Hoe schrijf je een presentatiesamenvatting - Stappen, voorbeelden en sjablonen

De meeste presentaties worden slechts één keer gelezen en slecht onthouden. De samenvatting van de presentatie is het deel dat mensen bewaren, doorsturen en waar ze drie weken later aan u naar refereren.

Het is ook het deel dat de meeste mensen als laatste schrijven, in alle haast, nadat de dia's klaar zijn. Die volgorde is verkeerd om, en dat is te zien aan het resultaat.

Deze gids behandelt wat een samenvatting van een presentatie is en de drie vormen die deze kan aannemen. Vervolgens biedt het een driestappenmethode die werkt voor uw eigen presentatie of die van iemand anders.

Wat een samenvatting van een presentatie is

Een samenvatting van een presentatie is een kort stuk tekst dat de argumentatie van een presentatie overbrengt, zonder de presentatie zelf.

Die definitie is scherp. Als de lezer de dia's nodig heeft om het te kunnen volgen, is het geen samenvatting. Dan is het een bijschrift.

Drie dingen onderscheiden een echte samenvatting van een presentatie van een inhoudsopgave:

• Het vermeldt conclusies, geen onderwerpen. "Churn steeg in het enterprise-segment" is beter dan "Churn-analyse."
• Het bevat de cijfers die er toe doen. Twee of drie, geen twintig.
• Het geeft aan wat de volgende stap is. Een samenvatting die eindigt zonder besluit, dwingt de lezer om er zelf een te bedenken.

Drie soorten, en welke u nodig heeft

De term omvat drie verschillende taken. Het schrijven van de verkeerde variant is de meest voorkomende fout. Dit gebeurt meestal omdat niemand heeft gevraagd welke gewenst was.

Soort	Lengte	Wanneer geschreven	Lezer
Samenvattingsdia	1 dia, 30–60 woorden	Voordat u presenteert	Iedereen in de zaal
Abstract of vooruitblik	50–150 woorden	Voordat u presenteert	Mensen die beslissen of ze aanwezig willen zijn
Samenvatting achteraf	200–500 woorden	Nadat u heeft gepresenteerd	Mensen die er niet bij waren, en uw toekomstige zelf

De samenvattingsdia bevindt zich in de presentatie. Als dat is wat u nodig heeft, behandelt onze gids voor de executive summary-dia de dia-specifieke lay-out.

De versie voor na de presentatie is een document, geen dia. Het moet zes weken later koud gelezen kunnen worden door iemand die niet in de zaal zat. Onze handleiding voor de recap na de presentatie behandelt dat formaat.

De schrijfmethode hieronder is voor alle drie hetzelfde.

Wat er thuishoort in een samenvatting van een presentatie

Pel een goede samenvatting af en u houdt vijf componenten over. Ze hoeven niet altijd alle vijf aanwezig te zijn, maar het weglaten ervan moet een bewuste keuze zijn en geen slordigheid.

1. De vraag die de presentatie beantwoordde. Eén zin. Als u deze niet kunt opschrijven, had de presentatie er waarschijnlijk geen.
2. Het antwoord. Ook één zin. Dit is de zin die mensen zullen citeren.
3. Het bewijs. Twee of drie cijfers, elk met de bijbehorende bron.
4. Het voorbehoud. Wat de analyse niet omvat, of waar de betrouwbaarheid laag is.
5. De volgende stap. Wie doet wat, en wanneer.

Het voorbehoud is vaak het eerste dat mensen weglaten om ruimte te besparen. Behoud het. Een samenvatting van een presentatie die zekerder klinkt dan het onderliggende werk is erger dan helemaal geen samenvatting. Het verspreidt zich immers sneller dan uw kanttekeningen.

Hoe u een samenvatting van een presentatie schrijft

Drie stappen. De volgorde is belangrijker dan de snelheid.

Stap 1: Schrijf het antwoord voordat u iets anders schrijft

Open een leeg document, niet de presentatie. Schrijf één zin die antwoord geeft op de vraag die de presentatie wilde beantwoorden.

Doe dit voordat u uw dia's herleest. Herlezen zorgt ervoor dat u de structuur gaat samenvatten, en de structuur is niet waar het om gaat. Het gaat om de bevinding.

Als de zin langer is dan ongeveer 25 woorden, had de presentatie waarschijnlijk twee argumenten. Schrijf beide zinnen op en beslis vervolgens welke de belangrijkste is.

Test de zin op zichzelf. Geef de zin aan iemand die niet in de zaal zat. Als hun eerste reactie een verduidelijkende vraag is in plaats van een inhoudelijke reactie, is de zin nog niet krachtig genoeg.

In deze stap valt of staat de samenvatting van een presentatie. Alles daarna is slechts montage.

Eén waarschuwing. Als de antwoordzin blijft veranderen terwijl u schrijft, is de analyse nog niet afgerond. Stop met schrijven en ga terug naar de data.

Stap 2: Verzamel de drie cijfers die het onderbouwen

Ga nu terug naar de presentatie met een specifieke taak. Zoek de kleinst mogelijke set cijfers die uw zin geloofwaardig maakt.

Drie is meestal het maximum. Lezers nemen daarna geen cijfers meer op. Een muur van cijfers geeft bovendien aan dat u niet kon beslissen welke cijfers er echt toe deden.

Noteer voor elk cijfer waar het vandaan komt. Niet "uit het dashboard", maar de daadwerkelijke tabel, het bestand of de query. Dit kost een minuut extra, maar bespaart u een uur zodra iemand een cijfer in twijfel trekt.

Rond af voor de leesbaarheid, maar rond nooit af naar een andere conclusie. Een verschuiving van 4,2% naar 4% is prima. Het afronden van 4,6% naar 5% in een samenvatting over het overschrijden van een drempel van 5% is dat niet.

Als uw cijfers uit een spreadsheet komen, wordt de werkwijze behandeld in onze gids voor het samenvatten van Excel-gegevens zonder draaitabellen.

Step 3: Voeg het voorbehoud en de volgende stap toe, en schrap vervolgens

U heeft nu een antwoord en bewijs. Er blijven nog twee dingen over.

Het voorbehoud komt direct na het bewijs, in één zin. Noem de grens van de analyse. Een datumbereik, een uitgesloten segment of een probleem met de datakwaliteit waar u omheen heeft gewerkt, komen hier allemaal voor in aanmerking.

De volgende stap komt als laatste, en daar moet een naam aan gekoppeld zijn. "We moeten de prijzen herzien" is geen volgende stap. "Prijsherziening, eigendom van Dana, vóór de bestuursvergadering van oktober" is dat wel.

Schrap vervolgens. Lees de conceptversie en verwijder elke zin die niet een van de vijf hierboven genoemde taken vervult. De meeste eerste versies verliezen hier ongeveer een derde van hun lengte en worden er beter van.

Schrap eerst de bijvoeglijke naamwoorden. Woorden als significant, aanzienlijk en opmerkelijk voelen als nadruk, maar bevatten geen informatie. Als een getal groot is, spreekt het getal voor zich.

Een uitgewerkt voorbeeld

Hier is dezelfde bevinding eerst slecht geschreven, en daarna goed.

Voor, 84 woorden:

Deze presentatie behandelde onze driemaandelijkse churn-analyse. We hebben gekeken naar churn over verschillende segmenten en tijdsperioden. De analyse omvatte gegevens uit meerdere bronnen. We hebben een aantal interessante patronen gevonden in het enterprise-segment die mogelijk nader onderzoek rechtvaardigen. Er waren ook bevindingen met betrekking tot de mid-market. We hebben verschillende mogelijke verklaringen besproken. We hebben ook potentiële volgende stappen besproken die het team de komende weken zou kunnen overwegen, afhankelijk van de prioriteiten.

Na, 79 woorden:

De enterprise-churn steeg naar 4,2% in Q3, vergeleken met 2,8% in Q2. Mid-market en SMB bleven stabiel.

Drie cijfers onderbouwen dit. Van de 14 verloren enterprise-accounts hadden er 11 geen executive sponsor geregistreerd (CRM-export, 18 sept). De gemiddelde time-to-first-value voor die accounts bedroeg 47 dagen, tegenover een doelstelling van 21 dagen (onboarding-logboek). Negen van de 14 hadden supporttickets die langer dan 30 dagen openstonden.

Dit is exclusief accounts die verloren zijn gegaan door overnames. Dana is verantwoordelijk voor een evaluatie van de sponsor-dekking vóór de bestuursvergadering van oktober.

Vrijwel even lang. De tweede versie kan worden doorgestuurd naar iemand die de vergadering heeft gemist, en diegene kan er direct mee aan de slag.

Let op wat de tweede versie niet doet. Deze beschrijft de presentatie nergens. Het levert direct de bevinding.

Ook de bronvermelding doet stilletjes haar werk. Elk cijfer vermeldt waar het vandaan komt, in maximaal vier woorden. Dat kost bijna geen moeite om te schrijven en voorkomt de meest voorkomende vervolgvraag.

Hoe lang een samenvatting van een presentatie moet zijn

Stem de lengte af op de beslissing van de lezer, niet op de lengte van de presentatie. Een presentatie van 60 dia's kan een samenvatting van 40 woorden opleveren als de bevinding eenvoudig is.

Context	Doel
Samenvattingsdia	30–60 woorden
Inhoud van de e-mail	100–200 woorden
Gedeeld document of wiki	200–500 woorden
Pre-read voor het bestuur	300–500 woorden, plus de presentatie als bijlage

Boven de 500 woorden bent u een rapport aan het schrijven. Dat is een ander type document met andere conventies.

Er is een praktische reden om onder die grens te blijven. Samenvattingen worden gelezen op telefoons, in gangen en tussen vergaderingen door. Alles waarvoor u twee keer moet scrollen, wordt bewaard voor later en vervolgens nooit meer gelezen.

Taal die de lezer bijblijft

De richtlijnen voor begrijpelijke taal van de Amerikaanse federale overheid zijn hier direct van toepassing. Ze zijn bovendien specifieker dan de meeste andere adviezen over schrijven.

Gebruik de actieve vorm. Zoals de plain language guide van Digital.gov het verwoordt: "De actieve vorm maakt duidelijk wie wat moet doen. Het neemt onduidelijkheid over verantwoordelijkheden weg." In een samenvatting waarin een volgende stap wordt toegewezen, is dat waar het allemaal om draait.

Gebruik de tegenwoordige tijd. De gids is duidelijk over het waarom: "De eenvoudigste en sterkste vorm van een werkwoord is de tegenwoordige tijd."

Pas op voor verborgen werkwoorden, de gewoonte om van een handeling een zelfstandig naamwoord te maken. Het voorbeeld uit de gids is treffend: schrijf "We analyseren gegevens", en niet "We voeren een analyse van de gegevens uit". Samenvattingen trekken dit probleem aan omdat de nominale versie formeler klinkt. Maar formaliteit leest als opvulling.

Nog een laatste test die niets kost: lees de samenvatting van de presentatie hardop voor. Elke zin waar u over struikelt, zal ook voor de lezer een obstakel zijn.

Veelgemaakte fouten

• De presentatie samenvatten in plaats van de bevinding. De weggever is een openingszin die begint met "Deze presentatie behandelde."
• Het antwoord begraven in de derde alinea. Lezers haken snel af. Begin met de conclusie.
• Het voorbehoud weglaten. De samenvatting verspreidt zich verder dan de presentatie zelf, dus ongenuanceerde beweringen reizen ermee mee.
• Cijfers zonder bronnen. De eerste kritische vraag die u niet kunt beantwoorden, kost u uw geloofwaardigheid in de zaal.
• Geen eigenaar voor de volgende stap. Acties zonder naam worden niet uitgevoerd.
• Het als laatste schrijven, in alle haast. Formuleer de antwoordzin voordat u de eerste dia maakt. Dit verbetert ook de presentatie zelf.
• De formulering van vorig kwartaal hergebruiken. Een gerecyclede samenvatting verbergt juist datgene wat veranderd is, en dat is meestal de essentie.

De presentatie van iemand anders samenvatten

Het samenvatten van een presentatie die u niet zelf heeft gemaakt, is een heel andere uitdaging. U heeft wel de dia's, maar niet de achterliggende redenering, en die twee komen zelden volledig overeen.

Werk achterstevoren vanaf het einde. Presentatoren plaatsen hun echte conclusie vaak in de laatste drie dia's, of spreken deze hardop uit zonder hem op te schrijven. Begin daar in plaats van bij dia één.

Controleer vervolgens zelf de conclusie aan de hand van het bewijs. Een samenvatting van een presentatie waar u uw naam onder zet, wordt uw bewering, ongeacht wie de dia's heeft gemaakt. Als de cijfers de slotdia niet ondersteunen, hoort die discrepantie thuis in uw voorbehoud.

Stel de presentator één vraag voordat u publiceert: wat heeft u weggelaten? Het antwoord is meestal de meest bruikbare zin in de hele samenvatting, en deze staat vrijwel nooit op een dia.

Bronvermelding is ook hier belangrijk. Vermeld de presentator en de datum bovenaan. Zes maanden later herinnert niemand zich meer van wie de analyse was, en de samenvatting is het enige dat overblijft.

Een goede gewoonte om aan te nemen voor terugkerende vergaderingen: bewaar samenvattingen op één plek met een consistente structuur, zodat een lezer er snel vier kan scannen om de trend te zien. Een map met inconsistente verslagen is nauwelijks beter dan helemaal geen verslagen, omdat vergelijken dan handwerk wordt.

Een herbruikbaar sjabloon

Kopieer dit en vul het in. Vijf velden, in deze volgorde.

Bevinding: [Eén zin. Het antwoord, niet het onderwerp.]

Bewijs: [Cijfer 1, met bron.] [Cijfer 2, met bron.] [Cijfer 3, met bron.]

Voorbehoud: [Wat dit niet omvat.]

Volgende stap: [Actie, eigenaar, datum.]

Detail: [Link naar de presentatie of de onderliggende gegevens.]

Het laatste veld is belangrijker dan het lijkt. Een samenvatting van een presentatie die teruglinkt naar de bron, wekt vertrouwen bij de tweede lezing, en niet alleen bij de eerste.

Bewaar het sjabloon in de tool die uw team al gebruikt. Een format dat niemand kan vinden, is een format dat niemand gebruikt, hoe goed het ook is.

Waar het echte werk in gaat zitten

Het schrijven van de samenvatting gaat snel. Het vinden van de drie cijfers die de samenvatting onderbouwen is traag, vooral wanneer ze zich op verschillende plekken bevinden.

Dat is het deel dat het waard is om te automatiseren. Wanneer cijfers verspreid zijn over een spreadsheet, een database en een pdf, gaat de hele middag op aan het handmatig verzamelen ervan. Dat is ook het moment waarop overschrijffouten ontstaan.

Powerdrill Bloom neemt die helft voor zijn rekening. Stel in natuurlijke taal vragen over uw documenten en databases, en elk cijfer wordt geretourneerd met de bijbehorende pagina, rij en het achterliggende getal. Dat laatste zorgt ervoor dat u de bronvermelding kunt schrijven zonder dat u terug hoeft te gaan om te zoeken.

Het eindoordeel blijft aan u. Welke bevinding leidend is, wat het voorbehoud inhoudt en wie de eigenaar is van de volgende stap, zijn beslissingen die geen enkele tool voor u kan nemen. Voordat u verzendt, is onze checklist voor het controleren van presentaties een handige laatste controle.

Probeer Powerdrill Bloom gratis

Veelgestelde vragen

Wat is een presentatiesamenvatting?

Het is een kort stuk tekst dat de argumentatie van een presentatie overbrengt zonder de presentatie zelf. Een goede samenvatting vermeldt de bevinding, geeft twee of drie ondersteunende cijfers, noemt een voorbehoud en wijst een volgende stap toe.

Hoe lang moet een samenvatting van een presentatie zijn?

Tussen de 30 en 60 woorden voor een samenvattingsdia, en 100 tot 200 voor een e-mail. Een gedeeld document telt 200 tot 500 woorden. De lengte is afhankelijk van de beslissing van de lezer, niet van de omvang van de presentatie.

Wat is het verschil tussen een samenvatting en een abstract?

Een abstract wordt voorafgaand aan de presentatie geschreven om mensen te helpen beslissen of ze aanwezig willen zijn. Een samenvatting van een presentatie wordt meestal achteraf geschreven om de bevinding over te brengen aan mensen die er niet bij waren.

Moet een samenvatting van een presentatie aanbevelingen bevatten?

Ja, als slotelement, met een eigenaar en een datum eraan gekoppeld. Een samenvatting die stopt bij de bevinding, dwingt de lezer om zelf de volgende stap te bedenken. Meestal bedenken ze niets.

Kan ik de samenvatting schrijven voordat ik de presentatie maak?

Dat zou u wel moeten doen. Door eerst de antwoordzin te formuleren, wordt u gedwongen uw conclusie helder te hebben, wat de presentatie meestal korter maakt. Als u die zin niet kunt schrijven, is de presentatie nog niet klaar om gemaakt te worden. Onze gids voor de opzet van een datapresentatie behandelt de volgende stappen.

Bronnen: Digital.gov, Writing for understanding, deel van de serie gidsen voor begrijpelijke taal, overgenomen van PlainLanguage.gov.