如何创建员工人数与流失率报告：逐步指南
员工人数报告看起来是 HR 制作的最简单的东西。数数人数，数数离职人数，相除，搞定发送。
接着有人会问外包人员是否算在内。然后又有人问 31 号离职的人是否算在当月。现在，报告需要重新做了。
计数本身很简单。但围绕计数的决策却不简单，正是这些决策决定了一份员工人数报告是备受信任，还是饱受争议。
本指南涵盖了报告需要包含的内容、为什么流失率分母会改变你的计算结果、三种手动统计路径，以及每种路径在何处会出问题。
员工人数报告需要包含什么
Workday 的员工人数报告指南将其定义为“按角色、团队、地点、状态和雇用类型显示组织所雇用的员工”的报告。
同一页面列出了此类报告通常包含的字段。它们是部门、工作角色、雇用类型、地点、经理、入职和离职日期、成本中心、FTE 以及空缺职位说明。
该列表就是您的导出清单。其中三个字段在流失率计算中起到了决定性作用，它们是员工 ID、入职日期和离职日期。
如果您的 HRIS 导出数据中缺少离职日期，您将根本无法计算流失率。您只能统计当前在职的人数，而那是另一份报告了。
员工人数不等于 FTE
这是引起最多无声分歧的区别，Workday 页面直接指出了这一点。
“员工人数报告仅关注人数，而全时等值（FTE）报告则将工作时间转化为标准化单位，以规划产能和预算。”
因此，两名兼职员工在员工人数报告中计为 2，而在 FTE 报告中大约计为 1。这两个数字都没有错，但如果向财务部门提交了错误的数字，您就得多开一次会了。
在开始制作之前，先确定受众想要哪一个。然后在图表上标明答案，因为以后看报告的人谁也不会记得。
分母决定了您的流失率
流失率是一个分数，分子（上半部分）是没有争议的：统计该期间内的离职人数。
分母（下半部分）则是一个选择，有三种常见选项：
| 分母 | 定义 | 影响 |
|---|---|---|
| 期初员工人数 | 第一天的在职员工数 | 在公司扩张时会高估流失率 |
| 期末员工人数 | 最后一天的在职员工数 | 在公司扩张时会低估流失率 |
| 期间平均员工人数 | 通常为期初加上期末，除以 2 | 在扩张或收缩期间最稳定 |
平均员工人数成为首选是有原因的。在招聘高峰期，期初数据太小，不具代表性。同样的离职人数会导致计算出的流失率看起来比实际情况更糟糕。
请注意，Workday 的页面将流失率（turnover rate）列为一项指标，但并未公布其计算公式。因此，请将分母视为您组织内部约定的选择，而不是通用标准，并将该选择直接写在报告上。
分子中还隐藏着另一个决策。主动离职和被动离职的情况截然不同，单一的混合数据可能会把组织架构调整掩盖成看似员工留存的问题。请将它们拆开统计。
如何手动统计
方案 1：统计在职员工人数，然后统计离职人数
从导出数据开始，在表格中创建两个直观的单元格，而不是写一个复杂的嵌套公式。
在职员工人数可以通过 COUNTIFS 函数结合状态列 and 期间范围计算得出。离职人数则使用相同的函数，统计该期间内离职日期不为空的记录。
将这两个统计结果放在一目了然的单元格中。别人问你的第一个问题通常会是分母是什么，你肯定希望直接指给他们看，而不是费力解释。
然后，如果您保留了每月快照，可以使用 AVERAGEIFS 计算平均员工人数；如果没有，则使用“期初加期末除以 2”的简易方法。
这种方法的局限在于，它只能给你一个单一的、扁平的比率。你只知道流失率是 14%，却不知道具体发生在何处。
方案 2：构建员工级别的标记表
每个员工占一行，每个指标占一列：期初在职、期末在职、期间离职、主动或被动、离职时司龄。
这样报告就可以进行多维度切片分析了：按部门、按经理、按地点、按司龄段、按雇用类型细分流失率。
这种切片分析正是洞察价值所在。14% 的综合流失率往往掩盖了某个团队流失率高达 40%、而其他团队只有 4% 的事实。显然，只有前者才需要采取应对措施。
⚠️ 计算司龄时要小心。Microsoft 官方页面对 DATEDIF 函数提出了警告。该函数存在是“为了兼容来自 Lotus 1-2-3 的旧工作簿”，并且“在某些情况下可能会计算出错误的结果”。该页面还指出，您可以用较晚的日期减去较早的日期来直接获取天数。
这种方法的局限在于数据量和关联操作。一旦你需要将 HRIS 导出数据与工资单和成本中心表进行匹配，公式处理起来就会变得非常痛苦。
方案 3：在数据旁边保留一个定义标签页
记录下哪些状态值被计为“在职”、是否包含外包人员、哪个日期字段界定了期间，以及您使用了哪个分母。
这正是让本月员工人数报告与上月报告具有可比性的关键。但同时，在董事会会议前急需数据时，这个标签页也最容易被忽略。
局限性在于，记录规则并不等于自动执行。每个周期仍然需要有人手动去设置相同的筛选条件。
共同的瓶颈。 这三种方法都假设状态值是干净的。如果系统迁移后，同一列中同时出现了“Terminated”、“Term”和“Exited”，那么在进行任何统计之前，必须先对这些状态进行清洗和对齐。
手动统计在何处会遇到瓶颈
制作第一份员工人数报告可能只需要一个上午。但到了第四份，耗时就会变长，因为底层的很多情况已经变了。
当 HR 系统进行配置或更换时，状态值会发生变化。一个被重命名的状态可能会悄无声息地把员工排除在“在职”计数之外，导致图表上出现一次根本不存在的人数骤降。
组织架构也会发生变化。团队被重命名或合并，导致你按部门细分的数据无法与上季度对齐。
Workday 的页面直接指出了这种代价。脱节的数据源会产生“不一致的数据和更慢的对账，从而造成规划瓶颈”，而不同的团队各自为政、应用不同的规则，则会导致总数对不上。
此外，还有一个最常见且根深蒂固的统计错误：统计行数而不是唯一的员工 ID，从而虚增了员工人数。每当有人在重新入职或调动后在数据中出现两次时，就会发生这种情况。
如何使用 Powerdrill Bloom 制作报告
第一步：上传您的 HRIS 导出数据
上传员工数据，或者将员工和成本中心文件一并上传。Powerdrill Bloom 会在导入时自动分析各列，因此在计算任何比率之前，不一致的状态值、重复的员工 ID 和缺失的离职日期都会被提前识别出来。
第二步：用自然语言描述定义
直接用语言描述规则，无需手动构建公式。说明哪些状态值算作在职、外包人员是否纳入范围、统计期间，以及你想要使用哪个分母。
然后提出能够帮你避开陷阱的问题。例如：有多少个唯一的在职员工 ID，而数据中实际有多少行？哪些状态值看起来像是重复的？在三种不同的分母下，流失率有何不同？如何按部门和司龄段进行细分？
第三步：导出图表、报告或 PPT 演示文稿
轻松导出员工人数趋势图、团队细分数据，或同时包含流失率及其定义的幻灯片。
为什么这比每个月重新做一遍更好
| 手动统计路径 | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| 对重新雇用和调动进行去重 | 每个文件都需要辅助列 | 直接要求统计唯一的员工 ID |
| 测试所有三种分母 | 重新构建三次公式 | 直接要求同时显示三种结果 |
| 重命名的状态值 | 事后才在图表中发现人数骤降 | 在上传时即被识别并提示 |
| 拆分主动和被动离职 | 重新修改标记表 | 直接说明规则 |
表格中的第二行彻底改变了沟通方式。并排展示三种分母得出的结果，让讨论的焦点从“你的数据不对”变成了“我们应该基于哪个标准来汇报”——这变成了一个决策，而不是无休止的争论。
常见误区
统计行数而不是唯一的员工。 重新入职和调动会产生重复数据。在汇报任何员工人数之前，务必先根据员工 ID 进行去重。
混合主动和被动离职。 组织架构调整和员工留存问题如果混在一起，在单一比率中看起来毫无区别。请将它们拆开统计并分别标注。
在公司扩张时使用期末人数作为分母。 这会美化流失率。请使用平均人数，并注明你所选择的计算基准。
在财务需要 FTE 时提供了 Headcount。 两个兼职人员是两个人，但大约只折合 1 个 FTE。请先确认受众到底需要哪种数据。
在系统迁移后盲目信任单一的状态列。 旧系统的状态值 and 新系统的状态值可能会共存数月。在进行筛选之前，先列出所有不重复的状态值进行确认。
使用 DATEDIF 计算司龄却忽略了官方警告。 Microsoft 明确指出该函数在某些情况下可能会返回错误的结果。直接用日期相减来计算天数会更安全。
汇报流失率时未注明统计期间或分母。 孤立的百分比毫无意义。请务必在图表上注明统计期间、分母和统计范围。
结语
确保导出字段正确、明确选择 Headcount 还是 FTE、确定并记录分母、拆分主动与被动离职，并根据员工 ID 进行去重。做好这五点，就能让你的员工人数报告获得财务部门和管理层的一致认可。
维护这份报告之所以耗费精力，是因为状态值和组织架构一直在变。因此，报告必须能够“一键复用”，而不是每次都重新制作。
如果你每个月的时间都耗费在这些琐事上，不妨尝试使用 Powerdrill Bloom 来处理你现有的导出数据。此外，你还可以阅读 HR 与人员分析领域的顶级 AI 工具 盘点，以及我们关于司龄段报告中 同期群分析（cohort analysis） 的详细解读。如何制作同期群留存图表 指南和 Excel AI assistant 页面也介绍了具体的操作方法。
Frequently asked questions
员工人数报告应该包含什么？
Workday 的指南列出了部门、工作角色、雇用类型、地点、经理、入职和离职日期、成本中心、FTE 以及空缺职位说明。其中有三个字段是计算流失率必不可少的：员工 ID、入职日期和离职日期。
如何计算流失率？
用统计期间内的离职人数除以你所约定的员工人数分母。在公司扩张或收缩期间，选择“期间平均员工人数”作为分母是最稳定的。
Headcount（员工人数）和 FTE 之间有什么区别？
Headcount 统计的是实际人数，而 FTE 则将工作时间折算为标准化单位，用于产能 and 预算规划。例如，两名兼职员工在 Headcount 中计为 2 人，但在 FTE 中大约只折合为 1。
外包人员应该算在员工人数中吗？
这属于统计范围的决策，而非硬性规则，因此只需统一标准并注明在报告上即可。在不加标注的情况下混用不同的雇用类型，是导致两份报告数据对不上的根源。
为什么我的数据和财务的数据对不上？
通常是因为统计范围或计算基准不同。财务通常按 FTE 和成本中心进行核算，而 HR 通常按实际人数和部门进行统计。在各自的定义下，这两种数据都是正确的。