如何利用 AI 製作社群媒體報告：6 個簡單步驟
每個平台都會提供您儀表板，但沒有一個能提供您所需的報告。
儀表板只顯示單一管道，且時間範圍由平台決定，並使用平台自創的指標名稱。而您的主管想看的是涵蓋您所關心的期間內的所有管道，且各管道的數據定義必須一致。此外，報告頂端還需要有一句話來說明發生了什麼變化。
對大多數團隊來說，彌補這一差距需要手動作業。匯出五次資料、一張試算表、一些複製貼上，還要花一個小時重新命名欄位。本指南將介紹如何將這些繁瑣的步驟壓縮為六個步驟。
什麼是社群媒體報告
社群媒體報告是您各管道成效的定期摘要。它是專為那些不會親自打開平台儀表板的人所設計的。
最後一句話就是整個設計的限制所在。如果讀者會親自打開 Instagram Insights，您直接傳送連結給他們就好了。但他們不會。因此，這份文件必須做出判斷——哪些數據重要、發生了什麼變化、您計劃做什麼——而不是直接交出原始指標。
報告與儀表板還有一個不同之處。儀表板永遠是即時的，且不帶任何觀點。而報告則固定在某個特定日期，主要由觀點組成，並輔以數據支持。
報告應包含的內容
六個部分幾乎涵蓋了此文件的所有版本。
| 區塊 | 解答的問題 | 常見錯誤 |
|---|---|---|
| 標題 | 本期發生了什麼事 | 將檔案名稱當作標題 |
| 觸及人數與受眾 | 有多少人看到、受眾基數如何變動 | 以粉絲人數開頭 |
| 互動 | 相對於觸及人數的互動次數 | 僅報告絕對數值 |
| 表現最好與最差的貼文 | 哪些有效、哪些無效 | 僅列出清單而未說明原因 |
| 流量與成效 | 社群媒體引流至後續的成效 | 報告在此步驟前就戛然而止 |
| 下期計劃 | 您將採取哪些不同的做法 | 完全省略此部分 |
標題。 用一句話說明發生了什麼事。「在兩篇貼文的推動下，觸及人數增長了 18%」是一個標題。「月度報告 — 十月」則是一個檔案名稱。
觸及人數與受眾。 有多少人看到了內容，以及粉絲基數如何變動。增長的重要性其實不如大多數文件所暗示的那樣大。但它仍然是讀者最先尋找的資訊，因此請將它放在他們預期的位置。
互動。 這是相對於觸及人數的互動，而非絕對數值。一篇獲得 1,000 次曝光且有 40 則留言的貼文，表現優於一篇獲得 90,000 次曝光但只有 200 則留言的貼文。
表現最好與最差的內容。 三篇成效良好和一篇成效不佳的貼文，每篇都附上一行原因說明。這是人們真正會閱讀的區塊。
流量與成效。 社群媒體為您的網站帶來了什麼流量，以及後續發生了什麼。大多數文件在寫到這個區塊之前就結束了，這也是為什麼大多數報告都只被粗略瀏覽的原因。
下期計劃。 根據上述內容提出的兩到三個具體行動。如果沒有這個，報告就只是一個計分板。
六個步驟
社群媒體報告本質上主要是資料合併的問題。這六個步驟可以處理合併工作，讓您只需專注於撰寫文字。
步驟 1：從各平台匯出資料
首先，請提取原始匯出資料，而不是螢幕截圖。每個主流平台都提供 CSV 或試算表格式的貼文級別成效匯出。貼文級別的資料才能讓後續步驟中的比較成為可能。
從每個平台提取相同的日期範圍，並多往前提取一個週期的資料。如果同一個檔案中沒有前一期的資料，您就無法得出「增長 18%」這樣的結論。
先不要進行任何資料清理。您可能會很想整理平台匯出檔案中的欄位名稱，但這會浪費您本想省下來的一小時。
步驟 2：將所有資料載入同一個地方
一次上傳所有匯出的檔案。在 Powerdrill Bloom 中，這意味著將 CSV 或 Excel 檔案整套拖入。Agent 會跨檔案讀取，因此您不需要先手動合併它們。
合併通常是耗費整個下午的步驟。沒有哪兩個平台會用相同的方式命名同一個指標。一個平台稱之為曝光數，另一個稱之為觸及數，第三個則稱之為觀看數，且其定義與前兩者都不同。
用自然語言要求 Agent 對應相同的欄位。然後詢問哪些欄位在其他地方沒有對應項。第二個答案更為重要。僅存在於單一平台上的指標，稍後會悄悄破壞跨管道的比較。
步驟 3：將其與您網站上發生的情況連結
僅停留在平台指標的報告只回答了「人們看到了嗎」，而將「它產生了什麼效果」懸而不決。
將您的分析匯出資料加入同一個集合中。Google Analytics 4 會記錄引導使用者造訪的來源和媒介。它還會記錄「首次使用者來源」，定義為「首次獲取該使用者的來源」，這可以將新受眾與回訪受眾區分開來。
在繪製圖表之前，有兩個 GA4 的定義值得精確了解。根據 GA4 的說法，互動工作階段持續時間為「10 秒或更長」。如果它「有 1 個或多個轉換事件，或者有 2 個或多個網頁或螢幕瀏覽」，也符合條件。參與率是「互動工作階段佔總工作階段的百分比」，它是跳出率的反函數。
這兩個定義都來自 Google 的維度與指標參考指南。這些是具體的門檻，而不是憑感覺。如果您將 GA4 的參與率與平台自身的互動指標並列，請說明哪個是哪個。它們衡量的是不相關的事情。
步驟 4：計算比較數據
原始總數幾乎無法告訴讀者任何資訊，但比較數據可以。
依序要求提供以下三種比較：與前一期相比，這回答了「我們是否在增長」；與去年同期相比，這排除了季節性因素；跨管道按觸及人數進行標準化比較，這回答了「下一個小時的精力應該投入到哪裡」。
也要詢問集中度。總互動次數中有多少比例來自前三篇貼文？在大多數帳號中，這個答案可能會讓人感到不安。但這也是文件中最有用的一個數字，因為它能告訴您成效是來自可重複的流程還是純粹運氣。
步驟 5：在製作任何內容之前先寫下發現
先寫下句子。總共三句：發生了什麼事、為什麼會發生，以及您將採取什麼行動。
在打開任何簡報工具之前先做這件事。在圖表製作完成後才寫下的發現，往往只是在描述圖表。而先寫下的發現，則往往是在描述業務狀況。同樣的原則也適用於任何定期更新，正如我們在如何使用 AI 產生關係人更新中所探討的那樣。
針對每個句子進行後續追問測試。如果「互動率上升」經不起「在哪裡上升？之前就已經在上升了嗎？」這樣的追問，那它還稱不上是一個發現。
步驟 6：產生交付成果並排程
現在開始製作成果物。根據讀者實際會打開的格式來要求產出。會議用的簡報、收件匣中的文件，或是給需要繼續處理數據的人使用的試算表。
保持圖表數量精簡。六個區塊不需要十二張圖表，任何需要滾動頁面才能看完的內容都只會被粗略瀏覽。
然後將其設定為重複執行。這是一項定期工作，因此請針對下個月的匯出資料排程進行相同的分析，而不是重新建構。
您可以使用上個月的匯出資料，免費使用 Powerdrill Bloom 建立一份報告。
一份優秀的報告長什麼樣子
兩頁，或是十張投影片（其中一半是附錄）。
第一頁是標題、支持該標題的三個數據，以及表現最好與最差的內容。第二頁是流量、成效和後續步驟。其他所有內容都放在附錄中，以便在有人詢問時可以隨時調出。
圖表應該要能讓人一目了然，且誠實反映比例。為了讓兩點的波動看起來很劇烈而將 y 軸起點設為 90%，這絕對會被您最不希望注意到的人發現。我們在如何讓數據投影片易於閱讀中的筆記涵蓋了其餘內容。
在每一頁上標註期間。文件會被轉寄，而沒有附帶日期的圖表最終可能會被當作最新數據來呈現。
各平台能為您提供什麼
各平台的匯出資料差異很大，在開始之前值得先了解一下。
大多數平台都會提供貼文級別的資料列，涵蓋曝光數或觸及數、某種形式的互動次數以及時間戳記。這三者是您所需的最基本資料，且通常都會提供。
不同的地方在於其他所有內容。影片平台會增加觀看時間和完看率，這在以文字為主的管道上是沒有對應項的。有些平台會將粉絲變化報告為每日序列，而其他平台則僅報告為期間總數。幾乎所有地方對觸及數的定義都不同，而且少數平台僅針對付費內容報告觸及數。
實際的影響是，您的跨管道比較應該建立在隨處都存在的三個指標上：曝光數、互動次數和日期。其他所有內容都應該放在各管道的詳細資訊中，而不是放在將五個平台放在同一個軸上的圖表中。
還有第二個影響值得提前規劃。平台會更改其匯出架構，而且是在不通知您的情況下進行。如果月度分析突然顯示某個指標為空值，在假設成效崩跌之前，請先對比本月檔案與上月檔案中的欄位名稱。
請保留原始匯出資料，而不僅僅是合併後的檔案。當有人在六週後對某個數字提出質疑時，原始匯出資料是唯一能解決爭議的東西。如果您在年中更改了指標的定義，它還能讓您重新建構分析。
報告的執行頻率
每月一次適合大多數團隊。這段時間足夠讓趨勢顯現，也足夠短到可以及時採取行動。
每週一次適用於每天大量發文的帳號。這主要用於內部檢查，而不是發送給其他人的報告。每季一次則是針對想要了解趨勢而非策略的受眾，這應該是一份不同的、更簡短的文件。
無論頻率如何，請保持各期之間的結構完全相同。如果社群媒體報告的區塊每個月都變動，會迫使讀者重新適應。到了第三份報告，他們就會停止閱讀。
閱讀對象決定報告內容
相同的數據可以支持三種不同的文件，而傳送錯誤的文件會浪費每個人的時間。
針對您的主管，請先提供與計劃及上一期的比較。他們已經知道您發布了什麼。他們需要的是趨勢是否朝著正確的方向發展，以及您是否注意到了與他們相同的事情。
針對領導團隊，請完全刪除貼文級別的詳細資訊，並以成效開頭。工作階段、註冊量、歸因於社群媒體的營收。一份以曝光數開頭的社群媒體報告，在第一頁就會失去這群受眾。曝光數不是領導團隊可以採取行動的數字，因此這份文件對他們來說就像是雜音。
針對您自己的團隊，請反其道而行。貼文級別的成效才是實用的部分，而步驟 4 中的集中度數據則是值得探討的重點。這個版本可以是試算表，而不是文件。
一個資料集，三種呈現方式。來自這六個步驟的分析支持了這三種方式。這就是為什麼應該認真做好一次資料合併工作，而不是每次都去拼湊螢幕截圖的真正原因。
常見錯誤
以粉絲人數開頭。 粉絲人數是與成效最無關的指標。它也是最有可能被拿來反問您的指標。
跨管道比較原始數值。 一個擁有十倍受眾數的平台在每次絕對數值比較中都會勝出，但這無法讓您學到任何東西。請按觸及人數進行標準化。
沒有前一期的數據。 一個沒有任何對比對象的數字只是瑣碎的資訊，而不是證據，讀者也會這樣看待它。
儀表板的螢幕截圖。 它們帶有平台的框架，在手機上無法閱讀，而且當有人質疑某個數字時，無法重新推導。
在成效之前止步。 如果報告從未涉及流量、註冊量或營收，那麼它衡量的只是活動，而不是結果。我們關於如何從原始資料建立行銷漏斗報告的指南涵蓋了此步驟之後的內容。
沒有建議。 沒有下期計劃的社群媒體報告會將綜合分析的工作留給讀者。他們要麼會跳過它，要麼會得出您不希望看到的結論。
常見問題
社群媒體報告應該包含哪些內容？
標題發現、觸及人數與受眾變動，以及相對於觸及人數的互動。然後是表現最好與最差的內容及其原因、流量與成效，以及下期計劃。
社群媒體報告長什麼樣子？
兩頁，或是一份帶有附錄的簡短簡報。標題和支持數據在前，成效和後續步驟在後，詳細資訊放在附錄中。
我該如何製作一份報告？
從每個平台匯出目前和前一期的貼文級別資料。將匯出的資料載入在一起，將其與您的分析資料連結，然後計算期對期和跨管道的比較。寫下發現，然後產生文件。
報告中應該包含哪些指標？
觸及人數、參與率、粉絲變化、熱門貼文表現、推薦工作階段，以及您業務實際計算的任何成效。跳過任何您不會採取行動的指標。
它可以自動化嗎？
分析和文件可以排程，針對新的匯出資料重新執行。但發現部分仍然需要人工處理，因為決定什麼重要是無法重複的步驟。
結語
困難的部分不是數據。每個平台都會提供這些數據。困難的部分是決定本月其中哪些數據重要，用一句話說出來，並指明您將採取哪些不同的做法。
將匯出的資料集中到一個地方。在繪製任何圖表之前，先將指標名稱標準化。將其與您網站上發生的情況連結，並在製作簡報之前先寫下發現。然後對其進行排程，這樣下個月您就只需要撰寫文字，而不需要做其他任何事情。