如何製作董事會簡報：大綱與範例

要製作董事會會議簡報，請從您需要董事會做出的決策開始。接著圍繞這些決策建立一份簡短的簡報：包含單頁摘要、KPI 計分板、計畫執行進度、主要風險以及各項待核准請求。將細節移至附錄，並在會議前將簡報作為預讀資料發送。

本指南提供了逐頁投影片的大綱、實際案例以及撰寫請求的技巧。它還展示了一種利用 AI 從您的資料中更快建立簡報的方法。

什麼是董事會會議簡報

董事會會議簡報是管理層提交給董事會會議的簡報。它報告公司的經營狀況，並要求董事會對特定事項做出決策。

它與其他商業簡報有三個不同之處：

• 受眾是治理者，而非管理者。 董事負責設定方向並核准重大行動。他們不需要營運細節。
• 決策是重點。 一份好的董事會簡報應能讓董事會輕鬆地核准、拒絕或討論每項請求。
• 先閱讀後展示。 大多數董事會提前閱讀簡報。會議隨後將重點放在提問上。

新創公司、非營利組織和上市公司都會使用董事會簡報。內容隨公司而異，但結構保持相似。

如果您的會議主要關於業績和預算，我們的 財務簡報 指南在該部分有更深入的探討。本指南則涵蓋了整份董事會簡報。

誰在現場以及他們需要什麼

圍繞閱讀簡報的人來規劃內容。每個群體關注的重點都不同。

對象	他們關注什麼	應提供什麼
獨立董事	對績效和風險的清晰視角	計分板和簡短的風險投影片
投資人董事	計畫執行進度與現金跑道	計畫與實際對比、燒錢率及跑道
董事會主席	以明確決策結束的會議	議程和預先列出的請求清單
委員會主席	其負責領域有足夠的深度	簡短的委員會投影片及附錄細節
報告的高階主管	討論的時間，而非讀投影片的時間	簡短的投影片和強大的預讀資料

董事通常擔任多個董事會職務。他們在會議之間的時間很少。簡短且一致的投影片能幫助他們快速比較本季度與上一季度的情況。

應包含的內容：逐頁投影片大綱

大多數董事會簡報包含 10 到 15 頁主投影片，細節放在附錄中。以下是標準大綱。

1. 標題與議程。 會議日期、與會者，以及各主題的順序與分配時間。
2. 執行摘要。 用三個重點總結本季度，加上今天需要做出的決策。
3. KPI 計分板。 八到十二個指標，每個指標都包含目標值、實際值和趨勢。
4. 計畫執行績效。 營收、成本和現金與預算的對比。
5. 現金與跑道。 手頭現金、每月燒錢率及可支撐的月份（跑道）。
6. 策略進度。 董事會核准的三到五個優先事項的狀態。
7. 團隊更新。 關鍵招聘、離職人員及空缺的高階職位。
8. 風險與問題。 首要風險、發生機率及各項風險的應對計畫。
9. 決策與請求。 每個請求一頁投影片，包含建議方案與可選選項。
10. 委員會報告。 審計、薪酬或其他委員會的簡短更新。
11. 後續步驟。 每項後續行動的負責人與日期。
12. 附錄。 詳細的財務報表、產品指標及請求的支援資料。

每次會議保持相同的順序。董事會學會在哪裡尋找資訊，任何變動都會變得很顯眼。

有些董事會還會透過同意議程處理例行事項，例如核准上次會議紀錄。單張列出這些項目的投影片就足夠了。

如何針對不同董事會調整簡報

上述大綱適用於大多數公司。各部分的權重會隨董事會類型而改變。

早期新創公司董事會。 這些董事會通常由投資人和創辦人組成。現金和跑道最為重要，因此請將該投影片放在前面。當融資輪即將到來時，增加一張融資投影片。保持簡報簡短，因為許多新創公司董事會開會頻繁。

成長期公司董事會。 這些董事會增加了獨立董事和委員會。給予委員會報告獨立的投影片。按細分市場（如產品線或地區）展示績效。預期會有更多關於招聘計畫和毛利的提問。

非營利組織董事會。 使命成果與資金同等重要。增加關於計畫成效的投影片，例如服務人數。展示募款與目標的對比，以及各計畫的預算。許多非營利組織董事會規模龐大，因此預讀資料更為重要。

顧問委員會。 這些委員會提供建議但不進行投票。將請求替換為供討論的問題。分享市場和產品的背景資訊，並留出開放式回饋的時間。

新任董事的第一次會議。 在開始處增加兩到三張背景投影片。涵蓋策略、年度計畫以及計分板的運作方式。在之後的會議中將這些內容移至附錄。

無論是什麼樣的董事會，都要保持決策可見。簡報的每個版本都應明確指出董事會今天必須決定的事項。

如何架構決策與請求

請求是董事會會議簡報中最重要的投影片。模糊的請求會導致漫長的討論且無法達成決策。

將每個請求寫在獨立的投影片上，包含五個部分：

• 決策事項。 一句話說明，例如「核准 120 萬美元預算以建立第二支銷售團隊」。
• 建議方案。 管理層希望董事會採取的行動。
• 考慮過的選項。 兩到三個替代方案，包括不採取任何行動。
• 數據資料。 成本、預期回報以及對跑道的影響。
• 風險。 可能出現的問題以及您將如何追蹤。

同時將請求清單放在執行摘要投影片上。這樣主席就可以圍繞這些請求來規劃會議。

如果某個主題僅供討論，請註明。這樣董事就知道不需要投票。

如何使用 AI 製作董事會會議簡報

每季度手動建立計分板和圖表非常耗時。您需要從財務匯出檔中複製數字、重新製作圖表並修正排版。AI 工具可以根據您的資料檔案完成大部分工作。

以下是使用 Powerdrill Bloom 的三個步驟。

步驟 1：上傳您的財務和 KPI 檔案

從簡報背後的資料開始。這通常意味著損益表 (P&L)、預算、KPI 追蹤表和簡短的團隊更新。

Board Report Generator 會要求您「上傳財務資料、KPI、OKR 追蹤表和團隊更新」。Excel、CSV 和 PDF 檔案皆可使用。如果數字分佈在多個檔案中，請一起上傳，以便工具進行關聯。

步驟 2：選擇頻率並要求生成故事線

接著，選擇格式。工具頁面列出了三種：「每月更新、季度簡報或預讀套件」。

然後用自然語言描述您的需求。例如：「建立一份季度董事會簡報。展示與目標對比的 KPI 計分板、營收與燒錢率對比計畫，以及跑道。為我們需要的每個決策增加一張投影片。」

該頁面列出的輸出結果為「包含計分板、細分市場績效和請求的董事會簡報」。它還提供「帶有紅綠燈標誌和指標趨勢箭頭的 KPI 計分板 PDF」。

步驟 3：檢查數字並匯出簡報

在簡報提交給董事會之前，對照原始檔案檢查每個數據。首頁顯示「每個數字都會附帶其背後的頁面、行和數據」，因此您可以追蹤每個輸入來源。

然後匯出。工具頁面說明「匯出品牌化的董事會報告 PDF 或簡報，即可發送」。同一頁面還提供「董事會預讀單頁摘要：重點摘要、三項決策、關鍵風險」。將其與簡報一起發送。

至於樣式，Nano Banana slides 頁面 列出了 McKinsey 和 Executive 等樣式。如果您僅從試算表開始，Excel to PPT 工具 也涵蓋了相同的流程。

董事會會議簡報範例

這是一個虛構公司 Harbor Lane Software 的實際案例。這是一家擁有 60 名員工的軟體公司，每季度召開一次董事會會議。

執行摘要投影片：

• 第三季營收為 231 萬美元，高於計畫 4%。
• 在兩家大客戶縮減席位後，淨收入留存率從 112% 下降至 106%。
• 今日決策：核准 2027 年招聘計畫及 120 萬美元的第二支銷售團隊。

KPI 計分板投影片：

指標	目標	第三季實際	第二季實際	狀態
營收	$2.22M	$2.31M	$2.10M	高於目標
新客戶	40	44	37	高於目標
淨收入留存率	110%	106%	112%	低於目標
毛利率	78%	79%	77%	達成目標
每月燒錢率	$410K	$395K	$420K	達成目標
跑道	20 個月	22 個月	21 個月	高於目標

營收較第二季增長 21 萬美元，即 10%。營收超出目標 9 萬美元，即 4%。跑道增加是因為燒錢率下降而現金水平保持穩定。

請求投影片：

• 決策： 核准 2027 年建立第二支銷售團隊的 120 萬美元預算。
• 建議方案： 核准，從第一季招聘四人開始。
• 選項： 第一季招聘、第三季招聘，或不採取行動。
• 數據： 該計畫將跑道從 22 個月縮短至 19 個月。預計在 18 個月內回收成本。
• 風險： 招聘進度可能緩慢。管理層將每季度報告進度。

整份簡報有 11 頁主投影片和 8 頁附錄。預讀單頁摘要列出了上述三個數字和兩項決策。

如何建立預讀資料與時間表

當董事在會議前閱讀過簡報時，董事會簡報的效果最好。從會議日期倒推規劃時間表。

• 三週前： 與主席商定議程和請求事項。
• 兩週前： 結帳並提取資料。
• 十天前： 起草簡報和單頁摘要。
• 一週前： 向董事發送預讀資料。
• 兩天前： 收集董事的提問並準備回答。

預讀資料應能獨立存在。在摘要中使用完整的句子，而不僅僅是標籤。董事在晚上閱讀時，即使您不在場也應能理解每個要點。

保持會議簡報與預讀資料一致。如果您在發送後更改了數字，請在會議開始時標註該變動。

董事會投影片的設計技巧

董事會投影片應簡潔且易於掃描。

• 每張投影片一個訊息。 將其作為完整句子放在標題中，例如「營收超出計畫 4%」。
• 每次使用相同的計分板。 相同的指標、相同的順序、相同的顏色。
• 在實際值旁顯示目標值。 沒有目標值的數字對董事來說意義不大。
• 用簡單的信號標記狀態。 使用標籤或顏色表示高於、達成和低於目標。
• 保持圖表簡單。 長條圖用於比較，折線圖用於趨勢。
• 為每張投影片編號。 董事在提問時會引用投影片編號。
• 將細節移至附錄。 主投影片保留給決策和趨勢。

使用演講者備註來記錄您要說的話。我們的 演講者備註 指南涵蓋了如何撰寫這些內容。

如何在會議中進行簡報

假設董事已經閱讀過簡報。不要逐頁講解。

以摘要和請求開始。然後將大部分時間花在討論上。只有在問題需要時才翻到特定投影片。

將請求安排在會議中期。此時董事們精神集中，且如果某個主題討論過久，您仍有時間應對。

結束時讀回每項決策及後續行動的負責人。秘書會將這些記錄在會議紀錄中。

如果某項指標表現不佳，請先說明。董事會信任那些能及早報告壞消息的團隊。

會議結束後，根據任何修正和已做出的決策更新簡報。將其與會議紀錄一起存檔。下一季度的董事會會議簡報將從一個乾淨、一致認可的版本開始。

常見的董事會會議簡報錯誤

這些錯誤很常見且容易修正。

投影片過多。 四十頁的細節會掩蓋決策。保持主簡報簡短，將其餘內容移至附錄。

沒有明確的請求。 一份只做報告的簡報會讓董事會無事可做。在獨立的投影片上標明每項決策。

每季度更改指標。 新指標會使趨勢無法追蹤。保持計分板穩定，並對任何變動解釋一次即可。

太晚發送簡報。 會議前晚才發送的簡報沒人會讀。至少提前一週發送。

將壞消息藏在附錄中。 董事終究會發現。將問題放在風險投影片上並附上計畫。

數字不符。 一張投影片上的營收應與每張其他投影片上的相同數字一致。發送前檢查各投影片的總計。

當您準備好從自己的資料建立下一份董事會會議簡報時，請使用上季度的財務報表和 KPI 追蹤表 嘗試 Powerdrill Bloom。

常見問題

董事會會議簡報應包含哪些內容？

包含議程、執行摘要、KPI 計分板、計畫執行績效、現金與跑道、策略進度、風險，以及每個決策的一張投影片。將詳細的財務報表和支援資料放在附錄中。

董事會簡報應該有多少頁投影片？

大多數董事會簡報有 10 到 15 頁主投影片，外加附錄。主投影片應涵蓋摘要、計分板、風險和請求。其他所有內容都可以放入附錄。

我應該提前多久發送董事會簡報？

在會議前大約一週發送。這能給董事時間閱讀並提出問題。請與您的董事會主席商定確切的時間。

我該如何向董事會報告壞消息？

及早且坦誠地說明，並附上數據。解釋原因、對計畫的影響以及您正在採取的行動。將其放在風險投影片上，而不是附錄中。

AI 可以製作董事會會議簡報嗎？

可以。AI 工具可以根據您的財務和 KPI 檔案建立計分板、圖表和投影片。您仍然需要撰寫請求、檢查每個數字，並決定董事會應該討論什麼。