Zamanında Teslimat Raporu Nasıl Oluşturulur: 2026'da 6 Hızlı Kontrol

Zamanında teslimat raporu, tek bir soru gibi görünen ama aslında iki sorudan oluşan bir konuya yanıt verir: Söylediğimiz zamanda kargoya verdik mi ve paket müşterinin beklediği zamanda ulaştı mı? Bunların sorumluları ve zamanlayıcıları farklıdır. Bu kılavuz, bu iki süreci birbirinden ayıran bir rapor oluşturmanızı sağlar ve bir rakam telaffuz edilmeden önce yapılması gereken altı kontrolü listeler.

"Zamanında teslimat" neden sadece şirket içi bir metrik değildir?

Çoğu ekip bunu kendi belirledikleri bir KPI olarak görür. Ancak ABD'de mesafeli olarak satılan her şey için bu durumun bir kısmı yasal düzenlemelerle belirlenmiştir.

Federal Ticaret Komisyonu (FTC) bu konuda bir kural yayınlamıştır. Kurumun Mail, Internet, or Telephone Order Merchandise Rule yönergesi, "belirli bir süre içinde kargoya verebileceğinizi belirtmek veya ima etmek için" makul bir dayanağınız olmasını gerektirir. Herhangi bir gönderim süresi belirtilmediğinde, 30 gün içinde kargoya verebileceğinize inanmak için makul bir dayanağa ihtiyacınız vardır. Bu nedenle buna genellikle 30 Gün Kuralı denir.

Bu kılavuzdaki iki detay, raporun nasıl oluşturulması gerektiğini değiştirir.

Süre belirli bir anda başlar. FTC, yükümlülüğünüzün "usulüne uygun olarak tamamlanmış bir sipariş aldığınız anda başladığını" belirtir. Bunu, "siparişi yerine getirmek için ihtiyacınız olan tüm bilgilerin eşlik ettiği" doğru, tam veya kısmi ödemeyi aldığınız an olarak tanımlar.

Bu, sipariş oluşturulduğunda sisteminizin kaydettiği zaman damgasıyla her zaman aynı değildir.

Çoğu zaman tutulan bir söz, tutulmuş sayılmaz. FTC'ye doğrudan bir satıcının "çoğu zaman" 48 saat içinde kargoya verdiğini söyleyip söyleyemeyeceği sorulmuştur. Cevap ise, bu durumda "her zaman 48 saat içinde kargoya vermeniz veya gecikme bildiriminde bulunmanız gerekeceğidir."

Başarısızlık durumunda izlenecek yol da belirlenmiştir. Belirtilen süre içinde kargoya veremezseniz, gecikme için müşterinin onayını almanız gerekir.

Kılavuz, bu bildirim için bir üst sınır getirmektedir. Hiçbir bildirim "başlangıçta vaat ettiğiniz süreden daha uzun süremez" ve herhangi bir süre vaat edilmediğinde sınır 30 gündür. Bu kurala uyulmaması durumunda sipariş iptal edilmeli ve derhal para iadesi yapılmalıdır.

Metin boyunca geçen şu kelimeye dikkat edin: teslim etmek değil, kargoya vermek. Bu ayrım tüm raporu şekillendirir.

Kuralın neleri kapsam dışı bıraktığını kontrol etmekte de fayda vardır. FTC; ilk gönderimden sonraki dergi aboneliklerini, tohumları ve büyüyen bitkileri, kapıda ödemeli siparişleri ve hizmetleri kapsayan muafiyetleri listeler. Kataloğunuzun bir kısmı bu kapsamın dışındaysa, zamanında teslimat raporunuzda hangi kısım olduğunu belirtmeniz gerekir.

Başlamadan önce ihtiyacınız olanlar

Genellikle farklı sistemlerde bulunan dört dışa aktarım dosyası.

• Siparişler; oluşturulma zamanı, ödeme onay zamanı ve ödeme sayfasında gösterilen taahhüt ile birlikte.
• Sipariş Karşılama; toplama, paketleme ve teslim etme zaman damgaları ile birlikte.
• Kargo takibi; ilk tarama ve teslimat taraması ile birlikte.
• İstisnalar; iptalleri, iadeleri ve gönderilen gecikme bildirimlerini kapsar.

Ayrıca önceden üzerinde anlaşmaya varılmış yazılı bir tanıma ihtiyacınız vardır: Hangi zaman damgası "kargoya verildi" olarak kabul edilecek?

Etiketin oluşturulması ile kargonun ilk taraması arasında tam bir gün fark olabilir. Bunları birbirine karıştıran bir zamanında teslimat raporu istikrarlı bir ölçüm yapamaz ve bu fark tam da deponun en yoğun olduğu zamanlarda açılma eğilimindedir.

Rapor manuel olarak nasıl oluşturulur?

Seçenek 1: Bir e-tabloda bir aylık siparişler

Bir ayı dışa aktarın, kargoya verilme tarihinden vaat edilen tarihi çıkarın ve kaç tanesinin negatif olduğunu sayın. Bu size öğle yemeğine kadar bir rakam verir.

Ayrıca iki zamanlayıcı problemini tamamen gizler, çünkü tek bir çıkarma işlemi gecikmenin sizden mi yoksa kargo şirketinden mi kaynaklandığını söyleyemez.

Seçenek 2: Siparişleri kargo takibiyle birleştirin

Kargo takip dışa aktarımını yanına getirin ve sipariş kimliği üzerinden eşleştirin. Artık teslimat sürenizi taşıma süresinden ayrı olarak ölçebilirsiniz.

Buradaki zorluk birleştirmedir. Sipariş kimlikleri ve takip numaraları nadiren bire bir eşleşir, çünkü bölünmüş gönderiler tek bir sipariş için birden fazla takip numarası oluşturur.

Seçenek 3: İstisna verilerini ekleyin

Eksiksiz sürüm; iptalleri, iadeleri ve tüm gecikme bildirimlerini içerir. Raporun yalnızca operasyonel soruyu değil, uyumluluk sorusunu da yanıtlamasını sağlayan şey budur.

Öğleden sonranızın tamamını alacak kısım da burasıdır, çünkü istisna verileri genellikle dört dışa aktarım dosyası arasında en düzensiz olanıdır.

Yapay zeka ile rapor nasıl oluşturulur?

Adım 1: Dört dışa aktarım dosyasını da birlikte yükleyin

Powerdrill Bloom uygulamasını açın ve sipariş, sipariş karşılama, kargo ve istisna dosyalarını tek bir çalışma alanına yükleyin. Bunları birlikte yüklemek önemlidir, çünkü işin büyük kısmı birleştirmeden ibarettir.

Ardından, müşteriye gösterilen taahhüdün hangi sütunda yer aldığını doğal dille belirtin. "Kargoya verildi" olarak kabul ettiğiniz zaman damgasını ve ödeme onayını belirten zaman damgasını adlandırın. Bu üç tanım, bundan sonraki her bir rakamı belirler.

Adım 2: Herhangi bir yüzdeden önce birleştirilmiş tabloyu isteyin

Her sipariş için şu bilgileri içeren tek bir satır isteyin: ödeme onaylandı, vaat edilen tarih, teslim etme, ilk kargo taraması, teslimat taraması ve varsa istisna işareti. Kaç siparişin bir takip kaydıyla eşleşmediğini sorun.

Bu eşleşmeyen sayısı sizin kalite kontrol eşiğinizdir. Bölünmüş gönderiler bunun bir kısmını açıklar; yüksek bir sayı, birleştirmenin farklı bir anahtara ihtiyaç duyduğu anlamına gelir.

Oranları ancak tablo doğru olduğunda istemelisiniz.

Adım 3: Her iki oranı da ayrı ayrı isteyin, ardından dışa aktarın

Tek bir rakam yerine iki rakam isteyin: ödeme onayından teslim etmeye kadar ölçülen vaat edilen sürede kargolama oranı ve teslimat taramasına kadar ölçülen tahmini sürede teslimat oranı. Her birinin kargo şirketine ve haftaya göre dökümünü isteyin.

Birleştirilmiş tabloyu özetle birlikte dışa aktarın. Bu çeyreğin tablosu hala duruyorsa, gelecek çeyreğin raporu bir gün yerine bir saat sürer. Zamanlanmış görevler her planda listelenir; Free planında bir adet, Pro ve üzeri planlarda ise 20 adet bulunur.

Rakamı yayınlamadan önce yapılması gereken 6 hızlı kontrol

Kontrol 1: Süre doğru anda mı başlıyor?

Raporunuzun sipariş oluşturulmasından itibaren ölçüm yaptığını, ancak ödeme veya adres onayının daha sonra geldiğini varsayalım. Bu durumda, FTC'nin tanımına göre sahip olmadığınız fazladan bir süreyi kendinize tanımış olursunuz. İkisinden daha geç olanından itibaren ölçüm yapın.

Kontrol 2: Belirtilen taahhüt, sitede gerçekten yazanla eşleşiyor mu?

Şirket içi SLA'yı değil, ödeme sayfasında gösterilen taahhüt metnini çekin. Site 48 saat diyorsa, raporun 48 saate göre ölçülmesi gerekir, çünkü kuralın bağlandığı beyan budur.

Kontrol 3: "Kargoya verildi" her yerde tek bir olay mı?

Etiket oluşturuldu, depo teslimi ve kargo ilk taraması üç farklı zaman damgasıdır. Birini seçin, rapor başlığına yazın ve her analizde onu kullanın.

Kontrol 4: Geciken ve iptal edilen siparişler hala paydaya dahil mi?

Bunları hariç tutmak, zamanında teslimat oranının sessizce şişirilmesinin en yaygın yoludur. Kaçırılan bir taahhütten sonra iptal edilen bir sipariş, hariç tutulan bir durum değil, bir başarısızlıktır.

Kontrol 5: Sizin gecikmeniz kargo şirketininkinden ayrılmış mı?

Her zaman iki sütun olmalıdır: taahhüde karşı teslim etme ve kargo tahminine karşı taşıma. Bunları birleştirmek, ne deponuzun ne de kargo şirketinizin üzerinde işlem yapabileceği bir rakam ortaya çıkarır.

Kontrol 6: Gecikme bildirimleri kendi sonuçları olarak takip ediliyor mu?

Kural gereği, zamanında yapılan bir bildirim ve onay ile yönetilen bir gecikme, sessizce kaçırılan bir gecikmeden farklı bir sonuçtur. Rapor bunları ayırt edemiyorsa, bir uyumluluk yanıtını destekleyemez.

Raporda neler yer almalı?

Metrik	Nasıl elde edilir	Neden önemlidir
Kapsamdaki siparişler	İstisnalar beyan edildikten sonraki sayı	Her şeyin dayandığı payda
Vaat edilen sürede kargolama oranı	Belirtilen taahhüde karşı teslim etme	Sizin kontrol ettiğiniz kısım
Tahmini sürede teslimat oranı	Kargo tahminine karşı teslimat taraması	Müşterinin deneyimlediği şey
Medyan teslim etme saati	Ödeme onayından teslim etmeye kadar geçen süre	Oran değişmeden önceki sapmayı gösterir
Gönderilen gecikme bildirimleri	İstisna dışa aktarımı	Yönetilen bir gecikme ile sessizce kaçırılan gecikme arasındaki fark
Kargo şirketine göre oran	Kargo şirketine göre ayrılmış takip dışa aktarımı	Kargo şirketiyle yapılacak bir görüşmeyi destekleyen tek görünüm
Bölünmüş gönderi payı	Birden fazla takip numarası olan siparişler	Eşleşmeyen satırların çoğunu açıklar

Teslim etme süresi için ortalama yerine medyan kullanın. Stok nedeniyle bekletilen birkaç sipariş ortalamayı aşağı çekecek ve normalde sağlıklı geçen bir haftayı gizleyecektir.

En iyi uygulamalar ve yaygın hatalar

Asla tek bir oran değil, her zaman iki oran raporlayın. Tek bir harmanlanmış rakam, depo sorunu ile kargo şirketi sorununu birbirinden ayıramaz ve her iki ekip de buna itiraz edecektir.

Tanımları rapor başlığına yazın. Hangi zaman damgası, hangi istisnalar, hangi taahhüt kaynağı. Tanımları göremeyen bir okuyucu orana güvenemez.

Ortalama bir taahhüt belirtmeyin. FTC kılavuzu, yapılan her beyanı bağlayıcı olarak kabul eder, bu nedenle toplu bir veri uyumluluk sorusu için yanlış bir çerçevedir.

Kuralın neleri kapsamadığını kontrol edin. FTC; tohumlar ve büyüyen bitkiler, kapıda ödemeli siparişler ve hizmetler dahil olmak üzere muafiyetleri listeler. Kataloğunuzun büyük bir kısmı muafsa, bunu sessizce karıştırmak yerine raporda belirtin.

Stok tükenmelerini oranın yanında tutun. Stok olmamasından kaynaklanan kaçırılmış bir taahhüt, bir sipariş karşılama sorunu değil, planlama sorunudur. stok tükenmesi raporu kılavuzumuz bu konuyu ele almaktadır.

Bunu iadeler ve satış trendlerinin yanında okuyun. Geciken gönderiler daha sonra iade ve daha zayıf tekrarlayan satın alma olarak kendini gösterir. ürün iadeleri raporu ve ham e-ticaret siparişlerini bir satış trendi raporuna dönüştürme hakkındaki kılavuzlarımız bu komşu görünümleri kapsamaktadır. e-ticaret analitiği araçları derlememiz ise daha geniş araç yelpazesini ele alır. Kaynak veri bir çalışma kitabında başlıyorsa, Excel AI assistant sayfası bu yolu gösterir.

Sonuç

Kullanışlı bir zamanında teslimat raporu tek bir yüzdeden ibaret değildir. Siparişin gerçekten tamamlandığı andan itibaren, sitenizin gerçekten verdiği taahhüde karşı ölçülen, net bir şekilde ayrılmış iki zamanlayıcıdır.

Önce birleştirilmiş tabloyu oluşturun, altı kontrolü gerçekleştirin ve ardından hesaplayın. Bundan sonra yayınlayacağınız rakam, hem operasyonel incelemede hem de uyumluluk incelemesinde savunabileceğiniz bir rakam olacaktır.

Sipariş ve kargo dışa aktarımlarınız zaten hazır mı? Powerdrill Bloom'u deneyin ve bunları bugün öğleden sonra birleştirin.

Sıkça sorulan sorular

Zamanında teslimat raporu nedir?

Siparişlerin vaat edilen zamana ne sıklıkla uyduğunu ölçen bir rapordur. Eksiksiz bir sürüm, sizin kontrol ettiğiniz kargolama performansını, kargo şirketinin kontrol ettiği taşıma performansından ayırır.

Kargolama süresi yasal olarak ne zaman başlar?

FTC, yükümlülüğün usulüne uygun olarak tamamlanmış bir sipariş aldığınızda başladığını belirtir. Bu; siparişi yerine getirmek için gereken tüm bilgilerin eşlik ettiği doğru, tam veya kısmi ödeme anlamına gelir.

Çoğu zaman uyduğumuz bir kargolama süresinin reklamını yapabilir miyiz?

FTC'nin kılavuzu hayır diyor. 48 saat içinde kargoya verdiğinizi beyan ediyorsanız, her seferinde 48 saat içinde kargoya vermeniz veya bir gecikme bildirimi göndermeniz gerekir.

Geciken ve ardından iptal edilen siparişler oranı olumsuz etkilemeli mi?

Evet. Bunları hariç tutmak oranı şişirir. Bunları ayrı bir sonuç olarak takip edin ve paydada tutun.

Ya gecikmeye kargo şirketi neden olduysa?

Bunu kendi sütununda raporlayın. FTC yükümlülükleri siparişin kargoya verilmesiyle ilgilidir, bu nedenle kargo şirketinin taşıma sorunu aynı ölçümden ziyade operasyonel bir konudur.