如何在 PowerPoint 中利用 AI 新增替代文字：6 個快速步驟
被轉寄的簡報，會被你從未謀面的人閱讀。他們之中有些人會使用螢幕閱讀器。替代文字就是這些讀者用來替代圖片的內容。
PowerPoint 已經提供替代文字窗格多年，現在它還能為你撰寫描述草稿。剩下的工作就是決定哪些圖片根本不需要描述，以及圖表的描述實際上應該寫些什麼。
本指南涵蓋這兩部分：PowerPoint 內部的 6 個步驟，以及仍需人工判斷的部分。
什麼是替代文字及其用途
替代文字是附加在圖片、圖表、圖形或其他物件上的簡短文字描述。螢幕閱讀器會朗讀它來替代視覺影像。
Microsoft 對於長度的指引非常具體。其關於替代文字的支援頁面指出「在文字方塊中輸入 1-2 句話，以描述物件及其上下文環境。」該頁面也指出了讀者對象：無法看見影像的人。
這就是全部的要旨。不是標籤，也不是檔案名稱——而是專為永遠看不到它的人所寫的物件及其上下文環境的描述。
大多數人在圖表上搞錯的規則
這就是簡報與網頁的不同之處，也是 W3C 網頁無障礙倡議（WAI）的一項規則改變你思考方式的地方。
WAI 決策樹將圖片分為不同類別。對於提供資訊的圖片，說明是「使用簡短的圖片描述以傳達該含意。」對於裝飾性圖片，則是「使用空的替代屬性。」對於文字圖片，則是「使用替代屬性來包含圖片中的文字。」
對於圖表和圖解等複雜圖片，說明的本質完全不同：「將圖片中包含的資訊放在頁面的其他地方。」
請再讀一遍，因為這違反直覺。圖表的規則不是寫一段更長的描述，而是把資訊放在讀者真正能獲取的地方。
在投影片上，這意味著發現應該放在標題、說明文字或簡報者備忘稿中，而不是壓縮成一段沒人能快速瀏覽的描述。如此一來，圖表的替代文字就可以很簡短，因為它不再需要承載所有的核心資訊。
| 圖片類型 | 指引建議的做法 |
|---|---|
| 提供資訊的照片或圖示 | 傳達其含意的簡短描述 |
| 純裝飾性 | 標記為裝飾性，無需描述 |
| 文字圖片 | 包含文字本身 |
| 圖表或圖解 | 將資訊放在投影片的其他地方 |
如何在 PowerPoint 中新增替代文字：6 個步驟
1. 開啟替代文字窗格
Microsoft 記錄了兩種路徑。你可以「按住 Control 鍵並按一下物件，或右鍵按一下物件，然後選擇『檢視替代文字...』」，接著「『替代文字』窗格就會開啟。」
另一種路徑是透過功能區：「選取物件。在功能區中物件的『格式』索引標籤上，選擇『替代文字』。」
2. 決定圖片是否為裝飾性
在撰寫任何內容之前先做這件事。Microsoft 的頁面明確指出，並非每個視覺效果都需要描述。它將測試描述為視覺效果是否「純粹是裝飾性的，可以增加視覺趣味，但並不提供資訊。」這些可以標記為裝飾性，無需撰寫任何內容。
操作機制很簡單。「選取『標記為裝飾性』核取方塊。文字輸入欄位就會變成灰色。」
背景紋理、分隔線、重複的品牌形狀——這些都是裝飾性的。正確標記它們並非偷懶，而是能阻止螢幕閱讀器在重要內容之間朗讀出無意義的雜音。
3. 開啟自動替代文字，然後將其視為草稿
PowerPoint 可以為你產生描述。該設定位於「檔案」>「選項」>「輔助使用」。在該處你可以「切換開啟和關閉自動替代文字」，並可單獨「啟用使用 AI 產生替代文字的選項」。
工作流程中內建了審查步驟。Microsoft 的頁面清楚地描述了這一點：「如果替代文字令人滿意，請選取『核准替代文字』核取方塊。」
該核取方塊是此功能最務實的部分。軟體撰寫初稿，由人工進行確認。產生的描述擅長命名照片中的內容，但在理解照片為何出現在投影片上時則較為遜色。
4. 撰寫一到兩句包含上下文環境的句子
現在套用長度指引。一到兩句話，描述物件及其上下文環境。
較弱與較強描述之間的差異通常在於上下文環境，而非細節。
| 較弱 | 較強 |
|---|---|
| 「長條圖」 | 「每季營收長條圖；第三季是唯一低於計劃的季度。」 |
| 「倉庫照片」 | 「本張投影片中所述格局調整後的達拉斯倉庫。」 |
| 「螢幕截圖」 | 「設定畫面，其中匯出選項已醒目提示。」 |
請注意，較強的版本都回答了為什麼這會在這裡。這才是螢幕閱讀器使用者真正想知道的問題。
5. 透過將發現移出圖片來處理圖表
對於任何圖表，請回到 WAI 規則。將資訊放在投影片的其他地方。
在實務上，這意味著三個小修改。將核心結論放在投影片標題中，使其讀起來像是一個句子，而不是一個主題。將支持的數據放在簡報者備忘稿中。然後撰寫簡短的替代文字，命名圖表類型及其繪製的內容。
這有一個值得擁有的附加效益。標題直接說明發現的投影片，對會議室中的每個人來說都是更好的投影片，而不僅僅是針對螢幕閱讀器使用者。
6. 傳送前執行輔助使用檢查器
PowerPoint 隨附了一個檢查器，可以標記整個檔案中遺漏的描述。Microsoft 在組織層級也推薦使用它。其針對管理員的輔助使用指南建議團隊「透過為使用者自動執行輔助使用檢查器，來增加其使用率。」
在編輯完成後，最後再執行它。它能抓出你在第 14 張投影片上遺忘的物件，這幾乎總是匆忙中貼上的圖表。
一個習慣可以讓這個步驟幾乎不費吹灰之力。在簡報製作到一半時執行一次檢查器，並在傳送前再次執行。第一次檢查能抓出你即將在另外 20 張投影片中重複出現的錯誤模式。
建立簡報，讓替代文字不再是善後工作
以上所有內容都是補救措施：簡報已經存在，現在需要新增描述。如果描述能與投影片一同產生，工作量將會大幅減少。
這就是從底層資料產生簡報的優勢所在。製作圖表的工具知道圖表繪製的內容，而這正是優質描述所需的上下文環境。
步驟 1：上傳來源檔案並要求產生簡報
在 Powerdrill Bloom 中開始，匯入分析所在的活頁簿、CSV 或 PDF。要求產生你需要的簡報，並說明聽眾和投影片張數。
由於要求是以自然語言進行，因此無障礙需求可以寫在同一個句子中。要求每個圖表投影片都帶有說明發現的標題。
步驟 2：在檢視視覺效果之前先審查標題
首先單獨閱讀產生的標題。每個標題都應該說明一項發現，而不是一個主題。當它們做到這一點時，簡報就已經符合了 WAI 針對複雜圖片的大部分規則。
修改任何讀起來像標籤的標題。在這裡修改比在檔案匯出後修改更快。
步驟 3：匯出，然後在 PowerPoint 中新增描述
下載簡報並在 PowerPoint 中開啟。逐步執行上述六個步驟，現在這些步驟會進行得很快——圖表的發現已經以文字形式呈現，因此其描述可以很簡短。
裝飾性元素仍需要標記，且輔助使用檢查器仍要在最後執行。
如果你的起點是試算表，從 Excel 檔案自動產生 PPT 投影片更詳細地介紹了產生步驟。若想了解更快速的版本，請參閱在幾分鐘內從 Excel 資料製作簡報。問卷簡報有其自身的慣例，已在建立問卷結果簡報中介紹。
想要你下一份簡報的發現已經以文字形式呈現嗎？試用 Powerdrill Bloom。
這些描述在簡報之後會流向何處
投影片很少僅僅保持為投影片。了解描述接下來會流向何處，就能解釋為什麼這些努力是值得的。
匯出為 PDF 後，描述會帶入已標記的文件中，這也是大多數簡報傳遞給公司外部人員的方式。將檔案傳送給同事，而他將其中兩張投影片重新建構到另一份簡報中，描述也會隨之與物件一同移動。
將簡報發佈到內部網路或學習系統，相同的文字就會成為該處輔助技術所朗讀的內容。一些公共部門和教育買家在採購過程中會明確要求這一點。
如果欄位是空的，這一切都無法發揮作用。空白的描述並非中立的——它在聽眾期望獲得資訊的地方留下了空白，而且他們無法判斷該圖片是否重要。
在你自己的組織內部，這也有明顯的搜尋好處。描述是文字，而文字是可以被搜尋到的。一份圖表帶有描述的簡報，是某人在六個月後仍能定位找到的簡報。
可在團隊中推廣的慣例
個人的勤勉無法在忙碌的季度中持久。但簡短的書面慣例可以。
三個規則涵蓋了大部分內容。裝飾性元素要進行標記，而非描述。每個圖表投影片都要有一個說明發現的標題。照片要有一句話說明它們為什麼出現在投影片上。
將這三個規則放入範本中，而不是放在沒人會開啟的 Wiki 中。一個寫著「在此說明發現」的標題預留位置，對輔助使用的幫助大於政策文件。
| 慣例 | 能立即幫助的人 |
|---|---|
| 標題中包含發現 | 會議室中的每個人，以及螢幕閱讀器使用者 |
| 標記裝飾性元素 | 聽眾（透過消除朗讀出的雜音） |
| 每張照片一句話 | 任何圖片載入失敗的人 |
| 傳送前執行檢查器 | 否則可能會收到投訴的人 |
第二欄是在內部使用的論點。其中每一項都有助於一般受眾，這就是為什麼它們能在面臨截止日期時依然被貫徹執行。
關於審查的另一個實用建議。當別人製作簡報時，請他們在不看螢幕的情況下大聲朗讀三張投影片。任何他們無法解釋的內容，就是描述需要說明的內容。
如何處理現有的積壓簡報
大多數團隊是在收到針對已存在簡報（有時多達數十份）的要求時，才發現這個主題。
不要從第一個檔案的第一張投影片開始。相反地，請依影響範圍進行排序。傳送給客戶的簡報比沒人會再次開啟的內部報告更重要。
在每個檔案中，先修正圖表。它們承載了最多的資訊，也是最常見的缺失。照片和圖示處理起來較快，可以稍後再做。
對於無論如何都要重建的簡報，從來源資料重建通常比修補更快。重新產生的版本在標題中就已經包含了發現，這消除了大部分的補救工作。
如果一份簡報已經完全不再使用——例如兩個季度前的單次簡報——請將其封存，而不是去修正它。將輔助使用的精力花在沒人閱讀的文件上，就意味著無法將精力花在週四要發送的文件上。
值得避免的常見錯誤
描述檔案而不是內容。「Chart1.png」無法告訴聽眾任何資訊。這是快速組裝的簡報中最常見的失敗。
為圖表撰寫一整段文字。冗長的描述很難聽懂，而且容易讓人跟不上。WAI 指引指向了另一個方向——將資訊移到投影片上。
將提供資訊的圖片標記為裝飾性以通過檢查器。這會使警告消失，但同時也移除了內容。
跳過對產生描述的審查步驟。「核准替代文字」核取方塊之所以存在，是因為初稿需要經過二次確認。
直到會議開始才進行檢查。檢查器只需不到一分鐘的時間，而第 14 張投影片總是問題所在。
將描述從一個圖表複製到另一個相似的圖表。兩個涵蓋不同時期的營收圖表需要不同的句子，而重複的描述比沒有描述更糟糕，因為它陳述了不真實的內容。
將該窗格視為合規的勾選方塊，而不是寫作任務。該欄位接受任何內容，包括能通過每項自動檢查但對聽眾毫無幫助的文字。
這實際上需要多少時間
真實的數字會讓人感到驚訝，因此值得說明。
如果你了解規則，一份包含 20 張投影片和 6 個圖表的簡報大約需要 10 分鐘。其中大部分時間花在處理這 6 個圖表上，而圖表工作的大部分是重寫標題——這無論如何都能改善簡報品質。
一旦模式明確，標記裝飾性元素就會很快，因為同一個標誌和分隔線會在每張投影片上重複出現。執行檢查器只需不到一分鐘。
代價高昂的版本則不同。在事後六個月修正一份你沒有製作的簡報，意味著要重建每個圖表原本應該顯示的內容。對於同樣的 20 張投影片，這可能需要花費一個小時。
10 分鐘和一個小時之間的差距完全取決於你何時去做。任務本身並沒有變得更難，只是上下文環境已經消失了。
快速參考指南
| 情況 | 做法 |
|---|---|
| 每張投影片角落的標誌 | 標記為裝飾性 |
| 說明特定觀點的照片 | 一到兩句包含上下文環境的句子 |
| 圖表或圖解 | 標題中包含發現、備忘稿中包含數據、簡短描述 |
| 使用者介面（UI）的螢幕截圖 | 描述顯示的內容以及醒目提示的內容 |
| 表格圖片 | 優先使用真實表格；否則總結核心結論 |
| 任何你不確定的內容 | 詢問如果將其移除，聽眾會損失什麼 |
常見問題
PowerPoint 中替代文字的用途是什麼？
它為螢幕閱讀器使用者提供與視覺效果等同的內容。Microsoft 將其目標描述為「向無法看見影像的人」描述物件及其上下文環境。它也有助於任何圖片載入失敗的人。
替代文字應該多長？
Microsoft 的指引是一到兩句話。對於圖表和圖解，W3C 網頁無障礙倡議（WAI）建議將資訊放在頁面的其他地方，而不是撰寫更長的描述。
如何在 PowerPoint 中新增替代文字？
右鍵按一下物件並選擇「檢視替代文字」，或選取物件並在「格式」索引標籤上選擇「替代文字」。接著會開啟「替代文字」窗格，你可以在該處輸入描述，或將物件標記為裝飾性。
PowerPoint 可以自動產生替代文字嗎？
是的。自動替代文字可以在「檔案」>「選項」>「輔助使用」下進行切換，其中包括使用 AI 產生描述的選項。Microsoft 的工作流程包含一個「核准替代文字」核取方塊，因此產生的文字會經過審查，而不是被默默接受。
裝飾性圖片需要替代文字嗎？
不需要。Microsoft 的指引是將純裝飾性的視覺效果標記為裝飾性，這會使描述欄位變成灰色。正確執行此操作可防止螢幕閱讀器朗讀不帶任何資訊的元素。
來源：Microsoft 支援服務，「新增替代文字至圖形、圖片、圖表、SmartArt 圖像或其他物件」；Microsoft Learn，「Microsoft 365 應用程式輔助使用指南」；W3C 網頁無障礙倡議，「替代文字決策樹」。