Hoe u een rapport over tijdige levering maakt: 6 snelle controles in 2026

Een rapport over tijdige levering beantwoordt wat één vraag lijkt, maar er in werkelijkheid twee zijn. Hebben we verzonden toen we zeiden dat we dat zouden doen, en kwam het pakket aan toen de klant het verwachtte? Deze hebben verschillende eigenaren en verschillende klokken. Deze gids bouwt een rapport op dat ze van elkaar scheidt en vermeldt zes controles die moeten worden uitgevoerd voordat iemand het cijfer noemt.

Waarom "op tijd" niet alleen een interne metriek is

De meeste teams behandelen dit als een KPI die ze zelf instellen. Voor alles wat in de VS op afstand wordt verkocht, wordt een deel ervan bepaald door regelgeving.

De Federal Trade Commission publiceert hierover een regel. De Mail, Internet, or Telephone Order Merchandise Rule vereist een redelijke basis "om te verklaren of te impliceren dat u binnen een bepaalde tijd kunt verzenden." Wanneer er geen verzendtijd is vermeld, hebt u een redelijke basis nodig om aan te nemen dat u binnen 30 dagen kunt verzenden. Daarom wordt dit vaak de 30-dagenregel genoemd.

Twee details in die richtlijn veranderen de manier waarop het rapport moet worden opgebouwd.

De klok begint op een specifiek moment. De FTC stelt dat uw verplichting "begint zodra u een 'correct ingevulde' bestelling ontvangt." Ze definieert dat als het moment waarop u de juiste volledige of gedeeltelijke betaling ontvangt, "vergezeld van alle informatie die u nodig hebt om de bestelling uit te voeren."

Dat is niet altijd hetzelfde als het tijdstempel dat uw systeem registreert wanneer de bestelling wordt aangemaakt.

Een belofte die meestal wordt nagekomen, is niet nagekomen. Aan de FTC wordt rechtstreeks gevraagd of een verkoper kan zeggen dat hij "meestal" binnen 48 uur verzendt. Het antwoord is dat u dan "verplicht bent om altijd binnen 48 uur te verzenden of een melding van vertraging te sturen."

Er is ook een vaste procedure bij het niet nakomen van de belofte. Als u niet binnen de aangegeven tijd kunt verzenden, moet u de klant om toestemming vragen voor een vertraging.

De richtlijn stelt een limiet aan die kennisgeving. Geen enkele melding "mag langer duren dan de tijd die u oorspronkelijk had beloofd", en waar geen tijd was beloofd, is de limiet 30 dagen. Voldoet u hier niet aan, dan moet de bestelling worden geannuleerd met een snelle terugbetaling.

Let op het woord dat overal wordt gebruikt: verzenden, niet leveren. Dat onderscheid is de basis van het hele rapport.

Het is ook de moeite waard om te controleren wat de regel buiten beschouwing laat. De FTC vermeldt uitzonderingen voor tijdschriftabonnementen na de eerste verzending, zaden en groeiende planten, onder rembours bestellingen en diensten. Als een deel van uw catalogus hierbuiten valt, moet uw rapport over tijdige levering vermelden welk deel dat is.

Wat u nodig hebt voordat u begint

Vier exports, en die bevinden zich meestal in verschillende systemen.

• Bestellingen, met aanmaaktijd, tijdstip van betalingsbevestiging en de belofte die bij het afrekenen is getoond.
• Fulfilment, met tijdstempels voor picken, verpakken en overdracht.
• Tracking van de vervoerder, met de eerste scan en de afleveringsscan.
• Uitzonderingen, waaronder annuleringen, terugbetalingen en verzonden vertragingsmeldingen.

U hebt ook één vooraf overeengekomen schriftelijke definitie nodig: welk tijdstempel geldt als "verzonden".

Het aanmaken van het label en de eerste scan van de vervoerder kunnen een hele dag verschillen. Een rapport over tijdige levering dat deze twee door elkaar haalt, meet niets stabiels, en de kloof wordt meestal groter op de momenten dat het magazijn het drukst is.

Hoe u het rapport handmatig opbouwt

Optie 1: Eén maand aan bestellingen in een spreadsheet

Exporteer een maand, trek de beloofde datum af van de verzenddatum en tel hoeveel er negatief zijn. Dit geeft u tegen de lunch een cijfer.

Het verbergt ook het probleem van de twee klokken volledig, omdat een enkele aftreksom u niet kan vertellen of de vertraging door u of door de vervoerder werd veroorzaakt.

Optie 2: Bestellingen koppelen aan tracking van de vervoerder

Leg de tracking-export ernaast en match op bestellings-ID. Nu kunt u uw overdracht los van de transittijd meten.

Het knelpunt is de koppeling. Bestellings-ID's en trackingnummers komen zelden één-op-één overeen, omdat deelleveringen meerdere trackingnummers voor één bestelling opleveren.

Optie 3: Voeg de uitzonderingsgegevens toe

De volledige versie bevat annuleringen, terugbetalingen en eventuele vertragingsmeldingen. Dit zorgt ervoor dat het rapport de nalevingsvraag beantwoordt in plaats van alleen de operationele vraag.

Dit is ook waar de rest van de middag aan opgaat, omdat uitzonderingsgegevens meestal de minst geordende van de vier exports zijn.

Hoe u het rapport opbouwt met AI

Stap 1: Upload alle vier de exports tegelijk

Open Powerdrill Bloom en upload de bestanden voor bestellingen, fulfilment, vervoerder en uitzonderingen in één werkruimte. Het is belangrijk om ze samen te uploaden, omdat het koppelen het meeste werk is.

Geef vervolgens in natuurlijke taal aan welke kolom de belofte bevat die aan de klant is getoond. Noem het tijdstempel dat u als "verzonden" beschouwt en het tijdstempel dat de betalingsbevestiging markeert. Die drie definities bepalen elk cijfer dat volgt.

Stap 2: Vraag om de gekoppelde tabel voordat u om percentages vraagt

Vraag om één rij per bestelling met daarin: betaling bevestigd, beloofde datum, overdracht, eerste scan van de vervoerder, afleveringsscan en eventuele uitzonderingsvlaggen. Vraag hoeveel bestellingen niet konden worden gekoppeld aan een trackingrecord.

Dat aantal niet-gekoppelde bestellingen is uw kwaliteitscontrole. Deelleveringen verklaren een deel hiervan; een groot aantal betekent dat de koppeling een andere sleutel nodig heeft.

Only once the table is right should you ask for rates.

Stap 3: Vraag beide percentages apart op en exporteer ze vervolgens

Vraag om twee cijfers in plaats van één: het percentage verzonden volgens belofte (gemeten van betalingsbevestiging tot overdracht) en het percentage geleverd volgens schatting (gemeten tot de afleveringsscan). Vraag om een uitsplitsing per vervoerder en per week.

Exporteer de gekoppelde tabel samen met de samenvatting. Het rapport van het volgende kwartaal kost een uur in plaats van een dag als de tabel van dit kwartaal nog bestaat. Geplande taken zijn inbegrepen in elk abonnement, met één in het gratis pakket en 20 vanaf het Pro-pakket.

6 snelle controles voordat u het cijfer publiceert

Controle 1: Begint de klok op het juiste moment?

Stel dat uw rapport meet vanaf het aanmaken van de bestelling, terwijl de betaling of adresbevestiging pas later binnenkomt. Dan geeft u uzelf extra tijd die u volgens de definitie van de FTC niet hebt. Meet vanaf de laatste van de twee.

Controle 2: Komt de vermelde belofte overeen met wat de site daadwerkelijk zegt?

Neem de beloftetekst die bij het afrekenen wordt getoond, niet de interne SLA. Als de site 48 uur zegt, moet het rapport worden gemeten aan de hand van 48 uur, want dat is de toezegging waaraan de regel is gekoppeld.

Controle 3: Is "verzonden" overal dezelfde gebeurtenis?

Label aangemaakt, overdracht aan het magazijn en de eerste scan van de vervoerder zijn drie verschillende tijdstempels. Kies er één, schrijf deze in de kop van het rapport en gebruik deze in elke uitsplitsing.

Controle 4: Staan vertraagde en geannuleerde bestellingen nog steeds in de noemer?

Het weglaten hiervan is de meest voorkomende manier waarop een percentage tijdige leveringen ongemerkt wordt opgeblazen. Een bestelling die is geannuleerd nadat een belofte is misgelopen, is een fout, geen uitsluiting.

Controle 5: Is uw vertraging gescheiden van die van de vervoerder?

Altijd twee kolommen: overdracht versus belofte, en transit versus schatting van de vervoerder. Als u ze combineert, ontstaat er een cijfer waar noch uw magazijn, noch uw vervoerder iets mee kan.

Controle 6: Worden vertragingsmeldingen bijgehouden als een eigen resultaat?

Volgens de regel is een vertraging die is afgehandeld met een tijdige melding en toestemming een ander resultaat dan een stilzwijgende overschrijding. Als het rapport deze niet kan onderscheiden, kan het geen antwoord bieden op nalevingsvragen.

Wat hoort er in het rapport thuis

Metriek	Hoe het wordt berekend	Waarom het belangrijk is
Bestellingen binnen de scope	Aantal nadat uitsluitingen zijn aangegeven	De noemer waar alles op rust
Percentage verzonden volgens belofte	Overdracht versus vermelde belofte	Het deel waar u controle over hebt
Percentage geleverd volgens schatting	Afleveringsscan versus schatting van de vervoerder	Wat de klant ervaart
Mediaan aantal uren tot overdracht	Betaling bevestigd tot overdracht	Toont verschuivingen aan voordat het percentage verandert
Verzonden vertragingsmeldingen	Uitzonderingsexport	Het verschil tussen een afgehandelde en een stilzwijgende overschrijding
Percentage per vervoerder	Tracking-export gesplitst per vervoerder	De enige weergave die een gesprek met de vervoerder ondersteunt
Aandeel deelleveringen	Bestellingen met meer dan één trackingnummer	Verklaart de meeste niet-gekoppelde rijen

Gebruik de mediaan in plaats van het gemiddelde voor de overdrachtstijd. Een handvol bestellingen die worden vastgehouden vanwege de voorraad, trekt het gemiddelde omlaag en verbergt een week die anders prima was.

Best practices en veelgemaakte fouten

Rapporteer twee percentages, nooit één. Een enkel gecombineerd cijfer kan een probleem in het magazijn niet onderscheiden van een probleem bij de vervoerder, en beide teams zullen het betwisten.

Schrijf de definities in de kop van het rapport. Welk tijdstempel, welke uitsluitingen, welke bron van de belofte. Een lezer die de definities niet kan zien, kan het percentage niet vertrouwen.

Noem geen gemiddelde belofte. De FTC-richtlijn beschouwt een toezegging als bindend telkens wanneer deze wordt gedaan, dus een aggregaat is het verkeerde uitgangspunt voor een nalevingsvraag.

Controleer wat de regel niet dekt. De FTC vermeldt uitzonderingen waaronder zaden en groeiende planten, onder rembours bestellingen en diensten. Als een groot deel van uw catalogus is vrijgesteld, vermeld dit dan in het rapport in plaats van het er stilletjes tussen te mengen.

Houd voorraadtekorten naast het percentage. Een misgelopen belofte veroorzaakt door een gebrek aan voorraad is een planningsprobleem, geen fulfilmentprobleem. Onze gids voor het voorraadtekortrapport behandelt die kant.

Lees het naast de retourzendingen en de verkooptrend. Te late verzendingen uiten zich later in retourzendingen en een lagere herhalingsaankoop. Onze handleidingen over het productretourenrapport en over het omzetten van ruwe e-commercebestellingen in een verkooptrendrapport behandelen deze gerelateerde weergaven. Ons overzicht van e-commerce analysetools behandelt de bredere hulpmiddelen. Als de brongegevens in een werkmap beginnen, laat de pagina over de Excel AI-assistent die route zien.

Conclusie

Een nuttig rapport over tijdige levering bestaat niet uit één percentage. Het zijn twee klokken, duidelijk gescheiden, gemeten vanaf het moment dat de bestelling daadwerkelijk compleet was, afgezet tegen de belofte die uw site daadwerkelijk heeft gedaan.

Bouw eerst de gekoppelde tabel, voer de zes controles uit en bereken vervolgens het resultaat. Het cijfer dat u daarna publiceert, is een cijfer dat u kunt verdedigen in een operationele evaluatie en in een nalevingsevaluatie.

Hebt u de bestellings- en vervoerders-exports al? Probeer Powerdrill Bloom en koppel ze vanmiddag nog.

Veelgestelde vragen

Wat is een rapport over tijdige levering?

Het is een rapport dat meet hoe vaak bestellingen aan de beloofde levertijd voldeden. Een volledige versie scheidt de verzendprestaties, waar u controle over hebt, van de transitprestaties, waar de vervoerder controle over heeft.

Wanneer begint de verzendklok wettelijk te lopen?

De FTC stelt dat de verplichting begint wanneer u een correct ingevulde bestelling ontvangt. Dat betekent een juiste volledige of gedeeltelijke betaling, vergezeld van alle informatie die nodig is om de bestelling uit te voeren.

Kunnen we adverteren met een verzendtijd die we meestal halen?

De richtlijn van de FTC zegt van niet. Als u toezegt dat u binnen 48 uur verzendt, bent u verplicht om elke keer binnen 48 uur te verzenden of een vertragingsmelding te sturen.

Moeten bestellingen die te laat zijn en vervolgens worden geannuleerd, meetellen voor het percentage?

Ja. Het uitsluiten hiervan blaast het percentage op. Volg ze afzonderlijk als een resultaat en houd ze in de noemer.

Wat als de vervoerder de vertraging heeft veroorzaakt?

Rapporteer dit in een eigen kolom. De FTC-verplichtingen hebben betrekking op het verzenden van de bestelling, dus een transitprobleem bij de vervoerder is een operationele kwestie in plaats van dezelfde meting.