如何撰写演示文稿摘要 - 步骤、示例与模板
大多数幻灯片只会被阅读一次，而且很难被记住。而演示总结才是人们会保留、转发并在三周后向你引述的部分。
这也是大多数人在幻灯片制作完成后，匆忙在最后才写的部分。这种顺序完全颠倒了，而且会直接体现在最终效果上。
本指南将介绍什么是演示总结以及它的三种形式。然后，它将提供一个适用于你自己的幻灯片或他人幻灯片的三步法。
什么是演示总结
演示总结是一篇简短的文字，它在没有演示本身的情况下，承载了演示的核心论点。
这个定义非常明确。如果读者需要配合幻灯片才能理解，那它就不是总结，而是说明文字。
有三点可以将真正的演示总结与目录区分开来：
- 它陈述结论，而非主题。 “企业客户流失率上升”优于“流失率分析”。
- 它包含关键数据。 两三个即可，而不是二十个。
- 它说明下一步该做什么。 没有以决策结尾的总结会让读者自己去凭空猜测。
三种类型，以及你需要哪一种
这个词涵盖了三种不同的任务。写错类型是最常见的失败。这通常是因为没有人询问到底需要哪一种。
| 类型 | 长度 | 撰写时间 | 读者 |
|---|---|---|---|
| 总结幻灯片 | 1 张幻灯片，30–60 字 | 演示之前 | 会议室里的所有人 |
| 摘要或预告 | 50–150 字 | 演示之前 | 决定是否参加的人 |
| 演示后总结 | 200–500 字 | 演示之后 | 缺席的人，以及未来的你 |
总结幻灯片存在于幻灯片文件内部。如果这是你需要的，我们关于执行总结幻灯片的指南涵盖了特定于幻灯片的布局。
演示后版本是一个文档，而不是幻灯片。它必须能够经受住六周后被一个不在场的人冷读的考验。我们对演示后回顾的详细介绍涵盖了这种格式。
以下写作方法适用于所有这三种类型。
演示总结中应该包含什么
剖析一个优秀的总结，你会发现它由五个部分组成。并非每次都要全部出现，但它们的缺失应该是有意为之的决定，而不是疏忽。
- 演示所回答的问题。 一句话。如果你写不出来，说明幻灯片里根本没有这个问题。
- 答案。 同样是一句话。这是人们会引述的话。
- 证据。 两三个数据，每个都要注明来源。
- 局限性。 分析未涵盖的内容，或置信度较低的地方。
- 下一步。 谁在什么时候做什么。
局限性通常是人们为了缩减篇幅而删掉的部分。请保留它。一个读起来比底层工作更确定的演示总结，比没有总结还要糟糕。它的传播范围比你的限定条件要广得多。
如何撰写演示总结
只需三步。顺序比速度更重要。
第 1 步：在写其他任何内容之前，先写出答案
打开一个空白文档，而不是幻灯片。写下一句话，回答演示旨在解决的问题。
在重新阅读幻灯片之前做这件事。重读会让你倾向于总结结构，而结构并不是重点，发现才是。
如果这句话超过了大约 25 个字，那么演示可能提出了两个论点。把这两句话都写下来，然后决定哪一句为主导。
单独测试它。把这句话给一个不在场的人看。如果他们的第一反应是提出澄清性的问题，而不是做出反应，那么这句话的分量还不够。
这一步决定了演示总结的成败。在此之后的一切都只是组装。
一个警告。如果答案句子在撰写过程中不断变化，说明分析还没有完成。停止写作，重新查看数据。
第 2 步：提取支撑论点的三个数据
现在带着明确的任务回到幻灯片中。找出能让你的句子具有可信度的最少数据组合。
三个通常是上限。超过这个数量，读者就无法再吸收数据了。密密麻麻的数据也表明你无法决定哪些才是重要的。
对于每个数据，记录其来源。不要写“来自仪表板”，而是要写出具体的表格、文件或查询。这会多花一分钟，但在有人第一次质疑数据时，能为你节省一个小时。
为了便于阅读可以进行四舍五入，但绝不能四舍五入到得出不同的结论。将 4.2% 简化为 4% 是可以的。但在关于跨越 5% 门槛的总结中，将 4.6% 四舍五入为 5% 是不行的。
如果你的数据来自电子表格，我们的指南中介绍了具体的操作方法：如何在不使用透视表的情况下总结 Excel 数据。
第 3 步：添加局限性和下一步，然后进行删减
你现在有了答案和证据。还剩下两件事。
局限性紧跟在证据之后，用一句话表达。说明分析的边界。日期范围、排除的细分市场或你规避的数据质量问题都算作边界。
下一步放在最后，并且需要指定负责人。“我们应该重新评估定价”不是一个下一步。“定价评估，由 Dana 负责，在 10 月董事会会议之前完成”才是。
然后进行删减。阅读草稿，删掉所有没有履行上述五项职责之一的句子。大多数初稿在此处会删减约三分之一，从而变得更好。
首先删掉形容词。像 significant、substantial 和 notable 这样的词听起来像是强调，但并不包含任何信息。如果一个数字很大，数字本身就会说明一切。
一个实际案例
以下是同一个发现的糟糕写法和优秀写法对比。
修改前，84 字：
本演示涵盖了我们的季度流失率分析。我们研究了不同细分市场和时间段的流失情况。分析包含了来自多个渠道的数据。我们发现企业客户细分市场中存在一些有趣的模式，可能需要进一步调查。还有与中端市场相关的发现。我们讨论了几种可能的解释。我们还涵盖了团队在未来几周内可以根据优先级考虑采取的潜在下一步行动。
修改后，79 字：
第三季度企业客户流失率升至 4.2%，高于第二季度的 2.8%。 中端市场和 SMB 保持稳定。
三个数据支撑了这一结论。在流失的 14 个企业客户中，有 11 个没有记录在案的执行赞助人（CRM 导出数据，9 月 18 日）。这些客户的平均首次价值实现时间为 47 天，而目标是 21 天（上线日志）。14 个客户中有 9 个的支持工单开启时间超过 30 天。
这不包括因被收购而流失的客户。Dana 负责在 10 月董事会会议之前进行赞助人覆盖率评估。
长度几乎相同。第二种可以转发给缺席会议的人，并且他们可以据此采取行动。
注意第二种版本没有做什么。它绝不描述演示本身，而是直接传达发现。
数据来源也在默默发挥作用。每个数据都用不超过四个字指明了出处。这几乎不需要花时间撰写，却能消除最常见的后续疑问。
演示总结应该有多长
字数长度应与读者的决策相匹配，而不是与幻灯片的页数相匹配。如果发现很简单，一个 60 页的幻灯片也可以只生成一个 40 字的总结。
| 场景 | 目标字数 |
|---|---|
| 总结幻灯片 | 30–60 字 |
| 邮件正文 | 100–200 字 |
| 共享文档或 Wiki | 200–500 字 |
| 董事会预读材料 | 300–500 字，并附带幻灯片 |
超过 500 字，你就是在写报告了。那是另一种具有不同规范的交付物。
保持在上限以下有一个实际的原因。总结通常是在手机上、走廊里或会议间隙阅读的。任何需要滚动屏幕两次的内容都会被留到以后阅读，然后就再也不会被阅读了。
经得起阅读考验的语言
美国联邦政府的简明语言指南在这里完全适用。它也比大多数写作建议更具体。
使用主动语态。正如 Digital.gov 的简明语言指南所说：“主动语态能明确谁应该做什么。它消除了关于职责的含糊不清。”在分配下一步行动的总结中，这就是全部关键所在。
使用现在时。该指南直接解释了原因：“动词最简单、最强烈的形式就是现在时。”
注意隐藏的动词，即把动作变成名词的习惯。指南中的例子非常准确：写“We analyze data（我们分析数据）”，而不是“We conduct an analysis of the data（我们对数据进行分析）”。总结很容易出现这个问题，因为名词化的版本听起来更正式。而正式往往读起来像赘余。
还有一个不花钱的测试方法。大声读出演示总结。任何让你读起来不顺口的句子，也会让读者感到困惑。
常见错误
- 总结的是幻灯片而不是发现。 明显的特征是开篇第一句是“本演示涵盖了”。
- 把答案埋在第三段。 读者会提前停止阅读。请以结论开篇。
- 遗漏局限性。 总结的传播范围比幻灯片更广，因此没有限定条件的断言也会随之传播。
- 数据没有来源。 第一次被质疑而你无法回答时，你就会失去听众的信任。
- 下一步行动没有指定负责人。 没有指名道姓的任务是不会被执行的。
- 在最后匆忙撰写。 在制作第一张幻灯片之前，先起草答案句子。这也能提升幻灯片本身的质量。
- 重复使用上季度的措辞。 循环使用的演示总结会掩盖发生变化的内容，而这通常才是重点。
总结他人的演示
撰写一份你没有参与制作的幻灯片总结是另一回事。你只有幻灯片，却没有推理过程，而这两者很少是一回事。
从结尾倒推。演示者通常会把他们真正的结论放在最后三张幻灯片中，或者口头说出来而从未写下来。从那里开始，而不是从第一张幻灯片开始。
然后自己根据证据核对结论。一份署了你名字的演示总结就成了你的主张，不管幻灯片是谁制作的。如果数据不支持结束幻灯片，那么这个差距就应该写在你的局限性中。
在发布之前问演示者一个问题：你漏掉了什么？答案通常是整个总结中最有用的一句话，而且它几乎从未出现在幻灯片上。
署名在这里也很重要。在顶部写上演示者和日期。六个月后，没人会记得这是谁的分析，而这份总结才是能留存下来的东西。
对于定期召开的会议，有一个习惯值得养成。将总结保存在一个结构一致的地方，这样读者只需浏览其中四份就能看出趋势。一个格式不一致的记录文件夹几乎不比没有记录好多少，因为对比会变成一项繁重的手工劳动。
一个可复用的模板
复制并填写此模板。共有五个位置，按此顺序排列。
发现： [一句话。是答案，而不是主题。]
证据： [数据 1，附带来源。] [数据 2，附带来源。] [数据 3，附带来源。]
局限性： [未涵盖的内容。]
下一步： [行动，负责人，日期。]
详情： [指向幻灯片或底层数据的链接。]
最后一个位置比看起来更重要。一个链接回其来源的演示总结，不仅在第一次阅读时，而且在第二次阅读时也会获得信任。
将模板保存在团队已经在使用的高频工具中。一个没人能找到的格式，无论它有多好，都不会有人使用。
工作精力真正花在了哪里
撰写总结很快。但寻找支撑它的三个数据却很慢，尤其是当它们分布在不同的地方时。
这就是值得自动化的部分。当数据分布在电子表格、数据库和 PDF 中时，手动收集它们会耗费你整个下午的时间。这也是引入誊写错误的地方。
Powerdrill Bloom 可以处理这部分工作。用自然语言对你的文档和数据库进行提问，每个数据都会连同其背后的页面、行和数字一起返回。最后这部分功能可以让你无需回头查找就能写出来源注释。
判断力仍然属于你。哪个发现主导、局限性说明什么以及谁负责下一步，这些都是任何工具都无法替你做出的决定。在发送之前，我们的幻灯片审查清单是一个非常有用的最后把关工具。
常见问题解答
什么是演示总结？
它是一篇简短的文字，在没有演示本身的情况下承载了演示的论点。一个优秀的总结会陈述发现、提供两三个支撑数据、指出局限性并分配下一步行动。
演示总结应该有多长？
总结幻灯片在 30 到 60 字之间，电子邮件在 100 到 200 字之间。共享文档在 200 到 500 字之间。字数长度取决于读者的决策，而不是幻灯片的大小。
总结和摘要有什么区别？
摘要是在演示之前撰写的，旨在帮助人们决定是否参加。而演示总结通常是在演示之后撰写的，旨在将发现传达给未到场的人。
演示总结应该包含建议吗？
是的，作为结尾元素，并附带负责人和日期。一个仅停留在发现阶段的总结会让读者自己去凭空猜测下一步。而他们通常什么都不会做。
我可以在制作幻灯片之前撰写总结吗？
你应该这样做。先起草答案句子会迫使你明确自己的结论，并且往往会缩短幻灯片的篇幅。如果你写不出那句话，说明幻灯片还没有准备好制作。我们的数据幻灯片大纲指南涵盖了接下来的步骤。
来源： Digital.gov，为了理解而写作（Writing for understanding），改编自 PlainLanguage.gov 的简明语言指南系列的一部分。