如何在 PowerPoint 中制作组织结构图：2026 年的 3 种简单方法

要在 PowerPoint 中制作组织结构图，请转到“插入”>“SmartArt”，选择“层次结构”，然后选取“组织结构图”布局。点击“确定”，然后在方框中或“文本”窗格中输入姓名。使用“添加形状”来添加人员，并使用“SmartArt 样式”来更改外观。

本指南涵盖了三种制作方法，并采用了 Microsoft 列出的准确菜单。您可以使用 SmartArt 构建图表，从现成的模板开始，或者利用 AI 从 Excel 员工名单中准备结构。它还涵盖了网页版、格式设置、示例以及常见错误。

PowerPoint 中的组织结构图显示什么

组织结构图显示了谁向谁汇报。Microsoft 将其描述为一种“说明公司或组织中的汇报关系”的方式。

在 PowerPoint 中，组织结构图是一个 SmartArt 图形。每个方框代表一个人或一个角色。线条显示了经理与其下属之间的汇报关系。

组织结构图出现在许多演示文稿中：

• 介绍领导团队的公司简介。
• 显示新聘人员或重组情况的董事会和投资者更新。
• 帮助新员工找到对应负责人的入职培训幻灯片。
• 显示谁负责各部分工作的项目启动会议。

Microsoft 指出，“绘制组织结构图的另一种方法是使用 Visio。”Visio 是一个独立的绘图应用。对于演示文稿中的幻灯片，PowerPoint 中的 SmartArt 就能胜任这项工作。

开始之前：您需要什么

少许准备可以节省后续时间。

• 人员和角色名单。写下每个人的姓名和职位。
• 每个人的汇报关系。记录每个人向谁汇报。这决定了层级。
• 关于深度的决定。一张幻灯片可以清晰地显示两到三个层级。较大的团队需要每个部门一张幻灯片。
• 照片（如果您需要）。图片布局需要每人一个图像文件。
• PowerPoint for Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 或 2016。Microsoft 的步骤适用于这些版本。

如果名单在 Excel 中，请保留三列：姓名、职位和经理。该布局适用于以下所有三种方法。

选择哪种方式

每种方式适合不同的起点。

方式	最佳适用场景	工作量
方式 1：SmartArt	您想要完全控制且团队规模较小	低到中
方式 2：模板	您想要快速获得设计感外观	低
方式 3：利用 AI 从 Excel 数据生成	您的员工名单很长或经常变动	低

这三种方式最终都会在 PowerPoint 中生成一个可编辑的 SmartArt 组织结构图。区别在于您如何输入姓名和层级。

方式 1：使用 SmartArt 插入组织结构图

这是 Microsoft 的主要方法。它适用于 PowerPoint、Word、Excel 和 Outlook。

1. 在插入选项卡上的插图组中，点击 SmartArt。
2. 在选择 SmartArt 图形库中，点击层次结构。
3. 点击一个组织结构图布局（例如组织结构图），然后点击确定。
4. 输入您的文本。点击方框并输入，或点击“文本”窗格中的 [文本] 并输入。

Microsoft 增加了一个关于在方框中输入的提示：“为了获得最佳效果，请在添加完所有想要的方框后再使用此选项。”因此，先构建结构，然后再填入姓名。

要添加方框，请点击最靠近新方框位置的方框。在 SmartArt 设计选项卡上，点击添加形状旁边的箭头。然后选择以下选项之一：

• 在后添加形状或在前添加形状会在同一层级添加一个方框。
• 在上方添加形状会向上添加一个层级。
• 在下方添加形状会向下添加一个层级。
• 添加助理会添加一个助理方框，Microsoft 表示这“仅适用于组织结构图布局”。

要从“文本”窗格添加方框，请将光标置于行尾并按 Enter 键。然后输入新姓名。

要删除方框，请点击其边框并按 Delete 键。

您也可以粘贴姓名。Microsoft 列出了此选项：“从其他位置或程序复制文本，点击‘文本’窗格中的 [文本]，然后粘贴您的文本。”当姓名已经存在于 Excel 列中时，这非常方便。

方式 2：从组织结构图模板开始

模板为您提供了一个带有占位符姓名的设计好的 PowerPoint 组织结构图。您只需替换文本并调整形状数量。

1. 在文件选项卡上，点击新建。
2. 在搜索联机模板和主题框中，输入组织结构图，然后点击搜索图标。
3. 从结果中选择一个组织结构图。
4. 点击创建。

Microsoft 表示：“图表的许多方面都可以自定义，所以不要仅仅因为颜色或布局而犹豫是否选择它。”首先根据结构进行选择，例如它显示的层级数量。

要替换占位符文本，请点击每个形状内部，突出显示文本，然后输入您自己的内容。

要将幻灯片移动到另一个演示文稿中，请复制并粘贴它。在粘贴选项中，选择使用目标主题，使其与新演示文稿匹配。

要自定义模板，请点击一个形状以显示 SmartArt 工具。在设计选项卡上，您可以添加形状、更改样式、更改颜色或切换布局。在格式选项卡上，您可以重新设置文本和形状的样式、重新排列它们以及更改大小。

方式 3：利用 AI 从 Excel 数据构建组织结构图

前两种方式假设您手动输入或粘贴姓名。当有 50 个人、多个部门且频繁变动时，这会变得很慢。AI 工具可以读取员工名单，理清层级，并为您提供可以直接放入 SmartArt 的文本。

以下是使用 Powerdrill Bloom 的三步法。

第 1 步：上传员工名单

从包含人员数据的文件开始。这可能是从您的 HR 系统导出的 Excel 或 CSV 文件。

定价页面上的免费计划列出了“上传 Excel、CSV、PDF 和文档”。Excel AI Assistant 页面称其可以“自动分析数据、发现见解并创建可视化报告”。在上传之前，请删除不需要的列，例如薪水。

第 2 步：请求层级结构和团队摘要

用自然语言描述您的需求。例如：“使用‘经理’列，将所有人列在其经理下方的缩进大纲中。然后按部门统计人数并制作图表。”

缩进大纲是有用的部分。每个缩进级别对应组织结构图中的一个层级。人数统计图表可以制作成第二张幻灯片，一眼就能看出团队规模。

也可以要求工具标记问题。没有经理的人，或者没有出现在名单中的经理，都会破坏图表。在源文件中修复这些行。

第 3 步：检查结构并将其移至 PowerPoint

在使用大纲之前，请对照源文件检查大纲。主页做出了明确承诺：“每个数字都对应着页面、行和背后的数据。”这让您可以追溯每个员工人数到具体的行。

清点大纲中的方框数量，并将其总数与文件中的行数进行比较。差异可能指向重复的姓名或缺失的经理。

然后将其移至 PowerPoint。按照方式 1 插入 SmartArt 组织结构图，打开“文本”窗格，然后粘贴大纲。调整任何位置错误的层级。对于人数统计幻灯片，Excel to PPT 工具称您可以“一键导出到 PowerPoint”。

在网页版 PowerPoint 中制作组织结构图

浏览器版本的步骤更短。Microsoft 列出的步骤如下：

1. 在插入选项卡上，点击 SmartArt。
2. 在层次结构下，选择一种图表布局。
3. 使用图表左侧边缘的文本编辑器添加标签。
4. 要更改层级，请选择一个项目，然后在 SmartArt 选项卡上，选择升级或降级。
5. 使用 SmartArt 选项卡更改样式或颜色。

Microsoft 解释了文本编辑器的工作原理：“文本编辑器包含一个多级项目符号列表。”它补充道：“每个项目符号代表组织结构图中的一个独立人员。”

该项目符号列表使得网页版非常适合方式 3。粘贴缩进大纲，然后根据需要升级或降级任何行。

如何在 PowerPoint 中设置组织结构图格式

整洁的组织结构图易于浏览。以下是 Microsoft 记录的格式设置工具。

更改颜色。点击图表。在 SmartArt 设计选项卡上的 SmartArt 样式组中，点击更改颜色，然后选取一种组合。Microsoft 表示这些组合“源自主题颜色”。

为一个方框着色。右键点击方框边框，然后点击设置形状格式。在填充下，点击纯色填充，然后选择一种颜色。使用此功能突出显示新聘人员或空缺职位。

应用 SmartArt 样式。在 SmartArt 样式组中，选取一种样式。样式结合了“线条样式、棱台或三维”等效果。

显示虚线汇报关系。右键点击两个方框之间的线条，然后点击设置形状格式。点击线条或线型，然后选择短划线类型。

更改悬挂布局。点击经理的方框。在创建图形组中，点击布局。选择标准、两者、左悬挂或右悬挂。悬挂布局将经理下方的方框垂直堆叠，从而节省宽度。

添加照片。从层次结构库中选择图片组织结构图或圆形图片层次结构。点击每个方框中的图片图标以添加图像。

微调方框位置。Microsoft 表示您可以按住 Ctrl 并按方向键以小步长移动方框。

保持文本简短。对于大多数图表，第一行姓名和第二行职位就足够了。

组织结构图示例

以下是一家公司如何在 PowerPoint 中规划组织结构图。Willow Lane Bakery 是一个虚构的例子，包含三个团队共 13 人。

姓名	职位	经理
A. Moreno	首席执行官	无
B. Chen	生产主管	A. Moreno
C. Patel	零售主管	A. Moreno
D. Okafor	财务经理	A. Moreno
E. Silva	行政助理	A. Moreno
F. Novak	面包师	B. Chen
G. Rossi	面包师	B. Chen
H. Kim	面点师	B. Chen
I. Dubois	店长	C. Patel
J. Haddad	店长	C. Patel
K. Larsen	销售助理	I. Dubois
L. Ito	销售助理	J. Haddad
M. Brown	会计助理	D. Okafor

幻灯片规划：

• 第 1 层级是 CEO，行政助理通过添加助理添加。
• 第 2 层级包含三位部门主管。
• 第 3 层级包含每位主管下属的团队成员。
• 第 4 层级包含店长下属的两名销售助理。

四个层级共 13 个方框可以放在一张幻灯片上。对于规模较大的公司，将前两个层级放在一张幻灯片上。然后为每个部门提供独立的幻灯片。

第二张幻灯片可以显示各团队的人数：生产部 4 人，零售部 5 人，财务部 2 人。CEO 和助理不属于这些团队。该图表在观众阅读姓名之前，先让他们了解每个团队的规模。

常见的组织结构图错误

这些问题经常出现，每个问题都有简单的解决方法。

一张幻灯片上的方框太多。文本会缩小到无人能看清。将大型团队拆分到多张幻灯片中。

缺失汇报关系。没有经理的人会处于游离状态。在构建图表之前检查“经理”列。

手动混合布局。在 SmartArt 之外绘制额外的方框会使图表难以编辑。Microsoft 指出，您无法自动连接两个顶层方框。其解决方法是改用插入 > 形状绘制线条。

职位名称过长。完整的职位描述会使方框拥挤。使用简短的职位名称，并在演讲者备注中解释角色。

姓名过时。组织结构图很快就会过时。将源名单保存在一个地方，并每季度根据其重新构建图表。

在结构完成前填充方框。当您直接在方框中输入时，Microsoft 的建议是先添加所有方框。先构建层级，然后再添加姓名。

颜色毫无意义。如果您为方框着色，请将颜色用于单一目的，例如空缺职位。在小图例中进行解释。

组织结构图通常位于更大的演示文稿中。我们的公司简介演示文稿指南显示了团队幻灯片的位置，而我们的 PowerPoint 时间轴指南涵盖了通常紧随其后的里程碑幻灯片。如果您的员工名单很长或经常变动，请尝试使用 Powerdrill Bloom，只需从您的 HR 系统导出一次 Excel 即可。

常见问题解答

如何在 PowerPoint 中制作组织结构图？

转到“插入”>“SmartArt”，点击“层次结构”，然后选择“组织结构图”。点击“确定”，然后在方框或“文本”窗格中输入姓名。使用“SmartArt 设计”选项卡上的“添加形状”在所选方框的上方、下方或旁边添加人员。

我可以根据 Excel 数据在 PowerPoint 中制作组织结构图吗？

可以。从 Excel 中复制姓名，点击 SmartArt“文本”窗格中的 [文本]，然后粘贴。然后调整层级。对于长名单，AI 工具可以将“经理”列转换为缩进大纲，您可以一次性粘贴。

如何向组织结构图添加助理？

选择拥有助理的人员的方框。在“SmartArt 设计”选项卡上，点击“添加形状”旁边的箭头，然后点击“添加助理”。Microsoft 表示此选项仅适用于组织结构图布局。

PowerPoint 中有组织结构图模板吗？

有。点击“文件”>“新建”，在联机模板搜索框中输入“组织结构图”，然后选取一个结果。点击“创建”，然后替换占位符文本。之后您可以更改主题、颜色和布局。

如何在 PowerPoint 组织结构图中显示虚线关系？

右键点击两个方框之间的线条，然后点击“设置形状格式”。点击“线条”或“线型”，然后选择“短划线类型”。虚线表示次要或非正式的汇报关系。

来源： Microsoft 支持，使用 SmartArt 在 Office 中创建组织结构图 · Microsoft 支持，在 PowerPoint 中创建组织结构图 · Microsoft 支持，使用模板在 PowerPoint 中创建组织结构图 · Microsoft 支持，在网页版 PowerPoint 中创建组织结构图。详情查阅于 2026 年 11 月 3 日。