Come creare una presentazione di formazione: struttura ed esempi

Una presentazione di formazione insegna alle persone a fare qualcosa che prima non sapevano fare. Potrebbe trattarsi di un nuovo processo, di uno strumento, di una policy o di una procedura di sicurezza. Si differenzia dalle altre presentazioni per un aspetto: il successo si misura da ciò che i partecipanti sanno fare dopo, non da ciò che hanno ascoltato.

Questa guida spiega come definire gli obiettivi di apprendimento e illustra una struttura per presentazioni di formazione basata sui nove eventi dell'istruzione di Gagné. Presenta inoltre un metodo basato sull'IA in tre passaggi e un esempio pratico. Le ultime sezioni riguardano le regole per le slide, i modi per rendere interattiva la sessione e come verificare l'efficacia della formazione.

Cos'è una presentazione di formazione

Una presentazione di formazione è una sequenza di slide creata per insegnare una competenza o una procedura. Una presentazione di vendita punta a una decisione, mentre una presentazione di report mira a informare. Una presentazione di formazione punta a cambiare il comportamento delle persone.

Questo cambia il modo in cui viene costruita. Ogni sezione dovrebbe portare a un'attività pratica per chi apprende. Le slide contengono i passaggi, gli esempi e gli esercizi pratici. Il relatore si occupa della spiegazione.

Le presentazioni di formazione trovano applicazione in molti contesti:

• Onboarding. I nuovi assunti imparano a usare gli strumenti, le policy e a chi rivolgersi.
• Cambiamenti di processo. Un team impara un nuovo flusso di lavoro o sistema.
• Compliance e sicurezza. Il personale apprende le regole da seguire.
• Formazione sul prodotto. I team di vendita o di assistenza imparano a conoscere un nuovo prodotto.
• Workshop sulle competenze. I manager imparano a fornire feedback o a gestire le valutazioni.

In ogni caso, il materiale di partenza di solito esiste già. Si trova in un documento di policy, in una procedura operativa standard (SOP), in un manuale o in un foglio di calcolo di casi passati. Gran parte del lavoro consiste nel trasformare quel materiale in qualcosa da cui le persone possano effettivamente apprendere.

Prima di iniziare: scrivi gli obiettivi di apprendimento

Inizia con ciò che i partecipanti dovrebbero essere in grado di fare alla fine. Il centro didattico della Northern Illinois University lo spiega chiaramente: "Idealmente, dovresti preparare gli obiettivi del corso e gli obiettivi di apprendimento prima di implementare i nove eventi". Questi obiettivi guideranno poi ogni slide.

Scrivi gli obiettivi usando verbi osservabili. La guida didattica dell'University of Arkansas utilizza a questo scopo la Tassonomia di Bloom. Mette in guardia contro "verbi che non possono essere quantificati, come: capire, imparare, apprezzare o gradire".

La Tassonomia di Bloom ordina le competenze dal semplice al complesso: ricordare, comprendere, applicare, analizzare, valutare e creare. La guida dell'Arkansas osserva che "Prima di poter comprendere un concetto, devi ricordarlo". Per una procedura, il livello più adatto è l'applicazione, che la guida definisce come "Eseguire o utilizzare una procedura per l'esecuzione o l'implementazione".

Confronta due obiettivi per la stessa sessione:

Obiettivo debole	Obiettivo più forte
Comprendere il nuovo processo di reso	Elaborare un reso standard nel nuovo sistema in meno di cinque minuti
Imparare la policy sulle note spese	Identificare quali tra cinque note spese di esempio richiedono l'approvazione del manager
Conoscere le regole di sicurezza	Dimostrare i passaggi di lockout sulla macchina di prova

Mantieni l'elenco abbastanza breve da garantire che a ogni obiettivo sia dedicato del tempo per la pratica. Inserisci gli obiettivi in una slide all'inizio, in modo che i partecipanti sappiano su cosa si eserciteranno.

Struttura di una presentazione di formazione

Una struttura affidabile deriva dai nove eventi dell'istruzione di Gagné. La NIU spiega che "Nel 1965, Robert Gagné propose una serie di eventi associati alle condizioni mentali per l'apprendimento e in grado di affrontarle". Ciascun evento corrisponde a una o più slide.

Evento	Cosa fa	Slide tipiche
1. Catturare l'attenzione	Fornisce un motivo per interessarsi	Un breve scenario, una domanda o un dato sorprendente
2. Informare i partecipanti degli obiettivi	Definisce le aspettative	Slide degli obiettivi
3. Stimolare il richiamo delle conoscenze pregresse	Collega a ciò che sanno già	Slide "Cosa facciamo oggi"
4. Presentare il contenuto	Insegna i passaggi	Una slide per passaggio, con elementi visivi
5. Fornire una guida all'apprendimento	Mostra come applicarlo	Esempi pratici ed esempi negativi
6. Sollecitare la prestazione (pratica)	Consente ai partecipanti di provare	Slide delle attività pratiche
7. Fornire feedback	Corregge e conferma	Slide con le risposte, spunti di discussione
8. Valutare la prestazione	Verifica gli obiettivi	Verifica delle conoscenze o breve attività
9. Migliorare la ritenzione e il trasferimento	Trasferisce le competenze nel lavoro quotidiano	Guida rapida (job aid), passaggi successivi, dove trovare aiuto

Alcuni eventi meritano un maggiore approfondimento.

Informare i partecipanti degli obiettivi. La NIU afferma: "Fornisci gli obiettivi prima dell'inizio dell'istruzione". Un obiettivo dichiarato indica ai partecipanti cosa verrà chiesto loro di fare in seguito.

Stimolare il richiamo. La NIU consiglia di aiutare i partecipanti a "dare un senso alle nuove informazioni mettendole in relazione con qualcosa che già conoscono o che hanno già sperimentato". In un cambiamento di processo, il vecchio processo è l'ancora più ovvia.

Presentare il contenuto. La NIU suggerisce di "Organizzare e raggruppare i contenuti in modi significativi e fornire spiegazioni dopo le dimostrazioni". Mostra prima il passaggio, poi spiega perché funziona in quel modo.

Migliorare la ritenzione e il trasferimento. La NIU consiglia di "Aiutare i partecipanti a trattenere più informazioni offrendo loro l'opportunità di collegare i concetti del corso a potenziali applicazioni nel mondo reale". Una guida rapida di una sola pagina spesso funziona meglio di una slide finale.

Come creare una presentazione di formazione con l'IA

L'IA può occuparsi delle parti più lente: leggere lunghi documenti di policy, estrarre i passaggi da una SOP e abbozzare una prima presentazione. Il tuo compito è definire gli obiettivi e verificare ogni regola rispetto alla fonte. Ecco il metodo in tre passaggi, utilizzando Powerdrill Bloom.

Passaggio 1: Raccogli i documenti di partenza e definisci gli obiettivi

Raccogli il materiale su cui si basa la formazione: la SOP, la policy, il manuale e tutti i dati sugli errori passati. Un foglio di calcolo dei ticket di assistenza o dei risultati degli audit mostra dove le persone sbagliano effettivamente. Il piano Free di Powerdrill Bloom include l'opzione "Carica Excel, CSV, PDF e documenti".

Inserisci il pubblico, la durata e i tuoi obiettivi nel primo prompt. Ad esempio: "Questa è una presentazione di formazione di 45 minuti per i nuovi agenti di assistenza. Usa la SOP sui resi allegata come unica fonte per i passaggi. Alla fine, gli agenti dovranno elaborare un reso standard e individuare le tre eccezioni".

Alcune policy si trovano in un file Word. Per queste, la pagina Word to slides indica che Powerdrill Bloom può "Convertire i tuoi documenti in presentazioni PowerPoint eleganti e completamente modificabili in pochi secondi". Carica la versione corrente, non una bozza che nel frattempo è cambiata.

Passaggio 2: Abbozza la scaletta in base a ciò che faranno i partecipanti

Richiedi una scaletta che segua i nove eventi. Un prompt utile è: "Abbozza una scaletta di formazione di 14 slide utilizzando i nove eventi di Gagné. Assegna a ciascun obiettivo una propria slide di contenuto, un esempio pratico e un'attività pratica".

Poi fai domande sui dati. "Quali sono stati i tre motivi di reso che hanno causato più lavoro correttivo nell'ultimo trimestre?" trasforma un foglio di calcolo negli esempi che i partecipanti vedranno. Richiedi un grafico per ogni risposta, etichettato con il passaggio che supporta.

Verifica ogni regola e numero rispetto alla fonte. La homepage di Powerdrill Bloom afferma che "Ogni numero viene restituito con la pagina, la riga e la cifra corrispondente". Questo rende il controllo più rapido, ma spetta comunque al formatore approvare ogni regola.

Passaggio 3: Crea le slide, le attività pratiche e la verifica delle conoscenze

Una volta definita la scaletta, richiedi la presentazione. Per i PDF, la pagina PDF to PPT indica che Powerdrill Bloom "legge il tuo documento, ricerca dati correlati online e genera una presentazione PowerPoint completamente nuova". Per una presentazione di formazione, chiedigli di attenersi esclusivamente alla tua fonte e di escludere i dati esterni.

Successivamente, richiedi tre elementi aggiuntivi:

1. Attività pratiche. Brevi scenari che i partecipanti risolvono durante la sessione.
2. Una verifica delle conoscenze. Cinque domande collegate agli obiettivi, con relative risposte corrette.
3. Note del relatore. Poche righe per slide su cosa dire e cosa chiedere. La nostra guida alle note del relatore spiega come mantenerle brevi.

Concludi con una guida rapida (job aid) di una pagina. La nostra guida su come creare dispense per presentazioni mostra un formato che i partecipanti possono tenere sulla propria scrivania.

Un esempio di presentazione di formazione

Ecco un esempio illustrativo. L'azienda e i numeri sono inventati.

Un rivenditore di attrezzature per l'outdoor, Lakeside Outfitters, sta cambiando il modo in cui il suo team di assistenza gestisce i resi. Il nuovo processo sposta le approvazioni nel sistema degli ordini e aggiunge tre eccezioni. Il formatore dispone della nuova SOP in formato PDF e di un foglio di calcolo dei resi dell'ultimo trimestre.

Gli obiettivi are: elaborare un reso standard nel nuovo sistema, individuare le tre eccezioni e sapere quando inoltrare la richiesta a un livello superiore (escalation).

Slide	Titolo	Contenuto
1	I resi cambiano il 3 novembre	Titolo, data, formatore
2	Un reso su cinque ha richiesto un lavoro correttivo lo scorso trimestre	Grafico dal foglio di calcolo dei resi
3	Alla fine di questa sessione sarai in grado di...	I tre obiettivi
4	Come funzionano i resi oggi	Il vecchio processo, in breve
5	Passaggio 1: Trovare l'ordine e verificare l'idoneità	Screenshot e regola di idoneità
6	Passaggio 2: Scegliere il motivo del reso	Codici dei motivi, con i primi tre rappresentati in un grafico
7	Passaggio 3: Approvare o instradare il reso	Regole di approvazione tratte dalla SOP
8	Esempio pratico: una tenda danneggiata	Un reso standard, dall'inizio alla fine
9	Esempio negativo: un sacco a pelo usato	Perché si tratta di un'eccezione
10	Le tre eccezioni	Regola, esempio e chi decide
11	Pratica: tre resi da elaborare	Scenari per lavoro a coppie
12	Risposte e discussione	Passaggi corretti per ciascun scenario
13	Verifica delle conoscenze	Cinque domande collegate agli obiettivi
14	Dove trovare aiuto	Guida rapida, contatto per escalation, prossima revisione

Nota l'ordine. La slide con i dati arriva subito, perché fornisce un motivo per interessarsi. Ogni passaggio ha la sua slide. La pratica precede la verifica e l'ultima slide riporta l'apprendimento nel lavoro quotidiano.

Regole di design delle slide per presentazioni di formazione

Le slide di formazione vengono lette due volte: una volta durante la sessione e una seconda volta in seguito come riferimento. I consigli per le presentazioni di Microsoft offrono una base solida.

• Mantieni il testo breve. Microsoft consiglia di "Mantenere il testo semplice e ridurre al minimo la quantità di testo sulle slide". Inserisci invece i dettagli nella guida rapida.
• Make it readable. Microsoft suggerisce di "Evitare l'uso di dimensioni dei caratteri inferiori a 18 pt". Scegli dimensioni maggiori se le persone sono sedute lontane dallo schermo.
• Mostra il passaggio. Microsoft consiglia di "Usare la grafica per raccontare la tua storia". Per un processo, uno screenshot con un'area evidenziata mostra chiaramente ai partecipanti dove guardare.
• Scegli sfondi discreti. Microsoft suggerisce di "Mantenere gli sfondi delle slide discreti e coerenti".
• Intitola le slide con il punto chiave. "Passaggio 2: Scegliere il motivo del reso" indica chiaramente ai partecipanti dove si trovano. La nostra guida su come scrivere titoli efficaci per le slide spiega questo concetto.

Per i grafici basati sui tuoi dati, mantieni un solo messaggio per grafico. La nostra guida su come rendere le slide di dati facili da leggere tratta l'uso di etichette e colori.

Pianifica anche il ritmo e riserva alla pratica un blocco di tempo dedicato. La nostra guida su come creare un piano dei tempi per le slide mostra come gestire il budget di tempo della sessione.

Come rendere interattiva una presentazione di formazione

I suggerimenti di ricerca per questo argomento chiedono spesso come rendere una presentazione di formazione interattiva o divertente. I nove eventi rispondono direttamente a questa domanda, poiché tre di essi prevedono un'azione attiva da parte di chi apprende.

Chiedi prima di spiegare. La NIU suggerisce di "Porre domande stimolanti agli studenti" per catturare l'attenzione. Inizia con un caso reale e chiedi cosa farebbe il gruppo.

Esercitarsi durante la sessione, non dopo. La NIU consiglia di "Far applicare agli studenti ciò che hanno appreso per rafforzare le nuove competenze e conoscenze e per confermare la corretta comprensione dei concetti del corso". I partecipanti possono analizzare brevi scenari lavorando a coppie.

Usa esempi ed esempi negativi. La NIU osserva che gli esempi mostrano cosa fare, mentre gli esempi negativi mostrano cosa non fare. Per un processo con eccezioni, mostra un caso che infrange la regola.

Fornisci un feedback specifico. La NIU ne descrive diversi tipi. Uno è il feedback descrittivo, che "fornisce allo studente suggerimenti, direttive e informazioni per aiutarlo a migliorare le sue prestazioni".

I consigli generali di Microsoft suggeriscono di "Chiedere al pubblico di tenere le domande per la fine". Questo è adatto per un discorso o una conferenza. Nella formazione, le attività pratiche sollevano domande proprie, quindi pianifica del tempo per affrontarle.

Come verificare l'efficacia della formazione

Una presentazione di formazione è davvero completata solo quando sai se le persone sono in grado di svolgere l'attività. Pianifica la verifica prima della sessione.

• Fai test basati sugli obiettivi. Ogni obiettivo dovrebbe avere almeno una domanda o un'attività corrispondente.
• Usa una verifica prima e dopo. La NIU suggerisce di "Somministrare pre-test e post-test per verificare la progressione delle competenze nei contenuti o nelle abilità".
• Osserva il lavoro pratico, non solo il quiz. Per un processo, una breve attività osservata ti dice molto di più rispetto al punteggio di un test a scelta multipla.
• Analizza i dati un mese dopo. Se la formazione riguardava i resi, verifica se il lavoro correttivo è diminuito.

Conserva i risultati insieme alla presentazione. Una breve nota su quali domande sono state sbagliate dalla maggior parte dei partecipanti ti indica quali slide correggere prima della sessione successiva.

Quest'ultima verifica chiude il cerchio. Lo stesso foglio di calcolo che ha generato la slide 2 può dirti se la formazione ha cambiato qualcosa. Inserisci i dati del nuovo mese nella stessa analisi e fai un confronto.

Errori comuni

Attenzione a questi errori durante la creazione della presentazione.

• Copiare il manuale sulle slide. Una presentazione di formazione non è un documento di policy. Mantieni le regole complete nella guida rapida.
• Obiettivi che non possono essere verificati. "Comprendere il processo" non offre elementi da testare.
• Assenza di pratica. Se i partecipanti si limitano ad ascoltare, non potrai sapere se sono in grado di svolgere l'attività.
• Troppi contenuti tutti insieme. Se un obiettivo non ha tempo dedicato alla pratica, spostalo in un'altra sessione.
• Regole che si allontanano dalla fonte. Verifica ogni passaggio rispetto alla SOP corrente prima della sessione.
• Nessun follow-up. Fornisci ai partecipanti una guida rapida e pianifica una verifica a distanza di qualche settimana.

Prima della sessione, prova la presentazione con una persona del gruppo target. Prendi nota di ogni domanda a cui non hai saputo rispondere. Vuoi una prima bozza più rapida? Prova Powerdrill Bloom con la tua SOP e un foglio di calcolo dei casi passati.

Domande frequenti

Cosa dovrebbe includere una presentazione di formazione?

Una presentazione di formazione dovrebbe includere chiari obiettivi di apprendimento, il contenuto suddiviso in brevi passaggi ed esempi pratici. Aggiungi attività pratiche, feedback e una verifica delle conoscenze collegata agli obiettivi. Concludi con una guida rapida o con i passaggi successivi in modo che i partecipanti possano applicare quanto appreso sul lavoro.

Come si struttura una presentazione di formazione?

Una struttura comune segue i nove eventi dell'istruzione di Gagné. Cattura l'attenzione, dichiara gli obiettivi e richiama le conoscenze pregresse. Presenta il contenuto, guida i partecipanti con esempi e lasciali esercitare. Successivamente, fornisci feedback, valuta le prestazioni e aiutali ad applicare le competenze sul lavoro.

Quanto dovrebbe durare una presentazione di formazione?

Dipende dagli obiettivi e da quanta pratica richiede ciascuno di essi. Pianifica il contenuto, la pratica e la verifica per ogni obiettivo, quindi somma i tempi. Per argomenti più lunghi, suddividi la formazione in sessioni più brevi con una verifica alla fine di ciascuna.

Come posso rendere interattiva una presentazione di formazione?

Inizia con uno scenario reale e chiedi cosa farebbero i partecipanti. Aggiungi attività pratiche durante la sessione, mostra esempi ed esempi negativi e fornisci un feedback specifico. Lascia spazio alle domande durante la pratica, non solo alla fine.

L'IA può aiutare a creare una presentazione di formazione?

Sì. L'IA può leggere SOP, policy e manuali, estrarre i passaggi e abbozzare una scaletta e le slide. Può anche rappresentare in grafici gli errori passati partendo dai tuoi dati e scrivere attività pratiche e domande per i quiz. È comunque necessario verificare ogni regola rispetto alla fonte.

Fonti: Northern Illinois University, Gagné's Nine Events of Instruction · University of Arkansas, Using Bloom's Taxonomy to Write Effective Learning Objectives · Microsoft Support, Tips for creating and delivering an effective presentation.