如何使用 AI 製作議程投影片：循序漸進指南
議程簡報頁能告訴與會者接下來的二十分鐘將包含哪些內容。PowerPoint 會自動為您建立版面配置，而該功能的官方說明文件也就僅止於版面配置。本指南將涵蓋這兩個部分：首先是製作簡報頁本身的官方路徑，接著是如何從建構簡報的資料中提煉出具體的文字表述。
議程簡報頁的真正用途
它不是目錄。目錄只是列出各個章節；而議程則是針對決策建立預期。
兩者的差異體現在字句的斟酌上。「第三季業績」是一個章節名稱；「第三季營收未達標 4%，我們需要對定價做出決定」則是一個議程項目。前者告訴人們他們目前在簡報的哪個位置，後者則告訴他們為什麼此時此刻還需要留在會議室裡。
這種區別在定期召開的會議中尤為重要。如果月度審查會議的議程簡報頁每個月看起來都一模一樣，就會讓與會者習慣性地忽略它。章節名稱確實沒有改變，但改變的是每個章節下的分析發現，而這才是真正值得呈現在螢幕上的部分。
還有第二個常被遺忘的作用：一個好的議程簡報頁能讓遲到的人無需發問，就能立刻了解自己錯過了哪些內容。
它在會議召開前也在默默發揮作用。提前發送議程簡報頁可以讓與會者在抵達時就已經準備好他們的異議，這通常比在會議結束前的最後五分鐘才突然發現問題要好得多。
開始之前您需要準備的事項
三樣東西，而且其中只有一樣是簡報本身。
- 簡報本身，至少要有大綱形式，以便劃分出各個章節。
- 背後的分析資料，因為帶有分析發現的議程項目必須有所依據。
- 決策清單：在與會者離開之前，您究竟需要他們做出什麼決定。
最後一項正是區分實用議程與湊數簡報頁的關鍵。如果某個章節無法產生任何決策或分析發現，那麼它可能就不需要專屬的議程項目。
這也是您能進行最省時省力的結構性修改。從議程中刪除一個章節通常意味著將其從簡報中刪除，而大多數簡報都會因此而變得更好。
如何手動建立議程簡報頁
選項 1：輸入項目符號清單
在簡報的前段新增一張投影片並輸入章節名稱。這只需要兩分鐘，且適用於簡短的內部會議。
缺點在於後續維護。一旦重新調整簡報順序，議程內容就會在不知不覺中出錯，因為兩者之間沒有任何連結。
選項 2：使用 Summary Zoom
PowerPoint 有一個為此量身打造的專屬功能，即使您最後決定手動輸入簡報頁內容，這個功能也依然值得了解。
微軟的 PowerPoint 縮放功能網頁用了一句非常貼切的話來描述其效果。Summary Zoom「就像是一個登陸頁面，您可以在這裡一次看清簡報的所有組成部分。」
若要建立一個，請選擇插入，接著選擇縮放，然後選擇 Summary Zoom。官方說明文件指出，您挑選的投影片「會成為 Summary Zoom 區段的第一張投影片」。如果區段已經存在，「預設會預先選取每個區段的第一張投影片」。製作完成的投影片「會以新投影片的形式，出現在您包含的第一張投影片之前」。
有兩種行為值得提前規劃。摘要是透過「縮放」索引標籤上的編輯摘要來進行更新。微軟提醒，在該檢視畫面中，您無法在簡報本身中新增或刪除區段，「只能在您的 Summary Zoom 中進行此操作」。
選項 3：根據分析發現撰寫議程
這個版本能製作出真正值得一讀的議程，而這也是 Summary Zoom 說明文件沒有涵蓋的部分。
您需要重新檢視分析資料，從每個章節中抽取出最重要的一句話，並將其寫成議程項目。這個過程比較慢，因為這意味著您必須以旁觀者的視角重新審視自己的工作成果。
為什麼工具的功能僅止於此
以下是其運作機制，它解釋了整個問題的癥結所在。
Summary Zoom 是根據您的投影片來建立項目的。微軟的投影片標題說明文件證實了這些項目所顯示的內容：「插入超連結、插入縮放和自訂放映，都是透過投影片的標題來參照投影片。」
因此，議程頁面只是您章節標題的呈現。如果那些標題寫著「概述」、「資料」和「後續步驟」，議程上顯示的也會是這些內容。
至於標題應該寫些什麼，該網頁也明確界定了其自身的範圍。它僅給出了標題之所以重要的兩個原因，而且只有這兩個。
第一個是無障礙輔助功能。「使用螢幕閱讀器的視障人士需要依賴投影片標題來辨識每張投影片。」
第二個是功能運作。「設計構想、套用版面配置和重設投影片，在有標題的投影片上運作效果更好。」
這兩點都是事實，但兩者都與內容無關。說明文件中記載的功能行為僅涵蓋了版面配置與導覽，在具體文字表述之前就止步了。
如何利用 AI 製作議程簡報頁
步驟 1：上傳簡報背後的分析資料
開啟 Powerdrill Bloom 並上傳用於建構簡報的檔案。無論是匯出資料、模型還是問卷調查結果：只要是產生您投影片上數據的任何資料皆可。
接著用自然語言描述這場會議。說明與會者有誰、會議時間有多長，以及您需要做出什麼決定。兩句簡單的背景脈絡介紹，對輸出結果的改變效果比任何提示詞技巧都還要顯著。
步驟 2：要求每個章節提供一項分析發現
列出您的章節名稱，並要求針對每個章節，用一句話提供與決策最相關的單一分析發現，並附上具體數據。
要求在每個項目旁都附上數據。一個經得起推敲的項目應該寫成「企業帳戶的流失率上升至 4.1%」，而不是「流失率令人擔憂」。
在工作時，請保留每個數據的來源。如果某個項目被列入議程，它往往是會議中最容易受到質疑的項目。
接著進行刪減。如果兩個章節產生了相同的分析發現，它們就應該合併為同一個議程項目，甚至可能合併為同一個章節。
這個篩選步驟是價值最高的地方。一份花了三週時間製作的簡報，會累積許多在當時看來合情合理的章節。要求每個章節只提供一項分析發現，就能暴露出哪些章節根本沒有產生任何實質發現。
步驟 3：將分析發現轉化為議程項目並匯出
要求將每項分析發現重寫為不超過八個字的議程項目，並圍繞著「決策」而非「主題」來進行表述。要求將這組項目生成為一張投影片，然後將其匯出。
在建立 Summary Zoom 之前，將這些項目貼到您的章節標題中。因為縮放功能會讀取標題，所以修正了標題，議程頁面就會自動修正。
簡報頁上應該包含哪些內容
| 元素 | 為什麼它值得佔有一席之地 |
|---|---|
| 章節項目 | 聽眾用來導覽的單元 |
| 分析發現 | 將主題轉化為專注聆聽的理由 |
| 決策標記 | 標記哪些項目需要與會者做出決定 |
| 預估時間 | 建立預期並確保最後一個章節有足夠的時間 |
| 負責人 | 僅在有多人進行簡報時使用 |
| 總項目數 | 三到五個項目；再多就會變成目錄頁 |
決策標記是大多數議程最常遺漏的部分。在五個項目中將其中兩個標記為需要做出決策，會徹底改變整個會議室的聆聽氛圍。
最佳實踐與常見錯誤
最後再撰寫議程。議程是結論的總結，而您在剛開始時並不會有這些結論。先起草議程只會產生章節名稱，而這正是本指南旨在避免的失敗模式。
保持在三到五個項目。超過這個數量，它就不再是議程，而是變成了目錄頁，那是另一張具有不同目的的投影片。
在項目中放入分析發現，而不僅僅是主題。這是區分「人們會認真閱讀的議程」與「被直接跳過的議程」的單一關鍵改變。
修正章節標題，而不是議程簡報頁。因為 Summary Zoom 會呈現標題，直接編輯生成的簡報頁會使底層的標題保持錯誤，且下一次重新建立時會覆蓋您修改的成果。
不要將其與轉場頁混淆。議程是一次給出完整的地圖；而轉場頁則是在您跨越邊界時標記一個分界點。我們關於 轉場頁投影片 的指南涵蓋了這項工作，兩者搭配使用效果最佳。
與時間相匹配。一個承諾在十五分鐘內講完五個章節的議程，注定會失敗。我們關於建立 簡報時間規劃 的逐步教學涵蓋了相關的計算，而 在發送數據簡報前進行審查 則涵蓋了最後的把關步驟。
結論
PowerPoint 會為您組合出議程頁面，並保持它與各個章節的連結。但它無法幫您決定哪五件事最重要，因為這個答案存在於您的分析資料中，而不是投影片的版面配置裡。
因此，請逆向操作。從每個章節中抽取出分析發現，並將其寫成他人可以採取行動的項目。將該項目放入章節標題中，並讓該功能自動呈現它。
有分析資料但不知道該如何措辭？立即試用 Powerdrill Bloom，為每個章節抽取出一個分析發現。
常見問題
什麼是議程簡報頁？
它是位於簡報前段、列出會議涵蓋內容的投影片。實用的議程簡報頁會說明每個章節背後的分析發現或決策，而不僅僅是章節名稱。
如何在 PowerPoint 中自動建立議程簡報頁？
使用 Summary Zoom。選擇「插入」，接著選擇「縮放」，然後選擇「Summary Zoom」，並挑選作為每個區段開頭的投影片。微軟將其效果描述為一個能同時顯示簡報各個部分的登陸頁面。
為什麼我的 Summary Zoom 顯示了錯誤的文字？
因為它是呈現投影片標題。微軟的說明文件指出，插入縮放功能是透過投影片標題來參照投影片，因此解決方法是編輯章節標題，而不是直接編輯生成的投影片。
一個議程簡報頁應該包含多少個項目？
三到五個。超過這個數量，聽眾就會把它當作目錄頁，而不再去注意個別的項目。
議程應該放在摘要之前還是之後？
將議程放在最前面，摘要放在最後面。議程是針對決策建立預期；摘要則是記錄最終決定了什麼。