Как написать резюме презентации: шаги, примеры и шаблоны
Большинство презентаций читают один раз и плохо запоминают. Краткое содержание презентации — это та часть, которую люди сохраняют, пересылают и цитируют вам три недели спустя.
Кроме того, эту часть большинство людей пишут в последнюю очередь, наспех, когда слайды уже готовы. Такой порядок неверен, и это отражается на результате.
В этом руководстве рассказывается, что такое краткое содержание презентации и в каких трех формах оно существует. Затем в нем приводится трехэтапный метод, который подходит как для вашей собственной презентации, так и для чужой.
Что такое краткое содержание презентации
Краткое содержание презентации — это небольшой текст, который передает суть аргументации презентации без самой презентации.
Это определение имеет четкую границу. Если читателю нужны слайды, чтобы понять суть, это не краткое содержание. Это просто подпись.
Три вещи отличают настоящее краткое содержание презентации от оглавления:
- Оно формулирует выводы, а не темы. Вариант «Отток в корпоративном сегменте вырос» гораздо лучше, чем «Анализ оттока».
- Оно содержит ключевые цифры. Две или три, а не двадцать.
- Оно указывает на дальнейшие шаги. Краткое содержание, заканчивающееся без принятия решения, заставляет читателя додумывать его самостоятельно.
Три вида и какой именно вам нужен
Этот термин охватывает три разные задачи. Написание не того вида — самая распространенная ошибка. Обычно это происходит потому, что никто не поинтересовался, какой именно вариант требуется.
| Вид | Объем | Когда пишется | Читатель |
|---|---|---|---|
| Слайд-резюме | 1 слайд, 30–60 слов | До презентации | Все присутствующие в зале |
| Аннотация или анонс | 50–150 слов | До презентации | Люди, решающие, стоит ли прийти |
| Итоговое резюме после презентации | 200–500 слов | После презентации | Те, кто пропустил встречу, и вы сами в будущем |
Слайд-резюме находится внутри самой презентации. Если вам нужен именно он, в нашем руководстве по слайду executive summary подробно описан макет для этого формата.
Версия после презентации — это документ, а не слайд. Он должен быть понятен при чтении «с чистого листа» шесть недель спустя человеком, которого не было на встрече. В нашем разборе отчета после презентации рассматривается именно этот формат.
Метод написания, приведенный ниже, одинаков для всех трех вариантов.
Что должно входить в краткое содержание презентации
Если разобрать хороший вариант на части, вы обнаружите пять компонентов. Не все пять присутствуют каждый раз, но их отсутствие должно быть осознанным решением, а не упущением.
- Вопрос, на который ответила презентация. Одно предложение. Если вы не можете его сформулировать, значит, в презентации его и не было.
- Ответ. Тоже одно предложение. Именно эту фразу люди будут цитировать.
- Доказательства. Две или три цифры, каждая со своим источником.
- Оговорка. Что анализ не охватывает или в чем степень уверенности низка.
- Следующий шаг. Кто, что и к какому сроку делает.
Оговорка — это то, что люди чаще всего сокращают ради экономии места. Оставьте ее. Краткое содержание презентации, которое выглядит более категоричным, чем сама проделанная работа, хуже, чем его полное отсутствие. Оно распространяется дальше, чем ваши уточнения.
Как написать краткое содержание презентации
Три шага. Порядок действий важнее скорости.
Шаг 1: Напишите ответ прежде всего остального
Откройте пустой документ, а не презентацию. Напишите одно предложение, отвечающее на вопрос, ради которого создавалась презентация.
Сделайте это до того, как перечитывать слайды. Перечитывание подталкивает вас к пересказу структуры, но структура — это не главное. Главное — это вывод.
Если предложение получается длиннее 25 слов, скорее всего, в презентации приводилось два аргумента. Напишите оба предложения, а затем решите, какое из них главное.
Протестируйте его отдельно. Покажите это предложение тому, кого не было на встрече. Если первой реакцией будет уточняющий вопрос, а не содержательный отклик, значит, предложение пока не выполняет свою задачу.
На этом этапе решается судьба краткого содержания презентации. Все, что идет после — лишь сборка.
Одно предупреждение. Если предложение с ответом постоянно меняется в процессе написания, значит, анализ еще не завершен. Прекратите писать и вернитесь к данным.
Шаг 2: Выберите три цифры, которые его подтверждают
Теперь вернитесь к презентации с конкретной задачей. Найдите минимальный набор цифр, который сделает ваше предложение убедительным.
Три — это обычно предел. После этого читатели перестают воспринимать цифры. Стена из чисел также сигнализирует о том, что вы не смогли решить, какие из них действительно важны.
Для каждого числа запишите, откуда оно взялось. Не просто «из дашборда», а укажите конкретную таблицу, файл или запрос. Это займет лишнюю минуту, но сэкономит целый час, когда кто-то впервые поставит цифру под сомнение.
Округляйте для удобства чтения, но никогда не округляйте так, чтобы изменился вывод. Изменение с 4.2% до 4% — это нормально. Округление 4.6% до 5% в резюме о преодолении порога в 5% — нет.
Если ваши данные взяты из электронной таблицы, механика описана в нашем руководстве по обобщению данных Excel без сводных таблиц.
Шаг 3: Добавьте оговорку и следующий шаг, а затем сократите лишнее
Теперь у вас есть ответ и доказательства. Осталось сделать две вещи.
Оговорка идет сразу после доказательств, в одно предложение. Укажите границы анализа. Подойдут диапазон дат, исключенный сегмент или проблема с качеством данных, которую вам пришлось обойти.
Следующий шаг идет в самом конце, и к нему должно быть привязано имя. «Нам следует пересмотреть цены» — это не следующий шаг. А вот «Пересмотр ценообразования, ответственная Дана, до октябрьского заседания совета директоров» — это он.
Затем сокращайте. Прочитайте черновик и удалите каждое предложение, которое не выполняет ни одну из пяти задач, перечисленных выше. Большинство первых черновиков теряют здесь около трети объема и от этого становятся только лучше.
В первую очередь убирайте прилагательные. Такие слова, как «значительный», «существенный» и «заметный», кажутся усиливающими, но не несут никакой информации. Если число велико, оно само говорит за себя.
Практический пример
Вот один и тот же вывод, написанный плохо, а затем хорошо.
До, 84 слова:
Эта презентация была посвящена нашему квартальному анализу оттока. Мы рассмотрели отток по сегментам и периодам времени. Анализ включал данные из нескольких источников. Мы обнаружили некоторые интересные закономерности в корпоративном сегменте, которые могут потребовать дальнейшего изучения. Также были сделаны выводы, касающиеся среднего бизнеса. Мы обсудили несколько возможных объяснений. Мы также наметили потенциальные следующие шаги, которые команда могла бы рассмотреть в ближайшие недели, в зависимости от приоритетов.
После, 79 слов:
Отток в корпоративном сегменте вырос до 4.2% в Q3 по сравнению с 2.8% в Q2. Средний и малый бизнес остались на стабильном уровне.
Его подтверждают три цифры. Из 14 потерянных корпоративных клиентов у 11 не был указан ответственный руководитель (выгрузка из CRM, 18 сентября). Среднее время до получения первой ценности (time-to-first-value) для этих клиентов составило 47 дней при целевом показателе в 21 день (журнал онбординга). У 9 из 14 клиентов были открыты тикеты в службу поддержки более 30 дней.
Сюда не входят клиенты, потерянные из-за слияний и поглощений. Дана отвечает за аудит работы с кураторами до октябрьского заседания совета директоров.
Почти одинаковая длина. Но второй вариант можно переслать тому, кто пропустил встречу, и этот человек сможет сразу начать действовать.
Обратите внимание, чего нет во второй версии. Она вообще не описывает презентацию. Она сразу сообщает вывод.
Ссылки на источники тоже делают свою незаметную работу. Для каждой цифры указано, откуда она взята, буквально в нескольких словах. Написание этого почти не требует усилий, но снимает самый частый уточняющий вопрос.
Каким по объему должно быть краткое содержание презентации
Соотносите объем с решением, которое должен принять читатель, а не с размером презентации. Презентация из 60 слайдов может дать резюме объемом в 40 слов, если вывод прост.
| Контекст | Целевой объем |
|---|---|
| Слайд-резюме | 30–60 слов |
| Тело письма | 100–200 слов |
| Общий документ или база знаний (вики) | 200–500 слов |
| Материалы для предварительного ознакомления совета директоров | 300–500 слов плюс прикрепленная презентация |
Если объем превышает 500 слов, вы уже пишете отчет. Это совсем другой рабочий документ со своими правилами оформления.
Есть и практическая причина не превышать этот лимит. Резюме читают на телефонах, на ходу, в перерывах между встречами. Все, что требует прокрутки экрана более двух раз, откладывается на потом и в итоге так и остается непрочитанным.
Язык, который легко воспринимается при чтении
Руководство по простому языку от федерального правительства США здесь как нельзя кстати. К тому же оно гораздо конкретнее большинства советов по писательскому мастерству.
Используйте активный залог. Как сказано в руководстве по простому языку от Digital.gov: «Активный залог четко определяет, кто и что должен делать. Он устраняет двусмысленность в отношении зон ответственности». В кратком содержании, где распределяются дальнейшие шаги, это играет решающую роль.
Используйте настоящее время. Руководство прямо объясняет почему: «Самая простая и сильная форма глагола — это настоящее время».
Избегайте скрытых глаголов — привычки превращать действие в существительное (отглагольные существительные). В руководстве приводится точный пример: пишите «Мы анализируем данные», а не «Мы проводим анализ данных». В кратких изложениях эта проблема возникает часто, так как отглагольные формы звучат более официально. Но официальность воспринимается как «вода».
Еще один тест, который ничего не стоит: прочитайте краткое содержание презентации вслух. Любое предложение, на котором вы споткнетесь, заставит споткнуться и читателя.
Распространенные ошибки
- Пересказ презентации вместо изложения сути. Верный признак этого — вводная фраза, начинающаяся со слов «Эта презентация была посвящена...».
- Маскировка ответа в третьем абзаце. Читатели быстро устают. Начинайте с вывода.
- Игнорирование оговорок. Краткое содержание распространяется шире, чем сама презентация, поэтому безапелляционные утверждения будут передаваться дальше вместе с ним.
- Цифры без указания источников. Первый же вопрос к цифрам, на который вы не сможете ответить, лишит вас доверия аудитории.
- Отсутствие ответственного за следующий шаг. Задачи без конкретных имен не выполняются.
- Написание в последнюю очередь наспех. Сформулируйте предложение с ответом еще до того, как создадите первый слайд. Это улучшит и саму презентацию.
- Использование формулировок прошлого квартала. Скопированное краткое содержание скрывает то, что изменилось, а ведь именно в этом обычно и заключается весь смысл.
Как составить краткое содержание чужой презентации
Написание резюме по презентации, которую создавали не вы — совсем другая задача. У вас есть слайды, но нет логики рассуждений автора, а это редко совпадает на сто процентов.
Двигайтесь в обратном направлении — от конца к началу. Докладчики часто помещают свой настоящий вывод на последних трех слайдах или проговаривают его вслух, так и не зафиксировав на письме. Начните оттуда, а не с первого слайда.
Затем сами сопоставьте вывод с доказательствами. Краткое содержание презентации, под которым стоит ваша подпись, становится вашим собственным утверждением, независимо от того, кто делал слайды. Если цифры не подтверждают финальный слайд, это расхождение должно быть отражено в вашей оговорке.
Перед публикацией задайте докладчику один вопрос: «Что вы оставили за рамками презентации?». Ответ обычно оказывается самым полезным предложением во всем кратком содержании, и он почти никогда не выносится на слайды.
Здесь также важно указать авторство. Напишите имя докладчика и дату в самом верху. Через полгода никто уже не вспомнит, чей это был анализ, а краткое содержание останется.
Полезная привычка для регулярных встреч: храните краткие содержания в одном месте и придерживайтесь единой структуры, чтобы читатель мог просмотреть четыре отчета подряд и увидеть тенденцию. Папка с разнородными отчетами едва ли лучше их полного отсутствия, поскольку сравнение превращается в ручную работу.
Шаблон для многократного использования
Скопируйте это и заполните. Пять пунктов в следующем порядке.
Вывод: [Одно предложение. Ответ, а не тема.]
Доказательства: [Цифра 1 с источником.] [Цифра 2 с источником.] [Цифра 3 с источником.]
Оговорка: [Что этот анализ не охватывает.]
Следующий шаг: [Действие, ответственный, дата.]
Подробности: [Ссылка на презентацию или исходные данные.]
Последний пункт важнее, чем кажется. Краткому содержанию презентации, которое ссылается на первоисточник, начинают доверять еще больше при повторном прочтении, а не только при первом.
Храните шаблон в том инструменте, которым ваша команда уже пользуется. Формат, который никто не может найти — это формат, который никто не использует, каким бы хорошим он ни был.
На что на самом деле уходят силы
Написать краткое содержание можно быстро. А вот найти три подтверждающие цифры — долго, особенно если они находятся в разных местах.
Именно эту часть стоит автоматизировать. Когда цифры разбросаны по таблицам, базам данных и PDF-файлам, на их ручной сбор уходит половина рабочего дня. Кроме того, именно на этом этапе возникают ошибки при переносе данных.
Powerdrill Bloom берет эту половину работы на себя. Делайте запросы к вашим документам и базам данных на естественном языке, и каждое число будет возвращено с указанием страницы, строки и исходной цифры. Именно эта последняя деталь позволяет вам составить сноску на источник, не возвращаясь к поискам.
Оценка ситуации остается за вами. Какой вывод сделать главным, что написать в оговорке и кто будет отвечать за следующий шаг — эти решения ни один инструмент за вас не примет. Перед отправкой полезно провести финальную проверку по нашему чек-листу проверки презентации с данными.
Попробуйте Powerdrill Bloom бесплатно
Часто задаваемые вопросы
Что такое краткое содержание презентации?
Это короткий текст, который передает суть аргументации презентации без самой презентации. Хороший вариант формулирует вывод, приводит две или три подтверждающие цифры, указывает оговорку и определяет следующий шаг.
Каким по объему должно быть краткое содержание презентации?
От 30 до 60 слов для слайда-резюме и от 100 до 200 слов для электронного письма. Общий документ обычно занимает от 200 до 500 слов. Объем зависит от решения, которое должен принять читатель, а не от размера презентации.
В чем разница между кратким содержанием (summary) и аннотацией (abstract)?
Аннотация пишется до презентации, чтобы помочь людям решить, стоит ли на нее приходить. Краткое содержание презентации обычно пишется после нее, чтобы донести выводы до тех, кто на ней не присутствовал.
Должно ли краткое содержание презентации включать рекомендации?
Да, в качестве завершающего элемента, с указанием ответственного и даты. Краткое содержание, которое заканчивается только выводом, заставляет читателя самого придумывать следующий шаг. Обычно они ничего не придумывают.
Можно ли написать краткое содержание до создания презентации?
Даже нужно. Предварительное составление предложения с ответом заставляет вас четко понять свой вывод, что обычно помогает сократить презентацию. Если вы не можете написать это предложение, значит, презентация еще не готова к созданию. В нашем руководстве по составлению плана презентации с данными описано, что делать дальше.
Источники: Digital.gov, Письмо для понимания, часть серии руководств по простому языку, адаптированная на основе PlainLanguage.gov.