วิธีสร้างสไลด์สรุปสำหรับผู้บริหาร: คู่มือฉบับสมบูรณ์
สไลด์นำเสนอส่วนใหญ่มักเริ่มต้นด้วยวาระการประชุม แต่ที่จริงแล้วควรเริ่มต้นด้วยคำตอบ
สไลด์เพียงหน้าเดียวที่ใช้เวลาอ่านประมาณ 20 วินาที ซึ่งจะบอกผู้อ่านที่กำลังยุ่งอยู่ว่าคุณค้นพบอะไรและต้องการให้พวกเขาทำอะไร ส่วนเนื้อหาหลังจากนั้นทั้งหมดคือหลักฐานสนับสนุน
คู่มือนี้จะครอบคลุมถึงสิ่งที่ควรอยู่บนสไลด์สรุปสำหรับผู้บริหาร (executive summary) และสิ่งที่ควรตัดออก รวมถึงวิธีเขียนหัวข้อ และวิธีสร้างสไลด์จากไฟล์ข้อมูลโดยไม่ต้องพิมพ์ตัวเลขด้วยตัวเอง
สิ่งที่สไลด์นี้ต้องทำ
มีกฎข้อหนึ่งสำหรับเรื่องนี้ที่มีมาก่อน PowerPoint ซึ่งมาจากกลุ่มคนที่เขียนงานเพื่อผู้อ่านที่ไม่มีความอดทนเลยแม้แต่น้อย
แนวทางการใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ ได้ระบุไว้ด้วยคำสี่คำในคำแนะนำที่ยาวกว่านั้นว่า: "จัดระเบียบข้อมูล เตรียมผู้อ่านให้พร้อมสำหรับสิ่งที่จะพบ สรุปเอกสารที่ยาวไว้ล่วงหน้า"
การนำเสนอไว้ล่วงหน้าคือหัวใจสำคัญทั้งหมด บทสรุปไม่ใช่การสรุปยอดที่คุณจะพบในตอนท้าย แต่เป็นสิ่งที่ผู้อ่านจะเห็นก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะให้ความสนใจกับเนื้อหาส่วนที่เหลือมากน้อยเพียงใด
แนวทางเดียวกันนี้ได้ระบุถึงข้อจำกัดที่เป็นตัวกำหนดการตัดสินใจอื่นๆ ทั้งหมดว่า "กฎข้อแรกของภาษาที่เข้าใจง่ายคือ: เขียนเพื่อกลุ่มผู้ฟังของคุณ" สไลด์สรุปสำหรับผู้บริหารที่เขียนขึ้นสำหรับนักวิเคราะห์ผู้สร้างโมเดล จะเป็นสไลด์คนละแผ่นกับสไลด์ที่เขียนขึ้นสำหรับผู้อนุมัติงบประมาณอย่างสิ้นเชิง
มีผลลัพธ์ในทางปฏิบัติอย่างหนึ่งที่ผู้คนมักจะต่อต้าน นั่นคือ หากผู้อ่านหยุดอ่านหลังจากสไลด์นี้เพียงหน้าเดียว พวกเขาควรจะยังคงได้รับข้อมูลการตัดสินใจ เหตุผล และสิ่งที่คุณต้องการให้ทำ การสร้างสไลด์ในลักษณะที่ทำให้การหยุดอ่านนั้นปลอดภัยคือสิ่งที่แยกบทสรุปออกจากบทนำอย่างแท้จริง
4 ส่วนประกอบสำคัญที่ควรอยู่บนสไลด์
สไลด์เวอร์ชันที่ใช้งานได้จริงส่วนใหญ่มักจะมีองค์ประกอบ 4 ส่วนนี้ตามลำดับดังต่อไปนี้
สิ่งที่ค้นพบ. หนึ่งประโยคที่ระบุเป็นข้อสรุปแทนที่จะเป็นหัวข้อ เช่น "อัตราการเลิกใช้งาน (Churn) เพิ่มขึ้นเป็น 4.1% ในไตรมาสที่ 3 โดยกระจุกตัวอยู่ในบัญชีที่มีอายุน้อยกว่า 12 เดือน" ไม่ใช่ "การวิเคราะห์อัตราการเลิกใช้งานในไตรมาสที่ 3"
หลักฐานสนับสนุน. ตัวเลข 2 ถึง 4 ตัวที่สนับสนุนสิ่งที่ค้นพบ พร้อมจุดเปรียบเทียบ ตัวเลขที่ไม่มีเกณฑ์เปรียบเทียบเป็นเพียงแค่สิ่งตกแต่งเท่านั้น
ผลกระทบที่ตามมา. สิ่งที่จะเกิดขึ้นหากสิ่งที่ค้นพบนั้นเป็นจริง นี่คือประโยคที่ผู้บริหารมักจะโต้เถียงกันจริงๆ และการละเว้นประโยคนี้จะทำให้การโต้เถียงย้ายไปอยู่ในสไลด์ที่ไม่มีใครเปิดไปถึง
สิ่งที่คุณต้องการให้ทำ. คุณต้องการอะไร จากใคร และภายในเมื่อใด แม้ว่าคำตอบจะเป็น "ไม่จำเป็นต้องตัดสินใจในวันนี้" ก็ควรระบุให้ชัดเจน
| ส่วนประกอบ | ความยาว | ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย |
|---|---|---|
| สิ่งที่ค้นพบ | หนึ่งประโยค | เขียนเป็นหัวข้อ ไม่ใช่ข้อสรุป |
| หลักฐานสนับสนุน | ตัวเลขสองถึงสี่ตัว | ตัวเลขที่ไม่มีการเปรียบเทียบ |
| ผลกระทบที่ตามมา | หนึ่งหรือสองประโยค | ถูกละเว้นไปเลย |
| สิ่งที่คุณต้องการให้ทำ | หนึ่งประโยค | ผู้รับผิดชอบไม่ชัดเจนหรือไม่มีกำหนดวันที่ |
สไลด์สรุปสำหรับผู้บริหารที่มีองค์ประกอบครบทั้ง 4 ส่วนนี้มักจะดูหนาแน่นเกินไป ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมส่วนถัดไปจึงมีความสำคัญไม่แพ้ส่วนนี้เลย
สิ่งที่ควรตัดออก
แนวทางการใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายระบุอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับกลไกที่ทำให้ข้อความยาวขึ้นโดยไม่ได้เพิ่มความหมายว่า "ประโยคแบบเน้นผู้กระทำ (Active voice) ช่วยให้ชัดเจนว่าใครควรทำอะไร และช่วยขจัดความคลุมเครือเกี่ยวกับความรับผิดชอบ" และ "ประโยคแบบเน้นผู้ถูกกระทำ (Passive voice) บดบังว่าใครเป็นผู้จัดการเรื่องใด และเป็นหนึ่งในปัญหาที่ใหญ่ที่สุดของงานเขียนของรัฐบาล"
สำหรับเรื่องกาล (Tense) คำแนะนำก็ตรงไปตรงมาเช่นเดียวกันว่า "รูปแบบของคำกริยาที่ง่ายที่สุดและทรงพลังที่สุดคือปัจจุบันกาล (Present tense)"
กฎสองข้อนี้เพียงอย่างเดียวจะช่วยลดความหนาแน่นของสไลด์ลงได้ถึงหนึ่งในห้า ตัวอย่างที่ให้ไว้นั้นเป็นสิ่งที่ควรจดจำไว้ในขณะแก้ไข นั่นคือ ไม่ใช่ "มันต้องได้รับการจัดการ" แต่เป็น "คุณต้องจัดการมัน"
นอกเหนือจากเรื่องภาษาแล้ว มี 4 สิ่งที่มักจะปรากฏบนสไลด์นี้เป็นประจำซึ่งไม่ควรมีอยู่ ได้แก่:
- ระเบียบวิธี (Methodology). วิธีที่คุณคำนวณควรอยู่ในภาคผนวก ผู้อ่านที่สนใจจะถามเอง
- ข้อควรระวังเกี่ยวกับคุณภาพของข้อมูล. เว้นแต่ข้อควรระวังนั้นจะเปลี่ยนการตัดสินใจ ควรนำไปใส่ไว้ในฟุตโน้ตของสไลด์รายละเอียด
- วาระการประชุม. บทสรุปและสารบัญเป็นสิ่งที่มีหน้าที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง
- แผนภูมิมากกว่าหนึ่งแผนภูมิ. แผนภูมิขนาดเล็กเพียงแผนภูมิเดียวก็สามารถสนับสนุนสิ่งที่ค้นพบได้ การมีสองแผนภูมิหมายความว่าคุณยังไม่ได้ตัดสินใจว่าสิ่งที่ค้นพบคืออะไร
แนวทางนี้สนับสนุนเครื่องมือช่วยย่อข้อมูลสองอย่างอย่างชัดเจน ได้แก่ "ใช้ตารางตามความเหมาะสม" โดยระบุว่าตารางเหล่านี้ทำงานได้ "มากกว่าแค่การแสดงข้อมูลตัวเลข" และ "ใช้รายการ (List) สิ่งเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณถ่ายทอดข้อมูลโดยละเอียดได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ทำให้ผู้อ่านรับข้อมูลมากเกินไป"
วิธีเขียนหัวข้อ
บรรทัดหัวข้อทำงานหนักกว่าเนื้อหา และเป็นส่วนที่มักจะถูกปล่อยให้เสียเปล่ามากที่สุด
หัวข้อที่ระบุชื่อเรื่อง ("การทบทวนการรักษาลูกค้าในไตรมาสที่ 3") จะบอกผู้อ่านว่าพวกเขากำลังดูอะไรอยู่ ส่วนหัวข้อที่ระบุข้อสรุป ("อัตราการรักษาลูกค้ายังคงคงที่ทุกที่ ยกเว้นบัญชีใหม่") จะบอกพวกเขาว่าควรคิดอย่างไร มีเพียงหัวข้อแบบที่สองเท่านั้นที่จะยังคงสื่อสารได้เข้าใจเมื่อถูกอ่านเพียงลำพังในไฟล์ PDF ที่ถูกส่งต่อ
การทดสอบ 3 ข้อสำหรับหัวข้อบนสไลด์นี้:
- มันสามารถเป็นเท็จได้หรือไม่? หากไม่มีใครสามารถโต้แย้งได้ มันก็เป็นเพียงแค่ป้ายกำกับไม่ใช่ข้ออ้างสิทธิ์
- มันยังคงเข้าใจได้โดยไม่มีแผนภูมิหรือไม่? สไลด์ที่ถูกส่งต่อมักจะสูญเสียบริบทเป็นอันดับแรก
- มันมีความยาวน้อยกว่า 12 คำหรือไม่? หัวข้อที่ยาวกว่านั้นมักจะถูกอ่านผ่านๆ เฉพาะประโยคแรกอยู่ดี
นิสัยที่เกี่ยวข้องในการเขียนข้อสรุปไว้ในชื่อสไลด์ทุกหน้าได้รับการครอบคลุมไว้ในคู่มือแนะนำเกี่ยวกับ ชื่อสไลด์ที่สรุปประเด็นสำคัญ สไลด์สรุปคือจุดที่สำคัญที่สุด เพราะเป็นสไลด์หน้าเดียวที่รับประกันได้ว่าจะถูกอ่านอย่างแน่นอน
วิธีสร้างสไลด์จากข้อมูลของคุณ
เมื่อตัวเลขอยู่ในสเปรดชีตหรือไฟล์ที่ส่งออก ขั้นตอนด้านล่างนี้จะช่วยให้คุณเปลี่ยนจากไฟล์เป็นสไลด์ที่เสร็จสมบูรณ์ได้โดยไม่ต้องพิมพ์อะไรใหม่เลย
ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดข้อมูลต้นฉบับและระบุกลุ่มผู้ฟัง
เริ่มต้นใน Powerdrill Bloom ด้วยเวิร์กบุ๊ก, CSV หรือไฟล์ส่งออกที่อยู่เบื้องหลังสไลด์ อธิบายสไลด์ที่คุณต้องการด้วยภาษาธรรมชาติ และระบุว่าใครจะเป็นผู้อ่านสไลด์นั้น
บรรทัดที่ระบุกลุ่มผู้ฟังจะเปลี่ยนผลลัพธ์ได้มากกว่าคำสั่งอื่นๆ "สรุปสำหรับคณะกรรมการการเงิน" และ "สรุปสำหรับทีมผลิตภัณฑ์" จะสร้างสิ่งที่ค้นพบที่แตกต่างกันจากข้อมูลชุดเดียวกัน เนื่องจากทั้งสองกลุ่มให้ความสำคัญกับคอลัมน์ที่แตกต่างกัน
ระบุว่าการตัดสินใจคืออะไร หากมี การสรุปที่เขียนขึ้นเพื่อมุ่งไปสู่การตัดสินใจที่กำลังจะเกิดขึ้นจะมีความเฉียบคมกว่าการสรุปที่เขียนขึ้นเพื่อบอกว่า "นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้น"
ขั้นตอนที่ 2: ปรับปรุงสิ่งที่ค้นพบให้ถูกต้องก่อนที่จะเริ่มจัดเลย์เอาต์
อ่านสิ่งที่ค้นพบที่เสนอมาก่อนแล้วลองโต้แย้งดู มันเป็นข้อสรุปหรือเป็นเพียงหัวข้อ? หลักฐานสนับสนุนสิ่งนั้นจริงๆ หรือสนับสนุนเพียงเวอร์ชันที่อ่อนแอกว่า?
นี่คือขั้นตอนที่ผู้คนมักจะข้ามไป และการข้ามขั้นตอนนี้จะทำให้ได้สไลด์ที่จัดรูปแบบมาอย่างดีแต่ไม่ได้บอกอะไรเลย ลองขอการตีความข้อมูลเดียวกันในสองหรือสามแง่มุมที่ขัดแย้งกัน แล้วเลือกอย่างรอบคอบ
ตรวจสอบจุดเปรียบเทียบไปพร้อมๆ กัน การเปรียบเทียบกับไตรมาสที่แล้ว เปรียบเทียบกับแผนงาน และเปรียบเทียบกับช่วงเวลาเดียวกันของปีที่แล้ว คือเรื่องราวสามเรื่องที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง เรื่องที่คุณเลือกคือข้อโต้แย้งที่คุณกำลังนำเสนอ
ขั้นตอนที่ 3: สร้างสไลด์และสไลด์สำรองข้อมูล
ขอสไลด์สรุปสำหรับผู้บริหารโดยเฉพาะ พร้อมกับสไลด์รายละเอียดอีกสองหรือสามหน้าที่จะตอบคำถามติดตามผลที่ชัดเจน
ขอให้ตัวเลขสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ ว่าแถวใดสร้างตัวเลขแต่ละตัว เพื่อที่ว่าเมื่อมีการทักท้วงในห้องประชุม จะได้ไม่ต้องกลับมาทำสไลด์ใหม่ในภายหลัง
ส่งออกสไลด์ จากนั้นอ่านเฉพาะสไลด์สรุปแล้วถามตัวเองว่าการตัดสินใจนั้นชัดเจนจากสไลด์นี้เพียงหน้าเดียวหรือไม่ สไลด์ที่พร้อมใช้งานจะผ่านการทดสอบนี้ ส่วนสไลด์ร่างมักจะไม่ผ่านในครั้งแรก
กำลังจะใส่บทสรุปไว้หน้าข้อมูลตัวเลขของคุณในสัปดาห์นี้ใช่ไหม? ลองใช้ Powerdrill Bloom
สิ่งนี้แตกต่างจากเอกสารสรุปสำหรับผู้บริหารอย่างไร
ทั้งสองอย่างนี้มีเพียงชื่อที่เหมือนกันแต่แทบไม่มีอะไรอื่นที่เหมือนกันเลย และการนำมารวมกันเป็นข้อผิดพลาดทางโครงสร้างที่พบบ่อยที่สุดในเรื่องนี้
เวอร์ชันที่เป็นเอกสารจะถูกอ่านเป็นการส่วนตัวและตามลำดับ และสามารถใส่รายละเอียดปลีกย่อย ข้อควรระวัง และมีความยาวหลายย่อหน้าได้ คู่มือแนะนำเกี่ยวกับ การเขียนสรุปสำหรับผู้บริหารจากสเปรดชีต และ การสร้างสรุปสำหรับผู้บริหารจากข้อมูลธุรกิจดิบ จะครอบคลุมรูปแบบดังกล่าว
ส่วนเวอร์ชันที่เป็นสไลด์จะถูกอ่านในห้องประชุมภายในเวลาไม่กี่วินาที โดยปกติแล้วในขณะที่มีคนกำลังพูดอธิบายอยู่ มันไม่สามารถใส่รายละเอียดปลีกย่อยได้ และการเขียนแบบแบ่งรับแบ่งสู้จะถูกมองว่าเป็นความไม่แน่นอนมากกว่าความรอบคอบรัดกุม
ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม 3 ประการตามมาดังนี้:
- ความยาว. บทสรุปแบบเอกสารจะมีความยาวหลายย่อหน้า ส่วนแบบสไลด์จะมีความยาวรวมประมาณ 60 ถึง 90 คำ
- การแบ่งรับแบ่งสู้. เอกสารสามารถระบุได้ว่า "ผลลัพธ์มีแนวโน้มเป็นบวก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อควรระวังในส่วนที่ 4" ส่วนสไลด์จะระบุสิ่งที่ค้นพบ และผู้นำเสนอจะเป็นผู้พูดถึงข้อควรระวังนั้นเอง
- การลำดับเนื้อหา. เอกสารสามารถค่อยๆ ปูเนื้อหาได้ ส่วนสไลด์จะนำเสนอด้วยข้อสรุปทันทีเพราะไม่มีโอกาสครั้งที่สอง
หากคุณได้เขียนเวอร์ชันที่เป็นเอกสารไว้แล้ว อย่าเพิ่งคัดลอกมาวางแล้วย่อขนาดตัวอักษร ให้ดึงองค์ประกอบสำคัญทั้ง 4 ส่วนออกมาแล้วสร้างใหม่
การจัดรูปแบบและเลย์เอาต์
เลย์เอาต์ที่ใช้งานได้ดีมักจะดูน่าเบื่อ ซึ่งนั่นคือประเด็นสำคัญ
วางหัวข้อไว้ด้านบนสุดแบบเต็มความกว้าง โดยมีขนาดใหญ่พอที่จะอ่านได้จากหลังห้องประชุม ด้านล่างให้แบ่งเป็นสองคอลัมน์ สิ่งที่ค้นพบและผลกระทบที่ตามมาจะอยู่ทางด้านซ้ายในรูปแบบข้อความ ส่วนตัวเลขสนับสนุนจะอยู่ทางด้านขวาในรูปแบบตารางขนาดเล็กหรือแผนภูมิเดี่ยว
แยกส่วนสิ่งที่คุณต้องการให้ทำออกอย่างชัดเจนด้วยสายตา เช่น เป็นแถบด้านล่างสุด หรือเส้นในกรอบข้อความ มันเป็นส่วนที่ผู้คนจะมองหาเมื่อพวกเขากลับมาดูสไลด์นี้ในภายหลัง การปล่อยให้พวกเขาต้องค้นหาคืออุปสรรคที่คุณสามารถขจัดออกไปได้ง่ายๆ
ขนาดตัวอักษรสามารถยุติข้อโต้แย้งส่วนใหญ่ในเรื่องนี้ได้ หากเนื้อหาจำเป็นต้องมีขนาดต่ำกว่า 18 พอยต์เพื่อให้พอดี ปัญหาจะอยู่ที่จำนวนคำ ไม่ใช่ฟอนต์ ให้ตัดเนื้อหาออกแทนที่จะย่อขนาด
อีกหนึ่งนิสัยในการจัดเลย์เอาต์ที่ควรนำมาใช้คือ: ปล่อยให้มุมขวาล่างว่างไว้ นั่นคือจุดที่สายตาจะมองเป็นอันดับสุดท้าย และมุมที่ว่างเปล่าจะสื่อถึงความมั่นใจมากกว่าพื้นที่ที่สูญเสียไปเปล่าๆ
วิธีนำเสนอสไลด์
สไลด์สรุปคือสไลด์ที่คุณควรจะสามารถนำเสนอได้โดยไม่ต้องหันไปมอง
พูดสิ่งที่ค้นพบ จากนั้นหยุดพูดสักครู่ ผู้นำเสนอส่วนใหญ่มักจะรีบข้ามข้อสรุปของตนเองไปที่หลักฐานสนับสนุน ซึ่งทำให้คนในห้องประชุมคุ้นชินกับการมองว่าข้อสรุปเป็นเพียงคำนำ
เมื่อมีคำถามเกิดขึ้นเร็ว และบนสไลด์นี้มันจะเกิดขึ้นแน่นอน ให้ตอบคำถามนั้นในประโยคเดียวและเสนอสไลด์รายละเอียดแทนที่จะด้นสด การรู้ว่าสไลด์ใดตอบคำถามใดคือสิ่งสำคัญที่สุดที่การเตรียมตัวจะช่วยคุณได้
หากคนในห้องประชุมไม่เห็นด้วยกับสิ่งที่ค้นพบ สไลด์สรุปก็ยังคงทำหน้าที่ของมันได้สำเร็จ การได้รับความเห็นต่างในนาทีที่ 2 แทนที่จะเป็นนาทีที่ 20 คือเหตุผลทั้งหมดที่สไลด์นี้มีอยู่ คู่มือแนะนำเกี่ยวกับ การตอบคำถามเกี่ยวกับข้อมูลในการนำเสนอ จะครอบคลุมการติดตามผลในเรื่องนี้
ตัวอย่างสไลด์ที่เสร็จสมบูรณ์
การอธิบายที่เป็นนามธรรมนั้นมีประโยชน์น้อยกว่าตัวอย่างที่กรอกข้อมูลจริง ดังนั้นนี่คือตัวอย่างหนึ่ง
หัวข้อ. "ค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนเพิ่มขึ้น 22% ในขณะที่จำนวนตั๋วคงที่"
หลักฐานสนับสนุน. ต้นทุนต่อตั๋ว $14.80 เทียบกับ $12.10 ในไตรมาสที่แล้ว จำนวนตั๋ว 41,200 เทียบกับ 41,600 เวลาจัดการเฉลี่ย 9.4 นาทีเทียบกับ 7.9 นาที
ผลกระทบที่ตามมา. การเพิ่มขึ้นนี้มาจากเวลาจัดการ ไม่ใช่ความต้องการใช้งาน ตามแนวโน้มปัจจุบัน ไตรมาสหน้าจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นประมาณ $110,000
สิ่งที่คุณต้องการให้ทำ. อนุมัติการเปลี่ยนเส้นทางภายในวันที่ 30 กันยายน ระบุชื่อผู้รับผิดชอบในหนึ่งบรรทัด
นั่นคือความยาวประมาณ 70 คำ และผู้อ่านจะได้รับข้อโต้แย้งทั้งหมดจากสไลด์นี้ ตัวเลขทุกตัวมีการเปรียบเทียบ และผลกระทบที่ตามมาจะระบุถึงผลลัพธ์แทนที่จะเป็นการกล่าวซ้ำถึงสิ่งที่ค้นพบ
สังเกตสิ่งที่ไม่มีอยู่ ไม่มีระเบียบวิธี ไม่มีข้อควรระวังเกี่ยวกับข้อมูล และไม่มีแผนภูมิ สไลด์สรุปสำหรับผู้บริหารที่สร้างขึ้นมาอย่างดีสามารถมีแผนภูมิขนาดเล็กได้หนึ่งแผนภูมิ แต่เวอร์ชันนี้ไม่จำเป็นต้องมี เนื่องจากตัวเลขที่จับคู่กันสามคู่ก็สามารถสื่อประเด็นได้ชัดเจนแล้ว
รายละเอียดเบื้องหลังแต่ละบรรทัดจะอยู่ในสไลด์ถัดๆ ไป หากไม่มีใครถาม คุณจะช่วยประหยัดเวลาของคนในห้องประชุมได้ถึง 10 นาที
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
การเขียนหัวข้อแทนที่จะเป็นข้อสรุป. "ภาพรวมการรักษาลูกค้า" ไม่ได้บอกอะไรแก่ผู้อ่านนอกเหนือจากสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้วจากคำเชิญเข้าร่วมประชุม
ตัวเลขที่ไม่มีการเปรียบเทียบ. "รายได้อยู่ที่ $4.2M" คือข้อเท็จจริง "รายได้อยู่ที่ $4.2M เทียบกับแผนงานที่ตั้งไว้ $4.8M" คือสิ่งที่ค้นพบ
ไม่มีสิ่งที่คุณต้องการให้ทำ. หากไม่มีใครรู้ว่าคุณต้องการอะไร การประชุมจะจบลงด้วยคำว่า "ขอบคุณ ช่วยส่งสไลด์ให้ทุกคนด้วยนะ"
คำมากเกินไป. 90 คำคือขีดจำกัดสูงสุดสำหรับการใช้งาน หากเกินกว่านั้น สไลด์จะกลายเป็นสิ่งที่ต้องอ่านแทนที่จะเป็นการนำเสนอ และคุณก็แค่เขียนเอกสารที่มีกรอบล้อมรอบ
การสร้างสไลด์นี้เป็นอันดับแรก. บทสรุปที่เขียนขึ้นก่อนที่การวิเคราะห์จะเสร็จสิ้นเป็นเพียงการคาดเดาที่จัดรูปแบบมาอย่างดี ให้เขียนเป็นลำดับสุดท้าย แม้ว่ามันจะปรากฏเป็นหน้าแรกก็ตาม
การทำซ้ำกับสไลด์ถัดไป. หากสไลด์สรุปและสไลด์ถัดไปมีแผนภูมิเดียวกัน สไลด์ใดสไลด์หนึ่งจะกลายเป็นส่วนที่ซ้ำซ้อน
การเขียนหัวข้อแบบแบ่งรับแบ่งสู้. "อัตราการรักษาลูกค้าอาจลดลงเล็กน้อย" จะเชิญชวนให้คนในห้องประชุมกลับไปถกเถียงเรื่องข้อมูลแทนที่จะอภิปรายเกี่ยวกับผลกระทบที่ตามมา
คำถามที่พบบ่อย
สไลด์สรุปสำหรับผู้บริหารควรมีอะไรบ้าง?
4 สิ่ง ได้แก่ สิ่งที่ค้นพบที่ระบุเป็นข้อสรุป และตัวเลขสนับสนุน 2 ถึง 4 ตัวพร้อมจุดเปรียบเทียบ จากนั้นคือผลกระทบที่ตามมาหากสิ่งที่ค้นพบนั้นเป็นจริง และสิ่งที่คุณต้องการให้ทำที่ระบุเฉพาะเจาะจงพร้อมผู้รับผิดชอบและกำหนดวันที่ หากผู้อ่านหยุดอ่านเพียงแค่นั้น พวกเขาควรจะยังคงได้รับข้อมูลทุกอย่างที่จำเป็นในการตอบสนอง
ควรมีความยาวเท่าใด?
ความยาวรวมประมาณ 60 ถึง 90 คำ ซึ่งโดยปกติจะหมายถึงหัวข้อหนึ่งบรรทัด ข้อความสั้นๆ สามหรือสี่บรรทัด และตารางขนาดเล็กหรือแผนภูมิเดี่ยว หากขนาดตัวอักษรของเนื้อหาต้องลดลงต่ำกว่าประมาณ 18 พอยต์ ให้ตัดเนื้อหาออกแทนที่จะย่อขนาดฟอนต์
สไลด์สรุปสำหรับผู้บริหารและเอกสารสรุปสำหรับผู้บริหารแตกต่างกันอย่างไร?
เอกสารจะถูกอ่านเป็นการส่วนตัวและตามลำดับ และสามารถใส่รายละเอียดปลีกย่อย ข้อควรระวัง และมีความยาวหลายย่อหน้าได้ ส่วนสไลด์จะถูกอ่านภายในเวลาไม่กี่วินาทีในห้องประชุม โดยนำเสนอด้วยข้อสรุป และปล่อยให้ข้อควรระวังเป็นหน้าที่ของผู้นำเสนอในการพูดอธิบาย ให้สร้างใหม่แทนที่จะย่อขนาดเมื่อต้องแปลงรูปแบบระหว่างสองสิ่งนี้
คุณจะจัดรูปแบบสไลด์สรุปสำหรับผู้บริหารอย่างไร?
ใช้หัวข้อแบบเต็มความกว้างที่ระบุข้อสรุป จากนั้นใช้เนื้อหาแบบสองคอลัมน์โดยมีข้อความอยู่ทางซ้ายและตัวเลขอยู่ทางขวา แยกส่วนสิ่งที่คุณต้องการให้ทำออกอย่างชัดเจนด้วยสายตาที่ด้านล่าง แนวทางการใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายของรัฐบาลกลางแนะนำให้ใช้ตารางและรายการเป็นเครื่องมือช่วยย่อข้อมูล โดยระบุว่ารายการสามารถช่วยถ่ายทอดข้อมูลโดยละเอียดได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ทำให้ผู้อ่านรับข้อมูลมากเกินไป
คุณจะเขียนหัวข้ออย่างไร?
ระบุข้อสรุปแทนที่จะเป็นชื่อเรื่อง ควบคุมความยาวให้อยู่ภายใต้ประมาณ 12 คำ และตรวจสอบว่าในทางทฤษฎีแล้วมีใครสามารถไม่เห็นด้วยกับมันได้หรือไม่ หัวข้อที่ไม่มีใครสามารถโต้แย้งได้เป็นเพียงแค่ป้ายกำกับ และป้ายกำกับจะทำให้บรรทัดที่ถูกอ่านมากที่สุดบนสไลด์นั้นเสียเปล่าไปโดยเปล่าประโยชน์
แหล่งที่มา: Digital.gov, "Principles of plain language" และ "Writing for understanding," Plain Language Guide Series, U.S. General Services Administration.