回應所需的一切資訊。
它應該有多長？
總共大約六十到九十個字，這通常意味著一個標題、三到四行短句，以及一個小表格或單張圖表。如果內文字型必須縮小到大約 18 點以下，請刪減內容，而不是縮小字型。
執行摘要投影片與執行摘要文件有何不同？
文件是私下線性閱讀的，可以包含細微差別、注意事項和多個段落。投影片則是在會議室中於數秒內被閱讀，以結論開頭，並將注意事項留給簡報者口頭說明。在兩者之間進行轉換時，請重新構建，而不是直接縮小。
如何排版執行摘要投影片？
使用陳述結論的全寬標題，然後是雙欄內文，左側為純文字，右側為數據。在底部視覺上將訴求分開。聯邦簡明語言指南建議將表格和清單作為壓縮資訊的方法，並指出清單可以快速傳達詳細資訊，而不會讓讀者負擔過重。
如何撰寫標題？
陳述結論而非主題，將字數控制在大約十二個字以內，並檢查是否有人原則上會不同意它。一個沒有人會爭論的標題只是一個標籤，而標籤浪費了投影片上閱讀率最高的一行。
來源：Digital.gov，「簡明語言原則」與「為理解而寫」，簡明語言指南系列，美國總務管理局。