如何进行SWOT分析：案例与模板
SWOT 分析将影响目标的因素分为四组：您可控的内部优势和劣势，以及不可控的外部机会和威胁。要进行 SWOT 分析，首先要设定明确的目标并收集证据。在四个象限中填入具体陈述，然后对这些项目进行排序，并将最重要的项目转化为行动。
本指南涵盖了什么是 SWOT 分析、何时使用它，以及如何分六个阶段进行分析。它还列出了在每个象限中需要提出的问题、一个模板、三个示例、一个分三步的 AI 方法以及常见错误。
什么是 SWOT 分析
SWOT 代表优势（strengths）、劣势（weaknesses）、机会（opportunities）和威胁（threats）。Community Tool Box 是堪萨斯大学的一项资源。它指出，该方法“引导您识别组织的优势和劣势（S-W），以及更广泛的机会和威胁（O-T）”。
这四个组分布在两条线上。一条线区分内部因素和外部因素。另一条线区分有益因素和有害因素。明尼苏达州卫生部用一句话描述了这种结构：“创建一个图表，列标题为‘有益’和‘有害’，行标题为‘内部’和‘外部’。”
| 有益 | 有害 | |
|---|---|---|
| 内部 | 优势 | 劣势 |
| 外部 | 机会 | 威胁 |
该方法不仅适用于公司。Community Tool Box 指出，它“最初是为商业和工业开发的”。它还补充道，该方法“在社区健康与发展、教育，甚至个人成长的工作中同样有用”。
何时使用 SWOT 分析
当一项决策既取决于您自身的定位，又取决于您周围的世界时，就可以使用 SWOT 分析。昆士兰州政府服务机构 Business Queensland 列出了其用途。它指出，SWOT 分析可以帮助您“决定是否应该推出新产品或服务”以及“了解您的市场和竞争对手”。
常见的使用场景包括：
- 规划。 Business Queensland 表示，它可以“作为您定期战略规划审查（每季度、每半年或每年）的一部分”。
- 特定决策。 推出产品、进入市场或更换供应商。
- 项目审查。 明尼苏达州卫生部表示，SWOT 分析“可以在组织的多个层面上进行”。其示例包括一个项目、一个部门或一个特定流程。
- 职业选择。 职业服务机构使用个人版的 SWOT 分析来为求职、面试或职业转型做准备。
该工具也有其局限性。Business Queensland 指出，SWOT 分析“不会对问题进行优先级排序”，也“不会提供解决方案或提供替代决策”。从一开始就要为这些后续步骤做好规划。
开始之前：目标、范围和人员
三个选择决定了最终的结果。
设定一个目标。 用一句话写下决策，例如“我们明年应该开设第二个分店吗？”网格中的每一项都应该与此相关。如果没有明确的目标，清单就会变得冗长而模糊。
确定范围。 决定您是要审查整个业务、单个产品还是单个团队。Business Queensland 表示，您可以审查整个业务，或者“针对 1 或 2 个特定问题进行分析”。
听取多方意见。 Community Tool Box 指出，一个小团队就可以开展分析。它还补充道，“如果能利用众多利益相关者的力量，效果会更好。”Business Queensland 建议您“向员工、供应商、客户和合作伙伴征求意见”。
如何分六个阶段进行 SWOT 分析
以下是手动的逐步方法。它适用于纸张、电子表格或会议中。
- 在顶部写下目标。 一个决策、一句话，以及一个日期。
- 在填写网格之前收集证据。 调取销售数据、客户反馈、成本数据、竞争对手价格以及任何市场报告。Business Queensland 建议针对外部因素“研究趋势、报告和行业数据”。
- 列出内部因素。 首先填写优势和劣势。Community Tool Box 列出了需要检查的领域：人力资源、物理资源、财务、活动与流程以及过去的经验。
- 列出外部因素。 接下来填写机会和威胁。Community Tool Box 指出：“在进行外部评估时，要广泛撒网。”其清单涵盖了趋势、经济、资金来源、人口统计、立法和事件。
- 使每一项都具体化。 将“优秀的员工”替换为具体是谁、什么技能以及为什么重要。明尼苏达州卫生部建议“尽可能验证/量化陈述，而不是做笼统的陈述”。
- 排序并采取行动。 Business Queensland 建议“从每个象限中最多选择 3-5 个问题”，对其进行优先级排序，并为每个问题制定行动计划。
在团队中，在对任何想法做出评判之前，给人们时间进行头脑风暴。Community Tool Box 建议给小组“20-30 分钟进行头脑风暴”。然后让他们按照 S-W-O-T 的顺序进行汇报。
每个象限需要提出的问题
好的问题能确保清单的真实性。这些问题来自 Business Queensland 的 SWOT 指南和明尼苏达州卫生部。
优势（内部、有益）
- 企业有哪些做得好的地方？
- 您的竞争优势是什么，它能否触及更多客户？
- 您拥有哪些技能、知识、网络和声誉？
劣势（内部、有害）
- 您的系统和流程有哪些弱点？
- 您的商业模式是否存在缺陷？
- 其他组织可能有哪些地方做得比您好？明尼苏达州的指南将此列为可能的劣势之一。
机会（外部、有益）
- 当前的行业趋势是什么，它们是否对您有利？
- 客户、法规或技术方面即将发生哪些变化？
- 是否存在其他人都未满足的客户需求？
威胁（外部、有害）
- 哪些外部因素可能会给企业带来风险？
- 有哪些新的竞争对手可能会进入您的市场？
- 哪些政治、环境、社会和技术因素可能会影响您？
明尼苏达州指南中的另一个建议适用于所有四个象限：“即使在评估内部因素时，也尝试从外部视角来看待您的组织。”问问客户和合作伙伴会怎么说。
SWOT 分析模板
将此模板复制到文档或电子表格中。让每个象限保持简短的清单。Community Tool Box 建议让小组选择“10 个或更少的内容，以便分析能够真正起到帮助作用”。
| 目标：（一个决策，一句话） | 日期： | 负责人： |
|---|---|---|
| 优势（内部、有益）—— 项目、证据、来源 | 劣势（内部、有害）—— 项目、证据、来源 | |
| 机会（外部、有益）—— 项目、证据、来源 | 威胁（外部、有害）—— 项目、证据、来源 | |
| 前 3 到 5 个问题 —— 排序，并注明每个问题来自哪个象限 | 行动 —— 负责人、预算、截止日期、审查日期 |
证据列是使网格可验证的关键。没有它，SWOT 分析记录的只是意见。有了它，任何人都可以核实为什么某个项目会出现在清单上。
SWOT 分析示例
以下三个示例展示了不同的范围。第一个是 Business Queensland 自己的示例。另外两个是说明性的，并非来自真实企业或个人的结果。
决定是否推出新产品的小型企业。 Business Queensland 的示例来自“一家试图决定是否应在其系列中引入新产品的企业”。其清单包括：
- 优势：优秀的销售人员且具备扎实的产品知识、高客流量的地理位置以及创新的声誉。
- 劣势：难以按时完成任务、高昂的租金成本、现金流问题以及糟糕的记录保存。
- 机会：市场上类似的产品可靠性较低或价格更贵，且客户曾要求提供类似的产品。
- 威胁：拥有类似产品的竞争对手、附近新开的竞争对手店铺，以及可能减少支出的经济低迷。
请注意这些威胁有多具体。该页面指出，“与其简单地将‘竞争对手’列为威胁，不如包含有关竞争对手如何构成威胁的具体细节。”
规划明年的软件团队（说明性）。 优势：92% 的客户续约，且支持团队在四小时内回复。劣势：只有一名工程师掌握计费代码，且新手引导需要三周时间。机会：两个大客户要求进行集成，且竞争对手提高了价格。威胁：某一市场出台了新的隐私规则，以及资金充足的新进入者。
用于求职的个人 SWOT（说明性）。 弗吉尼亚联邦大学（VCU）的一份职业工作表要求您记录“您在某种情况下的优势和劣势”，然后是机会和威胁。加州理工州立大学洪堡分校（Cal Poly Humboldt）的一份讲义指出，该练习大约需要“10-20 分钟，具体取决于主题的性质”。申请分析师职位的毕业生可能会将 SQL 技能和实习经历列为优势。劣势可能是没有公开的作品集和有限的人脉。机会可能是校园招聘活动和校友导师计划。竞争激烈的申请者池则是一个威胁。
如何使用 AI 进行 SWOT 分析
AI 在处理耗时的部分时非常有用：阅读大量来源、将证据分类到各个象限以及起草报告。您仍然需要发挥判断力来决定哪些内容重要并核实证据。以下是使用 Powerdrill Bloom 的分步方法，共分三步。
第 1 步：将您的证据收集到一处
上传包含事实的文件：销售导出数据、客户调查结果、成本报告、竞争对手价格表以及任何市场研究。Powerdrill Bloom 的免费计划列出了“上传 Excel、CSV、PDF 和文档”以及“搜索内置公开数据源”。
对于外部因素，AI competitor analysis 工具列出了“针对每个竞争对手的 SWOT，附带引用的证据和对比总结”。AI market analysis 工具则涵盖了市场本身。
在您的第一个提示词中陈述目标。例如：“我们正在决定明年是否开设第二个分店。请将这些文件作为内部因素的唯一来源。”
第 2 步：起草包含来源的四个象限
要求按照模板的格式起草初稿。一个有用的提示词是：“为该决策起草一份 SWOT 分析。每个象限最多列出八个项目。对于每个项目，提供证据以及它所来自的文件、页面或行。标记任何没有证据的项目。”
对照来源阅读每一项。Powerdrill Bloom 主页上写道：“每一个数字都会返回其背后的页面、行和数据。”删除证据不足的项目，并重写模糊的项目，直到它们变得具体。
然后添加文件无法得知的内容。您团队对文化、时机和风险的判断也属于网格的一部分。将这些项目标记为“判断”，以便读者能够将它们与数据区分开来。
第 3 步：对问题进行排序并生成报告
让工具根据对目标的影响对项目进行排序，并在每个象限中保留三到五个项目。然后要求针对每个首要问题制定一份包含负责人、预算和日期的行动计划。
最后，索取您的受众所需的输出。付费计划列出了“深度分析、可视化和报告”。AI report generator 页面涵盖了将结果转化为书面报告的内容。如果您需要展示结果，我们的 SWOT analysis presentation 指南涵盖了幻灯片制作。
如何将 SWOT 分析转化为行动
完成的网格只是一个起点，而不是决策。明尼苏达州卫生部列出了接下来要问的四个问题：
- “如何将劣势转化为优势？”
- “如何利用优势克服威胁？”
- “如何利用优势最大化机会？”
- “如何利用优势来弥补或减少劣势？”
这些问题将各个象限两两配对。将优势与机会相匹配可以转化为增长举措。将劣势与威胁相匹配则成为需要首先解决的风险。Community Tool Box 包含一个用于这种配对的矩阵，该矩阵改编自 Fred David 的战略教科书，称为 TOWS 矩阵。
每项行动都需要一个负责人和一个日期。Business Queensland 列出了“负责解决问题的人员”、“必要的资源 and 预算”以及“完成和审查的时间框架”。
然后将结果与您的计划联系起来。Business Queensland 表示要“将 SWOT 分析链接回您的商业计划”。如果该分析用于支持资金申请，我们的 business plan presentation 指南展示了它在其中的位置。定期审查网格。上个季度的威胁现在可能已经消失，而新的威胁可能已经取而代之。
常见错误
注意以下错误：
- 没有目标。 如果没有一个明确的决策，每个项目似乎都相关，但最终都无法带来任何实质性进展。
- 混淆内部和外部。 “竞争对手在附近开业”是一个威胁，而不是一个劣势。分清您能控制的事物和您无法控制的事物之间的界限。
- 项目模糊。 “强大的品牌”意义不大。说明证据是什么以及它来自哪里。
- 项目过多。 Business Queensland 指出，SWOT 分析“可能会产生太多的想法，但无法帮助您选择哪一个是最好的”。
- 视角单一。 由一个人编写的网格可能会遗漏客户和员工所看到的情况。
- 没有后续行动。 Business Queensland 指南警告说，SWOT 分析“不会提供解决方案”，因此行动计划是必不可少的。
- 从不更新。 市场在变化，因此请在下一个规划周期中审查该分析。
一个好的网格应该是简短、具体且有证据支持的。想根据您已有的文件起草一份吗？结合您最新的销售导出数据和客户反馈，尝试使用 Powerdrill Bloom。
常见问题解答
什么是 SWOT 分析？
SWOT 分析是一种规划方法，它列出了优势、劣势、机会和威胁。优势和劣势是您可控的内部因素。机会和威胁是您无法控制的外部因素。其结果是一个由四部分组成的网格，用于支持某项决策或计划。
进行 SWOT 分析的步骤是什么？
设定一个目标，收集证据，并列出内部的优势和劣势。然后列出外部的机会和威胁，并使每个项目具体化。最后，对每个象限中排名前三到五的问题进行排序，并制定一份包含负责人和日期的行动计划。
SWOT 分析的示例是什么？
Business Queensland 给出了一个企业决定是否推出新产品的示例。其优势包括技术娴熟的销售人员和高客流量的地理位置。其劣势包括现金流问题。客户需求算作机会，而竞争对手在附近开业则算作威胁。
如何对自己进行 SWOT 分析？
设定一个目标，例如求职或职业转型。将您的技能和经验列为优势，将差距列为劣势。然后将外部机会（如雇主招聘或导师计划）列为机会，将外部风险列为威胁。规划如何利用您的优势。
AI 可以进行 SWOT 分析吗？
AI 可以根据您的文件和公开数据起草 SWOT 分析，将证据分类到各个象限，并撰写报告。除非您提供，否则它无法得知您团队的判断或目标。对照来源核实每个项目，并添加只有内部人员才能看到的因素。
来源： 堪萨斯大学 Community Tool Box，SWOT 分析 · 明尼苏达州卫生部，SWOT 分析 · Business Queensland，SWOT 分析 · VCU 职业服务中心，SWOT 分析工作表 · 加州理工州立大学洪堡分校，简历 SWOT 分析。