如何利用 AI 製作簡報講義：2026 年的 5 個簡單步驟
簡報講義是您結束演說後，聽眾會留存的文件。製作講義最快的方法是直接從簡報背後的數據資料生成，而不是從投影片本身。本指南將介紹 PowerPoint 原生提供的功能、其局限性，以及利用 AI 製作講義的五個步驟。
講義的真正用途
列印投影片並不等於撰寫一份會後留存資料。簡報是為了在有人講解時閱讀而設計的；而這份文件則是供人在幾天後獨自閱讀，閱讀者甚至可能當時根本不在現場。
這種落差正是許多列印簡報失效的原因。在螢幕上效果極佳的投影片可能只有四個字和一張圖表。但在紙張上，少了口頭解說，那四個字就變得毫無意義。
一份優秀的講義會包含簡報刻意省略的三個要素：每個圖表背後的數據、您口頭說明的假設，以及您要求做出的決策。其他所有內容都是可有可無的。
這些頁面的生命週期也比會議錄音錄影更長。它們會被轉寄、標註，並被複製貼上到其他文件中。
PowerPoint 原生提供的功能
Microsoft 提供了兩種獨立的講義製作路徑，分別解決不同的問題。
第一種是「講義母片」。根據 Microsoft 的官方說明文件，您可以從「檢視」索引標籤中，按一下「母片檢視」群組中的「講義母片」來存取。Microsoft 指出，「對講義母片所做的變更會套用到列印講義的所有頁面上。」
在該檢視中，「版面設定」群組包含三個控制項：「講義方向」、「投影片大小」和「每頁投影片張數」。在選擇之前，有一個版面配置細節值得注意：「『3 張投影片』選項包含可供聽眾用來記筆記的橫線。」
第二種路徑是列印對話方塊。Microsoft 的 列印指南 將「列印版面配置」描述為選擇「僅投影片、僅備忘稿、大綱或講義」的地方。
同一頁面也解釋了每個選項產生的效果。「『大綱』僅列印投影片中的文字，不含圖片。」「備忘稿」頁面則「顯示投影片及其下方相關的備忘稿」。而「講義」則是「使用多種版面配置在單一頁面上列印多張投影片，有些版面還留有筆記空間」。
有一個預設設定經常讓人措手不及。Microsoft 指出，「在 PowerPoint for Microsoft 365 中，預設情況下，列印的講義在每張投影片影像下方都會包含投影片編號。」您可以在列印版面配置下拉式選單的「講義」區段下取消勾選此項目。
原生路徑的局限之處
這些控制項都不會為您撰寫任何內容。它們只是重新編排您投影片上已有的內容。
這正是這兩項功能的真實極限。講義母片決定了一頁可以容納多少張縮圖。它不會幫您補上因版面空間不足而刪除的表格，不會重申您口頭說過的假設，也不會詳細說明長條圖所代表的具體數據。
雖然 Microsoft 365 在提供這些控制項的同時也配備了 Copilot，且上述兩個支援頁面頂端都附有 Copilot 提示詞，但這裡要強調的重點更為具體：版面配置和列印設定並不屬於內容創作的步驟。
因此，手動工作流程就變成了第二次創作。您必須匯出簡報、開啟一份新文件，然後重新輸入來源試算表中的數據。接著，您要將背景資訊寫回文件中，並在會議召開前持續同步這兩個檔案。
這種同步工作往往是半途而廢的主因。簡報在最後一刻修改了數據，但文件卻沒有跟著更新。一份內容過時的留存資料，效果比完全不提供還要糟糕。
如何透過 AI 簡單 5 步製作講義
捷徑是直接從製作簡報的同一個來源檔案來建構講義，而不是從簡報本身建構。如此一來，兩者的內容在結構上就能保持一致。
步驟 1：上傳製作簡報的來源檔案
登入 Powerdrill Bloom 並上傳來源資料，而不是簡報檔案。Excel、CSV、PDF 和文件檔案都包含在免費方案中。
請使用與圖表來源完全相同的匯出檔案。如果手邊有兩個版本，請選擇總和與投影片相符的那一個。
步驟 2：說明這份文件的讀者是誰
用自然語言描述您的聽眾。例如：每季審閱此資料的董事會、錯過會議的客戶，或是週一必須採取行動的團隊。聽眾的身份決定了哪些內容需要解釋，哪些內容可以預設讀者已知。
同時也要指明需要做出的決策。為了爭取預算而寫的講義，與為了報告進度而寫的講義，外觀與內容會完全不同。
步驟 3：要求生成單頁版本
要求提供一份包含關鍵數據的單頁摘要，而不是逐頁投影片的複述。請 AI 標明每個數字及其來源欄位，以便讀者追溯。
在這裡加入兩項補充內容會非常有價值：要求將假設以完整的句子寫出來，並要求列出所有未決問題，而不是含糊帶過。
步驟 4：補回投影片中被迫刪除的細節
為了易讀性，每份簡報都會省略一些細節，而這份講義正是呈現這些細節的最佳位置。您可以要求提供主圖表背後的支援表格、細分市場分析或方法論說明。
這裡也是放置那些您平時會隱藏在 備用投影片 中資料的絕佳位置。在紙本講義上，讀者不需要要求您展示，就能直接閱讀。
步驟 5：匯出並與簡報搭配使用
匯出文件並對照簡報檢查三件事：總和、日期範圍，以及同時出現在兩者中的任何數據。在 Pro 方案中，輸出格式包括 Office 文件和 Excel 分析。
然後將它們一起發送。如果留存資料在一天後才單獨寄達，通常就沒有人會去讀了。
講義中應包含的內容
| 要素 | 是否包含？ | 原因 |
|---|---|---|
| 主圖表 | 是 | 它是其他所有內容的核心 |
| 底層數據表格 | 是 | 當您不在場時，讀者會核對數據 |
| 說明的假設 | 是 | 這些通常只存在於口頭解說中 |
| 訴求或決策 | 是 | 這是召開會議的原因 |
| 完整投影片縮圖 | 僅在簡報篇幅較短時 | 整頁密密麻麻的微縮投影片看起來像在湊字數 |
| 逐字照抄的備忘稿 | 否 | 備忘稿是寫給您自己看的，而不是給聽眾看的 |
備忘稿是這裡最常犯的錯誤。它們是作為簡報者的提示而撰寫的。這也正是為什麼 寫好備忘稿 與製作講義是兩件完全不同的工作。
值得避免的常見錯誤
每頁列印九張投影片。 技術上確實放得下，但這根本無法閱讀，而且這表明您完全沒有為讀者著想。
在開始時就發放講義。 人們會只顧著往後看而無法專心聽講。除非您希望他們在會議期間自行閱讀，否則請在會議結束後再發送。
讓講義與簡報內容產生偏差。 如果簡報內容有變動，請從同一個來源檔案重新生成，而不是手動去修改已經列印好的版本。
誤以為在螢幕上清晰的內容在紙上同樣清晰。 專為投影機調整的圖表在灰階列印後可能會變得模糊不清。這與 讓數據投影片易於閱讀 背後需要遵循的原則是一樣的。
從資料開始，而不是從簡報開始
這項工作之所以讓人覺得是額外的負擔，是因為大多數人都是在時間緊迫的情況下，最後才根據投影片來製作。改從來源檔案著手，就能一次解決重新輸入和同步的問題。
免費方案涵蓋了上述的完整流程。它包含上傳、洞察分析、圖表、摘要，以及建立基本的投影片、文件、試算表和圖片。
在規劃之前，有兩個限制需要注意。Office 文件建立和 Excel 分析屬於 Pro 方案。免費方案僅包含一項排程任務，因此若需要每月定期生成的版本，則需要付費方案。
如果您連簡報本身都還沒製作，我們的 Excel to PPT 頁面可以協助您完成那一半的工作。AI report generator 頁面則適用於更長的書面版本。若要利用您現有的檔案製作下一次的會後留存資料，請試用 Powerdrill Bloom。
常見問題
講義與列印投影片有何不同？
列印投影片只是複製螢幕上的內容。而講義則是為了在您不在場時供人閱讀而撰寫的，因此它包含了投影片中僅隱喻的數據、假設和訴求。
講義每頁應該包含幾張投影片？
Microsoft 在講義母片的「每頁投影片張數」中提供了多種版面配置。「3 張投影片」選項是實際上的預設首選，因為它包含了可供聽眾用來記筆記的橫線。
我可以移除 PowerPoint 講義中的投影片編號嗎？
可以。對於 Windows 桌面版上的 Microsoft 365 訂閱者，Microsoft 說明文件中指出，可以在列印版面配置下拉式選單的「講義」區段下，取消勾選「在講義上列印投影片編號」。
講義應該包含備忘稿嗎？
通常不建議逐字照抄。備忘稿是作為簡報者的提示而撰寫的，因此請將有用的部分重寫為外部讀者可以理解的句子。
我應該什麼時候發送講義？
會議結束後，與簡報放在同一封訊息中一起發送。先發送會分散聽眾對簡報的注意力，而晚一天發送則意味著它很少會被打開。