如何制作执行摘要幻灯片：完整指南
大多数幻灯片以议程开始。但大多数幻灯片应该以答案开始。
一张幻灯片，大约二十秒就能读完，告诉忙碌的读者你发现了什么以及你希望他们做什么。之后的一切都是证据。
本指南介绍了执行摘要幻灯片中应该包含哪些内容以及应该删减哪些内容。它还介绍了如何撰写标题，以及如何从数据文件中构建幻灯片，而无需手动抄录数字。
幻灯片必须达到的目的
这一规则早在 PowerPoint 出现之前就存在了，它源自那些专门为毫无耐心的受众写作的人。
美国联邦的简明语言指南在一条较长的指令中用四个词概括了这一点：“组织信息。让读者做好心理准备。提前总结冗长的文档。”
“提前”是全部工作的核心。摘要不是你在最后才看到的总结。它是读者在决定对余下内容投入多少注意力之前看到的东西。
该指南还指出了决定所有其他选择的约束条件：“简明语言的第一条规则是：为你的受众写作。” 为构建模型的分析师编写的执行摘要幻灯片，与为审批预算的人编写的幻灯片是完全不同的。
这会带来一个人们往往会抗拒的实际结果。如果读者在看完这一张幻灯片后就停下来，他们应该仍然能够获得决策、原因和诉求。将其构建为“即使停下来也是安全的”，正是摘要与引言的区别所在。
应该包含的四个板块
这种幻灯片的大多数实用版本都包含相同的四个部分，顺序如下。
发现。 一句话，以结论而非主题的形式陈述。“第三季度流失率上升至 4.1%，主要集中在账龄不足十二个月的账户中”——而不是“第三季度流失率分析”。
证据。 两到四个支持该发现的数字，并附带其对比基准。没有基准的数字只是装饰。
启示。 如果该发现属实，接下来会发生什么。这句话才是高管们真正会争论的，如果忽略了它，争论就会转移到一张根本没人看得到的幻灯片上。
诉求。 你想要什么、向谁要、什么时候要。即使答案是“今天不需要做决定”，也要明确说出来。
| 板块 | 长度 | 常见失败原因 |
|---|---|---|
| 发现 | 一句话 | 写成了主题，而不是结论 |
| 证据 | 两到四个数据 | 数字没有对比基准 |
| 启示 | 一到两句话 | 完全被忽略 |
| 诉求 | 一句话 | 责任人模糊或没有截止日期 |
包含这四个部分的执行摘要幻灯片通常会显得很拥挤，这就是为什么下一节与本节同样重要的原因。
应该省略的内容
简明语言指南对于那些只增加字数而不增加含义的机制直言不讳。“主动语态可以明确谁应该做什么。它消除了关于职责的模糊性。” 并且：“被动语态模糊了谁来处理什么，是政府公文写作中最大的问题之一。”
在时态方面，建议同样直接：“动词最简单、最强烈的形式是现在时。”
仅这两条规则就可以将拥挤的幻灯片内容缩减五分之一。在编辑时，值得记住指南中给出的例子——不要写“这必须被完成”，而要写“你必须完成它”。
除了语言之外，有四样东西经常出现在这张幻灯片上，但其实不应该出现：
- 方法论。 你是如何计算的应该放在附录中。关心的读者自然会问。
- 关于数据质量的警告。 除非警告会改变决策，否则应将其放在详细信息幻灯片的脚注中。
- 议程。 摘要和目录是不同的对象，承担着不同的任务。
- 一张以上的图表。 单个小图表可以支持该发现。两张图表意味着你还没有决定发现是什么。
该指南确实明确支持两种压缩手段。“在适当的地方使用表格”——并指出这些表格“不仅仅用于显示数值数据”——以及“使用列表。它们可以帮助你快速传达详细信息，而不会让读者负担过重。”
撰写标题
标题行比正文承担更多的工作，而且它是最常被浪费的部分。
命名主题的标题（如“第三季度留存率审查”）告诉读者他们身处何处。陈述结论的标题（如“除新账户外，各处留存率均保持稳定”）告诉他们应该思考什么。只有第二种标题在被转发的 PDF 中被单独阅读时才能发挥作用。
检验这张幻灯片标题的三个标准：
- 它有可能是错的吗？ 如果没有人会反对它，那么它只是一个标签，而不是一个论点。
- 脱离图表它还能站得住脚吗？ 被转发的幻灯片最先丢失的就是上下文。
- 字数是否在 12 个单词以内？ 无论如何，较长的标题都会被读者略读，只看第一个分句。
在关于takeaway slide titles的指南中，介绍了在每个幻灯片标题中写入结论的相关习惯。摘要幻灯片是这一点最重要的地方，因为它是唯一一张保证会被阅读的幻灯片。
根据你的数据构建一张幻灯片
当数据存在于电子表格或导出文件中时，以下步骤可以让你无需重新输入任何内容，即可从文件直接生成制作完成的幻灯片。
步骤 1：上传源数据并说明受众
在 Powerdrill Bloom 中开始，导入幻灯片背后的工作簿、CSV 或导出文件。用自然语言描述你想要的幻灯片，并指明谁将阅读它。
关于受众的说明比任何其他指令都更能改变输出结果。“为财务委员会做摘要” and “为产品团队做摘要” 会从完全相同的数据中得出不同的发现，因为这两个群体关注的列不同。
如果有决策，请说明决策是什么。针对待定决策编写的摘要，比针对“以下是发生的事情”编写的摘要更加敏锐。
步骤 2：在调整布局之前先确定发现
首先阅读建议的发现并对其进行推敲。它是一个结论还是一个主题？证据是否真的支持它，还是只支持一个较弱的版本？
这是人们常常跳过的步骤，而跳过它会产生一张格式精美却毫无内容的幻灯片。要求对同一数据提供两到三种相互竞争的解读，并深思熟虑地做出选择。
同时检查对比基准。与上季度对比、与计划对比以及与去年同期对比是三个不同的故事。你选择的对比基准就是你正在阐述的论点。
步骤 3：生成幻灯片和备份内容
请求生成执行摘要幻灯片本身，外加两到三张用于回答显而易见的后续问题的详细信息幻灯片。
要求数字是可追溯的——即哪些行生成了每个数据——这样在会议现场遭到质疑时，就不需要事后重新制作。
导出幻灯片，然后仅阅读摘要幻灯片，并询问仅凭它是否能显而易见地做出决策。实用的幻灯片能通过这一测试；而草稿在第一次尝试时很少能通过。
准备在本周为自己的数据制作一份摘要吗？试试 Powerdrill Bloom。
这与执行摘要文档有何不同
两者除了名字相同之外几乎毫无共同点，而将它们混为一谈是该领域最常见的结构性错误。
文档版本是私下线性阅读的，长度由读者决定。它可以容纳一段背景介绍、细微差别以及适当留有余地的结论。关于writing an executive summary from a spreadsheet和generating one from raw business data的指南涵盖了这种形式。
幻灯片版本是在会议室里几秒钟内阅读完毕的，通常伴随着演讲者的解说。它无法容纳细微差别，而留有余地的措辞会被解读为不确定性，而不是严谨性。
由此带来三个具体的结果：
- 长度。 文档摘要长达数段。幻灯片总共大约只有 60 到 90 个单词。
- 留有余地。 文档可以说“结果在方向上是积极的，但须符合第 4 节中的警告条款。” 幻灯片则直接陈述发现，并由演讲者口头说明警告。
- 顺序。 文档可以层层递进。幻灯片则以结论开头，因为没有第二次机会。
如果你已经写好了文档版本，不要直接粘贴进去并缩小字体。提取出这四个板块并重新构建。
格式与布局
行之有效的布局往往是枯燥无味的，而这正是关键所在。
将标题通栏置于顶部，字号要足够大，以便在会议室后排也能看清。在下方，采用两栏拆分。发现和启示以纯文本形式放在左侧。支持性数据以小表格或单个图表的形式放在右侧。
在视觉上将诉求区分开来——可以是在底部横跨的一条色带，或者是一个带框的行。这是人们稍后重新查看幻灯片时会寻找的部分。让他们费力寻找是一种完全可以避免的阻碍。
字体大小可以解决这里的大多数争论。如果正文需要缩小到大约 18 磅以下才能容纳，那么问题出在字数上，而不是字体上。删减内容，而不是缩小字号。
还有一个值得采用的布局习惯：让右下角保持空白。那是视线最后落下的地方，一个空白的角落代表着自信，而不是空间的浪费。
演示幻灯片
摘要幻灯片是你应该能够不看它就能进行演讲的那张幻灯片。
说出发现，然后停顿一下。大多数演示者会急于跳过自己的结论去讲证据，这会让听众习惯于将结论视为前言。
当问题提早出现时——在这张幻灯片上肯定会发生——用一句话回答它，并展示详细信息幻灯片，而不是即兴发挥。知道哪张幻灯片回答了哪个问题，是准备工作能带给你的最大收获。
如果听众不同意该发现，摘要幻灯片仍然发挥了作用。在第二分钟而不是第二十分钟产生分歧，正是这张幻灯片存在的全部意义。关于answering data questions in a presentation的指南涵盖了后续内容。
制作完成的幻灯片是什么样的
抽象的描述不如一个具体的例子有帮助，所以这里有一个例子。
标题。 “在工单量持平的情况下，支持成本上升了 22%。”
证据。 每张工单成本为 $14.80，而上季度为 $12.10。工单量为 41,200，而上季度为 41,600。平均处理时间为 9.4 分钟，而上季度为 7.9 分钟。
启示。 增长原因在于处理时间，而非需求。按照目前的趋势，下个季度将增加大约 $110,000。
诉求。 在 9 月 30 日前批准路由更改。指明责任人，单行陈述。
这大约有 70 个单词，读者可以从中获得完整的论点。每个数字都带有对比，且启示陈述了后果，而不是重复发现。
注意缺失了什么。没有方法论，没有数据警告，也没有图表。制作精良的执行摘要幻灯片可以包含一个小图表，但这个版本不需要，因为三组对比数字已经说明了问题。
每行内容背后的细节都保留在随后的幻灯片中。如果没有人提问，你就为会议室里的所有人节省了十分钟。
常见错误
写成了主题而不是结论。 “客户留存率概述”没有告诉读者任何他们从会议邀请中不知道的信息。
没有对比的数字。 “收入为 $4.2M”是一个事实。“收入为 $4.2M，而计划为 $4.8M”是一个发现。
没有诉求。 如果没有人知道你想要什么，会议就会以“谢谢，把幻灯片发给大家”结束。
字数太多。 90 个单词是实用的上限。超过这个限制，幻灯片就会变成被阅读的对象，而不是被演示的对象，你相当于写了一份带边框的文档。
先构建它。 在分析完成之前编写的摘要只是一个格式精美的猜测。最后再写它，即使它出现在最前面。
与下一张幻灯片重复。 如果摘要和其后的幻灯片包含相同的图表，那么其中一张就是多余的。
标题措辞留有余地。 “留存率可能略有下降”会引导听众重新讨论数据，而不是讨论其启示。
常见问题解答
执行摘要幻灯片应该包含什么？
四样东西。以结论形式陈述的发现，以及两到四个带有对比基准的支持性数据。然后是如果发现成立所带来的启示，以及包含责任人和日期的具体诉求。如果读者看到这里就停下来，他们应该仍然拥有做出回应所需的一切信息。
它应该有多长？
总共大约 60 到 90 个单词，这通常意味着一个标题、三到四行短句，以及一个小表格或单个图表。如果正文字体必须降到大约 18 磅以下，请删减内容，而不是缩小字体。
执行摘要幻灯片和执行摘要文档有什么区别？
文档是私下线性阅读的，可以包含细微差别、警告和多个段落。幻灯片是在会议室里几秒钟内阅读完毕的，以结论开头，并将警告留给演讲者口头表达。在两者之间进行转换时，应重新构建，而不是直接缩小。
如何排版执行摘要幻灯片？
使用通栏标题陈述结论，然后采用两栏正文，左侧为纯文本，右侧为数据。在底部视觉上将诉求区分开来。联邦简明语言指南推荐将表格和列表作为压缩手段，并指出列表可以快速传达详细信息，而不会让读者负担过重。
如何撰写标题？
陈述结论而不是主题，字数保持在 12 个单词以内，并检查是否有人原则上会不同意它。一个无人会质疑的标题只是一个标签，而标签会浪费幻灯片上阅读量最高的一行。
来源： Digital.gov，“简明语言原则”与“为了理解而写作”，简明语言指南系列，美国总务管理局。