วิธีเขียนบทสรุปการนำเสนอ - ขั้นตอน ตัวอย่าง และเทมเพลต
สไลด์นำเสนอส่วนใหญ่ถูกอ่านเพียงครั้งเดียวและแทบไม่มีใครจำได้ ส่วนสรุปการนำเสนอคือส่วนที่ผู้คนจะเก็บไว้ ส่งต่อ และนำมาอ้างอิงกับคุณในอีกสามสัปดาห์ต่อมา
และยังเป็นส่วนที่คนส่วนใหญ่เขียนเป็นลำดับสุดท้ายอย่างรีบเร่งหลังจากทำสไลด์เสร็จแล้ว ซึ่งลำดับขั้นตอนเช่นนั้นถือว่ากลับหัวกลับหาง และมันก็แสดงออกมาให้เห็นในผลลัพธ์ที่ได้
คู่มือนี้จะอธิบายว่าสรุปการนำเสนอคืออะไรและมีรูปแบบใดบ้าง จากนั้นจะนำเสนอวิธีการ 3 ขั้นตอนที่ใช้ได้ผลดีทั้งกับสไลด์ของคุณเองหรือของผู้อื่น
สรุปการนำเสนอคืออะไร
สรุปการนำเสนอคือข้อความสั้นๆ ที่ถ่ายทอดประเด็นสำคัญของการนำเสนอได้โดยไม่จำเป็นต้องมีตัวสไลด์นำเสนอประกอบ
นิยามนี้มีความชัดเจนและเด็ดขาด หากผู้อ่านยังจำเป็นต้องดูสไลด์เพื่อทำความเข้าใจ นั่นไม่ใช่บทสรุป แต่เป็นเพียงคำอธิบายภาพ
มี 3 สิ่งที่แยกสรุปการนำเสนอที่แท้จริงออกจากสารบัญ:
- ระบุข้อสรุป ไม่ใช่แค่หัวข้อ "อัตราการเลิกใช้งานเพิ่มขึ้นในกลุ่มลูกค้าองค์กร" ดีกว่าคำว่า "การวิเคราะห์อัตราการเลิกใช้งาน"
- ระบุตัวเลขที่สำคัญจริงๆ แค่สองหรือสามตัว ไม่ใช่ยี่สิบตัว
- บอกสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป บทสรุปที่จบลงโดยไม่มีการตัดสินใจจะปล่อยให้ผู้อ่านต้องไปคาดเดาเอาเอง
3 รูปแบบ และแบบไหนที่คุณต้องการ
คำนี้ครอบคลุมหน้าที่การทำงานที่แตกต่างกัน 3 อย่าง การเขียนผิดรูปแบบคือความล้มเหลวที่พบได้บ่อยที่สุด ซึ่งมักเกิดขึ้นเพราะไม่มีใครถามว่าต้องการรูปแบบใดกันแน่
| ประเภท | ความยาว | เขียนเมื่อใด | ผู้อ่าน |
|---|---|---|---|
| สไลด์สรุป | 1 สไลด์, 30–60 คำ | ก่อนการนำเสนอ | ทุกคนในห้องประชุม |
| บทคัดย่อหรือตัวอย่างข้อมูล | 50–150 คำ | ก่อนการนำเสนอ | ผู้ที่กำลังตัดสินใจว่าจะเข้าร่วมฟังหรือไม่ |
| สรุปหลังการนำเสนอ | 200–500 คำ | หลังการนำเสนอ | ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วม และตัวคุณเองในอนาคต |
สไลด์สรุปจะอยู่ภายในชุดสไลด์นำเสนอ หากนั่นคือสิ่งที่คุณต้องการ คู่มือสำหรับ executive summary slide ของเราได้ครอบคลุมการจัดวางเลย์เอาต์เฉพาะสำหรับสไลด์ไว้แล้ว
เวอร์ชันหลังการนำเสนอจะเป็นเอกสาร ไม่ใช่สไลด์ มันจะต้องสามารถสื่อสารได้เข้าใจแม้จะถูกนำมาอ่านลอยๆ ในอีกหกสัปดาห์ต่อมาโดยผู้ที่ไม่ได้อยู่ในห้องประชุม คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับ post-presentation recap ของเราได้ครอบคลุมรูปแบบดังกล่าวไว้แล้ว
วิธีการเขียนด้านล่างนี้ใช้ได้เหมือนกันทั้งสามรูปแบบ
สิ่งที่ควรอยู่ในสรุปการนำเสนอ
หากลองถอดโครงสร้างของสรุปการนำเสนอที่ดีออกมา คุณจะพบองค์ประกอบ 5 อย่าง แม้จะไม่จำเป็นต้องปรากฏครบทั้ง 5 อย่างทุกครั้ง แต่การตัดส่วนใดออกไปควรเกิดจากการตัดสินใจอย่างตั้งใจ ไม่ใช่เพราะความหลงลืม
- คำถามที่การนำเสนอนี้ตอบ หนึ่งประโยค หากคุณเขียนประโยคนี้ไม่ได้ แสดงว่าสไลด์นำเสนอนั้นไม่มีคำถามหลักตั้งแต่แรก
- คำตอบ หนึ่งประโยคเช่นกัน และนี่จะเป็นประโยคที่ผู้คนนำไปอ้างอิง
- หลักฐาน ตัวเลขสองหรือสามตัว พร้อมระบุแหล่งที่มาของแต่ละตัว
- ข้อจำกัดหรือข้อควรระวัง สิ่งที่การวิเคราะห์ไม่ได้ครอบคลุม หรือจุดที่มีความน่าเชื่อถือต่ำ
- ขั้นตอนต่อไป ใครต้องทำอะไร และภายในเมื่อใด
ข้อควรระวังมักเป็นส่วนที่ผู้คนตัดออกเพื่อลดความยาว แต่ขอให้เก็บไว้ เพราะสรุปการนำเสนอที่ดูมีความมั่นใจเกินกว่าความเป็นจริงของงานวิเคราะห์นั้นแย่ยิ่งกว่าการไม่มีสรุปเลยเสียอีก เนื่องจากมันจะถูกส่งต่อแพร่หลายไปไกลกว่าเงื่อนไขหรือข้อจำกัดที่คุณระบุไว้ในงานจริง
วิธีเขียนสรุปการนำเสนอ
3 ขั้นตอน ลำดับก่อนหลังมีความสำคัญมากกว่าความเร็ว
ขั้นตอนที่ 1: เขียนคำตอบก่อนเขียนสิ่งอื่นใด
เปิดเอกสารเปล่าขึ้นมา ไม่ใช่เปิดชุดสไลด์ เขียนประโยคหนึ่งประโยคเพื่อตอบคำถามที่การนำเสนอนี้ตั้งใจจะตอบ
ทำขั้นตอนนี้ก่อนที่จะกลับไปอ่านสไลด์ของคุณใหม่ เพราะการกลับไปอ่านจะดึงดูดให้คุณสรุปตามโครงสร้างของสไลด์ ซึ่งโครงสร้างไม่ใช่ประเด็นสำคัญ แต่เป็นผลลัพธ์ที่ค้นพบต่างหาก
หากประโยคนั้นยาวเกินกว่า 25 คำ การนำเสนอของคุณอาจมีประเด็นโต้แย้งสองประเด็น ให้เขียนทั้งสองประโยคออกมา แล้วตัดสินใจว่าประเด็นใดควรเป็นประเด็นหลัก
ทดสอบประเด็นนี้ด้วยตัวมันเอง ลองยื่นประโยคนี้ให้คนที่ไม่ได้อยู่ในห้องประชุมอ่าน หากปฏิกิริยาแรกของพวกเขาคือคำถามเพื่อขอความกระจ่างแทนที่จะเป็นความเข้าใจหรือการตอบรับ แสดงว่าประโยคนั้นยังไม่มีน้ำหนักเพียงพอ
ขั้นตอนนี้คือจุดตัดสินว่าสรุปการนำเสนอจะรุ่งหรือร่วง ทุกอย่างหลังจากนี้เป็นเพียงแค่การประกอบชิ้นส่วนเข้าด้วยกัน
ข้อควรระวังอย่างหนึ่ง หากประโยคคำตอบเปลี่ยนไปเรื่อยๆ ในขณะที่คุณเขียน แสดงว่าการวิเคราะห์ยังไม่เสร็จสิ้น ให้หยุดเขียนแล้วกลับไปดูข้อมูลใหม่อีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 2: ดึงตัวเลข 3 ตัวที่ช่วยสนับสนุนคำตอบนั้น
คราวนี้ให้กลับไปที่ชุดสไลด์พร้อมกับเป้าหมายที่ชัดเจน ค้นหากลุ่มตัวเลขที่น้อยที่สุดที่สามารถทำให้ประโยคของคุณมีความน่าเชื่อถือ
ตัวเลข 3 ตัวมักจะเป็นขีดจำกัดสูงสุด เพราะหลังจากนั้นผู้อ่านจะเริ่มไม่รับรู้ข้อมูลตัวเลขแล้ว นอกจากนี้ การใส่ตัวเลขมาเป็นพรืดเป็นสัญญาณบ่งบอกว่าคุณไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าตัวเลขใดสำคัญจริงๆ
สำหรับตัวเลขแต่ละตัว ให้บันทึกแหล่งที่มาไว้ด้วย ไม่ใช่แค่ระบุว่า "จากแดชบอร์ด" แต่ต้องระบุตาราง ไฟล์ หรือคิวรีจริง การทำเช่นนี้อาจเสียเวลาเพิ่มขึ้นหนึ่งนาที แต่จะช่วยประหยัดเวลาได้เป็นชั่วโมงเมื่อมีคนมาโต้แย้งตัวเลขนั้นเป็นครั้งแรก
ปัดเศษตัวเลขเพื่อให้อ่านง่ายขึ้นได้ แต่อย่าปัดเศษจนทำให้ข้อสรุปเปลี่ยนไป การเปลี่ยนจาก 4.2% เป็น 4% นั้นยอมรับได้ แต่การปัดเศษจาก 4.6% เป็น 5% ในบทสรุปที่พูดถึงการก้าวข้ามเกณฑ์ 5% นั้นไม่สามารถทำได้
หากตัวเลขของคุณมาจากสเปรดชีต วิธีการจัดการจะครอบคลุมอยู่ในคู่มือ summarizing Excel data without pivot tables ของเรา
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มข้อควรระวังและขั้นตอนต่อไป จากนั้นจึงตัดส่วนเกินออก
ตอนนี้คุณมีคำตอบและหลักฐานแล้ว เหลืออีกสองสิ่งที่ต้องทำ
ใส่ข้อควรระวังทันทีหลังจากแสดงหลักฐาน โดยเขียนเป็นประโยคเดียว ระบุขอบเขตของการวิเคราะห์ เช่น ช่วงวันที่ กลุ่มข้อมูลที่ถูกคัดออก หรือปัญหาด้านคุณภาพข้อมูลที่คุณต้องหาทางเลี่ยง ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นข้อควรระวังที่ควรระบุ
ขั้นตอนต่อไปจะอยู่เป็นลำดับสุดท้าย และต้องระบุชื่อผู้รับผิดชอบด้วย ประโยคที่ว่า "เราควรทบทวนเรื่องราคา" ไม่ใช่ขั้นตอนต่อไป แต่ประโยคที่ว่า "การทบทวนราคา รับผิดชอบโดย Dana ก่อนการประชุมคณะกรรมการในเดือนตุลาคม" คือขั้นตอนต่อไปที่ถูกต้อง
จากนั้นให้ตัดส่วนเกินออก อ่านร่างบทสรุปแล้วลบทุกประโยคที่ไม่ได้ทำหน้าที่ใดหน้าที่หนึ่งใน 5 อย่างที่ระบุไว้ข้างต้น ร่างแรกส่วนใหญ่มักจะถูกตัดออกไปประมาณหนึ่งในสาม ซึ่งช่วยให้เนื้อหากระชับและดีขึ้น
ตัดคำคุณศัพท์ออกเป็นอันดับแรก คำอย่างเช่น "สำคัญ" "อย่างมาก" และ "น่าสังเกต" อาจฟังดูเหมือนเป็นการเน้นย้ำ แต่ไม่ได้ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เลย หากตัวเลขนั้นมีจำนวนมาก ตัวเลขนั้นจะแสดงให้เห็นด้วยตัวเองอยู่แล้ว
ตัวอย่างการใช้งานจริง
นี่คือตัวอย่างของผลลัพธ์เดียวกันที่เขียนได้ไม่ดี เปรียบเทียบกับการเขียนที่ดี
ก่อนปรับปรุง, 84 คำ:
การนำเสนอนี้ครอบคลุมการวิเคราะห์อัตราการเลิกใช้งานประจำไตรมาสของเรา เราได้พิจารณาอัตราการเลิกใช้งานในกลุ่มลูกค้าและช่วงเวลาต่างๆ การวิเคราะห์นี้รวมข้อมูลจากหลายแหล่ง เราพบรูปแบบที่น่าสนใจในกลุ่มลูกค้าองค์กรซึ่งอาจต้องมีการตรวจสอบเพิ่มเติม นอกจากนี้ยังมีผลการค้นพบที่เกี่ยวข้องกับตลาดระดับกลาง เราได้หารือเกี่ยวกับคำอธิบายที่เป็นไปได้หลายประการ และยังได้ครอบคลุมขั้นตอนต่อไปที่ทีมงานอาจพิจารณาดำเนินการในสัปดาห์ต่อๆ ไป โดยขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญ
หลังปรับปรุง, 79 คำ:
อัตราการเลิกใช้งานของกลุ่มลูกค้าองค์กรเพิ่มขึ้นเป็น 4.2% ในไตรมาสที่ 3 จาก 2.8% ในไตรมาสที่ 2 ส่วนตลาดระดับกลางและ SMB ยังคงทรงตัว
ตัวเลข 3 ตัวช่วยสนับสนุนข้อมูลนี้ จากบัญชีลูกค้าองค์กรที่สูญเสียไป 14 ราย มี 11 รายที่ไม่มีข้อมูลผู้สนับสนุนระดับบริหารในระบบ (ข้อมูลส่งออกจาก CRM, 18 ก.ย.) ระยะเวลาเฉลี่ยในการสร้างคุณค่าครั้งแรก (time-to-first-value) สำหรับบัญชีเหล่านั้นอยู่ที่ 47 วัน เมื่อเทียบกับเป้าหมายที่ 21 วัน (บันทึกการเริ่มต้นใช้งาน) และ 9 จาก 14 รายมีตั๋วสนับสนุนที่เปิดค้างไว้นานกว่า 30 วัน
ข้อมูลนี้ไม่รวมบัญชีลูกค้าที่สูญเสียไปจากการควบรวมกิจการ Dana รับผิดชอบในการทบทวนความครอบคลุมของผู้สนับสนุนก่อนการประชุมคณะกรรมการในเดือนตุลาคม
แม้จะมีความยาวใกล้เคียงกัน แต่แบบที่สองสามารถส่งต่อให้กับผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุม และพวกเขาสามารถนำไปปฏิบัติจริงได้ทันที
สังเกตสิ่งที่ไม่ปรากฏในเวอร์ชันที่สอง มันไม่ได้อธิบายถึงตัวการนำเสนอเลย แต่มันส่งมอบผลลัพธ์ที่ค้นพบโดยตรง
การระบุแหล่งที่มาก็ช่วยทำงานอย่างเงียบๆ เช่นกัน ตัวเลขแต่ละตัวจะระบุแหล่งที่มาด้วยคำไม่เกินสี่คำ ซึ่งแทบไม่ต้องเสียเวลาเขียนเลย แต่ช่วยขจัดคำถามยอดฮิตที่จะตามมาได้เป็นอย่างดี
สรุปการนำเสนอควรมีความยาวเท่าใด
ปรับความยาวให้สอดคล้องกับการตัดสินใจของผู้อ่าน ไม่ใช่ความยาวของชุดสไลด์ สไลด์ที่มีความยาว 60 หน้าก็สามารถสรุปออกมาเป็นข้อความ 40 คำได้ หากผลลัพธ์ที่ค้นพบนั้นเรียบง่ายและตรงไปตรงมา
| บริบท | เป้าหมาย |
|---|---|
| สไลด์สรุป | 30–60 คำ |
| เนื้อหาอีเมล | 100–200 คำ |
| เอกสารที่แชร์ร่วมกันหรือวิกิ | 200–500 คำ |
| เอกสารอ่านล่วงหน้าสำหรับคณะกรรมการ | 300–500 คำ พร้อมแนบชุดสไลด์นำเสนอ |
หากมีความยาวเกินกว่า 500 คำ นั่นหมายความว่าคุณกำลังเขียนรายงาน ซึ่งเป็นผลงานส่งมอบอีกประเภทหนึ่งที่มีหลักเกณฑ์ในการเขียนแตกต่างกันออกไป
มีเหตุผลในทางปฏิบัติที่คุณควรควบคุมความยาวไม่ให้เกินขีดจำกัดนี้ บทสรุปมักจะถูกอ่านผ่านโทรศัพท์มือถือ ระหว่างเดินตามทางเดิน หรือระหว่างการประชุม อะไรก็ตามที่ต้องเลื่อนหน้าจอเกินสองครั้งมักจะถูกเก็บไว้เพื่ออ่านทีหลัง และสุดท้ายก็ไม่ได้อ่านเลย
ภาษาที่อ่านแล้วเข้าใจง่ายและน่าจดจำ
แนวทางการใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย (Plain language) จากรัฐบาลกลางสหรัฐฯ สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับเรื่องนี้ได้โดยตรง และยังมีรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงมากกว่าคำแนะนำในการเขียนทั่วไปส่วนใหญ่
ใช้ประโยคแบบประธานเป็นผู้กระทำ (Active voice) ดังที่ Digital.gov's plain language guide ได้ระบุไว้ว่า: "Active voice ช่วยให้ชัดเจนว่าใครควรทำอะไร และช่วยขจัดความคลุมเครือเกี่ยวกับความรับผิดชอบ" ในบทสรุปที่มีการมอบหมายขั้นตอนต่อไป สิ่งนี้คือหัวใจสำคัญทั้งหมด
ใช้รูปปัจจุบันกาล (Present tense) คู่มือดังกล่าวระบุเหตุผลไว้อย่างตรงไปตรงมาว่า: "รูปกริยาที่เรียบง่ายและทรงพลังที่สุดคือปัจจุบันกาล"
ระวังคำกริยาที่ซ่อนอยู่ ซึ่งเป็นนิสัยในการเปลี่ยนการกระทำให้อยู่ในรูปของคำนาม ตัวอย่างในคู่มือนั้นชัดเจนมาก: ให้เขียนว่า "เราวิเคราะห์ข้อมูล" แทนที่จะเขียนว่า "เราดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูล" บทสรุปมักจะประสบปัญหานี้เนื่องจากการใช้คำนามทำให้ดูเป็นทางการมากกว่า แต่ความเป็นทางการนั้นกลับทำให้อ่านแล้วรู้สึกเหมือนเป็นคำฟุ่มเฟือย
อีกหนึ่งการทดสอบที่ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ คือการลองอ่านสรุปการนำเสนอนั้นออกเสียงดังๆ ประโยคใดก็ตามที่คุณอ่านแล้วสะดุด ผู้อ่านก็จะสะดุดด้วยเช่นกัน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- สรุปตัวสไลด์แทนที่จะสรุปผลลัพธ์ที่ค้นพบ สังเกตได้จากประโยคเปิดที่มักเริ่มต้นด้วยคำว่า "การนำเสนอนี้ครอบคลุม..."
- ซ่อนคำตอบไว้ในย่อหน้าที่สาม ผู้อ่านมักจะหยุดอ่านตั้งแต่เนิ่นๆ ดังนั้นควรเปิดด้วยข้อสรุปก่อน
- ตัดข้อควรระวังออก บทสรุปจะถูกส่งต่อแพร่หลายไปไกลกว่าตัวสไลด์นำเสนอ ดังนั้นข้อกล่าวอ้างที่ไม่มีข้อจำกัดกำกับจะถูกส่งต่อตามไปด้วย
- ตัวเลขที่ไม่มีแหล่งที่มา การถูกโต้แย้งครั้งแรกแล้วคุณไม่สามารถตอบได้ จะทำให้คุณสูญเสียความน่าเชื่อถือต่อคนในห้องประชุมทันที
- ไม่มีผู้รับผิดชอบในขั้นตอนต่อไป การกระทำที่ไม่มีการระบุชื่อผู้รับผิดชอบมักจะไม่เกิดขึ้นจริง
- เขียนเป็นลำดับสุดท้ายอย่างรีบเร่ง ควรเขียนร่างประโยคคำตอบก่อนที่คุณจะเริ่มทำสไลด์หน้าแรก ซึ่งวิธีนี้จะช่วยปรับปรุงคุณภาพของชุดสไลด์ด้วยเช่นกัน
- นำข้อความของไตรมาสที่แล้วกลับมาใช้ใหม่ สรุปการนำเสนอที่นำกลับมาใช้ใหม่จะบดบังสิ่งที่มีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งโดยปกติแล้วสิ่งนั้นคือประเด็นสำคัญ
การสรุปการนำเสนอของผู้อื่น
การเขียนสรุปจากชุดสไลด์ที่คุณไม่ได้เป็นคนทำขึ้นมาเองนั้นเป็นปัญหาอีกแบบหนึ่ง คุณมีตัวสไลด์แต่ไม่มีเหตุผลเบื้องหลัง และสองสิ่งนี้มักจะไม่ใช่เรื่องเดียวกันเสมอไป
ให้ทำงานย้อนกลับจากตอนท้าย ผู้นำเสนอมักจะใส่ข้อสรุปที่แท้จริงไว้ในสไลด์ 3 หน้าสุดท้าย หรือพูดออกมาดังๆ โดยไม่ได้เขียนลงไป ให้เริ่มต้นจากจุดนั้นแทนที่จะเริ่มจากสไลด์หน้าแรก
จากนั้นให้ตรวจสอบข้อสรุปกับหลักฐานด้วยตัวคุณเอง สรุปการนำเสนอที่คุณลงชื่อกำกับจะกลายเป็นข้อกล่าวอ้างของคุณ ไม่ว่าใครจะเป็นคนทำสไลด์เหล่านั้นก็ตาม หากตัวเลขไม่สนับสนุนสไลด์ปิดท้าย ช่องว่างดังกล่าวควรถูกระบุไว้ในส่วนข้อควรระวังของคุณ
ถามผู้นำเสนอสักหนึ่งคำถามก่อนที่คุณจะเผยแพร่: มีอะไรที่คุณละเว้นไปบ้าง? คำตอบที่ได้มักจะเป็นประโยคที่มีประโยชน์ที่สุดในสรุปทั้งหมด และเกือบจะไม่มีวันปรากฏอยู่บนสไลด์เลย
การระบุแหล่งที่มาก็มีความสำคัญในกรณีนี้เช่นกัน ให้ระบุชื่อผู้นำเสนอและวันที่ไว้ที่ด้านบนสุด เพราะในอีกหกเดือนข้างหน้า จะไม่มีใครจำได้ว่าใครเป็นคนวิเคราะห์ข้อมูลนี้ และสรุปการนำเสนอนี้คือสิ่งเดียวที่จะยังคงอยู่
นิสัยหนึ่งที่ควรนำมาใช้สำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นเป็นประจำ คือการเก็บสรุปทั้งหมดไว้ในที่เดียวกันโดยใช้โครงสร้างที่สอดคล้องกัน เพื่อให้ผู้อ่านสามารถกวาดสายตาดูสรุป 4 ฉบับและมองเห็นแนวโน้มได้ทันที โฟลเดอร์ที่เต็มไปด้วยสรุปที่เขียนขึ้นอย่างไร้ทิศทางนั้นแทบจะไม่ต่างอะไรกับการไม่มีสรุปเลย เพราะการเปรียบเทียบข้อมูลจะกลายเป็นงานที่ต้องทำด้วยตัวเองทั้งหมด
เทมเพลตที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้
คัดลอกสิ่งนี้และกรอกข้อมูลลงไป มี 5 ช่องตามลำดับดังนี้
ผลลัพธ์ที่ค้นพบ: [หนึ่งประโยค คำตอบ ไม่ใช่หัวข้อ]
หลักฐาน: [ตัวเลขที่ 1 พร้อมแหล่งที่มา] [ตัวเลขที่ 2 พร้อมแหล่งที่มา] [ตัวเลขที่ 3 พร้อมแหล่งที่มา]
ข้อควรระวัง: [สิ่งที่ข้อมูลนี้ไม่ได้ครอบคลุม]
ขั้นตอนต่อไป: [การดำเนินการ, ผู้รับผิดชอบ, วันที่]
รายละเอียด: [ลิงก์ไปยังชุดสไลด์หรือข้อมูลเบื้องหลัง]
ช่องสุดท้ายมีความสำคัญมากกว่าที่เห็น สรุปการนำเสนอที่มีลิงก์เชื่อมโยงกลับไปยังแหล่งที่มาจะได้รับความไว้วางใจเมื่อมีการกลับมาอ่านซ้ำ ไม่ใช่แค่ในครั้งแรกเท่านั้น
เก็บเทมเพลตนี้ไว้ในเครื่องมือใดก็ตามที่ทีมของคุณใช้งานอยู่เป็นประจำ เพราะรูปแบบการทำงานที่ไม่มีใครหาเจอ ก็คือรูปแบบที่ไม่มีใครนำไปใช้งาน ต่อให้มันจะดีแค่ไหนก็ตาม
จุดที่ต้องใช้เวลาในการทำงานจริงๆ
การเขียนบทสรุปนั้นทำได้รวดเร็ว แต่การค้นหาตัวเลข 3 ตัวเพื่อมาสนับสนุนข้อมูลนั้นเป็นเรื่องที่ช้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อตัวเลขเหล่านั้นกระจัดกระจายอยู่คนละที่
นั่นคือส่วนที่ควรเปลี่ยนให้เป็นระบบอัตโนมัติ เมื่อตัวเลขกระจัดกระจายอยู่ทั้งในสเปรดชีต ฐานข้อมูล และไฟล์ PDF การรวบรวมข้อมูลเหล่านั้นด้วยตนเองจะทำให้คุณเสียเวลาไปทั้งบ่าย และยังเป็นจุดที่มักเกิดความผิดพลาดจากการคัดลอกข้อมูลอีกด้วย
Powerdrill Bloom สามารถจัดการงานในส่วนนั้นแทนคุณได้ เพียงแค่ถามข้อมูลจากเอกสารและฐานข้อมูลของคุณด้วยภาษาธรรมชาติ และตัวเลขทุกตัวจะถูกส่งกลับมาพร้อมระบุหน้า แถว และข้อมูลเบื้องหลังตัวเลขนั้น ซึ่งส่วนสุดท้ายนี้เองที่ช่วยให้คุณเขียนบันทึกแหล่งที่มาได้โดยไม่ต้องย้อนกลับไปค้นหาอีกรอบ
การใช้วิจารณญาณยังคงเป็นหน้าที่ของคุณ การตัดสินใจว่าผลลัพธ์ใดควรเป็นประเด็นหลัก ข้อควรระวังควรระบุอย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนต่อไป ล้วนเป็นสิ่งไม่มีเครื่องมือใดสามารถตัดสินใจแทนคุณได้ ก่อนที่คุณจะส่งงาน คู่มือ deck review checklist ของเราจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่มีประโยชน์อย่างยิ่ง
ทดลองใช้งาน Powerdrill Bloom ฟรี
คำถามที่พบบ่อย
สรุปการนำเสนอคืออะไร?
คือข้อความสั้นๆ ที่ถ่ายทอดประเด็นสำคัญของการนำเสนอได้โดยไม่จำเป็นต้องมีตัวสไลด์นำเสนอประกอบ สรุปการนำเสนอที่ดีจะระบุผลลัพธ์ที่ค้นพบ แสดงตัวเลขสนับสนุนสองหรือสามตัว ระบุข้อควรระวัง และมอบหมายขั้นตอนต่อไป
สรุปการนำเสนอควรมีความยาวเท่าใด?
อยู่ระหว่าง 30 ถึง 60 คำสำหรับสไลด์สรุป และ 100 ถึง 200 คำสำหรับอีเมล ส่วนเอกสารที่แชร์ร่วมกันจะมีความยาวประมาณ 200 ถึง 500 คำ ความยาวควรสอดคล้องกับการตัดสินใจของผู้อ่าน ไม่ใช่ขนาดของชุดสไลด์
สรุปการนำเสนอ (Summary) และบทคัดย่อ (Abstract) แตกต่างกันอย่างไร?
บทคัดย่อจะเขียนขึ้นก่อนการนำเสนอ เพื่อช่วยให้ผู้คนตัดสินใจว่าจะเข้าร่วมฟังหรือไม่ ส่วนสรุปการนำเสนอมักจะเขียนขึ้นหลังจากนั้น เพื่อส่งต่อผลลัพธ์ที่ค้นพบไปยังผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุม
สรุปการนำเสนอควรมีข้อเสนอแนะหรือไม่?
ควรมี โดยใส่ไว้เป็นองค์ประกอบปิดท้าย พร้อมระบุผู้รับผิดชอบและวันที่กำหนดส่ง สรุปการนำเสนอที่หยุดอยู่แค่ผลลัพธ์ที่ค้นพบจะปล่อยให้ผู้อ่านต้องไปคิดขั้นตอนต่อไปเอาเอง ซึ่งโดยปกติแล้วพวกเขามักจะไม่คิดอะไรเลย
ฉันสามารถเขียนสรุปก่อนเริ่มทำสไลด์นำเสนอได้หรือไม่?
คุณควรทำเช่นนั้น การร่างประโยคคำตอบก่อนจะบังคับให้คุณต้องรู้ข้อสรุปของตัวเอง และมักจะช่วยให้ชุดสไลด์สั้นลงด้วย หากคุณไม่สามารถเขียนประโยคนั้นได้ แสดงว่าชุดสไลด์ยังไม่พร้อมที่จะสร้างขึ้น คู่มือ data deck outline guide ของเราได้ครอบคลุมขั้นตอนต่อไปไว้แล้ว
แหล่งที่มา: Digital.gov, Writing for understanding ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุดคู่มือภาษาที่เข้าใจง่ายที่ดัดแปลงมาจาก PlainLanguage.gov