Comment rédiger un script de présentation avec l'IA : le guide complet

Un script de présentation est le texte intégral de ce que vous prévoyez de dire, rédigé diapositive par diapositive sous forme de phrases parlées. Pour en écrire un avec l'IA, fournissez à l'outil votre présentation et vos données sources. Rédigez un brouillon des répliques de chaque diapositive, puis réduisez-le pour respecter votre limite de temps. La plupart des publics suivent le mieux à un rythme de 100 à 165 mots par minute.

Ce guide explique ce qu'est un script de présentation, en quoi il diffère des notes de l'orateur, quelle doit être sa longueur et comment le formater. Il détaille ensuite un flux de travail en trois étapes avec l'IA, accompagné d'un exemple concret.

Qu'est-ce qu'un script de présentation ?

Un script de présentation est une version mot à mot de votre intervention. Il suit l'ordre de vos diapositives et indique, en phrases complètes, ce que vous direz pendant que chaque diapositive est à l'écran.

Il ne s'agit pas du texte figurant sur les diapositives. Les diapositives apportent les preuves : le graphique, le chiffre clé, l'idée principale en une ligne. Le script apporte l'explication qui les relie.

Un script de présentation n'est pas non plus la même chose que des notes de l'orateur. Les notes sont des repères, généralement quelques puces par diapositive. Un script est suffisamment complet pour que quelqu'un d'autre puisse prononcer le discours à votre place. Notre guide sur les notes de l'orateur détaille ce format plus léger.

On rédige généralement un script pour trois raisons. L'intervention présente des enjeux importants, comme un point de situation devant le conseil d'administration ou une présentation de recherche de fonds. L'intervention sera enregistrée, de sorte que chaque mot restera gravé. Ou encore, l'orateur s'exprime dans une seconde langue et souhaite fixer ses formulations à l'avance.

Script, notes de l'orateur ou plan : de quoi avez-vous besoin ?

Ces trois formats se situent sur une échelle allant du plus libre au plus précis. Choisissez celui qui correspond au niveau de risque de votre intervention, et non celui qui vous semble le plus exhaustif.

Format	Contenu	Idéal pour
Plan	L'ordre des points, une ligne par point	Les points internes que vous présentez souvent
Notes de l'orateur	Deux à cinq repères par diapositive	La plupart des présentations en direct
Script de présentation	Chaque phrase, dans l'ordre d'élocution	Les interventions enregistrées, les pitchs, les réunions de conseil d'administration, les présentations dans une seconde langue

De nombreux présentateurs expérimentés rédigent un script complet, puis le réduisent sous forme de notes. L'écriture du script oblige à formuler chaque transition. Les notes qui en découlent sont plus courtes car le travail de réflexion a déjà été mené.

Quelle doit être la longueur d'un script de présentation ?

La longueur d'un script de présentation dépend du rythme de parole. Le guide de Speaker Coach de Microsoft recommande aux présentateurs de « parler à un rythme de 100 à 165 mots par minute ». Il précise qu'il s'agit du rythme que la plupart des publics assimilent le plus facilement.

Cette fourchette permet d'établir un budget de mots simple. Les chiffres ci-dessous multiplient la durée de l'intervention par les deux extrémités de la fourchette.

Durée de l'intervention	Longueur du script à 100 mots par minute	Longueur du script à 165 mots par minute
5 minutes	500 mots	825 mots
10 minutes	1 000 mots	1 650 mots
20 minutes	2 000 mots	3 300 mots

Visez la moitié inférieure de la fourchette si vos diapositives contiennent des données. Chaque graphique nécessite une pause pour que le public puisse le lire. Une diapositive comportant un graphique requiert souvent 20 à 30 secondes de silence ou d'élocution lente avant que le message ne soit assimilé.

Définissez également un budget de mots par diapositive. Une présentation de dix diapositives en dix minutes dure en moyenne une minute par diapositive, mais les diapositives d'ouverture et de fermeture prennent généralement plus de temps. Un plan de minutage des diapositives permet de formaliser cette répartition avant de commencer à écrire.

Comment rédiger un script de présentation avec l'IA

Le flux de travail ci-dessous se déroule en trois étapes. L'IA s'occupe de la rédaction, et vous prenez les décisions.

Étape 1 : Rassembler la présentation et les données sources au même endroit

Commencez par rassembler tous les éléments auxquels le script doit être fidèle. Cela comprend la présentation elle-même, exportée au format PDF, ainsi que le fichier de données qui alimente ses graphiques.

Importez les deux dans un espace de travail IA tel que Powerdrill Bloom. Ses forfaits permettent d'importer des fichiers Excel, CSV, PDF et des documents, de sorte que la présentation et la feuille de calcul peuvent cohabiter côte à côte.

Cela importe plus que la consigne (prompt). Un script rédigé uniquement à partir des diapositives ne fera que répéter ce qui est à l'écran. Un script rédigé avec les données sous-jacentes aux diapositives pourra expliquer pourquoi un chiffre a évolué.

Avant de demander un brouillon, définissez trois éléments que l'IA devra suivre. Quel est le public ? Que doivent-ils décider ou retenir ? De combien de minutes disposez-vous ?

Étape 2 : Rédiger le script diapositive par diapositive, en phrases parlées

Demandez une section par diapositive, identifiée par le numéro et le titre de la diapositive. Exigez des phrases parlées, pas des puces. Demandez que chaque section commence par l'idée principale de la diapositive et se termine par une transition vers la suivante.

Donnez à l'IA un budget de mots pour chaque diapositive. En vous basant sur le rythme mentionné plus haut, une diapositive d'une minute compte environ 130 mots. Une diapositive de titre peut en compter 40.

Vérifiez chaque chiffre du brouillon par rapport au fichier source. La page d'accueil de Powerdrill Bloom indique que chaque chiffre « est fourni avec la page, la ligne et la donnée sous-jacente ». Cette traçabilité rend la vérification rapide, mais vous devez tout de même l'effectuer. Un chiffre erroné prononcé à l'oral est plus difficile à corriger qu'un chiffre erroné sur une diapositive.

Then read the draft aloud once, without editing. Mark any sentence you stumble on. Those are the sentences to rewrite first.

Étape 3 : Réduire pour respecter le temps imparti et marquer les pauses

Chronométrez-vous maintenant en lisant le brouillon à un rythme naturel. La plupart des premiers jets sont trop longs d'un tiers, car les phrases écrites contiennent plus de mots que les phrases parlées.

Raccourcissez dans cet ordre. Supprimez les phrases qui répètent ce que la diapositive montre déjà. Raccourcissez ensuite toutes les phrases de plus de 20 mots. Enfin, supprimez les exemples qui illustrent deux fois le même point.

Marquez les indications de diction en dernier. Placez une barre oblique là où vous ferez une pause, et mettez en gras le mot par phrase sur lequel vous insisterez. Ajoutez une note telle que « clic » au moment du changement de diapositive. Ces repères transforment le brouillon d'un simple document en un texte prêt à être interprété.

Enfin, demandez à l'IA une seconde passe avec une seule consigne : faire en sorte que le texte ressemble à une personne qui parle naturellement. Comparez les deux versions et conservez les répliques que vous prononceriez réellement.

Comment formater un script de présentation

Un bon format rend le script facile à utiliser debout. Les conventions ci-dessous permettent de garder un script lisible en un coup d'œil.

• Une diapositive par section. En tête de chaque section, indiquez le numéro et le titre de la diapositive pour vous repérer instantanément.
• Des paragraphes courts. Limitez chaque paragraphe à deux ou trois phrases. Votre regard a besoin de points de repère.
• Une grande police de caractères. Utilisez une taille de police de 14 points ou plus et un interligne généreux si vous prévoyez de l'imprimer.
• Des indications de diction dans la marge. Les pauses, les accentuations et les changements de diapositive doivent être placés là où vous pouvez les voir d'un coup d'œil.
• Des chiffres écrits comme ils se prononcent. Écrivez « environ un tiers » plutôt que « 33.4% » lorsque la précision n'importe pas pour l'auditeur.

Un modèle de script de présentation réutilisable ne nécessite que cinq champs par diapositive :

• Diapositive : numéro et titre.
• Message clé : la phrase unique que le public doit retenir.
• À dire : les répliques parlées, dans la limite du budget de mots.
• Indications : pauses, accentuations et changement de diapositive.
• Transition : la phrase qui mène à la diapositive suivante.

Remplissez d'abord le champ Message clé pour chaque diapositive avant de rédiger les répliques du champ À dire. Si une diapositive n'a pas de message clair, sa place est probablement dans l'annexe plutôt que dans le script de présentation.

Si vous lisez sur un écran ou un téléprompteur, gardez des lignes courtes et évitez les tableaux. Si vous parlez de mémoire, le script devient un outil de répétition plutôt qu'un document à tenir en main.

Un exemple concret

Voici la section d'une diapositive tirée d'un script de revue d'activité trimestrielle. La diapositive présente un graphique à barre des revenus par région.

Diapositive 4 : Revenus par région.

C'est ici que le trimestre s'est joué. / L'Amérique du Nord a progressé plus vite que toute autre région, et ce sans modification de prix.

L'écart que vous voyez ici correspond presque entièrement à de nouveaux clients. / L'Europe est restée stable, et nous reviendrons sur les raisons de cette situation à la diapositive suivante. [clic]

Cette section compte 47 mots, soit environ 17 à 28 secondes au rythme recommandé. Cela laisse au public le temps de lire le graphique. Elle s'ouvre sur le message clé, explique la seule chose que le graphique ne peut pas montrer, et passe le relais à la diapositive suivante.

Remarquez ce qu'elle omet. Elle ne lit pas à haute voix la valeur des barres, car le graphique les affiche déjà. Elle ne liste pas toutes les régions, car seules deux d'entre elles importent pour l'argumentation.

Écrire pour l'oreille, pas pour l'écrit

La langue parlée obéit à des règles différentes de la langue écrite. Un script de présentation agréable à lire sur le papier semble souvent rigide à l'oral.

Utilisez des phrases plus courtes que dans un rapport. Les auditeurs ne peuvent pas relire, chaque phrase doit donc être comprise immédiatement. Placez le sujet et le verbe au début. « Les revenus ont augmenté dans toutes les régions » est plus facile à suivre que « Dans chaque région, malgré les vents contraires évoqués, les revenus ont augmenté ».

Répétez le point clé plus souvent qu'il ne vous semble naturel. Dans un document, répéter deux fois la même chose paraît négligé. Lors d'une intervention orale, c'est ainsi que les gens s'en souviennent.

Utilisez des balises verbales. Des expressions comme « la deuxième raison » ou « voici le problème » indiquent au public où il se situe. Les documents écrits utilisent des titres pour cela, alors qu'une présentation ne dispose que de votre voix.

Enfin, éliminez le jargon que vous n'utiliseriez pas dans une conversation. Si vous ne diriez pas « exploiter les synergies » à un collègue autour d'un café, ne le dites pas sur scène.

Comment répéter sans lire le script

Un script est destiné à vous préparer, et non à être lu mot à mot devant le public. Lire à haute voix un document rompt le contact visuel et rend votre élocution monotone.

Répétez en trois étapes. Premièrement, lisez le script complet à haute voix deux fois. Deuxièmement, présentez-le uniquement à l'aide des diapositives, en ne jetant un coup d'œil au script qu'en cas de blocage. Troisièmement, présentez-le à une autre personne et demandez-lui à quel moment elle a perdu le fil.

L'outil Speaker Coach de Microsoft peut vous aider pour la deuxième étape. Sa page d'assistance indique qu'il « détecte lorsque vous êtes trop verbeux ou que vous lisez simplement le texte d'une diapositive ». Il indique également votre rythme, ce qui vous permet de le comparer à la fourchette de 100 à 165 mots.

Apprenez l'ouverture et la conclusion mot à mot. Ce sont les moments où le trac est à son comble, et une première phrase bien ancrée vous permet de démarrer. Pour le milieu, mémorisez l'ordre des points plutôt que les mots exacts.

Si des questions sont probables, préparez-vous-y séparément. Notre guide sur la façon de répondre aux questions sur les données lors d'une présentation traite de cette partie de l'intervention.

Erreurs courantes

• Rédiger le script à partir du texte de la diapositive. Si le script répète mot à mot la diapositive, le public lit à l'avance et cesse d'écouter.
• Écrire sous forme de paragraphes de style rapport. Les longues phrases avec des propositions subordonnées imbriquées sont difficiles à prononcer et encore plus difficiles à suivre.
• Ignorer le chronomètre. Un script qui dépasse de 30% le temps imparti vous oblige à précipiter la fin, qui est généralement le moment où se prend la décision.
• Sauter la vérification des chiffres. Un brouillon généré par l'IA peut arrondir, réordonner ou mal étiqueter un chiffre. Vérifiez chacun d'eux par rapport à la source.
• Ne jamais le dire à haute voix avant le jour J. Un script ne fonctionne qu'après avoir été prononcé plusieurs fois.

Là où l'IA fait réellement gagner du temps

L'IA est particulièrement rapide pour le premier jet d'un script de présentation. Transformer douze diapositives et une feuille de calcul en douze sections parlées prend quelques minutes plutôt qu'une soirée entière. Elle est également efficace pour une seconde passe sur le ton, en réécrivant les répliques rigides dans un style conversationnel.

Elle fait gagner moins de temps sur le plan du jugement. Décider de ce que le public doit retenir, de la diapositive à supprimer et des moments où faire une pause reste votre travail.

La configuration la plus utile consiste à regrouper la présentation, les données et le brouillon, afin que chaque affirmation du script puisse être vérifiée par rapport à sa source. Si la présentation elle-même n'existe pas encore, notre page Excel to PowerPoint explique comment la concevoir d'abord à partir d'une feuille de calcul. Après l'intervention, un court résumé de présentation permet aux personnes absentes de repartir avec les mêmes conclusions.

Vous pouvez essayer Powerdrill Bloom avec votre prochaine présentation et le fichier qui l'accompagne.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qu'un script de présentation ?

Un script de présentation est le texte complet de ce qu'un orateur prévoit de dire, organisé diapositive par diapositive. Il est plus détaillé que les notes de l'orateur, qui sont de simples repères courts. Les scripts sont courants pour les interventions enregistrées, les pitchs et les réunions de conseil d'administration.

Quelle doit être la longueur d'un script de présentation ?

Le guide de Speaker Coach de Microsoft recommande un rythme de 100 à 165 mots par minute. Une intervention de dix minutes nécessite donc environ 1 000 à 1 650 mots. Visez la fourchette basse si vos diapositives comprennent des graphiques qui nécessitent un temps de lecture.

Comment formater un script de présentation ?

Attribuez à chaque diapositive sa propre section, précédée du numéro et du titre de la diapositive. Limitez les paragraphes à deux ou trois phrases, utilisez une grande police de caractères et marquez les pauses ainsi que les changements de diapositive dans la marge. Écrivez les chiffres de la manière dont vous allez les prononcer.

Comment mémoriser un script de présentation ?

Apprenez l'ouverture et la conclusion mot à mot, et mémorisez uniquement l'ordre des points intermédiaires. Répétez à l'aide des diapositives seules, en jetant un coup d'œil au script en cas de blocage. Présentez-le à un auditeur avant l'intervention réelle.

L'IA peut-elle rédiger un script de présentation pour moi ?

L'IA peut produire un excellent premier jet en quelques minutes si vous lui fournissez la présentation, les données sources, le public cible et la limite de temps. Vous devez tout de même vérifier chaque chiffre par rapport à la source, réduire le brouillon pour respecter le temps imparti et réécrire les répliques que vous ne prononceriez pas naturellement.

Sources : Microsoft Support, Suggestions from Speaker Coach · Microsoft Support, Rehearse your slide show with Speaker Coach. Les budgets de mots dans le tableau des longueurs sont calculés à partir de la fourchette de rythme recommandée par Microsoft.