Comment rédiger des notes de l'orateur pour votre diaporama : le guide complet
La plupart des gens rédigent leurs notes de l'orateur deux fois. Une première fois, de manière médiocre, la veille au soir, et une seconde fois, correctement, dans leur tête, pendant la présentation.
La seconde version est celle qui fonctionne. Ce guide a pour but de la capturer dès la première fois.
Les notes de l'orateur sont la seule partie d'une présentation que personne ne relit mais dont tout le monde a besoin. Elles s'avèrent également être la police d'assurance la moins chère qu'une présentation de données puisse s'offrir.
À quoi servent les notes de l'orateur, et à quoi elles ne servent pas
Microsoft définit cet objectif de manière étroite, et cette précision est utile. Le volet Notes est « l'emplacement où stocker les points de discussion que vous souhaitez mentionner lors de votre présentation ».
La garantie de confidentialité est explicite. Pendant votre présentation, les notes de l'orateur sont « visibles sur votre écran, mais ne le sont pas pour le public ».
Ce seul fait définit tout le cahier des charges. Les notes ne sont pas une deuxième diapositive, ni un script à lire à haute voix, ni une documentation pour les personnes absentes.
Les notes sont également modifiables en direct. Microsoft indique que vous pouvez ajouter des notes « soit pendant votre présentation, directement depuis le mode Présentateur, soit pendant que vous modifiez votre présentation ».
Ce dont vous avez besoin avant de commencer
Trois choses, et aucune d'elles n'est la présentation.
La question à laquelle chaque diapositive répond. Si vous ne pouvez pas l'exprimer en une seule phrase, la note ne sauvera pas la diapositive.
La source de chaque chiffre sur la diapositive. Nom du fichier, feuille, période et tout filtre appliqué.
La question de suivi à laquelle vous vous attendez. La plupart des diapositives suscitent exactement une question prévisible, et c'est ce que la note doit anticiper.
Faites cette étape avant d'ouvrir le volet Notes. Rédiger des notes en fixant une diapositive conduit à en faire la description, ce qui est l'erreur classique.
Où se trouve le volet Notes
Le fonctionnement est simple, et le connaître vous évite de vous tromper de mode d'affichage.
Le volet Notes est « une zone qui apparaît sous chaque diapositive » en mode Normal. Lorsqu'il est vide, il affiche l'invite « Cliquez pour ajouter des notes ».
S'il n'est pas visible, la solution de Microsoft se fait en un clic. Vous devez « cliquer sur Notes dans la barre d'état au bas de la fenêtre PowerPoint ».
Les notes longues sont gérées de deux manières. Une barre de défilement verticale apparaît lorsque les notes dépassent du volet, et vous pouvez agrandir le volet en faisant glisser sa bordure supérieure vers le haut.
C'est en mode Présentateur que les notes révèlent toute leur utilité. Microsoft le décrit clairement : « En mode Présentateur, vous pouvez voir vos notes pendant votre présentation, tandis que le public ne voit que vos diapositives. »
La disposition est fixe et il est utile de la visualiser à l'avance. Microsoft précise que « Les notes apparaissent dans un volet à droite » et que le texte s'ajuste automatiquement à la ligne avec une barre de défilement si nécessaire.
Le mode Présentateur s'active également de lui-même. Connectez un projecteur et lancez le diaporama : le mode Présentateur s'ouvre sur votre ordinateur.
Le public voit autre chose. Microsoft indique que « seules les diapositives apparaissent sur l'écran du projecteur ».
Les instructions pour ajouter des notes de l'orateur et sur le mode Présentateur couvrent Windows, macOS et le web.
Les quatre lignes que chaque note devrait contenir
Ici, la structure l'emporte sur la prose. Une note que vous pouvez parcourir d'un coup d'œil sous la pression a bien plus de valeur qu'une note agréable à lire.
| Ligne | Ce qu'elle contient | Pourquoi elle existe |
|---|---|---|
| Affirmation | La seule phrase que vous prononcez à voix haute | Vous évite de simplement décrire le graphique |
| Chiffre | La valeur, sa période et son unité | Vous évite d'improviser une valeur erronée |
| Source | Fichier, feuille et filtre | Répond instantanément à la question « d'où cela vient-il ? » |
| Suite | La question attendue et votre réponse | Transforme un piège potentiel en un moment maîtrisé |
Quatre lignes, ce n'est pas un choix arbitraire. Cela tient dans le volet sans défilement, ce qui est la contrainte pratique essentielle lorsque vous êtes à la tribune.
Rédigez la note à partir des données, pas de la diapositive
Le premier réflexe est de décrire ce que le public voit déjà. Résistez-y.
Un graphique montrant le chiffre d'affaires par région n'a pas besoin d'une note indiquant que le chiffre d'affaires varie selon les régions. Il a besoin de la raison pour laquelle une région a évolué et de ce que vous avez fait à ce sujet.
Trois reformulations illustrent cette différence.
Faible : « Chiffre d'affaires par région, T2. » C'est un titre, pas une note.
Mieux : « La région Ouest est en hausse de 14 pour cent d'un trimestre à l'autre. » C'est un fait, mais il figure déjà sur la diapositive.
Utile : « L'Ouest est en hausse de 14 pour cent, et deux renouvellements de grands comptes ont été signés en juin. Si on les exclut, la croissance est de 3 pour cent. »
La troisième version résiste aux questions de suivi. Elle vous indique également quoi répondre si quelqu'un vous demande si la tendance est réelle.
Ce qui change lorsque la présentation contient des chiffres
Les présentations de données échouent différemment des pitch decks. L'échec ne vient presque jamais du visuel, mais presque toujours d'un chiffre que vous ne pouvez pas défendre.
Notez le dénominateur. Tout ce qui est exprimé sous forme de taux doit voir sa base explicitée dans la note, car c'est la première question qu'un lecteur attentif posera.
Notez ce que vous avez exclu. Les remboursements, les comptes de test, les commandes internes et les périodes partielles sont les suspects habituels, et en oublier un change toute l'histoire.
Notez la date d'arrêté des données. Un chiffre extrait le lundi et présenté le jeudi peut ne plus correspondre au système en direct.
Notre guide pour répondre aux questions sur les données lors d'une présentation couvre la partie en direct. La liste de contrôle pour relire une présentation de données avant de l'envoyer couvre l'étape préalable.
Notes pour vous versus notes pour un document à distribuer
Il s'agit de deux documents distincts, et vouloir les fusionner explique pourquoi les documents à distribuer semblent souvent étranges à la lecture.
Vos notes sont des fragments. Quatre lignes, pas de phrases complètes, rédigées pour être lues d'un coup d'œil.
Un document à distribuer doit se suffire à lui-même. Microsoft permet cela directement, en précisant que vous pouvez imprimer les notes de l'orateur « avec ou sans les images miniatures des diapositives correspondantes ».
L'usage prévu est également explicite. Microsoft suggère de les distribuer à votre public « pour qu'il les consulte après votre présentation », ce qui est un rôle bien différent de celui de vous guider pendant celle-ci.
Le chemin d'impression est court. Sélectionnez Fichier puis Imprimer, et sous Paramètres, à côté de Diapositives pleine page, choisissez Pages de notes sous Mise en page.
Une contrainte mérite d'être connue avant de concevoir la note. Microsoft indique que « Vous ne pouvez avoir qu'une seule diapositive et ses notes d'accompagnement par page imprimée ».
Supprimer les miniatures est un travail manuel. Les instructions de Microsoft pour imprimer des notes de l'orateur expliquent que vous devez supprimer la miniature de chaque page de notes en mode Page de notes.
Cette étape est sans danger, et la documentation le confirme. Supprimer une miniature ne supprime pas la diapositive de votre présentation.
Il existe un autre moyen d'exportation utile à connaître. Microsoft documente l'ouverture d'une copie de vos pages de notes dans Word, ce qui est pratique lorsque le document à distribuer nécessite d'être modifié plutôt qu'imprimé.
Rédigez donc d'abord des fragments pour vous-même. Ne les développez en phrases complètes que si un document à distribuer est réellement nécessaire.
Prise en main de Powerdrill Bloom
Étape 1 : Importez le fichier à partir duquel la présentation a été créée
Déposez l'export qui se cache derrière les graphiques. Powerdrill Bloom analyse le profil des colonnes dès leur arrivée, de sorte que les filtres, les lignes vides et les clés dupliquées apparaissent avant même que vous n'écriviez la moindre note.
Étape 2 : Demandez l'affirmation, le chiffre et la mise en garde
Décrivez ce dont vous avez besoin en langage naturel. Demandez la conclusion en une phrase par segment, le chiffre avec sa période et les lignes qui ont été exclues.
Puis allez plus loin. Demandez à quoi correspondent les totaux et quelle comparaison serait la plus susceptible d'être contestée.
Étape 3 : Collez les quatre lignes dans le volet Notes
Prenez le résultat et déposez-le sous chaque diapositive. Notre guide pratique pour construire une présentation de revue mensuelle d'activité à partir d'un tableur montre où les notes s'intègrent dans ce flux de travail.
Commencez par l'offre gratuite avant de comparer les abonnements sur la page des tarifs. Si cela vous convient, essayez Powerdrill Bloom sur l'export de votre prochaine présentation.
Conclusion
Rédiger des notes de l'orateur n'est pas un travail d'écriture. C'est un travail de crédibilité et de défense des données qui se trouve utiliser des mots.
Écrivez quatre lignes par diapositive : l'affirmation, le chiffre, la source et la question attendue. Gardez-les sous forme de fragments pour vous-même, et ne les développez que lorsqu'un document à distribuer est réellement nécessaire.
La présentation est relue par d'autres personnes. Les notes sont la seule partie que vous seul pouvez écrire, alors rédigez-les à partir des données plutôt qu'à partir de la diapositive. Notre guide explicatif sur le data storytelling couvre cet art de manière plus large, et la page Excel to PPT explique comment créer la présentation au départ.
Foire aux questions
Le public peut-il voir mes notes de l'orateur ?
Non. Microsoft indique que pendant votre présentation, les notes de l'orateur sont visibles sur votre écran mais ne le sont pas pour le public.
Quelle doit être la longueur d'une note de l'orateur ?
Assez courte pour tenir dans le volet sans défilement. Un format de quatre lignes couvrant l'affirmation, le chiffre, sa source et la question de suivi attendue est une structure fiable.
Puis-je ajouter des notes pendant que je présente ?
Oui. Microsoft indique que vous pouvez ajouter des notes soit pendant la présentation, directement depuis le mode Présentateur, soit pendant la modification de votre présentation.
Puis-je imprimer les notes pour le public ?
Oui. Microsoft documente l'impression des notes avec ou sans les miniatures des diapositives, et précise qu'une seule diapositive accompagnée de ses notes tient par page imprimée.
Les notes doivent-elles répéter ce qui figure sur la diapositive ?
Non. Une note qui répète le graphique visible n'apporte rien sous la pression. Utilisez-la pour expliquer la raison derrière le chiffre et pour répondre à la question probable.