如何使用 AI 撰写演示文稿脚本：完整指南
演示文稿脚本是您计划演讲的全文，按幻灯片逐页以口语化的句子写成。要使用 AI 编写脚本，只需将您的幻灯片和源数据提供给该工具。起草每张幻灯片的台词，然后将草稿裁剪至您的时间限制内。大多数听众在每分钟 100 到 165 个单词的语速下理解效果最好。
本指南涵盖了什么是演示文稿脚本、它与演讲者备注的区别、它应该有多长以及如何对其进行格式化。然后，它将通过一个实际示例逐步介绍三步 AI 工作流。
什么是演示文稿脚本
演示文稿脚本是您演讲的逐字逐句版本。它遵循幻灯片的顺序，并用完整的句子写出在每张幻灯片显示在屏幕上时您要说的话。
它不是幻灯片上的文字。幻灯片承载着证据：图表、核心数据、一句话总结。而脚本则承载着将它们连接起来的解释。
演示文稿脚本也不同于演讲者备注。备注是提示，通常每张幻灯片只有几个要点。而脚本足够完整，以至于其他人也可以根据它进行演讲。我们关于演讲者备注的指南详细介绍了这种更轻量化的格式。
人们编写脚本通常有三个原因。演讲至关重要，例如董事会汇报或融资路演。演讲将被录制，因此每一句话都会被记录存档。或者演讲者正在使用第二语言进行演讲，并希望提前确定好措辞。
脚本、演讲者备注还是大纲：您需要哪一个
这三种格式处于从宽泛到精确的区间内。选择与演讲风险相匹配的格式，而不是感觉最详尽的那一个。
| 格式 | 包含内容 | 最适合 |
|---|---|---|
| 大纲 | 要点的顺序，每点一行 | 您经常进行的内部汇报 |
| 演讲者备注 | 每张幻灯片两到五个提示 | 大多数现场演示 |
| 演示文稿脚本 | 每一句话，按演讲顺序 | 录制的演讲、路演、董事会会议、第二语言演讲 |
许多经验丰富的演讲者会先写一份完整的脚本，然后将其精简为备注。编写脚本会迫使您将每一次过渡都转化为文字。随后的备注会更短，因为思考过程已经完成了。
演示文稿脚本应该有多长
演示文稿脚本的长度取决于演讲语速。Microsoft 的 Speaker Coach 指南建议演讲者“以每分钟 100 到 165 个单词的速度进行演讲”。它指出，这是大多数听众最容易理解的语速。
这个范围提供了一个简单的字数预算。下面的数据将时间段乘以该范围的两端。
| 演讲时长 | 每分钟 100 个单词的脚本长度 | 每分钟 165 个单词的脚本长度 |
|---|---|---|
| 5 分钟 | 500 个单词 | 825 个单词 |
| 10 分钟 | 1,000 个单词 | 1,650 个单词 |
| 20 分钟 | 2,000 个单词 | 3,300 个单词 |
如果您的幻灯片包含数据，请计划使用该范围的下半部分。每个图表都需要停顿，以便听众阅读。包含图表的幻灯片通常需要 20 到 30 秒的静默或缓慢演讲，然后核心观点才能深入人心。
也要为每张幻灯片设定字数预算。一个包含 10 张幻灯片、时长 10 分钟的演讲平均每张幻灯片用时一分钟，但开场和结束幻灯片通常需要更长时间。一份幻灯片时间规划可以在您动笔之前明确这种分配。
如何使用 AI 编写演示文稿脚本
以下工作流包含三个步骤。AI 负责起草，而您负责决策。
步骤 1：将幻灯片和源数据放在同一个地方
首先准备好脚本必须忠实呈现的所有内容。这意味着幻灯片本身（导出为 PDF），以及其图表背后的数据文件。
将这两者上传到 AI 工作区，例如 Powerdrill Bloom。其方案支持上传 Excel、CSV、PDF 和文档，因此幻灯片和电子表格可以并排存放。
这比提示词更重要。仅根据幻灯片起草的脚本只会重复屏幕上的内容。而结合幻灯片背后的数据起草的脚本则可以解释数据变化的原因。
在请求起草之前，写下三件事供 AI 遵循。听众是谁？他们应该做出什么决定或记住什么？您有多少分钟的时间？
步骤 2：按幻灯片逐页起草脚本，使用口语化的句子
要求每张幻灯片生成一个部分，并标有幻灯片编号和标题。要求使用口语化的句子，而不是要点列表。要求每个部分以幻灯片的核心观点开始，并以过渡到下一张幻灯片的台词结束。
为 AI 设定每张幻灯片的字数预算。使用上述语速范围，一分钟的幻灯片大约需要 130 个单词。标题幻灯片可能需要 40 个。
将草稿中的每个数字与源文件进行核对。Powerdrill Bloom 的主页指出，每个数字“都会追溯到其背后的页面、行和数据”。这种追溯使核对变得快速，但您仍然需要亲自核对。大声说错一个数字比幻灯片上的数字错误更难纠正。
然后大声朗读一遍草稿，不要进行修改。标记出任何让您读起来不顺口的句子。这些是需要首先重写的句子。
步骤 3：裁剪时间并标记停顿
现在，以自然的语速朗读草稿并为自己计时。大多数初稿都会超时三分之一，因为书面句子比口语包含更多的词汇。
按以下顺序进行裁剪。删去重复幻灯片上已显示内容的句子。然后缩短任何超过 20 个单词的句子。接着删去重复说明同一观点的例子。
最后标记演讲提示。在需要停顿的地方画一条斜杠，并加粗每句话中需要重读的一个词。在切换幻灯片的地方添加诸如“点击”之类的注释。这些标记将草稿从一份文档变成您可以进行演说的脚本。
最后，让 AI 进行第二轮修改，并给出一个指令：让它听起来像人在说话。对比两个版本，保留您实际会说出来的台词。
如何格式化演示文稿脚本
良好的格式使脚本在站立演讲时易于使用。以下常规做法可使脚本一目了然。
- 每张幻灯片为一个部分。 在每个部分开头标明幻灯片编号和标题，以便您能瞬间找到自己的位置。
- 段落要短。 每个段落保持在两到三句话。您的视线需要落脚点。
- 大号字体。 如果要打印出来，请使用 14 磅或更大的字号，并留出宽裕的行间距。
- 在页边空白处做演讲标记。 停顿、重音和幻灯片切换要放在一眼就能看到的地方。
- 按口语习惯书写数字。 当精确度对听众不重要时，写“大约三分之一”而不是“33.4%”。
一个可重复使用的演示文稿脚本模板每张幻灯片只需要五个字段：
- 幻灯片： 编号和标题。
- 核心观点： 听众必须记住的一句话。
- 台词： 口语化的台词，在字数预算内。
- 提示： 停顿、重音和幻灯片切换。
- 过渡： 引导至下一张幻灯片的台词。
在编写任何“台词”之前，先为每张幻灯片填写“核心观点”字段。如果某张幻灯片没有明确的核心观点，它可能应该放在附录中，而不是放在演示文稿脚本中。
如果您要看着屏幕或提词器朗读，请保持台词简短并避免使用表格。如果您要凭记忆演讲，脚本就会变成排练工具，而不是您手里拿着的东西。
实际示例
以下是季度业务回顾脚本中某张幻灯片的内容。该幻灯片显示了按区域划分的收入柱状图。
幻灯片 4：按区域划分的收入。
这是本季度取得胜利的关键。 / 北美地区的增长速度比任何其他地区都更快，而且是在没有调整价格的情况下实现的。
您在这里看到的差距几乎全部来自新客户。 / 欧洲地区持平，我们将在下一张幻灯片中解释原因。[点击]
该部分共有 47 个单词，按推荐语速计算大约需要 17 到 28 秒。这给听众留出了阅读图表的时间。它以核心观点开场，解释了图表无法呈现的唯一一件事，并过渡到下一张幻灯片。
注意它省略了什么。它没有大声读出柱状图的数值，因为图表已经显示了它们。它没有列出每个区域，因为只有两个区域对论点至关重要。
为耳朵而写，而非为纸张而写
口语遵循与书面语不同的规则。在纸上读起来很好的演示文稿脚本，在说出来时往往显得生硬。
使用比报告中更短的句子。听众无法重读，因此每句话都必须在第一时间让人听懂。把主语和动词放前面。“每个区域的收入都增长了”比“在每个区域，尽管存在我们讨论过的逆风，收入还是增长了”更容易理解。
重复核心观点的次数要多于您觉得自然的次数。在文档中，把一件事说两遍显得粗心大意。但在演讲中，这正是人们记住它的方式。
使用路标词。诸如“第二个原因”或“问题在这里”之类的短语可以告诉听众他们听到了哪里。书面文档使用标题来实现这一点，而演讲只有您的声音。
最后，删去您在谈话中不会使用的行业术语。如果您在和同事喝咖啡时不会说“杠杆协同效应”，那就不要在舞台上说。
如何在不看脚本的情况下进行排练
脚本是为了让您做好准备，而不是让您在听众面前逐字逐句地朗读。看着纸张大声朗读会打断眼神交流，并使您的演讲变得平淡。
分三轮进行排练。第一轮，大声朗读完整脚本两遍。第二轮，仅根据幻灯片进行演讲，只有在卡壳时才看一眼脚本。第三轮，向另一个人进行演讲，并询问他们在哪里跟不上思路。
Microsoft 的 Speaker Coach 可以帮助进行第二轮排练。其支持页面指出，它“可以检测您是否过于啰嗦，或者只是在朗读幻灯片上的文字”。它还会报告您的语速，以便您可以对照 100 到 165 的范围进行检查。
逐字逐句地记住开场白和结束语。这些是紧张感达到顶峰的时刻，而一句固定的开场白能让您顺利开始。至于中间部分，记住要点的顺序，而不是确切的字句。
如果可能会有提问，请单独为此做准备。我们关于在演示中回答数据问题的指南涵盖了演讲的这一部分。
常见错误
- 照抄幻灯片文本。 如果脚本逐字重复幻灯片内容，听众就会提前阅读并停止倾听。
- 使用报告式的书面语段落。 带有嵌套从句的长句子很难说出口，也更难听懂。
- 忽略时间。 超时 30% 的脚本会迫使您匆忙结束，而这通常是做出决策的关键时刻。
- 跳过数字核对。 AI 草稿可能会对数据进行四舍五入、重新排序或错误标记。请对照源数据核对每一个数字。
- 在正式演讲前从未大声说出来。 脚本只有在被口头练习过几次之后才能发挥作用。
AI 真正节省时间的地方
AI 在起草演示文稿脚本初稿时速度最快。将 12 张幻灯片和一份电子表格转化为 12 个口语化部分只需几分钟，而不是一整个晚上。它还擅长在第二轮修改中调整语气，将生硬的台词重写为对话式的语言。
它在判断力上节省的时间较少。决定听众应该记住什么、裁剪哪张幻灯片以及在哪里停顿，仍然是您的工作。
最有用的是将幻灯片、数据和草稿放在一起，这样脚本中的每个论断都可以对照其源数据进行核对。如果幻灯片本身还不存在，我们的 Excel to PowerPoint 页面介绍了如何先从电子表格构建它。演讲结束后，一份简短的演示文稿总结可以让错过演讲的人获得相同的核心收获。
您可以结合您的下一套幻灯片及其背后的文件来尝试 Powerdrill Bloom。
常见问题解答
什么是演示文稿脚本？
演示文稿脚本是演讲者计划演讲的完整文本，按幻灯片逐页组织。它比演讲者备注（简短的提示）更详细。脚本通常用于录制的演讲、路演和董事会会议。
演示文稿脚本应该有多长？
Microsoft 的 Speaker Coach 指南建议语速为每分钟 100 到 165 个单词。因此，一个 10 分钟的演讲大约需要 1,000 到 1,650 个单词。如果您的幻灯片包含需要阅读时间的图表，请以该范围的下限为目标。
如何格式化演示文稿脚本？
为每张幻灯片设置独立的部分，并以幻灯片编号和标题作为开头。段落保持在两到三句话，使用大号字体，并在页边空白处标记停顿和幻灯片切换。按口语习惯书写数字。
如何记住演示文稿脚本？
逐字逐句地记住开场白和结束语，中间部分只需记住要点的顺序。仅根据幻灯片进行排练，卡壳时看一眼脚本。在正式演讲前向一位听众进行演练。
AI 可以帮我写演示文稿脚本吗？
如果您向 AI 提供幻灯片、源数据、听众和时间限制，它可以在几分钟内生成一份高质量的初稿。您仍然需要对照源数据核对每一个数字，将草稿裁剪至规定时间，并重写那些您在自然状态下不会说出口的台词。
来源： Microsoft 支持，来自 Speaker Coach 的建议 · Microsoft 支持，使用 Speaker Coach 排练您的幻灯片放映。长度表中的字数预算是根据 Microsoft 推荐的语速范围计算得出的。