Cách xây dựng báo cáo mạng xã hội bằng AI: 6 bước đơn giản

Mọi nền tảng đều cung cấp cho bạn một bảng điều khiển. Không có nền tảng nào cung cấp cho bạn một báo cáo thực sự.

Bảng điều khiển chỉ hiển thị một kênh, trong một khoảng thời gian do nền tảng tự chọn, sử dụng các tên chỉ số do nền tảng tự đặt ra. Những gì quản lý của bạn muốn là thông tin bao quát mọi kênh, trong khoảng thời gian bạn quan tâm, với các số liệu có cùng một ý nghĩa trên tất cả các kênh đó. Nó cũng cần một câu tóm tắt ở trên cùng để giải thích những gì đã thay đổi.

Thu hẹp khoảng cách đó là công việc thủ công đối với hầu hết các đội ngũ. Năm lần xuất dữ liệu, một bảng tính, một vài thao tác sao chép-dán, và một giờ đồng hồ để đổi tên các cột. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách rút gọn quy trình đó thành sáu bước.

Báo cáo mạng xã hội là gì

Báo cáo mạng xã hội là một bản tóm tắt định kỳ về hiệu suất trên các kênh của bạn. It được xây dựng cho những người sẽ không tự mình mở bảng điều khiển của các nền tảng.

Vế cuối cùng chính là giới hạn cốt lõi khi thiết kế báo cáo. Nếu người đọc định mở Instagram Insights, bạn chỉ cần gửi cho họ một liên kết. Nhưng họ sẽ không làm thế. Vì vậy, tài liệu này phải đưa ra các nhận định — số liệu nào quan trọng, điều gì đã thay đổi, bạn dự định làm gì tiếp theo — thay vì chỉ bàn giao các chỉ số thô.

Báo cáo khác với bảng điều khiển ở một điểm nữa. Bảng điều khiển luôn cập nhật theo thời gian thực và không bao giờ đưa ra nhận định. Báo cáo được chốt tại một thời điểm cố định và phần lớn bao gồm các nhận định được hỗ trợ bởi các số liệu.

Những nội dung cần có

Sáu phần sau đây sẽ bao quát hầu hết mọi phiên bản của tài liệu này.

Phần	Giải đáp câu hỏi	Sai lầm thường gặp
Tiêu đề chính	Điều gì đã xảy ra trong kỳ này	Dùng tên tệp làm tiêu đề chính
Phạm vi tiếp cận và đối tượng	Có bao nhiêu người đã xem, lượng người theo dõi thay đổi ra sao	Đưa số lượng người theo dõi lên đầu
Tương tác	Lượng tương tác so với phạm vi tiếp cận	Báo cáo các con số tuyệt đối
Các bài viết hiệu quả nhất và kém nhất	Điều gì hiệu quả và điều gì không	Liệt kê mà không nêu lý do
Lưu lượng truy cập và kết quả chuyển đổi	Mạng xã hội đã điều hướng lượng truy cập đi đâu tiếp theo	Dừng lại trước khi đến phần này
Kế hoạch cho kỳ tới	Bạn sẽ làm gì khác đi	Bỏ qua hoàn toàn phần này

Tiêu đề chính. Một câu nêu rõ những gì đã xảy ra. "Phạm vi tiếp cận tăng 18% nhờ vào hai bài viết" là một tiêu đề chính. "Báo cáo tháng — Tháng 10" là một tên tệp.

Phạm vi tiếp cận và đối tượng. Có bao nhiêu người đã xem nội dung và lượng người theo dõi thay đổi như thế nào. Sự tăng trưởng thực chất ít quan trọng hơn những gì hầu hết các tài liệu thường thể hiện. Tuy nhiên, đây vẫn là điều đầu tiên người đọc tìm kiếm, vì vậy hãy đặt nó ở nơi họ mong đợi.

Tương tác. Lượng tương tác so với phạm vi tiếp cận, chứ không phải theo số liệu tuyệt đối. Một bài viết có 40 lượt bình luận trên 1,000 lượt hiển thị tốt hơn một bài viết có 200 lượt bình luận trên 90,000 lượt hiển thị.

Các bài viết hiệu quả nhất và kém nhất. Ba bài viết thành công và một bài viết thất bại, mỗi bài đi kèm một dòng giải thích lý do. Đây là phần mà mọi người thực sự đọc.

Lưu lượng truy cập và kết quả chuyển đổi. Những gì mạng xã hội đã điều hướng đến trang web của bạn và điều gì xảy ra tiếp theo. Hầu hết các tài liệu đều dừng lại trước phần này, đó là lý do tại sao chúng thường chỉ được đọc lướt qua.

Kế hoạch cho kỳ tới. Hai hoặc ba hành động cụ thể được rút ra từ các phần trên. Nếu không có phần này, báo cáo chỉ đơn thuần là một bảng điểm.

Sáu bước thực hiện

Báo cáo mạng xã hội phần lớn là vấn đề liên kết dữ liệu. Sáu bước này sẽ xử lý việc liên kết đó, giúp bạn chỉ còn việc viết các câu nhận định.

Bước 1: Xuất dữ liệu từ từng nền tảng

Hãy bắt đầu bằng việc tải các tệp xuất dữ liệu thô thay vì chụp ảnh màn hình. Mọi nền tảng lớn đều cung cấp tính năng xuất dữ liệu hiệu suất ở cấp độ bài viết dưới dạng CSV hoặc bảng tính. Dữ liệu cấp độ bài viết là yếu tố giúp bạn có thể so sánh ở các bước sau.

Hãy tải dữ liệu trong cùng một khoảng thời gian từ mỗi nền tảng, và tải thêm dữ liệu của một kỳ trước đó nữa. Bạn không thể nói "tăng 18%" nếu không có dữ liệu của kỳ trước trong cùng một tệp.

Đừng vội dọn dẹp bất cứ thứ gì lúc này. Việc muốn chỉnh sửa lại tên các cột trong tệp xuất dữ liệu của nền tảng là rất lớn, nhưng nó sẽ làm lãng phí khoảng thời gian một tiếng đồng hồ mà bạn đang cố gắng tiết kiệm.

Bước 2: Tải mọi thứ vào một nơi

Tải tất cả các tệp xuất dữ liệu lên cùng một lúc. Trong Powerdrill Bloom, điều đó có nghĩa là bạn chỉ cần thả các tệp CSV hoặc Excel vào dưới dạng một bộ dữ liệu. Trợ lý AI sẽ tự động đọc tất cả các tệp này, vì vậy bạn không cần phải gộp chúng thủ công trước.

Việc gộp dữ liệu thường là bước ngốn cả buổi chiều của bạn. Không có hai nền tảng nào gọi cùng một thứ bằng cùng một tên. Nền tảng này gọi là lượt hiển thị, nền tảng khác gọi là phạm vi tiếp cận, nền tảng thứ ba lại gọi là lượt xem và mang một ý nghĩa hoàn toàn khác với cả hai nền tảng kia.

Hãy yêu cầu trợ lý AI, bằng ngôn ngữ tự nhiên, ánh xạ các cột tương đương nhau. Sau đó, hỏi xem những cột nào không có cột tương ứng ở các nền tảng khác. Câu trả lời thứ hai này quan trọng hơn. Các chỉ số chỉ tồn tại trên một nền tảng duy nhất sẽ âm thầm làm sai lệch kết quả so sánh liên kênh sau này.

Bước 3: Liên kết dữ liệu với những gì đã xảy ra trên trang web của bạn

Một báo cáo chỉ dừng lại ở các chỉ số của nền tảng mới chỉ trả lời được câu hỏi "mọi người có nhìn thấy nó không" và bỏ ngỏ câu hỏi "nó có mang lại kết quả gì không".

Thêm tệp xuất dữ liệu phân tích của bạn vào cùng một bộ dữ liệu đó. Google Analytics 4 ghi nhận nguồn và phương tiện đã dẫn người dùng đến trang web. Nó cũng ghi nhận nguồn người dùng đầu tiên, được định nghĩa là "nguồn mà qua đó người dùng lần đầu tiên được tiếp cận", giúp phân biệt đối tượng mới với đối tượng quay lại.

Có hai định nghĩa của GA4 mà bạn cần biết chính xác trước khi đưa vào biểu đồ. Một phiên tương tác, theo cách diễn đạt của GA4, kéo dài "10 giây hoặc lâu hơn". Phiên đó cũng được tính nếu "có 1 hoặc nhiều sự kiện chuyển đổi hoặc có từ 2 lượt xem trang hoặc lượt xem màn hình trở lên". Tỷ lệ tương tác là "tỷ lệ phần trăm số phiên là phiên tương tác", và nó là nghịch đảo của tỷ lệ thoát.

Cả hai định nghĩa này đều đến từ tài liệu tham khảo về thứ nguyên và chỉ số của Google. Đó là những ngưỡng cụ thể, không phải là cảm tính. Nếu bạn đặt tỷ lệ tương tác của GA4 cạnh chỉ số tương tác riêng của một nền tảng, hãy nêu rõ đâu là đâu. Chúng đo lường những thứ không liên quan đến nhau.

Bước 4: Tính toán các số liệu so sánh

Các số liệu tổng thô hầu như không cho người đọc biết điều gì. Nhưng các số liệu so sánh thì có.

Hãy yêu cầu ba phép so sánh sau đây, theo đúng thứ tự này. So với kỳ trước, để trả lời câu hỏi "chúng ta có đang đi lên không". So với cùng kỳ năm ngoái, để loại bỏ yếu tố mùa vụ. So sánh giữa các kênh được chuẩn hóa theo phạm vi tiếp cận, để trả lời câu hỏi "chúng ta nên dành giờ làm việc tiếp theo cho kênh nào".

Hãy yêu cầu cả tỷ lệ tập trung nữa. Bao nhiêu phần trăm tổng lượng tương tác đến từ ba bài viết hàng đầu? Ở hầu hết các tài khoản, câu trả lời sẽ khiến bạn không mấy thoải mái. Nhưng đó lại là con số hữu ích nhất trong tài liệu, vì nó cho bạn biết kết quả đạt được là nhờ một quy trình có thể lặp lại hay chỉ là do may mắn.

Bước 5: Viết các phát hiện trước khi xây dựng bất kỳ thứ gì khác

Hãy viết các câu nhận định trước. Ba câu: điều gì đã xảy ra, tại sao nó xảy ra, và bạn sẽ làm gì tiếp theo.

Hãy làm việc này trước khi mở bất kỳ công cụ trình bày nào. Một phát hiện được viết sau khi đã có biểu đồ thường có xu hướng mô tả biểu đồ đó. Một phát hiện được viết trước tiên thường có xu hướng mô tả tình hình kinh doanh thực tế. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho bất kỳ bản cập nhật định kỳ nào, như chúng tôi đã đề cập trong bài viết về cách tạo bản cập nhật cho các bên liên quan bằng AI.

Hãy kiểm tra lại từng câu bằng một câu hỏi tiếp nối. Nếu câu "tương tác tăng" không thể đứng vững trước câu hỏi "tăng ở đâu, và liệu trước đó nó đã có xu hướng tăng chưa", thì đó chưa phải là một phát hiện thực sự.

Bước 6: Tạo báo cáo thành phẩm và lên lịch định kỳ

Bây giờ hãy tạo ra sản phẩm bàn giao. Hãy yêu cầu xuất báo cáo theo bất kỳ định dạng nào mà người đọc thực sự sẽ mở ra xem. Một bản trình chiếu cho cuộc họp, một tài liệu gửi vào hộp thư đến, hoặc một bảng tính cho người sẽ tiếp tục xử lý các con số.

Hãy giữ số lượng biểu đồ ở mức tối thiểu. Sáu phần không cần đến mười hai biểu đồ, và bất kỳ nội dung nào yêu cầu phải cuộn chuột quá nhiều đều sẽ bị đọc lướt qua.

Sau đó, hãy thiết lập để lặp lại quy trình này. Đây là một công việc định kỳ, vì vậy hãy lên lịch để chạy cùng một phân tích này cho các tệp xuất dữ liệu của tháng sau thay vì phải xây dựng lại từ đầu.

Bạn có thể tạo một báo cáo miễn phí với Powerdrill Bloom bằng cách sử dụng các tệp xuất dữ liệu của tháng trước.

Một báo cáo tốt trông như thế nào

Hai trang giấy, hoặc mười trang trình chiếu với một nửa trong số đó là phụ lục.

Trang một là tiêu đề chính, ba con số hỗ trợ cho tiêu đề đó, cùng các bài viết hiệu quả nhất và kém nhất. Trang hai là lưu lượng truy cập, kết quả chuyển đổi và các bước tiếp theo. Mọi thứ khác nên được đưa vào phần phụ lục ở cuối, nơi chúng có thể được lôi ra nếu có ai đó hỏi đến.

Các biểu đồ phải dễ đọc ngay từ cái nhìn đầu tiên và trung thực về mặt tỷ lệ. Một trục tung bắt đầu từ 90% để làm cho mức thay đổi chỉ hai điểm trông có vẻ kịch tính sẽ bị phát hiện bởi chính xác người mà bạn không muốn họ nhận ra nhất. Các ghi chú của chúng tôi về cách làm cho các trang trình bày dữ liệu dễ đọc sẽ giải quyết phần còn lại.

Hãy ghi rõ khoảng thời gian trên mỗi trang. Các tài liệu thường được chuyển tiếp cho nhau, và một biểu đồ không đính kèm ngày tháng cuối cùng sẽ bị hiểu nhầm là số liệu hiện tại.

Những gì mỗi nền tảng cung cấp cho bạn

Các tệp xuất dữ liệu có sự khác biệt khá lớn, vì vậy bạn nên tìm hiểu kỹ trước khi bắt đầu.

Hầu hết các nền tảng đều cung cấp các hàng dữ liệu ở cấp độ bài viết bao gồm lượt hiển thị hoặc phạm vi tiếp cận, một số dạng số liệu tương tác và mốc thời gian. Bộ ba này là mức tối thiểu bạn cần, và chúng thường luôn có sẵn.

Những gì khác biệt nằm ở tất cả các phần còn lại. Các nền tảng video bổ sung thêm thời gian xem và tỷ lệ hoàn thành, những chỉ số không có phiên bản tương đương trên các kênh ưu tiên văn bản. Một số nền tảng báo cáo sự thay đổi lượng người theo dõi dưới dạng chuỗi dữ liệu hàng ngày, trong khi những nền tảng khác chỉ báo cáo dưới dạng tổng số của cả kỳ. Phạm vi tiếp cận được định nghĩa khác nhau ở hầu hết mọi nơi, và một vài nền tảng chỉ báo cáo chỉ số này cho các nội dung trả phí.

Hệ quả thực tế là các so sánh liên kênh của bạn nên được xây dựng dựa trên bộ ba chỉ số tồn tại ở mọi nơi: Lượt hiển thị, lượt tương tác và ngày tháng. Mọi thứ khác nên được đưa vào phần chi tiết của từng kênh thay vì đưa vào một biểu đồ gộp chung cả năm nền tảng trên cùng một trục tọa độ.

Có một hệ quả thứ hai mà bạn nên chuẩn bị trước. Các nền tảng thường thay đổi cấu trúc xuất dữ liệu của họ mà không hề báo trước. Nếu một phân tích hàng tháng đột nhiên báo cáo một chỉ số bị trống, hãy kiểm tra tên các cột trong tệp của tháng này so với tháng trước trước khi vội kết luận rằng hiệu suất của bạn đã sụt giảm nghiêm trọng.

Hãy giữ lại các tệp xuất dữ liệu thô thay vì chỉ giữ tệp đã gộp. Khi có ai đó thắc mắc về một con số sáu tuần sau đó, tệp xuất dữ liệu gốc là thứ duy nhất có thể giải quyết vấn đề. Nó cũng cho phép bạn xây dựng lại phân tích nếu bạn thay đổi cách định nghĩa một chỉ số nào đó giữa chừng trong năm.

Tần suất thực hiện báo cáo

Hàng tháng là tần suất phù hợp với hầu hết các đội ngũ. Khoảng thời gian này đủ dài để các xu hướng xuất hiện và đủ ngắn để kịp thời hành động.

Hàng tuần sẽ phù hợp với các tài khoản đăng bài hàng ngày với số lượng lớn. Phần lớn nó đóng vai trò như một bản kiểm tra nội bộ hơn là một tài liệu để bạn gửi cho người khác. Hàng quý dành cho những đối tượng muốn xem xu hướng tổng thể hơn là các chiến thuật chi tiết, và nó nên là một tài liệu khác, ngắn gọn hơn.

Dù tần suất thế nào, hãy giữ cấu trúc báo cáo giống hệt nhau giữa các kỳ. Một báo cáo mạng xã hội có các phần bị xáo trộn mỗi tháng sẽ buộc người đọc phải làm quen lại từ đầu. Họ sẽ ngừng đọc khi đến bản báo cáo thứ ba.

Người đọc là ai sẽ quyết định nội dung bên trong

Cùng một bộ số liệu có thể hỗ trợ cho ba tài liệu khác nhau, và việc gửi sai tài liệu sẽ làm lãng phí thời gian của tất cả mọi người.

Đối với quản lý của bạn, hãy bắt đầu bằng việc so sánh với kế hoạch và với kỳ trước. Họ đã biết bạn đăng những gì. Điều họ cần biết là liệu xu hướng có đang đi đúng hướng hay không và liệu bạn có nhận ra cùng một vấn đề giống như họ hay không.

Đối với ban lãnh đạo, hãy cắt bỏ hoàn toàn các chi tiết ở cấp độ bài viết và bắt đầu bằng các kết quả chuyển đổi. Số phiên truy cập, lượt đăng ký, doanh thu được quy cho mạng xã hội. Một báo cáo mạng xã hội mở đầu bằng lượt hiển thị sẽ làm mất lòng nhóm người đọc này ngay từ trang đầu tiên. Lượt hiển thị không phải là một con số mà ban lãnh đạo có thể đưa ra hành động, vì vậy tài liệu này sẽ bị coi là thông tin nhiễu đối với họ.

Đối với đội ngũ của chính bạn, hãy làm ngược lại. Hiệu suất ở cấp độ bài viết là phần hữu ích nhất, và con số tỷ lệ tập trung từ Bước 4 là thứ đáng để thảo luận nhất. Phiên bản này có thể là một bảng tính thay vì một tài liệu trình bày.

Một bộ dữ liệu, ba cách tiếp cận. Phân tích từ sáu bước trên sẽ hỗ trợ cho cả ba phiên bản này. Đó là lý do thực sự tại sao bạn nên thực hiện công việc liên kết dữ liệu một cách bài bản ngay từ đầu, thay vì phải đi gom nhặt ảnh màn hình mỗi lần làm báo cáo.

Các sai lầm thường gặp

Đưa số lượng người theo dõi lên đầu. Số lượng người theo dõi là chỉ số ít liên quan nhất đến các kết quả chuyển đổi thực tế. Đây cũng là chỉ số dễ bị người khác đem ra chất vấn bạn nhất.

So sánh các con số thô giữa các kênh. Một nền tảng có lượng khán giả lớn gấp mười lần sẽ luôn chiến thắng trong mọi phép so sánh tuyệt đối và không giúp bạn rút ra được bài học gì. Hãy chuẩn hóa số liệu theo phạm vi tiếp cận.

Không có dữ liệu kỳ trước. Một con số không có gì để so sánh chỉ là thông tin vụn vặt chứ không phải là bằng chứng, và người đọc cũng sẽ đối xử với nó như vậy.

Chụp ảnh màn hình bảng điều khiển. Chúng mang theo cách định khung của riêng nền tảng đó, không thể đọc được trên điện thoại, và không thể truy xuất lại nguồn gốc khi có ai đó nghi ngờ về một con số.

Dừng lại trước khi đến phần kết quả chuyển đổi. Nếu báo cáo không bao giờ đề cập đến lưu lượng truy cập, lượt đăng ký hoặc doanh thu, thì nó chỉ đang đo lường hoạt động chứ không phải kết quả. Hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo báo cáo phễu tiếp thị từ dữ liệu thô sẽ đề cập đến bước tiếp theo sau bước này.

Không có đề xuất. Một báo cáo mạng xã hội không có kế hoạch cho kỳ tới sẽ đẩy công việc tổng hợp và phân tích sang cho người đọc. Họ sẽ bỏ qua nó hoặc tự đưa ra một kết luận không đúng với ý định của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Một báo cáo mạng xã hội nên bao gồm những gì?

Một phát hiện chính ở tiêu đề, phạm vi tiếp cận và sự thay đổi của đối tượng, cùng lượng tương tác so với phạm vi tiếp cận. Tiếp theo là các bài viết hiệu quả nhất và kém nhất kèm theo lý do, lưu lượng truy cập và kết quả chuyển đổi, cuối cùng là kế hoạch cho kỳ tới.

Một báo cáo mạng xã hội trông như thế nào?

Hai trang giấy, hoặc một bản trình chiếu ngắn kèm theo phụ lục. Tiêu đề chính và các con số hỗ trợ ở phần đầu, kết quả chuyển đổi và các bước tiếp theo ở phần thứ hai, các chi tiết khác nằm ở phần phụ lục cuối trang.

Làm thế nào để tôi tạo ra một báo cáo?

Xuất dữ liệu ở cấp độ bài viết từ mỗi nền tảng cho kỳ hiện tại và kỳ trước. Tải các tệp xuất dữ liệu lên cùng nhau, liên kết chúng với dữ liệu phân tích của bạn, sau đó tính toán các so sánh giữa các kỳ và so sánh liên kênh. Viết các phát hiện, sau đó tạo tài liệu báo cáo.

Những chỉ số nào nên có trong báo cáo?

Phạm vi tiếp cận, tỷ lệ tương tác, sự thay đổi lượng người theo dõi, hiệu suất của bài viết hàng đầu, các phiên truy cập từ nguồn giới thiệu, và bất kỳ kết quả chuyển đổi nào mà doanh nghiệp của bạn thực sự tính toán. Hãy bỏ qua bất kỳ chỉ số nào mà bạn không thể đưa ra hành động dựa trên nó.

Báo cáo này có thể tự động hóa được không?

Việc phân tích và tạo tài liệu có thể được lên lịch để tự động chạy lại dựa trên các tệp xuất dữ liệu mới. Tuy nhiên, phần phát hiện vẫn cần có con người thực hiện, bởi vì việc quyết định điều gì là quan trọng là phần việc không thể lặp lại một cách máy móc.

Lời kết

Phần khó nhất không phải là các con số. Mọi nền tảng đều cung cấp những con số đó cho bạn. Phần khó nhất là quyết định xem con số nào thực sự quan trọng trong tháng này, diễn đạt điều đó trong một câu ngắn gọn, và chỉ ra bạn sẽ làm gì khác đi.

Hãy tập hợp các tệp xuất dữ liệu vào một nơi. Chuẩn hóa tên các chỉ số trước khi bạn vẽ bất kỳ biểu đồ nào. Liên kết nó với những gì đã xảy ra trên trang web của bạn, và viết các phát hiện trước khi bạn xây dựng bản trình chiếu. Sau đó, hãy lên lịch định kỳ cho nó, để tháng sau bạn chỉ mất thời gian viết các câu nhận định mà không phải làm gì khác.