如何使用 AI 建立柏拉圖：循序漸進指南
柏拉圖（Pareto chart）依大小對類別進行排序，並繪製一條累計加總線。這能顯示出少數原因如何佔了大部分的數量。本指南將介紹此圖表的組成結構，以及如何在 Excel 中手動建立。接著，我們將提供三個步驟，教您如何直接從原始匯出資料中製作出一個圖表。
柏拉圖所呈現的資訊
Microsoft 的支援頁面精確定義了其形狀：「柏拉圖或排序直方圖包含按降冪排序的欄，以及一條代表累計總百分比的折線。」
因此，圖表包含兩個層面。長條圖回答了「每個類別有多大」的問題，並由大到小排序。折線則回答了「到目前為止，我們已經涵蓋了總數的多少比例」。
同一個頁面也解釋了該圖表命名的原因：「柏拉圖突顯了資料集中的最大因素。」並補充說明，它們被「視為品管七大手法之一」。
最後這句話道出了其實用價值。排序後的長條圖能告訴您哪個類別最大。而加入累計折線則能告訴您該在哪裡停止閱讀，這正是大多數人實際需要做出的決策。
若只想單獨了解概念而不進行製作，這篇 Pareto chart explainer 介紹了其定義以及 80/20 法則背後的原理。
開始之前您需要準備的項目
- 一欄文字格式的類別：客訴原因、缺陷類型、供應商、產品代碼。
- 一欄用於排序的數字：成本、單位數量、損失的分鐘數、工單數量。
- 決定這些數字代表的意義。加總成本與計算發生次數，會對同一個清單產生不同的排序結果。
- 可以在圖表上說明的時間範圍。13 個月的柏拉圖與 12 個月的柏拉圖是無法互相比較的。
- 對長尾資料的處理方式。50 個各發生一次的類別會讓圖表軸線顯得過於擁擠。
第二項是常導致重做的工作。按總成本排序會將昂貴但罕見的故障排在最前面；按頻率排序則會將便宜但持續造成的困擾排在最前面。這兩種方式都合理，但會呈現出不同的圖表。
如何在 Excel 中手動製作
做法 1：使用內建的柏拉圖圖表類型
Excel 將此功能作為內建圖表。Microsoft 的說明非常簡短：「選取 [插入] > [插入統計圖表]，然後在 [直方圖] 下，選擇 [柏拉圖]。」
其實際運作方式取決於您選取的內容，支援頁面也對此進行了說明：「通常，您會選取包含文字（類別）的一欄和包含數字的一欄。接著，柏同圖會將相同的類別分組，並加總對應的數字。」
另一種情況則隱藏著陷阱。根據同一頁面的說明，若改為選取「兩欄數字」，結果將會改變。Excel 接著會「像直方圖一樣，將您的資料分組繪製成圖表」。您雖然會得到一個圖表，但它回答的將是另一個不同的問題。
做法 2：新增輔助欄以進行計數而非加總
這就是內建方法需要權宜措施的地方。Excel 會加總數值欄，因此如果只有原始事件清單而沒有成本欄，就沒有可以排序的依據。
Microsoft 將解決方法記錄為一項提示。其目的是要「計算文字字串出現的次數」。您可以「新增一欄並填入數值 1」，然後「將組距設定為 [依類別]」。
這個方法可行。但這也意味著，您拿到剛匯出的資料後，要做的第一件事就是新增一欄全是 1 的資料。這很明顯地說明了工具與任務之間有些微的不契合。
做法 3：自行建立長條圖與累計折線
進行降冪排序，新增一個累計加總欄，然後將其轉換為總計的百分比。接著繪製一個組合圖，並將百分比放在副座標軸上。
這能讓您完全掌控標籤、臨界值和長尾資料。但這也意味著，當下個月的匯出資料送達時，這四個步驟全部都得重做一次。而且當新增資料列時，累計加總公式往往會悄悄出錯。
手動流程效率低落之處
計算本身並不是問題。問題在於，匯出資料的格式很少能直接符合該圖表類型所預期的樣式。
實際匯出的資料中，類別可能分散在多個欄位中。或者同一個類別有三種不同的拼法。又或者數值欄被儲存為文字。Excel 的分組是完全照字面執行的，因此 Supplier A、supplier a 和 Supplier A 會變成三個不同的長條。
第二個降低效率的因素是長尾資料。一旦有 50 個類別，圖表就會變得難以閱讀，此時必須有人決定「其他」從哪裡開始。這個臨界值需要主觀判斷，而且除非有明文規定，否則每個月的標準可能都不一樣。
第三個是座標軸。累計折線應該放在縮放至 100% 的副座標軸上。手動調整好這個設定非常繁瑣，一旦弄錯，折線看起來就會像第二個資料數列。
如何使用 Powerdrill Bloom 建立柏拉圖
步驟 1：上傳原始匯出資料
將事件記錄、客訴清單或交易匯出資料拖放到 Powerdrill Bloom 中。免費方案支援 Excel、CSV、PDF 和文件上傳，因此無需付費方案即可匯入檔案。
您不需要事先進行排序、清理類別拼寫或新增輔助欄。這些工作是請求內容的一部分，而不是前置作業。
步驟 2：說明排序依據以及如何處理長尾資料
用自然語言表達即可。指出類別欄的名稱，並說明是要按加總值還是按發生次數進行排序。接著說明長尾資料應該在何處歸類為「其他」類別。
明確指出排序依據是關鍵所在。此外，也值得要求合併近似重複的類別標籤。內建的圖表類型僅能將完全相同的類別分組，因此這種清理工作是在產生圖表之前完成，而不是在圖表內部進行。
步驟 3：產生排序長條圖與累計折線
要求您所需的輸出結果。亦即將類別由大到小排序，並在其上繪製累計百分比折線。您可以加上簡短的附註，說明有多少個類別達到了前 80%。Powerdrill Bloom 的免費方案包含了產生洞察、圖表和摘要的功能。
如果圖表要放入審查簡報中，專業方案可將此功能擴展至更完整的投影片和 Office 文件輸出。這頁 AI graph maker 專門介紹了其獨立的圖表建立功能。
這能節省哪些工作
| 任務 | 手動操作 | 透過上傳的匯出資料 |
|---|---|---|
| 合併近似重複的類別標籤 | 手動尋找與取代，每個月都要重做 | 作為您所提問題的一部分 |
| 新增輔助欄以計算發生次數 | 內建圖表類型所必需 | 不需要 |
| 建立累計百分比折線 | 公式加上副座標軸 | 已包含在請求中 |
| 決定並重新套用「其他」的臨界值 | 需要主觀判斷，且每個月的標準可能不一致 | 說明一次，即可套用至每次執行 |
最佳實踐
在圖表上註明您是按數值還是按次數進行排序。 讀者無法單從長條圖看出這一點，而且這兩種排序方式對於哪個類別排在第一位往往會有不同的結果。
將長尾資料保留並呈現為單一長條。 隱藏它會使累計折線過早達到 100%，從而高估了資料的集中度。
不要將 80/20 法則視為一項發現。 它只是一個框架工具。真正的發現是您的資料需要多少個特定類別才能達到該比例。這個數量通常是 5 個或 15 個，而不是剛好整整的五分之一。
附加原因，而不僅僅是排名。 缺陷類型的柏拉圖能告訴您數量集中在哪裡。將其與 supplier scorecard 結合使用，才能將排名轉化為具體行動。
對照第二種視角來檢查排名。 針對 heatmap of the same data 可以顯示某個類別是在所有地方都佔主導地位，還是僅在某個特定區段中佔主導地位。
結論
柏拉圖是在排序清單上疊加兩個簡單層面的圖表，且 Excel 已內建此圖表類型。製作過程中的阻礙幾乎從來都不是繪圖本身，而是類別的清理、排序的依據以及長尾資料的臨界值。
這三個決策正是讓每個月的圖表具有可比性的關鍵。只要記錄一次並每次套用，圖表就會變成一個持續追蹤的工具，而不再是一次性的工作。
如果您有匯出資料但沒有時間重新整理格式，可以嘗試直接將原始檔案放入 try Powerdrill Bloom。而 Excel AI assistant 方案則非常適合處理已經存在於活頁簿中的資料。
常見問題
什麼是柏拉圖？
它是一種包含按降冪排序的長條圖，以及一條顯示累計總百分比折線的圖表。Microsoft 的文件將其描述為排序直方圖，並將其列為品管七大手法之一。長條圖用於對類別進行排序；折線則顯示它們涵蓋了總數的多少比例。
如何在 Excel 中製作柏拉圖？
選取包含文字的類別欄和數值欄，然後選擇 [插入]、[插入統計圖表]，並在 [直方圖] 下選擇 [柏拉圖]。Excel 會將相符的類別分組並加總數字。若改為選取兩個數值欄，則會產生類似直方圖的分組輸出。
如何計算發生次數而非加總數值？
Microsoft 記錄的提示是新增一欄並填入數值 1，然後繪製圖表並將組距設定為 [依類別]。接著，圖表會加總這些 1，這與計算每個類別的列數效果相同。
我應該按成本還是按頻率進行排序？
兩者皆可行，且回答的是不同的問題。成本指向昂貴但罕見的故障；頻率則指向持續發生但便宜的故障。選擇其中一種，在圖表上註明，並在不同期間保持一致。
柏拉圖應該顯示多少個類別？
足以越過累計折線趨於平緩的點即可，通常介於 5 到 15 個長條之間，外加一個代表其餘資料的分組長條。保留其餘資料可防止折線高估資料的集中程度。