如何在 PowerPoint 中製作組織圖：2026 年的 3 種簡單方法

若要在 PowerPoint 中製作組織圖，請前往「插入」>「SmartArt」，選擇「階層圖」，然後挑選「組織圖」版面配置。點擊「確定」，接著在方塊中或「文字」窗格中輸入姓名。使用「新增圖形」來增加人員，並透過「SmartArt 樣式」來更改外觀。

本指南涵蓋了三種製作方法，並採用 Microsoft 列出的確切選單說明。您可以透過 SmartArt 建立圖表、從現成範本開始，或是利用 AI 從 Excel 員工名單準備結構。內容還涵蓋了網頁版、格式設定、範例以及常見錯誤。

PowerPoint 組織圖顯示的內容

組織圖顯示誰向誰報告。Microsoft 將其描述為一種「說明公司或組織中報告關係」的方式。

在 PowerPoint 中，組織圖是一個 SmartArt 圖形。每個方塊代表一個人或一個職位。線條則顯示主管與下屬之間的報告關係。

組織圖出現在許多簡報簡報中：

• 公司簡介：介紹領導團隊。
• 董事會與投資者更新：顯示新聘人員或組織重組。
• 入職培訓簡報：幫助新員工找到對的人。
• 專案啟動會議：顯示誰負責工作的各個部分。

Microsoft 指出「繪製組織圖的另一種方法是使用 Visio」。Visio 是一個獨立的圖表應用程式。對於簡報中的投影片，PowerPoint 中的 SmartArt 就能勝任這項工作。

開始之前：您需要的準備

稍微準備一下可以節省之後的時間。

• 人員與職位名單。 寫下每個人的姓名和職稱。
• 每個人的報告關係。 註記每個人向誰報告。這決定了階層。
• 決定深度。 一張投影片可以清晰顯示兩到三個層級。較大的團隊需要每個部門一張投影片。
• 照片（如果您需要）。 圖片版面配置需要每人一個影像檔案。
• PowerPoint for Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 或 2016。 Microsoft 的步驟適用於這些版本。

如果名單存在 Excel 中，請保留三個欄位：姓名、職稱和主管。該版面配置適用於以下所有三種方法。

該選擇哪種方法

每種方法適合不同的起點。

方法	最佳適用時機	工作量
方法 1：SmartArt	您想要完全控制且團隊規模較小	低至中
方法 2：範本	您想要快速獲得設計感的外觀	低
方法 3：從 Excel 資料使用 AI	您的員工名單很長或經常變動	低

這三種方法最終都會在 PowerPoint 中生成一個可編輯的 SmartArt 組織圖。區別在於您如何輸入姓名和層級。

方法 1：透過 SmartArt 插入組織圖

這是 Microsoft 的主要方法。它適用於 PowerPoint、Word、Excel 和 Outlook。

1. 在插入索引標籤的圖例群組中，點擊 SmartArt。
2. 在選擇 SmartArt 圖形庫中，點擊階層圖。
3. 點擊一個組織圖版面配置（例如組織圖），然後點擊確定。
4. 輸入您的文字。點擊方塊並輸入，或點擊文字窗格中的 [文字] 並輸入。

Microsoft 增加了一個關於在方塊中輸入的提示：「為了獲得最佳效果，請在新增所有需要的方塊後再使用此選項。」因此，請先建立結構，然後再填入姓名。

若要新增方塊，請點擊最接近新方塊位置的方塊。在 SmartArt 設計索引標籤上，點擊新增圖形旁邊的箭頭。然後挑選其中一個選項：

• 在後方新增圖形或在前方新增圖形會在同一層級新增方塊。
• 在上方新增圖形會向上新增一個層級的方塊。
• 在下方新增圖形會向下新增一個層級的方塊。
• 新增助理會新增一個助理方塊，Microsoft 表示這「僅適用於組織圖版面配置」。

若要從文字窗格新增方塊，請將游標放在一行末尾並按 Enter。然後輸入新姓名。

若要刪除方塊，請點擊其框線並按 Delete。

您也可以貼上姓名。Microsoft 列出了這個選項：「從另一個位置或程式複製文字，點擊文字窗格中的 [文字]，然後貼上您的文字。」當姓名已經位於 Excel 欄位中時，這非常方便。

方法 2：從組織圖範本開始

範本為您提供了一個在 PowerPoint 中已設計好且帶有佔位符姓名的組織圖。您只需替換文字並調整圖形數量。

1. 在檔案索引標籤上，點擊新增。
2. 在搜尋線上範本和佈景主題方塊中，輸入 org chart，然後點擊搜尋圖示。
3. 從結果中選擇一個組織圖。
4. 點擊建立。

Microsoft 表示：「圖表的許多方面都可以自訂，因此不要僅僅因為顏色或版面配置而猶豫是否選擇它。」請先根據結構挑選，例如它顯示了多少個層級。

若要替換佔位符文字，請點擊每個圖形內部，反白顯示文字，然後輸入您自己的文字。

若要將投影片移動到另一個簡報中，請複製並貼上它。在貼上選項中，選擇使用目的地佈景主題，使其與新簡報匹配。

若要自訂範本，請點擊圖形以顯示 SmartArt 工具。在設計索引標籤上，您可以新增圖形、更改樣式、更改顏色或切換版面配置。在格式索引標籤上，您可以重新設定文字和圖形樣式、重新排列它們以及更改大小。

方法 3：透過 AI 從 Excel 資料建立組織圖

前兩種方法假設您手動輸入或貼上姓名。當有五十個人、多個部門且頻繁變動時，這會變得非常緩慢。AI 工具可以讀取員工名單、整理出層級，並提供可以直接放入 SmartArt 的文字。

以下是使用 Powerdrill Bloom 的三個步驟方法。

步驟 1：上傳員工名單

從包含人員資料的檔案開始。這可能是從您的 HR 系統匯出的 Excel 或 CSV 檔案。

在價格頁面上的免費方案列出了「上傳 Excel、CSV、PDF 和文件」。Excel AI Assistant 頁面表示它可以「自動分析資料、發現洞察並建立視覺化報告」。在上傳之前，請刪除不需要的欄位（例如薪資）。

步驟 2：要求階層結構和團隊摘要

用自然語言描述您的需求。例如：「使用主管欄位，將每個人列在其主管下方的縮排大綱中。然後按部門計算人數並製作圖表。」

縮排大綱是有用的部分。每個縮排層級都會成為組織圖中的一個層級。人數統計圖表可以製作成第二張投影片，讓人一眼看出團隊規模。

也可以要求工具標記問題。沒有主管的人，或未出現在名單中的主管，都會破壞圖表。在來源檔案中修正這些列。

步驟 3：檢查結構並將其移至 PowerPoint

在使用大綱之前，請對照來源檔案進行檢查。首頁做出了一個明確的承諾：「每個數字都會回溯到頁面、列和背後的數據。」這讓您可以追蹤每個人數統計到其對應的列。

計算大綱中的方塊數量，並將總數與檔案中的列數進行比較。差距可能指向重複的姓名或缺失的主管。

然後將其移至 PowerPoint。按照方法 1 插入 SmartArt 組織圖，打開文字窗格，然後貼上大綱。調整任何落在錯誤位置的層級。對於人數統計投影片，Excel to PPT 工具表示您可以「一鍵匯出到 PowerPoint」。

在網頁版 PowerPoint 中製作組織圖

瀏覽器版本的步驟較短。Microsoft 將其列出如下：

1. 在插入索引標籤上，點擊 SmartArt。
2. 在階層圖下，選擇一個圖表版面配置。
3. 使用圖表左側邊緣的文字編輯器來新增標籤。
4. 若要更改層級，請選擇一個項目，然後在 SmartArt 索引標籤上，選擇升級或降級。
5. 使用 SmartArt 索引標籤來更改樣式或顏色。

Microsoft 解釋了文字編輯器的工作原理：「文字編輯器包含一個多層級項目符號清單。」它補充道：「每個項目符號代表組織圖中的一個獨立人員。」

該項目符號清單使得網頁版非常適合方法 3。貼上縮排大綱，然後根據需要升級或降級任何行。

如何在 PowerPoint 中格式化組織圖

乾淨的組織圖易於瀏覽。這些是 Microsoft 記錄的格式化工具。

更改顏色。 點擊圖表。在 SmartArt 設計索引標籤的 SmartArt 樣式群組中，點擊變更顏色，然後挑選一個組合。Microsoft 表示這些組合「源自於佈景主題顏色」。

為一個方塊著色。 右鍵點擊方塊的框線，然後點擊設定圖形格式。在填滿下，點擊實心填滿，然後選擇一種顏色。使用此功能來突顯新聘人員或空缺職位。

套用 SmartArt 樣式。 在 SmartArt 樣式群組中，挑選一種樣式。樣式結合了「例如線條樣式、浮雕或 3D」等效果。

顯示虛線報告關係。 右鍵點擊兩個方塊之間的線條，然後點擊設定圖形格式。點擊線條或線條樣式，然後選擇虛線類型。

更改懸掛版面配置。 點擊主管的方塊。在建立圖形群組中，點擊版面配置。選擇標準、兩側、左懸掛或右懸掛。懸掛版面配置會將主管下方的方塊垂直堆疊，從而節省寬度。

新增照片。 從階層圖庫中選擇圖片組織圖或圓形圖片階層圖。點擊每個方塊中的圖片圖示以新增影像。

微調方塊位置。 Microsoft 表示您可以按住 Ctrl 並按方向鍵以小步長移動方塊。

保持文字簡短。對於大多數圖表，第一行姓名和第二行職稱就足夠了。

組織圖範例

以下是一家公司可能如何在 PowerPoint 中規劃組織圖。Willow Lane Bakery 是一個虛構範例，在三個團隊中共有 13 人。

姓名	職稱	主管
A. Moreno	執行長	無
B. Chen	生產主管	A. Moreno
C. Patel	零售主管	A. Moreno
D. Okafor	財務經理	A. Moreno
E. Silva	執行助理	A. Moreno
F. Novak	烘焙師	B. Chen
G. Rossi	烘焙師	B. Chen
H. Kim	甜點主廚	B. Chen
I. Dubois	店長	C. Patel
J. Haddad	店長	C. Patel
K. Larsen	銷售助理	I. Dubois
L. Ito	銷售助理	J. Haddad
M. Brown	會計助理	D. Okafor

投影片規劃：

• 第 1 層級是執行長，執行助理透過新增助理功能加入。
• 第 2 層級包含三位部門主管。
• 第 3 層級包含每位主管下的團隊成員。
• 第 4 層級包含店長下的兩位銷售助理。

四個層級共 13 個方塊可以放在一張投影片上。對於較大的公司，將前兩個層級放在一張投影片上。然後給每個部門自己的投影片。

第二張投影片可以顯示各團隊的人數：生產 4 人、零售 5 人、財務 2 人。執行長和助理不屬於這些團隊。該圖表在觀眾閱讀姓名之前，先讓他們了解每個團隊的規模。

常見的組織圖錯誤

這些問題經常出現，而且每個問題都有簡單的修正方法。

一張投影片上有太多方塊。 文字會縮小到沒人能閱讀。將大型團隊拆分到多張投影片中。

缺失報告關係。 沒有主管的人會漂浮在外。在建立圖表之前檢查主管欄位。

手動混合版面配置。 在 SmartArt 之外繪製額外的方塊會使圖表難以編輯。Microsoft 指出您無法自動連接兩個頂層方塊。其解決方法是改用插入 > 圖形來繪製線條。

職稱太長。 完整的職位描述會擠滿方塊。使用簡短的職稱，並在演講者備註中解釋職責。

姓名過時。 組織圖很快就會過時。將來源名單保存在一個地方，並每季從中重新建立圖表。

在結構完成前填寫方塊。 當您直接在方塊中輸入時，Microsoft 的建議是先新增所有方塊。先建立層級，然後再新增姓名。

毫無意義的顏色。 如果您為方塊著色，請將顏色用於單一目的，例如空缺職位。並在一個小圖例中解釋它。

組織圖通常位於較大的簡報中。我們的公司簡介簡報指南顯示了團隊投影片的位置，而我們的 PowerPoint 時間軸指南則涵蓋了通常緊隨其後的里程碑投影片。如果您的員工名單很長或經常變動，請嘗試使用 Powerdrill Bloom，只需從您的 HR 系統匯出一個 Excel 即可。

常見問題解答

如何在 PowerPoint 中製作組織圖？

前往「插入」>「SmartArt」，點擊「階層圖」，然後選擇「組織圖」。點擊「確定」，接著在方塊中或文字窗格中輸入姓名。使用「SmartArt 設計」索引標籤上的「新增圖形」在所選方塊的上方、下方或旁邊增加人員。

我可以從 Excel 資料在 PowerPoint 中製作組織圖嗎？

可以。從 Excel 複製姓名，點擊 SmartArt 文字窗格中的 [文字]，然後貼上它們。接著調整層級。對於長名單，AI 工具可以將主管欄位轉換為縮排大綱，讓您可以一次性貼上。

如何向組織圖新增助理？

選擇擁有助理的人員方塊。在「SmartArt 設計」索引標籤上，點擊「新增圖形」旁邊的箭頭，然後點擊「新增助理」。Microsoft 表示此選項僅適用於組織圖版面配置。

PowerPoint 中有組織圖範本嗎？

有。點擊「檔案」>「新增」，在線上範本搜尋方塊中輸入「org chart」，然後挑選一個結果。點擊「建立」，然後替換佔位符文字。之後您可以更改佈景主題、顏色和版面配置。

如何在 PowerPoint 組織圖中顯示虛線關係？

右鍵點擊兩個方塊之間的線條，然後點擊「設定圖形格式」。點擊「線條」或「線條樣式」，然後選擇「虛線類型」。虛線顯示次要或非正式的報告關係。

來源： Microsoft 支援，使用 SmartArt 在 Office 中建立組織圖 · Microsoft 支援，在 PowerPoint 中建立組織圖 · Microsoft 支援，使用範本在 PowerPoint 中建立組織圖 · Microsoft 支援，在網頁版 PowerPoint 中建立組織圖。詳情閱讀於 2026 年 11 月 3 日。