Wie Sie eine Schulungspräsentation erstellen: Struktur und Beispiele
Eine Schulungspräsentation bringt Menschen bei, etwas zu tun, was sie vorher nicht konnten. Das kann ein neuer Prozess, ein Tool, eine Richtlinie oder eine Sicherheitsroutine sein. Sie unterscheidet sich von anderen Präsentationen in einem wesentlichen Punkt: Der Erfolg wird daran gemessen, was die Lernenden danach tun können, nicht daran, was sie gehört haben.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Lernziele festlegen und eine Schulungspräsentation basierend auf den neun instruktionalen Ereignissen von Gagné strukturieren. Zudem führt er Sie in drei Schritten durch eine KI-Methode und ein praktisches Beispiel. Die letzten Abschnitte behandeln Gestaltungsregeln für Folien, Möglichkeiten zur interaktiven Gestaltung der Sitzung und die Überprüfung des Schulungserfolgs.
Was eine Schulungspräsentation ist
Eine Schulungspräsentation ist ein Foliensatz, der entwickelt wurde, um eine Fähigkeit oder ein Verfahren zu vermitteln. Eine Vertriebspräsentation zielt auf eine Entscheidung ab, eine Berichtspräsentation auf Information. Eine Schulungspräsentation zielt auf eine Verhaltensänderung der Menschen ab.
Das ändert die Art und Weise, wie Sie sie aufbauen. Jeder Abschnitt sollte zu einer Übung für die Lernenden führen. Die Folien enthalten die Schritte, Beispiele und Übungsaufgaben. Die präsentierende Person liefert die Erklärung.
Schulungspräsentationen kommen in vielen Bereichen zum Einsatz:
- Onboarding. Neue Mitarbeitende lernen Tools, Richtlinien und Ansprechpartner kennen.
- Prozessänderungen. Ein Team lernt einen neuen Workflow oder ein neues System kennen.
- Compliance und Sicherheit. Die Belegschaft lernt Regeln kennen, die sie einhalten muss.
- Produktschulung. Vertriebs- oder Supportteams lernen ein neues Produkt kennen.
- Kompetenz-Workshops. Führungskräfte lernen, Feedback zu geben oder Mitarbeitergespräche zu führen.
In jedem Fall ist das Ausgangsmaterial meist schon vorhanden. Es befindet sich in einem Richtliniendokument, einer Standardarbeitsanweisung (SOP), einem Handbuch oder einer Tabelle mit Altfällen. Ein Großteil der Arbeit besteht darin, dieses Material in etwas zu verwandeln, aus dem Menschen lernen können.
Bevor Sie beginnen: Formulieren Sie die Lernziele
Beginnen Sie mit dem, was die Lernenden am Ende tun können sollten. Das Lehrzentrum der Northern Illinois University bringt es auf den Punkt: „Idealerweise sollten Sie die Kursziele und Lernziele vorbereiten, bevor Sie die neun Ereignisse umsetzen.“ Diese Ziele bestimmen dann jede einzelne Folie.
Formulieren Sie Ziele mit beobachtbaren Verben. Der Leitfaden der University of Arkansas nutzt hierfür die Bloomsche Taxonomie. Er warnt vor „Verben, die sich nicht quantifizieren lassen, wie: verstehen, lernen, schätzen oder genießen“.
Die Bloomsche Taxonomie ordnet Fähigkeiten von einfach bis komplex: Erinnern, Verstehen, Anwenden, Analysieren, Evaluieren und Erschaffen. Der Leitfaden aus Arkansas stellt fest: „Bevor man ein Konzept verstehen kann, muss man sich daran erinnern.“ Für ein Verfahren eignet sich die Ebene des Anwendens, die der Leitfaden definiert als „Ausführen oder Nutzen eines Verfahrens zur Durchführung oder Implementierung“.
Vergleichen Sie zwei Ziele für dieselbe Sitzung:
| Schwaches Ziel | Stärkeres Ziel |
|---|---|
| Den neuen Retourenprozess verstehen | Eine Standardretoure im neuen System in unter fünf Minuten abwickeln |
| Die Spesenrichtlinie lernen | Erkennen, welche von fünf Beispielspesen die Genehmigung des Managers erfordern |
| Die Sicherheitsregeln kennen | Die Lockout-Schritte an der Schulungsmaschine demonstrieren |
Halten Sie die Liste so kurz, dass für jedes Ziel genügend Übungszeit bleibt. Platzieren Sie die Ziele auf einer Folie am Anfang, damit die Lernenden wissen, was sie üben werden.
Struktur einer Schulungspräsentation
Eine bewährte Struktur bieten die neun instruktionalen Ereignisse von Gagné. Die NIU erklärt: „1965 schlug Robert Gagné eine Reihe von Ereignissen vor, die mit den mentalen Bedingungen für das Lernen verbunden sind und diese ansprechen.“ Jedes Ereignis lässt sich einer oder mehreren Folien zuordnen.
| Ereignis | Was es bewirkt | Typische Folien |
|---|---|---|
| 1. Aufmerksamkeit gewinnen | Liefert einen Grund, warum es wichtig ist | Ein kurzes Szenario, eine Frage oder eine überraschende Zahl |
| 2. Lernende über die Ziele informieren | Setzt Erwartungen | Folie mit den Lernzielen |
| 3. Vorwissen aktivieren | Verknüpft mit dem, was sie bereits wissen | „Was wir heute tun“-Folie |
| 4. Lernstoff präsentieren | Vermittelt die Schritte | Eine Folie pro Schritt, mit visuellen Elementen |
| 5. Lernbegleitung anbieten | Zeigt, wie es angewendet wird | Ausgearbeitete Beispiele und Gegenbeispiele |
| 6. Leistung hervorrufen (Üben) | Lässt die Lernenden es ausprobieren | Folien mit Übungsaufgaben |
| 7. Feedback geben | Korrigiert und bestätigt | Antwortfolien, Diskussionsanregungen |
| 8. Leistung beurteilen | Überprüft die Ziele | Wissenstest oder kurze Aufgabe |
| 9. Behalten und Transfer fördern | Überträgt es in die tägliche Arbeit | Arbeitshilfe, nächste Schritte, Anlaufstellen für Hilfe |
Einige Ereignisse verdienen eine genauere Betrachtung.
Lernende über die Ziele informieren. Die NIU rät: „Stellen Sie die Ziele bereit, bevor der Unterricht beginnt.“ Ein formuliertes Ziel sagt den Lernenden, was später von ihnen verlangt wird.
Vorwissen aktivieren. Die NIU empfiehlt, Lernenden dabei zu helfen, „neue Informationen zu verstehen, indem sie diese mit etwas verknüpfen, das sie bereits wissen oder erfahren haben“. Bei einer Prozessänderung ist der alte Prozess der naheliegende Anker.
Lernstoff präsentieren. Die NIU schlägt vor: „Organisieren und gruppieren Sie Inhalte auf sinnvolle Weise und liefern Sie Erklärungen nach den Demonstrationen.“ Zeigen Sie zuerst den Schritt und erklären Sie dann, warum er so funktioniert.
Behalten und Transfer fördern. Die NIU rät: „Helfen Sie den Lernenden, mehr Informationen zu behalten, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, Kurskonzepte mit potenziellen realen Anwendungen zu verknüpfen.“ Eine einseitige Arbeitshilfe leistet dies oft besser als eine Abschlussfolie.
Wie man eine Schulungspräsentation mit KI erstellt
Die KI kann die zeitaufwendigen Aufgaben übernehmen: lange Richtliniendokumente lesen, die Schritte aus einer SOP extrahieren und einen ersten Entwurf des Foliensatzes erstellen. Ihre Aufgabe ist es, die Ziele festzulegen und jede Regel mit der Quelle abzugleichen. Hier ist die Methode in drei Schritten unter Verwendung von Powerdrill Bloom.
Schritt 1: Quelldokumente sammeln und Ziele festlegen
Sammeln Sie das Material, auf dem die Schulung basiert: die SOP, die Richtlinie, das Handbuch und alle Daten zu Fehlern aus der Vergangenheit. Eine Tabelle mit Support-Tickets oder Audit-Ergebnissen zeigt, wo Menschen tatsächlich Fehler machen. Der kostenlose Tarif von Powerdrill Bloom führt „Excel, CSV, PDF und Dokumente hochladen“ auf.
Geben Sie die Zielgruppe, die Dauer und Ihre Ziele in den ersten Prompt ein. Zum Beispiel: „Dies ist eine 45-minütige Schulungspräsentation für neue Support-Mitarbeiter. Nutzen Sie die beigefügte Retouren-SOP als einzige Quelle für die Schritte. Am Ende sollten die Mitarbeiter eine Standardretoure abwickeln und die drei Ausnahmen erkennen können.“
Einige Richtlinien liegen als Word-Datei vor. Für diese besagt die Seite Word to slides, dass Powerdrill Bloom „Ihre Dokumente in Sekundenschnelle in elegante, vollständig editierbare PowerPoint-Präsentationen umwandeln“ kann. Laden Sie die aktuelle Version hoch, keinen Entwurf, der sich inzwischen geändert hat.
Schritt 2: Den Entwurf der Gliederung an den Aktivitäten der Lernenden ausrichten
Bitten Sie um eine Gliederung, die den neun Ereignissen folgt. Ein nützlicher Prompt ist: „Entwirf eine 14-seitige Schulungsgliederung unter Verwendung der neun Ereignisse von Gagné. Gib jedem Ziel eine eigene Inhaltsfolie, ein ausgearbeitetes Beispiel und eine Übungsaufgabe.“
Stellen Sie dann die datenbezogenen Fragen. „Welche drei Retourengründe haben im letzten Quartal die meiste Nacharbeit verursacht?“ verwandelt eine Tabelle in die Beispiele, die die Lernenden sehen werden. Bitten Sie um ein Diagramm für jede Antwort, beschriftet mit dem Schritt, den es unterstützt.
Gleichen Sie jede Regel und jede Zahl mit der Quelle ab. Die Homepage von Powerdrill Bloom verspricht: „Jede Zahl wird mit der Seite, der Zeile und dem dahinterstehenden Wert zurückgegeben.“ Das beschleunigt die Prüfung, aber die finale Freigabe jeder Regel liegt weiterhin beim Trainer.
Schritt 3: Folien, Übungsaufgaben und Wissenstest erstellen
Sobald die Gliederung stimmt, fordern Sie den Foliensatz an. Für PDFs besagt die Seite PDF to PPT, dass Powerdrill Bloom „Ihr Dokument liest, online nach verwandten Daten sucht und eine brandneue PowerPoint-Präsentation erstellt“. Weisen Sie die KI für einen Schulungsfoliensatz an, sich strikt an Ihre Quelle zu halten und externe Daten außen vor zu lassen.
Fordern Sie als Nächstes drei zusätzliche Elemente an:
- Übungsaufgaben. Kurze Szenarien, die die Lernenden während der Sitzung lösen.
- Ein Wissenstest. Fünf an die Ziele gekoppelte Fragen mit einem Lösungsschlüssel.
- Notizen für den Referenten. Ein paar Zeilen pro Folie dazu, was zu sagen und was zu fragen ist. Unser Leitfaden für Sprechernotizen zeigt Ihnen, wie Sie sich kurz fassen.
Schließen Sie mit einer einseitigen Arbeitshilfe ab. Unser Leitfaden für Präsentations-Handouts zeigt ein Format, das die Lernenden an ihrem Arbeitsplatz aufbewahren können.
Ein Beispiel für eine Schulungspräsentation
Hier ist ein anschauliches Beispiel. Das Unternehmen und die Zahlen sind frei erfunden.
Der Outdoor-Ausrüster Lakeside Outfitters ändert die Art und Weise, wie sein Support-Team Retouren abwickelt. Der neue Prozess verlagert die Genehmigungen in das Bestellsystem und führt drei Ausnahmen ein. Dem Trainer liegen die neue SOP als PDF und eine Tabelle mit den Retouren des letzten Quartals vor.
Die Ziele lauten: eine Standardretoure im neuen System abwickeln, die drei Ausnahmen erkennen und wissen, wann eine Eskalation erforderlich ist.
| Folie | Titel | Inhalt |
|---|---|---|
| 1 | Retouren ändern sich am 3. November | Titel, Datum, Trainer |
| 2 | Jede fünfte Retoure erforderte im letzten Quartal eine Nacharbeit | Diagramm aus der Retourentabelle |
| 3 | Am Ende dieser Sitzung werden Sie… | Die drei Ziele |
| 4 | Wie Retouren heute funktionieren | Der alte Prozess in Kürze |
| 5 | Schritt 1: Bestellung finden und Berechtigung prüfen | Screenshot und die Berechtigungsregel |
| 6 | Schritt 2: Retourengrund auswählen | Grundcodes, mit Darstellung der Top 3 im Diagramm |
| 7 | Schritt 3: Retoure genehmigen oder weiterleiten | Genehmigungsregeln aus der SOP |
| 8 | Praktisches Beispiel: ein beschädigtes Zelt | Eine Standardretoure von Anfang bis Ende |
| 9 | Gegenbeispiel: ein gebrauchter Schlafsack | Warum es sich um eine Ausnahme handelt |
| 10 | Die drei Ausnahmen | Regel, Beispiel und wer entscheidet |
| 11 | Übung: drei Retouren abwickeln | Szenarien für Partnerarbeit |
| 12 | Antworten und Diskussion | Korrekte Schritte für jedes Szenario |
| 13 | Wissenstest | Fünf an die Ziele gekoppelte Fragen |
| 14 | Wo Sie Hilfe finden | Arbeitshilfe, Eskalationskontakt, nächste Überprüfung |
Beachten Sie die Reihenfolge. Die Datenfolie kommt früh, weil sie einen Grund liefert, warum das Thema wichtig ist. Jeder Schritt erhält eine eigene Folie. Die Übung kommt vor dem Test, und die letzte Folie überträgt das Gelernte zurück in die tägliche Arbeit.
Gestaltungsregeln für Schulungsfolien
Schulungsfolien werden zweimal gelesen: einmal während der Sitzung und später noch einmal als Referenz. Die Präsentationstipps von Microsoft bieten hierfür eine solide Grundlage.
- Text kurz halten. Microsoft rät: „Halten Sie Ihren Text einfach und minimieren Sie die Textmenge auf Ihren Folien.“ Packen Sie die Details stattdessen in die Arbeitshilfe.
- Lesbarkeit gewährleisten. Microsoft empfiehlt: „Vermeiden Sie Schriftgrößen unter 18 Pt.“ Wählen Sie eine größere Schrift, wenn die Teilnehmenden weit vom Bildschirm entfernt sitzen.
- Den Schritt zeigen. Microsoft sagt: „Nutzen Sie Grafiken, um Ihre Geschichte zu erzählen.“ Bei einem Prozess zeigt ein Screenshot mit einem hervorgehobenen Bereich den Lernenden genau, wo sie hinsehen müssen.
- Hintergründe dezent halten. Microsoft rät: „Gestalten Sie Folienhintergründe dezent und halten Sie sie einheitlich.“
- Folien aussagekräftig betiteln. „Schritt 2: Retourengrund auswählen“ sagt den Lernenden sofort, wo sie sich befinden. Unser Leitfaden für Kernaussagen in Folientiteln erklärt dieses Konzept.
Beschränken Sie sich bei Diagrammen aus Ihren Daten auf eine Aussage pro Diagramm. Unser Leitfaden zur leicht verständlichen Gestaltung von Datenfolien behandelt Beschriftungen und Farben.
Planen Sie auch das Tempo und räumen Sie den Übungen ein eigenes Zeitfenster ein. Unser Leitfaden für einen Zeitplan für Folien zeigt Ihnen, wie Sie die Sitzung zeitlich budgetieren.
Wie man eine Schulungspräsentation interaktiv gestaltet
Suchanfragen zu diesem Thema drehen sich oft darum, wie man eine Schulungspräsentation interaktiv oder unterhaltsam gestaltet. Die neun Ereignisse liefern darauf eine direkte Antwort, da es bei dreien davon darum geht, dass die Lernenden selbst aktiv werden.
Erst fragen, dann erklären. Die NIU schlägt vor: „Stellen Sie den Studierenden anregende Fragen“, um Aufmerksamkeit zu gewinnen. Beginnen Sie mit einem echten Fall und fragen Sie, was die Gruppe tun würde.
Während der Sitzung üben, nicht erst danach. Die NIU rät: „Lassen Sie die Studierenden das Gelernte anwenden, um neue Fähigkeiten und Kenntnisse zu festigen und das korrekte Verständnis der Kurskonzepte zu bestätigen.“ Die Lernenden können kurze Szenarien in Partnerarbeit durchgehen.
Beispiele und Gegenbeispiele nutzen. Die NIU stellt fest, dass Beispiele zeigen, was zu tun ist, während Gegenbeispiele zeigen, was man nicht tun sollte. Zeigen Sie bei einem Prozess mit Ausnahmen einen Fall, der die Regel bricht.
Konkretes Feedback geben. Die NIU beschreibt verschiedene Arten. Eine davon ist das beschreibende Feedback, das „dem Studierenden Vorschläge, Anweisungen und Informationen liefert, um ihm zu helfen, seine Leistung zu verbessern“.
Die allgemeinen Tipps von Microsoft empfehlen: „Bitten Sie Ihr Publikum, Fragen bis zum Ende aufzusparen.“ Das eignet sich für einen Vortrag. Bei einer Schulung werfen Übungsaufgaben jedoch eigene Fragen auf, planen Sie also Zeit dafür ein.
Wie man überprüft, ob die Schulung erfolgreich war
Eine Schulungspräsentation ist erst dann wirklich abgeschlossen, wenn Sie wissen, ob die Teilnehmenden die Aufgabe bewältigen können. Planen Sie diese Überprüfung bereits vor der Sitzung.
- Anhand der Ziele testen. Jedes Ziel sollte mindestens eine Frage oder Aufgabe beinhalten.
- Einen Vorher-Nachher-Vergleich nutzen. Die NIU schlägt vor: „Führen Sie Vor- und Nachprüfungen durch, um den Kompetenzzuwachs bei Inhalten oder Fähigkeiten zu überprüfen.“
- Die Arbeit beobachten, nicht nur den Test. Bei einem Prozess verrät Ihnen eine kurze, beobachtete Aufgabe mehr als das Ergebnis eines Multiple-Choice-Tests.
- Die Daten einen Monat später analysieren. Wenn es in der Schulung um Retouren ging, prüfen Sie, ob die Nacharbeit zurückgegangen ist.
Bewahren Sie die Ergebnisse zusammen mit dem Foliensatz auf. Eine kurze Notiz darüber, welche Fragen die meisten Lernenden falsch beantwortet haben, zeigt Ihnen, welche Folien Sie vor der nächsten Sitzung überarbeiten müssen.
Diese letzte Überprüfung schließt den Kreis. Dieselbe Tabelle, die Ihnen die Daten für Folie 2 geliefert hat, kann Ihnen zeigen, ob die Schulung etwas bewirkt hat. Speisen Sie die Daten des neuen Monats in dieselbe Analyse ein und vergleichen Sie die Ergebnisse.
Häufige Fehler
Achten Sie beim Erstellen des Foliensatzes auf diese Fehler.
- Das Handbuch auf die Folien kopieren. Ein Schulungsfoliensatz ist kein Richtliniendokument. Halten Sie die vollständigen Regeln in der Arbeitshilfe fest.
- Ziele, die sich nicht überprüfen lassen. „Den Prozess verstehen“ bietet Ihnen keine Grundlage für einen Test.
- Keine Praxis. Wenn die Lernenden nur zuhören, können Sie nicht feststellen, ob sie die Aufgabe auch bewältigen können.
- Zu viel auf einmal. Wenn für ein Ziel keine Übungszeit bleibt, verschieben Sie es in eine andere Sitzung.
- Regeln, die von der Quelle abweichen. Gleichen Sie vor der Sitzung jeden Schritt mit der aktuellen SOP ab.
- Kein Follow-up. Geben Sie den Lernenden eine Arbeitshilfe an die Hand und planen Sie eine Überprüfung einige Wochen später.
Gehen Sie den Foliensatz vor der Sitzung mit einer Person aus der Zielgruppe durch. Notieren Sie sich jede Frage, die Sie nicht beantworten konnten. Wünschen Sie sich einen schnelleren ersten Entwurf? Testen Sie Powerdrill Bloom mit Ihrer SOP und einer Tabelle mit Altfällen.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte eine Schulungspräsentation beinhalten?
Eine Schulungspräsentation sollte klare Lernziele, den Inhalt in kurzen Schritten und ausgearbeitete Beispiele beinhalten. Ergänzen Sie Übungsaufgaben, Feedback und einen an die Ziele gekoppelten Wissenstest. Schließen Sie mit einer Arbeitshilfe oder nächsten Schritten ab, damit die Lernenden das Gelernte am Arbeitsplatz anwenden können.
Wie strukturiert man eine Schulungspräsentation?
Eine gängige Struktur folgt den neun instruktionalen Ereignissen von Gagné. Gewinnen Sie Aufmerksamkeit, nennen Sie die Ziele und aktivieren Sie das Vorwissen. Präsentieren Sie den Inhalt, leiten Sie die Lernenden mit Beispielen an und lassen Sie sie üben. Geben Sie anschließend Feedback, beurteilen Sie die Leistung und helfen Sie ihnen, das Gelernte im Beruf anzuwenden.
Wie lang sollte eine Schulungspräsentation sein?
Das hängt von den Zielen ab und davon, wie viel Übungszeit für jedes einzelne benötigt wird. Planen Sie Inhalt, Übung und Überprüfung für jedes Ziel und addieren Sie den Zeitbedarf. Teilen Sie die Schulung bei umfangreicheren Themen in kürzere Sitzungen mit einer Überprüfung am Ende jeder Sitzung auf.
Wie mache ich eine Schulungspräsentation interaktiv?
Beginnen Sie mit einem realen Szenario und fragen Sie, was die Lernenden tun würden. Integrieren Sie Übungsaufgaben während der Sitzung, zeigen Sie Beispiele und Gegenbeispiele und geben Sie konkretes Feedback. Planen Sie Zeit für Fragen während der Übungsphasen ein, nicht erst am Ende.
Kann KI bei der Erstellung einer Schulungspräsentation helfen?
Ja. Eine KI kann SOPs, Richtlinien und Handbücher lesen, die Schritte herausfiltern sowie eine Gliederung und Folien entwerfen. Sie kann auch Fehler aus der Vergangenheit anhand Ihrer Daten grafisch darstellen sowie Übungsaufgaben und Testfragen formulieren. Dennoch müssen Sie jede Regel mit der Quelle abgleichen.
Quellen: Northern Illinois University, Gagné's Nine Events of Instruction · University of Arkansas, Using Bloom's Taxonomy to Write Effective Learning Objectives · Microsoft Support, Tips for creating and delivering an effective presentation.