Cara Membuat Presentasi Pelatihan: Struktur dan Contoh
Presentasi pelatihan mengajarkan orang untuk melakukan sesuatu yang tidak bisa mereka lakukan sebelumnya. Hal itu bisa berupa proses baru, alat, kebijakan, atau rutinitas keselamatan. Presentasi ini berbeda dari presentasi lainnya dalam satu hal: keberhasilan diukur dari apa yang dapat dilakukan peserta setelahnya, bukan dari apa yang mereka dengar.
Panduan ini membahas cara menetapkan tujuan pembelajaran, dan struktur presentasi pelatihan berdasarkan sembilan peristiwa instruksional Gagné. Panduan ini juga memandu Anda melalui metode AI dalam tiga langkah dan contoh praktis. Bagian terakhir membahas aturan slide, cara membuat sesi menjadi interaktif, dan cara memeriksa apakah pelatihan tersebut berhasil.
Apa itu presentasi pelatihan
Presentasi pelatihan adalah tumpukan slide (deck) yang dibuat untuk mengajarkan suatu keterampilan atau prosedur. Slide penjualan bertujuan untuk mendapatkan keputusan dan slide laporan bertujuan untuk memberikan informasi. Slide pelatihan bertujuan untuk mengubah apa yang dilakukan orang.
Hal itu mengubah cara Anda menyusunnya. Setiap bagian harus mengarah pada sesuatu yang dipraktikkan oleh peserta. Slide memuat langkah-langkah, contoh, dan tugas latihan. Presenter menyampaikan penjelasannya.
Presentasi pelatihan digunakan dalam banyak situasi:
- Onboarding. Karyawan baru mempelajari alat, kebijakan, dan kepada siapa harus bertanya.
- Perubahan proses. Tim mempelajari alur kerja atau sistem baru.
- Kepatuhan dan keselamatan. Staf mempelajari aturan yang harus mereka patuhi.
- Pelatihan produk. Tim penjualan atau dukungan mempelajari produk baru.
- Lokakarya keterampilan. Manajer belajar memberikan umpan balik atau menjalankan tinjauan.
Dalam setiap kasus, materi sumber biasanya sudah ada. Materi tersebut terdapat dalam dokumen kebijakan, prosedur operasi standar (SOP), manual, atau spreadsheet kasus-kasus sebelumnya. Sebagian besar pekerjaannya adalah mengubah materi tersebut menjadi sesuatu yang dapat dipelajari orang.
Sebelum memulai: tulis tujuan pembelajaran
Mulailah dengan apa yang harus dapat dilakukan peserta di akhir sesi. Pusat pengajaran Northern Illinois University menyatakannya dengan jelas: "Idealnya, Anda harus mempersiapkan tujuan kursus dan tujuan pembelajaran sebelum menerapkan sembilan peristiwa tersebut." Tujuan-tujuan tersebut kemudian mengarahkan setiap slide.
Tulis tujuan dengan kata kerja yang dapat diamati. Panduan pengajaran University of Arkansas menggunakan Taksonomi Bloom untuk hal ini. Panduan tersebut memperingatkan agar tidak menggunakan "kata kerja yang tidak dapat dikuantifikasi, seperti: memahami, mempelajari, menghargai, atau menikmati."
Taksonomi Bloom mengurutkan keterampilan dari yang sederhana hingga yang kompleks: mengingat, memahami, menerapkan, menganalisis, mengevaluasi, dan menciptakan. Panduan Arkansas mencatat bahwa "Sebelum Anda dapat memahami suatu konsep, Anda harus mengingatnya." Untuk sebuah prosedur, tingkat penerapan adalah yang paling cocok, yang didefinisikan oleh panduan tersebut sebagai "Menjalankan atau menggunakan prosedur untuk mengeksekusi atau mengimplementasikan."
Bandingkan dua tujuan untuk sesi yang sama:
| Tujuan yang lemah | Tujuan yang lebih kuat |
|---|---|
| Memahami proses pengembalian yang baru | Memproses pengembalian standar dalam sistem baru dalam waktu kurang dari lima menit |
| Mempelajari kebijakan pengeluaran | Mengidentifikasi mana dari lima contoh pengeluaran yang memerlukan persetujuan manajer |
| Mengetahui aturan keselamatan | Mendemonstrasikan langkah-langkah penguncian (lockout) pada mesin pelatihan |
Jaga agar daftar tetap cukup singkat sehingga setiap tujuan mendapatkan waktu latihan. Tempatkan tujuan pada slide di dekat bagian awal, sehingga peserta tahu apa yang akan mereka praktikkan.
Struktur presentasi pelatihan
Struktur yang andal berasal dari sembilan peristiwa instruksional Gagné. NIU menjelaskan bahwa "Pada tahun 1965, Robert Gagné mengusulkan serangkaian peristiwa yang dikaitkan dengan dan mengatasi kondisi mental untuk belajar." Setiap peristiwa dipetakan ke satu atau beberapa slide.
| Peristiwa | Fungsinya | Slide umum |
|---|---|---|
| 1. Menarik perhatian | Memberikan alasan untuk peduli | Skenario singkat, pertanyaan, atau angka yang mengejutkan |
| 2. Menginformasikan tujuan kepada peserta | Menetapkan ekspektasi | Slide tujuan |
| 3. Merangsang ingatan akan pembelajaran sebelumnya | Menghubungkan dengan apa yang sudah mereka ketahui | Slide "Apa yang kita lakukan hari ini" |
| 4. Menyajikan konten | Mengajarkan langkah-langkah | Satu slide per langkah, dengan visual |
| 5. Memberikan panduan belajar | Menunjukkan cara menerapkannya | Contoh praktis dan non-contoh |
| 6. Menampilkan kinerja (praktik) | Membiarkan peserta mencobanya | Slide tugas latihan |
| 7. Memberikan umpan balik | Mengoreksi dan mengonfirmasi | Slide jawaban, petunjuk diskusi |
| 8. Menilai kinerja | Memeriksa tujuan | Pemeriksaan pengetahuan atau tugas singkat |
| 9. Meningkatkan retensi dan transfer | Memindahkannya ke dalam pekerjaan sehari-hari | Alat bantu kerja (job aid), langkah selanjutnya, tempat mendapatkan bantuan |
Beberapa peristiwa memerlukan penjelasan lebih detail.
Menginformasikan tujuan kepada peserta. NIU menyatakan "Sampaikan tujuan sebelum instruksi dimulai." Tujuan yang dinyatakan memberi tahu peserta apa yang akan diminta untuk mereka lakukan nanti.
Merangsang ingatan. NIU menyarankan untuk membantu peserta "memahami informasi baru dengan mengaitkannya dengan sesuatu yang sudah mereka ketahui atau sesuatu yang sudah mereka alami." Dalam perubahan proses, proses lama adalah jangkar yang jelas.
Menyajikan konten. NIU menyarankan Anda untuk "Mengatur dan mengelompokkan konten dengan cara yang bermakna, dan memberikan penjelasan setelah demonstrasi." Tunjukkan langkahnya terlebih dahulu, lalu jelaskan mengapa langkah tersebut bekerja seperti itu.
Meningkatkan retensi dan transfer. NIU menyarankan untuk "Membantu peserta mempertahankan lebih banyak informasi dengan memberi mereka kesempatan untuk menghubungkan konsep kursus dengan potensi penerapan di dunia nyata." Alat bantu kerja (job aid) satu halaman sering kali melakukan hal ini lebih baik daripada slide terakhir.
Cara membuat presentasi pelatihan dengan AI
AI dapat melakukan bagian yang lambat: membaca dokumen kebijakan yang panjang, menarik langkah-langkah dari SOP, dan menyusun draf slide pertama. Tugas Anda adalah menetapkan tujuan dan memeriksa setiap aturan terhadap sumbernya. Berikut adalah metode dalam tiga langkah, menggunakan Powerdrill Bloom.
Langkah 1: Kumpulkan dokumen sumber Anda dan tetapkan tujuan
Kumpulkan materi yang menjadi dasar pelatihan: SOP, kebijakan, manual, dan data apa pun tentang kesalahan masa lalu. Spreadsheet tiket dukungan atau temuan audit menunjukkan di mana kesalahan sebenarnya terjadi. Paket Gratis Powerdrill Bloom mencantumkan "Unggah Excel, CSV, PDF, dan dokumen."
Masukkan audiens, durasi, dan tujuan Anda dalam prompt pertama. Sebagai contoh: "Ini adalah presentasi pelatihan selama 45 menit untuk agen dukungan baru. Gunakan SOP pengembalian yang dilampirkan sebagai satu-satunya sumber untuk langkah-langkahnya. Pada akhirnya, agen harus memproses pengembalian standar dan menemukan tiga pengecualian."
Beberapa kebijakan berada dalam file Word. Untuk itu, halaman Word to slides menyatakan bahwa Powerdrill Bloom dapat "Mengonversi Dokumen Anda menjadi presentasi PowerPoint yang ramping dan dapat diedit sepenuhnya dalam hitungan detik." Unggah versi saat ini, bukan draf yang telah berubah sejak saat itu.
Langkah 2: Buat draf kerangka berdasarkan apa yang akan dilakukan peserta
Mintalah kerangka yang mengikuti sembilan peristiwa tersebut. Prompt yang berguna adalah: "Buat draf kerangka pelatihan sebanyak 14 slide menggunakan sembilan peristiwa Gagné. Berikan setiap tujuan slide kontennya sendiri, satu contoh praktis, dan satu tugas latihan."
Kemudian ajukan pertanyaan data. "Tiga alasan pengembalian mana yang menyebabkan pengerjaan ulang paling banyak pada kuartal terakhir?" mengubah spreadsheet menjadi contoh yang akan dilihat peserta. Mintalah satu grafik untuk setiap jawaban, yang diberi label dengan langkah yang didukungnya.
Periksa setiap aturan dan angka terhadap sumbernya. Beranda Powerdrill Bloom menyatakan "Setiap angka kembali dengan halaman, baris, dan gambar di baliknya." Hal itu membuat pemeriksaan lebih cepat, tetapi pelatih tetap harus menyetujui setiap aturan.
Langkah 3: Buat slide, tugas latihan, dan pemeriksaan pengetahuan
Setelah kerangkanya tepat, mintalah slide deck-nya. Untuk PDF, halaman PDF to PPT menyatakan bahwa Powerdrill Bloom "membaca dokumen Anda, meneliti data terkait secara online, dan menghasilkan PowerPoint yang baru." Untuk slide pelatihan, perintahkan untuk tetap menggunakan sumber Anda dan mengabaikan data luar.
Next, ask for three extra pieces:
- Tugas latihan. Skenario singkat yang diselesaikan peserta selama sesi berlangsung.
- Pemeriksaan pengetahuan. Lima pertanyaan yang terkait dengan tujuan, lengkap dengan kunci jawaban.
- Catatan pembicara (speaker notes). Beberapa baris per slide tentang apa yang harus dikatakan dan apa yang harus ditanyakan. Panduan kami tentang speaker notes membahas cara membuatnya tetap singkat.
Akhiri dengan alat bantu kerja (job aid) satu halaman. Panduan kami tentang handout presentasi menunjukkan format yang dapat disimpan peserta di meja mereka.
Contoh presentasi pelatihan
Berikut adalah contoh ilustrasi. Perusahaan dan angka-angka di dalamnya adalah fiktif.
Sebuah peritel peralatan luar ruangan, Lakeside Outfitters, mengubah cara tim dukungannya menangani pengembalian barang. Proses baru ini memindahkan persetujuan ke dalam sistem pesanan dan menambahkan tiga pengecualian. Pelatih memiliki SOP baru dalam bentuk PDF dan spreadsheet pengembalian kuartal terakhir.
Tujuannya adalah: memproses pengembalian standar dalam sistem baru, menemukan tiga pengecualian, dan mengetahui kapan harus melakukan eskalasi.
| Slide | Judul | Konten |
|---|---|---|
| 1 | Pengembalian barang berubah pada 3 November | Judul, tanggal, pelatih |
| 2 | Satu dari lima pengembalian memerlukan pengerjaan ulang kuartal lalu | Grafik dari spreadsheet pengembalian |
| 3 | Pada akhir sesi ini, Anda akan… | Tiga tujuan |
| 4 | Bagaimana pengembalian bekerja saat ini | Proses lama, secara singkat |
| 5 | Langkah 1: Temukan pesanan dan periksa kelayakan | Tangkapan layar dan aturan kelayakan |
| 6 | Langkah 2: Pilih alasan pengembalian | Kode alasan, dengan tiga teratas dibuat grafiknya |
| 7 | Langkah 3: Setujui atau rute pengembalian | Aturan persetujuan dari SOP |
| 8 | Contoh praktis: tenda yang rusak | Pengembalian standar, dari awal hingga akhir |
| 9 | Non-contoh: kantong tidur bekas | Mengapa ini menjadi pengecualian |
| 10 | Tiga pengecualian | Aturan, contoh, dan siapa yang memutuskan |
| 11 | Praktik: tiga pengembalian untuk diproses | Skenario untuk berpasangan |
| 12 | Jawaban dan diskusi | Langkah-langkah yang benar untuk setiap skenario |
| 13 | Pemeriksaan pengetahuan | Lima pertanyaan yang terkait dengan tujuan |
| 14 | Tempat mendapatkan bantuan | Alat bantu kerja (job aid), kontak eskalasi, tinjauan berikutnya |
Perhatikan urutannya. Slide data muncul di awal, karena memberikan alasan untuk peduli. Setiap langkah mendapatkan slidenya sendiri. Praktik dilakukan sebelum pemeriksaan, dan slide terakhir memindahkan pembelajaran kembali ke pekerjaan sehari-hari.
Aturan desain slide untuk slide pelatihan
Slide pelatihan dibaca dua kali: sekali dalam sesi dan sekali lagi nanti sebagai referensi. Tips presentasi dari Microsoft memberikan dasar yang kuat.
- Buat teks tetap singkat. Microsoft menyarankan "Buat teks Anda tetap sederhana dan minimalkan jumlah teks pada slide Anda." Alih-alih, masukkan detailnya ke dalam alat bantu kerja (job aid).
- Buat agar mudah dibaca. Microsoft menyatakan "Cobalah untuk menghindari penggunaan ukuran font yang lebih kecil dari 18 pt." Gunakan ukuran yang lebih besar jika orang duduk jauh dari layar.
- Tunjukkan langkahnya. Microsoft menyatakan "Gunakan grafis untuk membantu menceritakan kisah Anda." Untuk sebuah proses, tangkapan layar dengan satu area yang disorot menunjukkan kepada peserta ke mana harus melihat.
- Buat latar belakang tetap tenang. Microsoft menyatakan "Buat latar belakang slide tetap halus dan konsisten."
- Beri judul slide dengan poin utamanya. "Langkah 2: Pilih alasan pengembalian" memberi tahu peserta di mana mereka berada. Panduan kami tentang judul slide kesimpulan menjelaskan gagasan tersebut.
Untuk grafik dari data Anda, pertahankan satu pesan per grafik. Panduan kami tentang membuat slide data mudah dibaca membahas tentang label dan warna.
Rencanakan juga temponya, dan berikan blok waktu tersendiri untuk latihan. Panduan kami tentang rencana pengaturan waktu slide menunjukkan cara menganggarkan waktu sesi.
Cara membuat presentasi pelatihan menjadi interaktif
Saran pencarian untuk topik ini sering kali menanyakan cara membuat presentasi pelatihan menjadi interaktif atau menyenangkan. Sembilan peristiwa tersebut menjawab hal itu secara langsung, karena tiga di antaranya adalah tentang peserta melakukan sesuatu.
Bertanya sebelum memberi tahu. NIU menyarankan Anda untuk "Mengajukan pertanyaan yang memancing pemikiran kepada siswa" untuk menarik perhatian. Buka dengan kasus nyata dan tanyakan apa yang akan dilakukan kelompok tersebut.
Praktik selama sesi berlangsung, bukan setelahnya. NIU menyarankan untuk "Meminta siswa menerapkan apa yang telah mereka pelajari untuk memperkuat keterampilan dan pengetahuan baru serta untuk mengonfirmasi pemahaman yang benar tentang konsep kursus." Peserta dapat menyelesaikan skenario singkat secara berpasangan.
Gunakan contoh dan non-contoh. NIU mencatat bahwa contoh menunjukkan apa yang harus dilakukan, sedangkan non-contoh menunjukkan apa yang tidak boleh dilakukan. Untuk proses dengan pengecualian, tunjukkan satu kasus yang melanggar aturan.
Berikan umpan balik yang spesifik. NIU menjelaskan beberapa jenis. Salah satunya adalah umpan balik deskriptif, yang "memberikan saran, arahan, dan informasi kepada siswa untuk membantu mereka meningkatkan kinerja mereka."
Tips umum Microsoft menyarankan Anda untuk "Meminta audiens Anda menahan pertanyaan hingga akhir." Hal itu cocok untuk sebuah ceramah. Dalam pelatihan, tugas latihan menimbulkan pertanyaan tersendiri, jadi rencanakan waktu untuk itu.
Cara memeriksa apakah pelatihan tersebut berhasil
Presentasi pelatihan baru benar-benar selesai ketika Anda tahu apakah orang dapat melakukan tugas tersebut. Rencanakan pemeriksaan sebelum sesi dimulai.
- Uji terhadap tujuan. Setiap tujuan harus memiliki setidaknya satu pertanyaan atau tugas.
- Gunakan pemeriksaan sebelum-dan-sesudah. NIU menyarankan Anda untuk "Menyelenggarakan tes pra dan pasca untuk memeriksa perkembangan kompetensi dalam konten atau keterampilan."
- Amati pekerjaannya, bukan hanya kuisnya. Untuk sebuah proses, tugas singkat yang diamati memberi tahu Anda lebih banyak daripada skor pilihan ganda.
- Lihat data sebulan kemudian. Jika pelatihan tersebut tentang pengembalian barang, periksa apakah pengerjaan ulang berkurang.
Simpan hasil tersebut bersama dengan slide deck. Catatan singkat tentang pertanyaan mana yang paling banyak dilewatkan oleh peserta memberi tahu Anda slide mana yang harus diperbaiki sebelum sesi berikutnya.
Pemeriksaan terakhir itu menutup siklusnya. Spreadsheet yang sama yang memberi Anda slide 2 dapat memberi tahu Anda apakah pelatihan tersebut mengubah sesuatu. Masukkan data bulan baru ke dalam analisis yang sama dan bandingkan.
Kesalahan umum
Waspadai kesalahan-kesalahan ini saat Anda menyusun slide deck.
- Menyalin manual ke dalam slide. Slide pelatihan bukanlah dokumen kebijakan. Simpan aturan lengkapnya di dalam alat bantu kerja (job aid).
- Tujuan yang tidak dapat diperiksa. "Memahami proses" tidak memberi Anda apa pun untuk diuji.
- Tidak ada praktik. Jika peserta hanya mendengarkan, Anda tidak dapat mengetahui apakah mereka dapat melakukan tugas tersebut.
- Terlalu banyak materi sekaligus. Jika suatu tujuan tidak mendapatkan waktu latihan, pindahkan ke sesi lain.
- Aturan yang menyimpang dari sumbernya. Periksa setiap langkah terhadap SOP saat ini sebelum sesi dimulai.
- Tidak ada tindak lanjut. Berikan alat bantu kerja (job aid) kepada peserta, dan rencanakan pemeriksaan beberapa minggu kemudian.
Sebelum sesi dimulai, lakukan uji coba slide deck dengan satu orang dari kelompok sasaran. Catat setiap pertanyaan yang tidak dapat Anda jawab. Ingin draf pertama yang lebih cepat? Coba Powerdrill Bloom dengan SOP Anda dan satu spreadsheet kasus masa lalu.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja yang harus disertakan dalam presentasi pelatihan?
Presentasi pelatihan harus mencakup tujuan pembelajaran yang jelas, konten dalam langkah-langkah singkat, dan contoh praktis. Tambahkan tugas latihan, umpan balik, dan pemeriksaan pengetahuan yang terkait dengan tujuan. Akhiri dengan alat bantu kerja (job aid) atau langkah selanjutnya agar peserta dapat menerapkannya di tempat kerja.
Bagaimana Anda menyusun struktur presentasi pelatihan?
Struktur yang umum mengikuti sembilan peristiwa instruksional Gagné. Tarik perhatian, nyatakan tujuan, dan ingatkan kembali pembelajaran sebelumnya. Sajikan konten, pandu peserta dengan contoh, dan biarkan mereka berlatih. Kemudian berikan umpan balik, nilai kinerja, dan bantu mereka menerapkannya dalam pekerjaan.
Berapa lama durasi presentasi pelatihan sebaiknya?
Hal itu tergantung pada tujuan dan seberapa banyak latihan yang dibutuhkan masing-masing tujuan. Rencanakan konten, praktik, dan pemeriksaan untuk setiap tujuan, lalu jumlahkan semuanya. Untuk topik yang lebih panjang, bagi pelatihan menjadi sesi-sesi yang lebih singkat dengan pemeriksaan di akhir setiap sesi.
Bagaimana cara membuat presentasi pelatihan menjadi interaktif?
Buka dengan skenario nyata dan tanyakan apa yang akan dilakukan peserta. Tambahkan tugas latihan selama sesi berlangsung, tunjukkan contoh dan non-contoh, serta berikan umpan balik yang spesifik. Sediakan waktu untuk pertanyaan selama latihan, tidak hanya di akhir sesi.
Apakah AI dapat membantu membuat presentasi pelatihan?
Ya. AI dapat membaca SOP, kebijakan, dan manual, menarik langkah-langkahnya, serta menyusun draf kerangka dan slide. AI juga dapat membuat grafik kesalahan masa lalu dari data Anda serta menulis tugas latihan dan pertanyaan kuis. Anda tetap perlu memeriksa setiap aturan terhadap sumbernya.
Sumber: Northern Illinois University, Gagné's Nine Events of Instruction · University of Arkansas, Using Bloom's Taxonomy to Write Effective Learning Objectives · Microsoft Support, Tips for creating and delivering an effective presentation.