如何製作員工人數與離職報告：步驟指南
員工人數報告看起來是人資最容易製作的報表。算一下人數、算一下離職人數、相除，然後交差。
接著有人會問約聘人員是否算在人數內。然後又有人問，在 31 號離職的人是否算在當月。這下子，報告又得重做了。
計算人數很簡單，但圍繞著計算所做的決策卻不簡單。正是這些決策，決定了一份員工人數報告是備受信任，還是爭議不斷。
本指南將介紹員工人數報告需要包含的內容、為什麼流失率的分母會改變您的計算結果、三種手動製作路徑，以及每種路徑在什麼情況下會出錯。
員工人數報告需要包含哪些內容
Workday 的 員工人數報告指南 將其定義為「依角色、團隊、地點、狀態和雇用類型顯示組織雇用人員」的報告。
該網頁也列出了此類報告通常包含的欄位，包括：部門、職務角色、雇用類型、工作地點、直屬主管、入職與離職日期、成本中心、FTE 以及職缺備註。
這個清單就是您的匯出檢查表。在計算流失率時，有三個欄位包辦了所有核心工作，分別是：員工 ID、入職日期和離職日期。
如果您匯出的 HRIS 資料缺少離職日期，您就完全無法計算流失率。您只能計算目前在職的人數，而那是另一份不同的報告。
員工人數不等於 FTE
這是最常引起無聲爭議的區別，Workday 的網頁直接指出了這一點。
「員工人數報告僅關注人數，而全職等效（FTE）報告則將工作時數轉換為標準化單位，以規劃產能和預算。」
因此，兩名兼職員工在員工人數報告中是 2 個人，但在 FTE 報告中大約只算 1 個人。這兩個數字都沒有錯，但如果向財務部門提交了錯誤的數字，您就得為此多開一次會。
在製作任何內容之前，先確定受眾想要的是哪一種。然後在圖表上標註說明，因為以後看報告的人根本不會記得。
分母決定了您的流失率
流失率是一個分數，分子部分毫無爭議：計算該期間內的離職人數。
分母則需要做選擇，通常有三種常見的選項：
| 分母 | 定義 | 影響 |
|---|---|---|
| 期初員工人數 | 第一天的在職員工數 | 在組織成長時會高估流失率 |
| 期末員工人數 | 最後一天的在職員工數 | 在組織成長時會低估流失率 |
| 期間平均員工人數 | 通常是期初加上期末，再除以二 | 在組織擴張或縮編期間最穩定 |
平均員工人數通常是首選，這是有原因的。在招募高峰期，期初人數太少，不具代表性。此時，相同的離職人數會使流失率看起來比實際情況更糟。
請注意，Workday 的網頁將人員流動率列為一項指標，但並未公佈其計算公式。因此，請將分母視為您組織內部記錄的選擇，而非通用標準，並將該選擇直接寫在報告上。
分子中還隱藏著另一個決策。自願離職和非自願離職的情況截然不同，單一的混合數字會把組織重組隱藏在看似員工留任問題的表象之下。請將它們分開。
如何手動製作
方案 1：計算在職員工數，再計算離職人數
從匯出的資料開始，建立兩個獨立可見的儲存格，而不是寫一個複雜的巢狀公式。
在職人數是透過 COUNTIFS 函數，搭配您的狀態欄 and 期間範圍計算得出。離職人數則是用同一個函數，計算該期間內非空白的離職日期。
將這兩個計算結果放在別人可以直接指出的儲存格中。您被問到的第一個問題通常會是「分母是什麼？」，而您一定會希望直接指給他們看，而不是費盡唇舌解釋。
接著，如果您有保留每月快照，請使用 AVERAGEIFS 計算平均人數；如果沒有，則使用「期初加期末除以二」的簡便公式。
這種方法的瓶頸在於它只會給您一個模糊的單一比率。您只知道流失率是 14%，卻不知道問題出在哪裡。
方案 2：建立員工層級的標記表 (Flag Table)
每一列代表一名員工，每一欄代表一個問題：期初是否在職、期末是否在職、期間是否離職、自願或非自願、離職時的年資。
現在報告可以進行交叉分析了。您可以依部門、主管、工作地點、年資區間、雇用類型來剖析流失率。
這種交叉分析正是洞察價值的所在。14% 的整體流失率往往隱藏著某個團隊高達 40%，而其他所有人只有 4% 的真實情況。這兩者中只有一個需要採取應對措施。
⚠️ 計算年資時請務必小心。Microsoft 自己的網頁上針對 DATEDIF 提出了警告。該函數的存在是「為了支援來自 Lotus 1-2-3 的舊活頁簿」，並且「在某些情況下可能會計算出不正確的結果」。該網頁也提到，您可以直接用較晚的日期減去較早的日期來取得天數。
這種方法的限制在於資料量和資料關聯。一旦您需要將匯出的 HRIS 資料與薪資系統和成本中心表進行比對，公式就會變得非常痛苦。
方案 3：在數據旁邊保留一個定義分頁
寫下您計為「在職」的狀態值、是否包含約聘人員、哪個日期欄位界定了期間，以及您使用了哪個分母。
這就是讓本月的員工人數報告與上個月具有可比性的關鍵。但這也是在董事會會議前急需數據時，最容易被忽略的分頁。
限制在於，記錄規則並不等於執行規則。每個週期仍然需要有人重新設定相同的篩選條件。
共同的瓶頸。 這三種方法都假設狀態值是乾淨的。當系統遷移後，同一個欄位中同時出現「Terminated」、「Term」和「Exited」時，在進行任何計算之前，必須先整合這些狀態。
手動製作在哪些地方會遇到瓶頸
製作第一份員工人數報告可能只需要一個上午。但到了第四份，花的時間會更長，因為到那時，底層的資料已經發生了三處變化。
當人資系統進行設定或更換時，狀態值會發生變化。重新命名的狀態會悄悄地將某些人排除在您的在職人數之外，導致圖表顯示出從未發生過的員工人數驟降。
組織結構也會發生變化。團隊被重新命名或合併，您的部門明細將不再與上一季的資料對齊。
Workday 的網頁直接指出了這種成本。脫節的資料來源會產生「不一致的資料和較慢的對帳，進而造成規劃瓶頸」，而不同的團隊各自套用規則，則會導致總數對不起來。
還有一個存在時間最長的計算錯誤：計算列數而不是不重複的員工 ID 會高估員工人數。每當有人在重新雇用或調動後出現兩次時，就會發生這種情況。
如何使用 Powerdrill Bloom 製作
步驟 1：上傳您的 HRIS 匯出檔案
上傳員工匯出檔案，或將員工和成本中心檔案一起上傳。Powerdrill Bloom 會在匯入時分析欄位，因此在計算任何比率之前，不一致的狀態值、重複的員工 ID 和缺失的離職日期都會提前顯現出來。
步驟 2：用自然語言描述定義
直接說明規則，而不是動手建構規則。指出哪些狀態值計為在職、約聘人員是否在範圍內、期間範圍以及您想要使用哪個分母。
然後提出能避開陷阱的問題。例如：詢問有多少個不重複的員工 ID 是在職的，而總共存在多少列資料？詢問哪些狀態值看起來像是重複的？詢問在三種分母下流失率有何不同？接著詢問如何按部門和年資區間進行劃分。
步驟 3：匯出圖表、報告或簡報
匯出員工人數趨勢、團隊明細，或同時包含比率及其定義的簡報投影片。
為什麼這比每個月重新製作更好
| 手動路徑 | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| 排除重複的重新雇用和調動 | 每個檔案都需要輔助欄 | 直接要求不重複的員工 ID |
| 測試所有三種分母 | 重新建立公式三次 | 一次要求提供所有三種結果 |
| 重新命名的狀態值 | 稍後在圖表中發現驟降 | 在上傳時即顯現 |
| 分開自願與非自願 | 重新修改標記表 | 直接說明規則 |
第二列改變了溝通的方式。並排顯示所有三種分母改變了問題的本質。它將問題從「您的數字錯了」轉化為「我們應該基於哪個基礎來報告」，這是一個決策，而不是爭論。
常見錯誤
計算列數而不是不重複的員工。 重新雇用和調動會產生重複的人員。在報告任何員工人數之前，請先根據員工 ID 排除重複值。
混合自願和非自願離職。 在單一的混合比率中，組織重組和員工留任問題看起來完全一樣。請將它們分開並分別標註。
在組織成長時使用期末員工人數作為分母。 這會美化流失率。請使用平均員工人數，並記錄您選擇的計算基礎。
在財務部門需要 FTE 時提供員工人數。 兩名兼職人員是 2 個人，但大約只算 1 個 FTE。請先確認受眾需要哪一種數據。
在系統遷移後盲目信任單一狀態欄。 舊有的和當前的狀態值會共存數月。在進行篩選之前，請先列出所有不重複的值。
使用 DATEDIF 計算年資卻未閱讀警告。 Microsoft 指出該函數在某些情況下可能會傳回不正確的結果。對於天數計算，直接將日期相減會更安全。
報告比率時未附帶期間或分母。 單憑一個百分比是無法使用的。請在圖表上註明期間、分母和範圍。
結論
確保匯出欄位正確、釐清要用員工人數還是 FTE、選擇並記錄您的分母、將自願與非自願離職分開，並根據員工 ID 排除重複值。這五個步驟能將員工人數報告轉化為財務部門和領導階層都認可的內容。
讓這項工作耗費成本的原因在於，狀態值和組織結構一直在變動。報告必須是可重複執行的，而不是每次都要重寫。
如果這佔用了您每個月的大量時間，不妨試試用 Powerdrill Bloom 來處理您現有的匯出檔案。另請參閱 適用於 HR 和人才分析的 AI 工具 彙整，以及我們關於年資區間報告的 同儕群組分析（Cohort Analysis） 說明。建立同儕群組留存圖表 指南和 Excel AI 助手 網頁則涵蓋了具體的操作機制。
常見問題
員工人數報告應該包含哪些內容？
Workday 的指南列出了部門、職務角色、雇用類型、工作地點、直屬主管、入職與離職日期、成本中心、FTE 以及職缺備註。其中有三個欄位是計算流失率不可或缺的：員工 ID、入職日期和離職日期。
如何計算流失率？
將該期間內的離職人數除以您記錄的員工人數分母。期間平均員工人數是在組織擴張或縮編期間最穩定的選擇。
員工人數和 FTE 有什麼區別？
員工人數計算的是實際人數，而 FTE 則將工作時數轉換為標準化單位，用於產能 and 預算規劃。兩名兼職員工在員工人數中是 2 個人，在 FTE 中大約只算 1 個。
約聘人員應該計入員工人數嗎？
這屬於範圍界定的決策，而非硬性規則，因此請做好決定並直接寫在報告上。在未加標註的情況下混合不同的雇用類型，是導致兩份報告數據對不起來的主因。
為什麼我的數字與財務部門的數字不同？
通常是範圍或計算基礎不同。財務部門通常以 FTE 和成本中心為單位，而人資（HR）通常以實際人數和部門為單位。在各自的定義下，這兩個數字都是正確的。