วิธีสร้างการนำเสนอเพื่อการฝึกอบรม: โครงสร้างและตัวอย่าง

การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมช่วยสอนให้ผู้คนทำในสิ่งที่พวกเขาไม่เคยทำได้มาก่อน ซึ่งอาจเป็นกระบวนการใหม่ เครื่องมือ นโยบาย หรือขั้นตอนความปลอดภัย สิ่งนี้แตกต่างจากการนำเสนอประเภทอื่นในแง่หนึ่ง นั่นคือ ความสำเร็จจะวัดจากสิ่งที่ผู้เรียนสามารถทำได้หลังจากนั้น ไม่ใช่จากสิ่งที่พวกเขาได้ยิน

คู่มือนี้จะครอบคลุมถึงวิธีการกำหนดวัตถุประสงค์การเรียนรู้ และโครงสร้างการนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมตามหลักการจัดกิจกรรมการเรียนรู้ 9 ขั้นตอนของ Gagné นอกจากนี้ยังจะแนะนำวิธีการใช้ AI ใน 3 ขั้นตอนพร้อมตัวอย่างการทำงาน ส่วนสุดท้ายจะครอบคลุมถึงกฎการออกแบบสไลด์ วิธีการทำให้การฝึกอบรมมีปฏิสัมพันธ์ร่วมกัน และวิธีตรวจสอบว่าการฝึกอบรมนั้นได้ผลจริงหรือไม่

การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมคืออะไร

การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมคือชุดสไลด์ที่สร้างขึ้นเพื่อสอนทักษะหรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน สไลด์เพื่อการขายมีเป้าหมายเพื่อให้เกิดการตัดสินใจ และสไลด์รายงานมีเป้าหมายเพื่อแจ้งข้อมูล ส่วนสไลด์เพื่อการฝึกอบรมมีเป้าหมายเพื่อเปลี่ยนพฤติกรรมหรือสิ่งที่ผู้คนปฏิบัติ

สิ่งนี้ทำให้วิธีที่คุณสร้างสไลด์เปลี่ยนไป โดยแต่ละส่วนควรนำไปสู่สิ่งที่ผู้เรียนจะได้ฝึกปฏิบัติ สไลด์จะประกอบด้วยขั้นตอน ตัวอย่าง และโจทย์สำหรับฝึกฝน ส่วนผู้นำเสนอจะเป็นผู้คอยอธิบายรายละเอียด

การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมมักถูกนำไปใช้ในหลายสถานการณ์:

• การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ พนักงานใหม่จะได้เรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือ นโยบาย และบุคคลที่สามารถติดต่อสอบถามได้
• การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน ทีมงานจะได้เรียนรู้เวิร์กโฟลว์หรือระบบใหม่
• การปฏิบัติตามกฎระเบียบและความปลอดภัย พนักงานจะได้เรียนรู้กฎเกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตาม
• การฝึกอบรมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ทีมขายหรือทีมสนับสนุนจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่
• เวิร์กช็อปทักษะ ผู้จัดการจะได้เรียนรู้วิธีการให้ข้อเสนอแนะหรือการประเมินผลงาน

ในแต่ละกรณี ข้อมูลต้นฉบับมักจะมีอยู่แล้ว โดยอาจอยู่ในเอกสารนโยบาย ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) คู่มือ หรือสเปรดชีตของกรณีศึกษาในอดีต งานส่วนใหญ่จึงเป็นการเปลี่ยนข้อมูลเหล่านั้นให้กลายเป็นสิ่งที่ผู้คนสามารถเรียนรู้ได้จริง

ก่อนที่คุณจะเริ่ม: เขียนวัตถุประสงค์การเรียนรู้

เริ่มต้นด้วยสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้เรียนสามารถทำได้เมื่อสิ้นสุดการอบรม ศูนย์การสอนของ Northern Illinois University ระบุไว้อย่างชัดเจนว่า "ตามหลักการแล้ว คุณควรเตรียมเป้าหมายของหลักสูตรและวัตถุประสงค์การเรียนรู้ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการตามกิจกรรมการเรียนรู้ทั้ง 9 ขั้นตอน" จากนั้นเป้าหมายเหล่านั้นจะเป็นตัวกำหนดทิศทางของสไลด์ทุกแผ่น

เขียนวัตถุประสงค์โดยใช้คำกริยาที่สามารถสังเกตเห็นได้ คู่มือการสอนของ University of Arkansas ใช้ Bloom's Taxonomy สำหรับเรื่องนี้ และได้เตือนให้หลีกเลี่ยง "คำกริยาที่ไม่สามารถวัดผลเป็นปริมาณได้ เช่น เข้าใจ เรียนรู้ ซาบซึ้ง หรือสนุกสนาน"

Bloom's Taxonomy จัดลำดับทักษะจากง่ายไปหาซับซ้อน ได้แก่ การจำ การเข้าใจ การประยุกต์ใช้ การวิเคราะห์ การประเมินค่า และการสร้างสรรค์ คู่มือของ Arkansas ระบุว่า "ก่อนที่คุณจะเข้าใจแนวคิดใดๆ ได้ คุณต้องจำมันให้ได้ก่อน" สำหรับขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระดับการประยุกต์ใช้ถือว่าเหมาะสมที่สุด ซึ่งคู่มือได้นิยามไว้ว่าเป็นการ "ดำเนินการหรือใช้ขั้นตอนปฏิบัติเพื่อลงมือทำหรือนำไปปฏิบัติจริง"

เปรียบเทียบวัตถุประสงค์สองแบบสำหรับเซสชันเดียวกัน:

วัตถุประสงค์ที่อ่อน	วัตถุประสงค์ที่แข็งแรงกว่า
เข้าใจกระบวนการคืนสินค้าแบบใหม่	ดำเนินการคืนสินค้าตามมาตรฐานในระบบใหม่ได้ภายในเวลาไม่เกิน 5 นาที
เรียนรู้นโยบายค่าใช้จ่าย	ระบุได้ว่าค่าใช้จ่ายตัวอย่างใดใน 5 รายการที่ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ
รู้กฎความปลอดภัย	สาธิตขั้นตอนการล็อกเอาต์ (lockout) บนเครื่องจักรฝึกอบรมได้

รักษาจำนวนวัตถุประสงค์ให้กระชับพอที่จะมีเวลาให้ผู้เรียนได้ฝึกฝนในแต่ละหัวข้อ นำวัตถุประสงค์เหล่านี้ไปไว้บนสไลด์ในช่วงเริ่มต้น เพื่อให้ผู้เรียนทราบว่าพวกเขาจะได้ฝึกฝนอะไรบ้าง

โครงสร้างการนำเสนอเพื่อการฝึกอบรม

โครงสร้างที่น่าเชื่อถือมาจากหลักการจัดกิจกรรมการเรียนรู้ 9 ขั้นตอนของ Gagné โดย NIU อธิบายว่า "ในปี 1965 Robert Gagné ได้เสนอชุดกิจกรรมที่เกี่ยวข้องและตอบสนองต่อสภาวะทางจิตใจเพื่อการเรียนรู้" ซึ่งแต่ละกิจกรรมจะสอดคล้องกับสไลด์หนึ่งแผ่นหรือมากกว่านั้น

ขั้นตอนกิจกรรม	หน้าที่ของขั้นตอน	สไลด์ทั่วไปที่ใช้
1. กระตุ้นความสนใจ	ให้เหตุผลว่าทำไมต้องใส่ใจ	สถานการณ์จำลองสั้นๆ คำถาม หรือตัวเลขที่น่าตกใจ
2. แจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้เรียนทราบ	กำหนดความคาดหวัง	สไลด์วัตถุประสงค์
3. กระตุ้นให้ระลึกถึงความรู้เดิม	เชื่อมโยงกับสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้ว	สไลด์ "สิ่งที่เราทำในปัจจุบัน"
4. นำเสนอเนื้อหาใหม่	สอนขั้นตอนต่างๆ	สไลด์ละหนึ่งขั้นตอน พร้อมภาพประกอบ
5. ชี้แนวทางการเรียนรู้	แสดงวิธีการนำไปประยุกต์ใช้	ตัวอย่างการทำงานที่ถูกต้องและตัวอย่างที่ไม่ถูกต้อง
6. กระตุ้นการตอบสนอง (ฝึกปฏิบัติ)	ให้ผู้เรียนได้ทดลองทำ	สไลด์โจทย์สำหรับฝึกปฏิบัติ
7. ให้ข้อมูลย้อนกลับ	แก้ไขและยืนยันความถูกต้อง	สไลด์เฉลยคำตอบ ประเด็นสำหรับการอภิปราย
8. ประเมินผลการปฏิบัติงาน	ตรวจสอบตามวัตถุประสงค์	การทดสอบความรู้หรือโจทย์สั้นๆ
9. ส่งเสริมความคงทนและการนำไปใช้	นำไปปรับใช้กับการทำงานจริงในแต่ละวัน	คู่มือสรุปการทำงาน (job aid) ขั้นตอนต่อไป แหล่งข้อมูลช่วยเหลือ

มีบางขั้นตอนที่ควรลงรายละเอียดเพิ่มเติม

แจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้เรียนทราบ NIU ระบุว่า "ควรแจ้งวัตถุประสงค์ก่อนที่การเรียนการสอนจะเริ่มต้นขึ้น" วัตถุประสงค์ที่ระบุไว้อย่างชัดเจนจะบอกให้ผู้เรียนทราบว่าพวกเขาจะต้องทำอะไรบ้างในภายหลัง

กระตุ้นให้ระลึกถึงความรู้เดิม NIU แนะนำให้ช่วยผู้เรียน "ทำความเข้าใจข้อมูลใหม่โดยเชื่อมโยงกับสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้วหรือเคยมีประสบการณ์มาก่อน" ในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน กระบวนการเดิมคือจุดเชื่อมโยงที่ชัดเจนที่สุด

นำเสนอเนื้อหาใหม่ NIU แนะนำให้คุณ "จัดระเบียบและจัดกลุ่มเนื้อหาอย่างมีความหมาย และให้อธิบายหลังจากที่มีการสาธิตแล้ว" โดยให้แสดงขั้นตอนก่อน จากนั้นจึงอธิบายว่าทำไมมันถึงทำงานเช่นนั้น

ส่งเสริมความคงทนและการนำไปใช้ NIU กล่าวว่าควร "ช่วยให้ผู้เรียนจดจำข้อมูลได้มากขึ้นโดยเปิดโอกาสให้พวกเขาเชื่อมโยงแนวคิดของหลักสูตรกับการนำไปใช้งานจริงในอนาคต" คู่มือสรุปการทำงาน (job aid) หน้าเดียวมักจะทำหน้าที่นี้ได้ดีกว่าสไลด์แผ่นสุดท้าย

วิธีสร้างการนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมด้วย AI

AI สามารถช่วยทำงานในส่วนที่ต้องใช้เวลามากได้ เช่น การอ่านเอกสารนโยบายที่ยาวเหยียด การดึงขั้นตอนต่างๆ ออกมาจาก SOP และการร่างสไลด์ชุดแรก หน้าที่ของคุณคือการกำหนดวัตถุประสงค์และตรวจสอบกฎทุกข้อเทียบกับเอกสารต้นฉบับ และนี่คือวิธีการใน 3 ขั้นตอน โดยใช้ Powerdrill Bloom

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมเอกสารต้นฉบับและกำหนดวัตถุประสงค์

รวบรวมข้อมูลที่ใช้เป็นฐานในการฝึกอบรม เช่น SOP นโยบาย คู่มือ และข้อมูลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในอดีต สเปรดชีตของตั๋วสนับสนุน (support tickets) หรือผลการตรวจสอบจะแสดงให้เห็นว่าผู้คนมักจะทำผิดพลาดตรงจุดใด แผนบริการฟรีของ Powerdrill Bloom ระบุว่าสามารถ "อัปโหลด Excel, CSV, PDF และเอกสารต่างๆ ได้"

ใส่ข้อมูลกลุ่มผู้ฟัง ระยะเวลา และวัตถุประสงค์ของคุณลงในพรอมต์แรก ตัวอย่างเช่น: "นี่คือการนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมความยาว 45 นาทีสำหรับเจ้าหน้าที่สนับสนุนรายใหม่ ใช้ SOP การคืนสินค้าที่แนบมานี้เป็นแหล่งข้อมูลเดียวสำหรับขั้นตอนต่างๆ เมื่อสิ้นสุดการอบรม เจ้าหน้าที่ควรจะสามารถดำเนินการคืนสินค้าตามมาตรฐานและตรวจพบข้อยกเว้นทั้ง 3 ข้อได้"

นโยบายบางอย่างอาจอยู่ในไฟล์ Word สำหรับกรณีดังกล่าว หน้า Word to slides ระบุว่า Powerdrill Bloom สามารถ "แปลงเอกสารของคุณให้เป็นงานนำเสนอ PowerPoint ที่สวยงามและแก้ไขได้ทั้งหมดในเวลาไม่กี่วินาที" โปรดอัปโหลดเวอร์ชันปัจจุบัน ไม่ใช่ฉบับร่างที่มีการเปลี่ยนแปลงไปแล้ว

ขั้นตอนที่ 2: ร่างโครงร่างโดยเน้นที่สิ่งที่ผู้เรียนจะได้ปฏิบัติ

ขอให้ AI ร่างโครงร่างที่ดำเนินตามกิจกรรมการเรียนรู้ทั้ง 9 ขั้นตอน พรอมต์ที่มีประโยชน์คือ: "ร่างโครงร่างการฝึกอบรมจำนวน 14 สไลด์โดยใช้กิจกรรม 9 ขั้นตอนของ Gagné กำหนดให้แต่ละวัตถุประสงค์มีสไลด์เนื้อหาของตัวเอง ตัวอย่างการทำงาน 1 ตัวอย่าง และโจทย์สำหรับฝึกปฏิบัติ 1 ข้อ"

จากนั้นถามคำถามเกี่ยวกับข้อมูล เช่น "เหตุผลในการคืนสินค้า 3 ข้อใดที่ทำให้ต้องทำงานซ้ำมากที่สุดในไตรมาสที่แล้ว" เพื่อเปลี่ยนสเปรดชีตให้กลายเป็นตัวอย่างที่ผู้เรียนจะได้เห็น ขอให้สร้างแผนภูมิ 1 แผนภูมิสำหรับแต่ละคำตอบ พร้อมระบุป้ายกำกับขั้นตอนที่แผนภูมินั้นสนับสนุนอยู่

ตรวจสอบกฎและตัวเลขทุกตัวเทียบกับเอกสารต้นฉบับ หน้าแรกของ Powerdrill Bloom ระบุว่า "ทุกตัวเลขจะถูกส่งกลับมาพร้อมกับหน้า แถว และตัวเลขที่อยู่เบื้องหลัง" ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบได้เร็วขึ้น แต่ผู้ฝึกอบรมยังคงต้องเป็นผู้อนุมัติกฎทุกข้อด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 3: สร้างสไลด์ โจทย์สำหรับฝึกปฏิบัติ และการทดสอบความรู้

เมื่อโครงร่างถูกต้องแล้ว ให้ขอชุดสไลด์ สำหรับไฟล์ PDF หน้า PDF to PPT ระบุว่า Powerdrill Bloom จะ "อ่านเอกสารของคุณ ค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องทางออนไลน์ และสร้าง PowerPoint ชุดใหม่ขึ้นมา" สำหรับสไลด์เพื่อการฝึกอบรม ให้สั่งให้ AI ยึดตามเอกสารต้นฉบับของคุณและไม่ต้องนำข้อมูลภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้อง

จากนั้น ขอข้อมูลเพิ่มเติมอีก 3 ส่วน:

1. โจทย์สำหรับฝึกปฏิบัติ สถานการณ์จำลองสั้นๆ ที่ผู้เรียนต้องแก้ไขในระหว่างเซสชัน
2. การทดสอบความรู้ คำถาม 5 ข้อที่เชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ พร้อมเฉลยคำตอบ
3. บันทึกของผู้พูด (Speaker notes) ข้อความสั้นๆ ไม่กี่บรรทัดต่อสไลด์เกี่ยวกับสิ่งที่จะพูดและสิ่งที่จะถาม คู่มือการเขียน speaker notes ของเราจะแนะนำวิธีเขียนให้กระชับ

ปิดท้ายด้วยคู่มือสรุปการทำงาน (job aid) หน้าเดียว คู่มือการสร้าง เอกสารประกอบการนำเสนอ ของเราจะแสดงรูปแบบที่ผู้เรียนสามารถเก็บไว้ที่โต๊ะทำงานได้

ตัวอย่างการนำเสนอเพื่อการฝึกอบรม

นี่คือตัวอย่างเพื่อประกอบความเข้าใจ โดยชื่อบริษัทและตัวเลขต่างๆ เป็นสิ่งสมมติขึ้น

Lakeside Outfitters ซึ่งเป็นผู้ค้าปลีกอุปกรณ์เอาต์ดอร์ กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีที่ทีมสนับสนุนจัดการกับการคืนสินค้า กระบวนการใหม่นี้จะย้ายการอนุมัติเข้าไปอยู่ในระบบสั่งซื้อและเพิ่มข้อยกเว้น 3 ประการ ผู้ฝึกอบรมมี SOP ใหม่ในรูปแบบ PDF และสเปรดชีตการคืนสินค้าของไตรมาสที่แล้ว

วัตถุประสงค์คือ: ดำเนินการคืนสินค้าตามมาตรฐานในระบบใหม่ ตรวจพบข้อยกเว้นทั้ง 3 ข้อ และทราบว่าเมื่อใดควรส่งต่อเรื่อง (escalate)

สไลด์	หัวข้อ	เนื้อหา
1	การคืนสินค้ากำลังจะเปลี่ยนไปในวันที่ 3 พฤศจิกายน	ชื่อหัวข้อ วันที่ ผู้ฝึกอบรม
2	การคืนสินค้า 1 ใน 5 รายการต้องมีการทำงานซ้ำในไตรมาสที่แล้ว	แผนภูมิจากสเปรดชีตการคืนสินค้า
3	เมื่อสิ้นสุดเซสชันนี้ คุณจะสามารถ...	วัตถุประสงค์ 3 ข้อ
4	วิธีการคืนสินค้าในปัจจุบัน	กระบวนการเดิมโดยสังเขป
5	ขั้นตอนที่ 1: ค้นหาคำสั่งซื้อและตรวจสอบสิทธิ์	ภาพหน้าจอและกฎเกณฑ์การได้รับสิทธิ์
6	ขั้นตอนที่ 2: เลือกเหตุผลการคืนสินค้า	รหัสเหตุผล พร้อมแผนภูมิแสดง 3 อันดับแรก
7	ขั้นตอนที่ 3: อนุมัติหรือส่งต่อการคืนสินค้า	กฎการอนุมัติจาก SOP
8	ตัวอย่างการทำงาน: เต็นท์ที่ชำรุด	การคืนสินค้าตามมาตรฐาน ตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น
9	ตัวอย่างที่ไม่ถูกต้อง: ถุงนอนที่ผ่านการใช้งานแล้ว	ทำไมกรณีนี้จึงเป็นข้อยกเว้น
10	ข้อยกเว้น 3 ประการ	กฎเกณฑ์ ตัวอย่าง และผู้มีอำนาจตัดสินใจ
11	ฝึกปฏิบัติ: ดำเนินการคืนสินค้า 3 รายการ	สถานการณ์จำลองสำหรับการทำงานเป็นคู่
12	เฉลยและการอภิปราย	ขั้นตอนที่ถูกต้องสำหรับแต่ละสถานการณ์จำลอง
13	การทดสอบความรู้	คำถาม 5 ข้อที่เชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์
14	แหล่งข้อมูลช่วยเหลือ	คู่มือสรุปการทำงาน (job aid) ผู้ติดต่อเพื่อส่งต่อเรื่อง การทบทวนครั้งต่อไป

สังเกตลำดับขั้นตอน สไลด์ข้อมูลจะมาก่อนเนื่องจากช่วยให้เหตุผลว่าทำไมต้องใส่ใจ แต่ละขั้นตอนจะมีสไลด์ของตัวเอง การฝึกปฏิบัติจะมาก่อนการทดสอบ และสไลด์แผ่นสุดท้ายจะนำการเรียนรู้กลับไปสู่การทำงานจริงในแต่ละวัน

กฎการออกแบบสไลด์สำหรับชุดสไลด์ฝึกอบรม

สไลด์ฝึกอบรมจะถูกอ่านสองครั้ง: ครั้งแรกในระหว่างเซสชัน และอีกครั้งในภายหลังเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง เคล็ดลับการนำเสนอของ Microsoft ช่วยให้คุณมีพื้นฐานที่มั่นคง

• เขียนข้อความให้สั้นกระชับ Microsoft แนะนำว่า "เขียนข้อความให้เรียบง่ายและลดปริมาณข้อความบนสไลด์ของคุณให้เหลือน้อยที่สุด" แล้วนำรายละเอียดไปใส่ไว้ในคู่มือสรุปการทำงาน (job aid) แทน
• ทำให้อ่านง่าย Microsoft ระบุว่า "พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ขนาดฟอนต์ที่เล็กกว่า 18 pt" และควรใช้ขนาดที่ใหญ่ขึ้นหากผู้ฟังนั่งห่างจากหน้าจอ
• แสดงขั้นตอนให้เห็นภาพ Microsoft กล่าวว่า "ใช้กราฟิกเพื่อช่วยเล่าเรื่องราวของคุณ" สำหรับกระบวนการทำงาน ภาพหน้าจอที่มีการไฮไลต์พื้นที่จุดใดจุดหนึ่งจะช่วยแสดงให้ผู้เรียนเห็นว่าต้องมองไปที่ตรงไหน
• ใช้พื้นหลังที่เรียบง่าย Microsoft ระบุว่า "ทำให้พื้นหลังของสไลด์ดูเรียบง่ายและสอดคล้องกัน"
• ตั้งชื่อสไลด์ด้วยประเด็นสำคัญ "ขั้นตอนที่ 2: เลือกเหตุผลการคืนสินค้า" จะบอกให้ผู้เรียนทราบว่าพวกเขากำลังอยู่ที่จุดใด คู่มือการเขียน หัวข้อสไลด์ที่สรุปประเด็นสำคัญ ของเราจะอธิบายแนวคิดนี้

สำหรับแผนภูมิจากข้อมูลของคุณ ให้เน้นเพียงหนึ่งข้อความต่อหนึ่งแผนภูมิ คู่มือของเราเกี่ยวกับ การทำให้สไลด์ข้อมูลอ่านง่าย จะครอบคลุมเรื่องป้ายกำกับและการใช้สี

วางแผนจังหวะเวลาด้วยเช่นกัน และจัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับการฝึกปฏิบัติ คู่มือการสร้าง แผนกำหนดเวลาสไลด์ ของเราจะแสดงวิธีจัดสรรเวลาในเซสชัน

วิธีทำให้การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมมีปฏิสัมพันธ์ร่วมกัน

คำแนะนำในการค้นหาสำหรับหัวข้อนี้มักจะถามถึงวิธีทำให้การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมมีปฏิสัมพันธ์ร่วมกันหรือสนุกสนาน กิจกรรมทั้ง 9 ขั้นตอนตอบคำถามนั้นได้โดยตรง เนื่องจากมี 3 ขั้นตอนที่เน้นให้ผู้เรียนได้ลงมือทำบางสิ่งบางอย่าง

ถามก่อนบอก NIU แนะนำให้คุณ "ตั้งคำถามที่กระตุ้นความคิดแก่ผู้เรียน" เพื่อดึงดูดความสนใจ โดยอาจเปิดด้วยกรณีศึกษาจริงแล้วถามว่ากลุ่มผู้เรียนจะทำอย่างไร

ฝึกปฏิบัติในระหว่างเซสชัน ไม่ใช่หลังจากนั้น NIU กล่าวว่าควร "ให้ผู้เรียนประยุกต์ใช้สิ่งที่ได้เรียนรู้เพื่อเสริมสร้างทักษะและความรู้ใหม่ และเพื่อยืนยันความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับแนวคิดของหลักสูตร" ผู้เรียนสามารถจับคู่กันเพื่อแก้ไขสถานการณ์จำลองสั้นๆ ได้

ใช้ตัวอย่างที่ถูกต้องและตัวอย่างที่ไม่ถูกต้อง NIU ระบุว่าตัวอย่างที่ถูกต้องจะแสดงให้เห็นว่าควรทำอย่างไร ในขณะที่ตัวอย่างที่ไม่ถูกต้องจะแสดงให้เห็นว่าสิ่งใดที่ไม่ควรทำ สำหรับกระบวนการทำงานที่มีข้อยกเว้น ให้แสดงกรณีศึกษาหนึ่งกรณีที่ละเมิดกฎเกณฑ์ดังกล่าว

ให้ข้อมูลย้อนกลับที่เฉพาะเจาะจง NIU ได้อธิบายไว้หลายประเภท ประเภทหนึ่งคือข้อมูลย้อนกลับเชิงพรรณนา (descriptive feedback) ซึ่ง "จะให้คำแนะนำ แนวทาง และข้อมูลแก่ผู้เรียนเพื่อช่วยปรับปรุงการปฏิบัติงานของพวกเขา"

เคล็ดลับทั่วไปของ Microsoft แนะนำให้คุณ "ขอให้ผู้ฟังเก็บคำถามไว้ถามตอนท้าย" ซึ่งเหมาะสำหรับการบรรยายทั่วไป แต่สำหรับการฝึกอบรม โจทย์สำหรับฝึกปฏิบัติจะทำให้เกิดคำถามในตัวเอง ดังนั้นจึงควรวางแผนเผื่อเวลาสำหรับเรื่องนี้ด้วย

วิธีตรวจสอบว่าการฝึกอบรมได้ผลจริงหรือไม่

การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมจะเสร็จสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อคุณทราบว่าผู้คนสามารถปฏิบัติงานนั้นได้จริงหรือไม่ ควรวางแผนการตรวจสอบนี้ก่อนที่จะเริ่มเซสชัน

• ทดสอบเทียบกับวัตถุประสงค์ แต่ละวัตถุประสงค์ควรมีคำถามหรือโจทย์อย่างน้อย 1 ข้อ
• ใช้การตรวจสอบก่อนและหลังการอบรม NIU แนะนำให้คุณ "ทำการทดสอบก่อนและหลังการอบรมเพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของสมรรถนะในด้านเนื้อหาหรือทักษะ"
• สังเกตการทำงานจริง ไม่ใช่แค่การทำแบบทดสอบ สำหรับกระบวนการทำงาน โจทย์สั้นๆ ที่มีการสังเกตการณ์จะบอกข้อมูลแก่คุณได้มากกว่าคะแนนจากข้อสอบแบบปรนัย
• ดูข้อมูลหลังจากนั้น 1 เดือน หากการฝึกอบรมเป็นเรื่องเกี่ยวกับการคืนสินค้า ให้ตรวจสอบว่าการทำงานซ้ำลดลงหรือไม่

เก็บผลลัพธ์ไว้พร้อมกับชุดสไลด์ บันทึกสั้นๆ ว่าคำถามข้อใดที่ผู้เรียนส่วนใหญ่ตอบผิดจะบอกให้คุณทราบว่าต้องแก้ไขสไลด์แผ่นใดก่อนที่จะเริ่มเซสชันถัดไป

การตรวจสอบครั้งสุดท้ายนี้จะช่วยเติมเต็มกระบวนการให้สมบูรณ์ สเปรดชีตเดียวกันกับที่ให้ข้อมูลสำหรับสไลด์แผ่นที่ 2 แก่คุณ สามารถบอกได้ว่าการฝึกอบรมได้สร้างความเปลี่ยนแปลงใดๆ หรือไม่ โดยการนำข้อมูลของเดือนใหม่ไปวิเคราะห์ในรูปแบบเดียวกันแล้วนำมาเปรียบเทียบกัน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

โปรดระวังข้อผิดพลาดเหล่านี้ในขณะที่คุณสร้างชุดสไลด์

• การคัดลอกคู่มือลงในสไลด์ สไลด์เพื่อการฝึกอบรมไม่ใช่เอกสารนโยบาย ควรเก็บกฎเกณฑ์ฉบับเต็มไว้ในคู่มือสรุปการทำงาน (job aid) แทน
• วัตถุประสงค์ที่ไม่สามารถตรวจสอบได้ คำว่า "เข้าใจกระบวนการทำงาน" ไม่สามารถนำไปทดสอบอะไรได้เลย
• ไม่มีการฝึกปฏิบัติ หากผู้เรียนทำเพียงแค่ฟัง คุณจะไม่สามารถบอกได้เลยว่าพวกเขาปฏิบัติงานนั้นได้จริงหรือไม่
• เนื้อหามากเกินไปในครั้งเดียว หากวัตถุประสงค์ใดไม่มีเวลาให้ฝึกปฏิบัติ ให้ย้ายวัตถุประสงค์นั้นไปไว้ในเซสชันอื่น
• กฎเกณฑ์ที่คลาดเคลื่อนจากต้นฉบับ ตรวจสอบทุกขั้นตอนเทียบกับ SOP ปัจจุบันก่อนเริ่มเซสชัน
• ไม่มีการติดตามผล มอบคู่มือสรุปการทำงาน (job aid) ให้แก่ผู้เรียน และวางแผนการตรวจสอบในอีกไม่กี่สัปดาห์ต่อมา

ก่อนเริ่มเซสชัน ให้ทดลองนำเสนอสไลด์กับบุคคลที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย 1 คน จดบันทึกทุกคำถามที่คุณไม่สามารถตอบได้ หากต้องการร่างแรกที่รวดเร็วยิ่งขึ้น ลองใช้ Powerdrill Bloom ร่วมกับ SOP ของคุณและสเปรดชีตกรณีศึกษาในอดีต

คำถามที่พบบ่อย

การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมควรประกอบด้วยอะไรบ้าง?

การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมควรประกอบด้วยวัตถุประสงค์การเรียนรู้ที่ชัดเจน เนื้อหาที่แบ่งเป็นขั้นตอนสั้นๆ และตัวอย่างการทำงาน นอกจากนี้ควรเพิ่มโจทย์สำหรับฝึกปฏิบัติ ข้อมูลย้อนกลับ และการทดสอบความรู้ที่เชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ ปิดท้ายด้วยคู่มือสรุปการทำงาน (job aid) หรือขั้นตอนต่อไป เพื่อให้ผู้เรียนสามารถนำไปปรับใช้ในการทำงานได้

คุณจะจัดโครงสร้างการนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมอย่างไร?

โครงสร้างทั่วไปจะดำเนินตามกิจกรรมการเรียนรู้ 9 ขั้นตอนของ Gagné ได้แก่ กระตุ้นความสนใจ แจ้งวัตถุประสงค์ และระลึกถึงความรู้เดิม จากนั้นนำเสนอเนื้อหา ชี้แนวทางการเรียนรู้ด้วยตัวอย่าง และให้ผู้เรียนได้ฝึกปฏิบัติ ตามด้วยการให้ข้อมูลย้อนกลับ ประเมินผลการปฏิบัติงาน และช่วยให้พวกเขานำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานจริง

การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมควรมีความยาวเท่าใด?

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และระยะเวลาที่ต้องใช้ในการฝึกปฏิบัติของแต่ละหัวข้อ ให้วางแผนเนื้อหา การฝึกปฏิบัติ และการตรวจสอบสำหรับแต่ละวัตถุประสงค์ จากนั้นนำเวลามารวมกัน สำหรับหัวข้อที่ยาวขึ้น ให้แบ่งการฝึกอบรมออกเป็นเซสชันที่สั้นลงพร้อมกับการตรวจสอบเมื่อสิ้นสุดแต่ละเซสชัน

ฉันจะทำให้การนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมมีปฏิสัมพันธ์ร่วมกันได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยสถานการณ์จำลองจริงและถามว่าผู้เรียนจะทำอย่างไร เพิ่มโจทย์สำหรับฝึกปฏิบัติในระหว่างเซสชัน แสดงตัวอย่างที่ถูกต้องและตัวอย่างที่ไม่ถูกต้อง และให้ข้อมูลย้อนกลับที่เฉพาะเจาะจง เผื่อเวลาสำหรับคำถามในระหว่างการฝึกปฏิบัติ ไม่ใช่เฉพาะตอนท้ายเท่านั้น

AI สามารถช่วยสร้างการนำเสนอเพื่อการฝึกอบรมได้หรือไม่?

ได้ AI สามารถอ่าน SOP นโยบาย และคู่มือ ดึงขั้นตอนต่างๆ ออกมา และร่างโครงร่างรวมถึงสไลด์ได้ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างแผนภูมิแสดงข้อผิดพลาดในอดีตจากข้อมูลของคุณ และเขียนโจทย์สำหรับฝึกปฏิบัติรวมถึงคำถามในแบบทดสอบได้อีกด้วย อย่างไรก็ตาม คุณยังคงต้องตรวจสอบกฎทุกข้อเทียบกับเอกสารต้นฉบับด้วยตนเอง

แหล่งที่มา: Northern Illinois University, Gagné's Nine Events of Instruction · University of Arkansas, Using Bloom's Taxonomy to Write Effective Learning Objectives · Microsoft Support, Tips for creating and delivering an effective presentation.