如何透過 AI 製作線上研討會出席報告：完整指南
線上研討會出席報告能將註冊與出席的匯出資料整合為單一檢視畫面，呈現誰出席了、停留了多久，以及下一步該怎麼做。平台會為每個活動提供一個檔案。而將其中幾個檔案轉化為趨勢分析，則是您需要處理的部分。本指南將介紹這兩種途徑。
線上研討會出席報告能解答什麼問題
原始匯出資料只能回答一個問題：誰在現場。而一份實用的報告則能回答四個問題。
- 出席率。 註冊者中實際出席的比例。
- 單場留存率。 人們是在何時離開的，以及是否集中在某個特定時刻。
- 受眾區隔差異。 客戶的行為是否與潛在客戶不同。
- 跨活動趨勢。 上個月對邀請函做出的調整是否有幫助。
單一活動的檔案中只能看到前兩項。另外兩項則需要合併多個檔案，這就是為什麼這項工作不僅僅是下載檔案那麼簡單。
開始前您需要準備什麼
每個活動需要兩份匯出資料，且它們存放在不同的地方。
- 註冊報告，包含已報名的人員。
- 出席報告，包含實際加入的人員。
Microsoft 的說明文件將兩者區分得很清楚。註冊報告顯示「有多少人檢視了註冊網站、註冊了活動或取消了註冊」。出席報告則涵蓋活動進行期間發生的情況。
您還需要一個跨活動的一致識別碼。電子郵件地址通常是唯一保留下來的欄位，因此請在每次匯出時都保留它。
開始前還有一件事很有幫助：每個活動的流程表及其時間點。如果沒有它，留存曲線的下降就只是一個數字，而無法找出原因。
平台實際提供給您的內容
在圍繞檔案設計報告之前，先確切了解檔案中包含什麼內容是非常值得的。
Microsoft 的 線上研討會報告頁面 詳細列出了出席報告所包含的內容：
- 活動開始與結束時間
- 與會者角色
- 活動總時長
- 首次加入與最後離開時間
- 與會者人數
- 每位與會者在活動中停留的時間
出席報告頁面 說明了存取權限。召集人和共同召集人「可以在活動結束約五分鐘後，在活動聊天中檢視並下載出席報告」。從該處，您可以「選取 [下載] 以將出席報告下載為 .csv 檔案」。
該說明文件中的三個限制決定了這項工作的進行方式。
每次會議一份報告。 該頁面指出「定期會議的每個系列執行個體都會有唯一的出席報告」。每月的線上研討會系列是一個包含多個獨立檔案的資料夾，而不是單一資料集。
報告與召集人綁定。 Microsoft 指出「如果活動召集人離開組織，報告將會永久刪除且無法復原」。
與會者可以選擇不提供識別資訊。 同一頁面記錄了在出席報告中隱藏身分的隱私權設定，因此您的檔案確實有可能是完整性不足的。
這些都不是缺陷。這只是意味著跨活動的檢視畫面必須在其他地方進行整合。
如何手動建立報告
方案 1：直接讀取單一活動的檔案
打開下載的檔案，檢視與會者名單和停留時間。對於對象較少、單一的活動來說，這樣就足夠了。
但只要有人問起這個月與上個月的比較情況，這種方法就不再管用了。
方案 2：在試算表中合併註冊與出席資料
將兩份匯出資料放在同一個活頁簿中，並透過電子郵件地址進行比對，以計算出出席率。這是第一個真正實用的報告版本。
難點在於比對。註冊時擷取的是使用者輸入的任何地址，而出席時擷取的則是他們加入時使用的帳戶，這兩者不一致的情況比您想像的還要頻繁。
方案 3：將多個活動堆疊到同一個表格中
在每個檔案中新增活動名稱和日期欄位，將它們附加在一起，然後分析這個堆疊資料。現在就可以進行趨勢和受眾區隔分析了。
這是正確的結構，但也是最繁瑣的。每個新活動都意味著要再下載一次、再處理兩個檔案，並再進行一次附加，這正是那種最容易被遺漏的每月例行雜務。
如何使用 AI 建立線上研討會出席報告
步驟 1：上傳該期間內的所有匯出資料
開啟 Powerdrill Bloom，並上傳您想要涵蓋的所有活動的註冊與出席檔案。請一次全部上傳，而不是一個一個上傳。
然後用自然語言說明哪個檔案屬於哪個活動，以及哪個欄位包含與會者識別碼。提供兩句背景資訊就能避免後續大部分的合併問題。
步驟 2：在製作任何圖表之前，先要求提供合併後的表格
要求為每個活動的每位註冊者提供一個資料列，其中包含註冊狀態、是否出席、出席分鐘數以及活動日期。並要求查看有多少註冊者無法與出席記錄比對成功。
該未比對成功的數量就是品質檢查指標。數量較小是正常的，因為人們會用一個地址註冊，並用另一個地址加入。如果數量很大，則意味著合併需要使用不同的鍵值。
只有在表格看起來正確之後，您才應該要求提供摘要數據。
步驟 3：要求提供四種檢視畫面，然後匯出
要求提供各活動的出席率、使用加入和離開時間繪製的留存曲線、受眾區隔分析，以及該期間內的趨勢。定價頁面將輸出結果描述為包含「圖表、表格和匯出資料」的有根據回答。
匯出結果並保留合併後的表格，而不僅僅是摘要。如果本季度的表格仍然存在，下季度的報告製作成本將會低得多。
報告中應包含的數據
| 指標 | 如何得出 | 為什麼重要 |
|---|---|---|
| 註冊人數 | 註冊匯出資料 | 其他所有數據的分母 |
| 出席人數 | 出席匯出資料 | 人們會詢問的主標題數字 |
| 出席率 | 出席人數除以註冊人數 | 評估邀請函效果的唯一數字 |
| 出席時間中位數（分鐘） | 出席時長欄位 | 區分只是短暫點進來還是完整參與 |
| 流失點 | 首次加入與最後離開時間 | 指向活動流程中的特定時刻 |
| 僅觀看重播的受眾 | 沒有出席記錄的註冊者 | 通常是最大的一群人，但往往被忽略 |
| 各活動趨勢 | 多個活動堆疊 | 唯一能顯示是否有任何改進的檢視畫面 |
在這裡，中位數比平均值更重要。少數幾個把會議視窗開著一整個下午的與會者會拉高平均值，從而掩蓋了實際參與時間很短的情況。
最佳實踐與常見錯誤
報告出席率，而非出席人數。 雖然出席人數變多，但如果那是來自於龐大許多的註冊名單，這並不算是一種改進。
不要將未出席視為失敗。 許多註冊者本來就打算觀看錄影，因此後續跟進應根據不同群體有所區隔，而不是一視同仁。
及時下載。 由於報告與召集人的帳戶綁定，等待即將離職的同事來執行匯出是一項應該避免的風險。
將活動流程表放在留存曲線旁。 第 18 分鐘的流失只有在您知道第 18 分鐘螢幕上正在播放什麼內容時，才有意義。
在堆疊檔案之前先將活動命名標準化。 命名不一致是趨勢圖看起來出錯最常見的單一原因。請先約定好一種命名模式，並在下載檔案時就套用，而不是事後才處理。
將結果回饋到邀請函中。 我們關於 處理活動管理資料 的指南涵蓋了營運層面，而我們對 活動與線上研討會分析工具 的綜述則涵蓋了更廣泛的工具領域。
如果輸出結果變成一項定期交付的工作，AI 報告產生器 頁面展示了其具體形式。我們關於如何從 試算表建立 KPI 儀表板 的逐步教學則涵蓋了常規檢視畫面。
結論
平台為您提供單一活動的精確記錄。但您的團隊真正想要的報告是比較多個活動，並將註冊與出席資料合併，而這個整合過程就是整項工作的核心。
先進行合併，檢查未比對成功的數量，然後進行計算。保留合併後的表格，這樣下一次報告就能從一小時的工作量開始，而不是花上一整天。
手邊有上一季的匯出資料夾嗎？立即試用 Powerdrill Bloom，將它們堆疊成單一檢視畫面。
常見問題
線上研討會出席報告中包含什麼？
Microsoft 的說明文件列出了活動開始與結束時間、與會者角色以及總時長。它還列出了首次加入與最後離開時間、與會者人數以及每位與會者停留的時間。
我多快可以下載報告？
大約在活動結束五分鐘後。Microsoft 的頁面指出，召集人和共同召集人此時可以在活動聊天中檢視並下載出席報告，格式為 .csv 檔案。
線上研討會系列會產生一份還是多份報告？
多份。說明文件指出，定期會議的每個系列執行個體都有唯一的出席報告。因此，在看到任何趨勢之前，必須先將系列活動的資料堆疊起來。
為什麼我的註冊者名單比出席者名單長？
因為註冊和出席是不同的行為。兩者之間的差距就是您的出席率，而這項差異很大程度上通常是因為人們打算觀看錄影。
報告中會遺漏與會者嗎？
會。Microsoft 記錄了一項隱私權設定，允許個人選擇不在出席報告中提供識別資訊，因此檔案確實有可能是完整性不足的。