Как создать презентацию для запуска проекта: пошаговое руководство
Презентация к запуску проекта — это короткий набор слайдов, который вы показываете на первой встрече по проекту. Она объясняет, зачем нужен проект, какими будут его результаты, кто за что отвечает и что будет происходить дальше. Чтобы создать такую презентацию, сначала соберите устав и план проекта, а затем подготовьте около десяти слайдов, завершающихся четкими последующими шагами.
В этом руководстве рассказывается, что такое презентация к запуску проекта, когда проводить стартовую встречу и кто должен на ней присутствовать. Здесь приведена пошаговая структура слайдов, способы адаптации презентации для разной аудитории и правила составления заголовков. Затем мы разберем три шага создания презентации с помощью AI на конкретном примере, дадим советы по проведению встречи и разберем типичные ошибки.
Что такое презентация к запуску проекта
Презентация к запуску служит визуальным сопровождением стартовой встречи. В руководстве Atlassian Team Playbook эта встреча описывается как «первое собрание с проектной командой и клиентом проекта (если применимо)». Там также добавляется, что «эта встреча определяет цель проекта, роли, обязанности и показатели успеха».
В руководстве Asana цель формулируется схожим образом. В нем говорится, что на этой сессии члены команды и заинтересованные стороны «согласуют цели, рамки проекта, роли и последующие шаги».
Презентация к запуску проекта служит единым ориентиром для этого обсуждения. Она помогает всей группе сфокусироваться на одних и тех же целях, границах проекта и сроках. После встречи этот документ становится тем, что новые члены команды изучают в первую очередь.
Не каждому проекту нужна детально проработанная презентация. В Asana отмечают, что для некоторых проектов «можно провести менее формальную стартовую встречу без слайдов или презентации». Однако для крупных проектов, клиентских проектов и проектов с участием топ-менеджмента в качестве спонсоров она обычно необходима.
Atlassian подкрепляет эту мысль сравнением: «Начинать проект без стартовой встречи — все равно что отправляться в путешествие без карты и навигатора».
Когда проводить стартовую встречу и кого приглашать
Время проведения имеет значение. В Atlassian утверждают, что стартовая встреча обычно проводится после того, как «согласованы описание работ или постер проекта». В Asana отмечают: «Обычно это происходит после утверждения устава проекта, но до начала каких-либо работ».
Поэтому приступайте к созданию презентации только тогда, когда базовые моменты уже определены. Если рамки проекта или бюджет все еще обсуждаются, сначала проведите встречу для принятия этих решений. Стартовая встреча нужна для синхронизации, а не для согласования условий самого проекта.
Список приглашенных определяет содержание презентации. В руководстве Atlassian выделяют пять ролей, которые необходимо определить до начала встречи:
- Спонсор проекта. Ключевой стейкхолдер самого высокого уровня, который больше всех заинтересован в успехе или неудаче проекта.
- Руководитель проекта. Человек, который определяет видение конечного результата работы команды.
- Фасилитатор. Человек, который направляет ход встречи и удерживает фокус внимания участников.
- Основная команда. Люди, которые непосредственно выполняют работу по проекту.
- Заинтересованные стороны (стейкхолдеры). Все, кто может поделиться ценной информацией, обратной связью или лично заинтересован в результате.
Старайтесь, чтобы группа была небольшой. В Asana отмечают: «Продуктивная стартовая встреча обычно собирает от 5 до 10 участников». Если информацию нужно донести до большего числа людей, отправьте им резюме встречи после ее завершения. В руководстве Atlassian рекомендуется участие от 3 до 14 человек, 30 минут на подготовку и 90 минут на саму встречу.
Что включить в презентацию: пошаговая структура слайдов
Большинство презентаций к запуску проекта состоят примерно из десяти слайдов. В таблице ниже представлена структура, объединяющая рекомендации обоих руководств.
| # | Слайд | На какой вопрос отвечает |
|---|---|---|
| 1 | Название и повестка дня | Что мы сегодня обсудим и в каком порядке? |
| 2 | Зачем нужен этот проект | Почему мы работаем над этим и как это связано с целями компании? |
| 3 | Цели и показатели успеха | Как будет выглядеть успех по завершении проекта? |
| 4 | Границы проекта | Что входит в рамки проекта, а что остается за их пределами? |
| 5 | Результаты проекта | Что именно мы должны предоставить на выходе? |
| 6 | Сроки и ключевые этапы | Каковы ключевые даты и дедлайны? |
| 7 | Команда, роли и обязанности | Кто за что отвечает и кто принимает решения? |
| 8 | Формат работы | Где мы будем отслеживать задачи и как обмениваться новостями? |
| 9 | Риски и open questions | Что может нас затормозить и какую информацию еще нужно выяснить? |
| 10 | Последующие шаги | Что нужно сделать на этой неделе и кто отвечает за каждую задачу? |
Слайд с целью идет первым. В Asana рекомендуют ответить здесь на два вопроса: «Почему мы над этим работаем?» и «К чему мы стремимся?». В их руководстве отмечается, что только 26% сотрудников четко понимают, как их работа связана с глобальными целями компании.
Слайд с границами проекта предотвращает споры в будущем. В Asana советуют обсудить «что входит в рамки проекта и, что не менее важно, что в них не входит». Укажите оба этих списка на одном слайде.
На слайде с ролями должны быть указаны конкретные имена, а не просто должности. В Asana предлагают использовать матрицу RACI, которая определяет, кто является исполнителем, ответственным, консультантом и наблюдателем.
Слайд о формате работы должен указывать на единый ресурс. В Asana рекомендуют использовать централизованный источник информации для документов, обновлений и ключевых этапов. Укажите название инструмента и ссылку на него.
Слайд с последующими шагами завершает презентацию. Список рекомендаций Asana включает документирование, конкретные задачи, ближайшие приоритеты и формат предоставления отчетов о статусе проекта.
Как адаптировать презентацию под разные типы стартовых встреч
В руководстве Asana описываются три типа стартовых встреч. Для каждого из них требуется своя версия презентации.
Внутренняя стартовая встреча. Это самый простой формат, предназначенный только для проектной команды. Совет от Asana: «Подготовьте материалы заранее, но не тратьте слишком много времени на наведение лоска в презентации». Достаточно плана, целей, границ проекта и графика работ.
Стартовая встреча со спонсором проекта (руководством). Эта версия предназначена для топ-менеджеров. В Asana рекомендуют: «Сделайте основной упор на цели и задачи проекта, а также на то, как он повлияет на общие цели компании». Список необходимых материалов для такой встречи завершается пунктом «Официальная презентация». Уберите подробные списки задач и оставьте только бизнес-кейс.
Стартовая встреча с клиентом. Этот формат предназначен для вашей команды и заказчика. В Asana называют его «самой проработанной и официальной версией стартовой встречи». Добавьте слайд о том, как и когда клиент будет согласовывать работу и получать отчеты о прогрессе.
If you run more than one type, build one master deck. Then hide or cut slides for each audience. That keeps the dates and scope the same everywhere.
Пишите заголовки слайдов, отражающие суть
Заголовок слайда должен выражать главную мысль, а не просто обозначать тему. Заголовок «Сроки» ни о чем не говорит аудитории. А вот «Запуск запланирован на 2 марта с двумя контрольными точками согласования» сразу сообщает ключевой факт.
Прочитайте только заголовки от первого до последнего. Если они сами по себе складываются в связную историю проекта, презентация составлена правильно. Если же они выглядят как оглавление книги, перепишите их.
Делайте слайды простыми. В советах по подготовке презентаций от Microsoft рекомендуется: «Старайтесь не использовать шрифт меньше 18 пунктов». Там также отмечается: «Вам нужно, чтобы аудитория слушала ваше выступление, а не читала текст с экрана».
Выносите подробности в заметки докладчика или в резервный раздел. Презентацию к запуску обычно рассылают после встречи, поэтому заметки помогут тем, кто не смог на ней присутствовать. В нашем руководстве по заметкам докладчика подробно описано, что писать под каждым слайдом.
Как создать презентацию к запуску проекта с помощью AI
Большая часть работы над презентацией к запуску проекта заключается в сборе фактов из различных документов. Устав, план, бюджет и список команды часто хранятся в разных файлах. Инструмент на базе AI может объединить их в первый черновик — вам останется лишь перепроверить все даты и имена.
Вот метод из трех шагов с использованием Powerdrill Bloom.
Шаг 1. Загрузите устав, план и другие файлы проекта
Начните с документов, на которых строится проект. Это могут быть устав или описание работ, план проекта, таблица бюджета и список команды. В бесплатном тарифе доступна функция «Загрузка Excel, CSV, PDF и текстовых документов».
Сохраняйте каждый источник в виде отдельного файла. Когда на слайде появится дата или цифра, вам будет легко найти, откуда они взялись. Сначала удалите старые черновики, чтобы инструмент не перепутал разные версии границ проекта.
Шаг 2. Сформулируйте запрос для структуры презентации на естественном языке
Опишите презентацию в одном запросе. Укажите аудиторию, тип стартовой встречи и необходимые слайды. Например: «Создай презентацию к запуску проекта из 10 слайдов для нашей внутренней команды. Используй прикрепленные устав и план. Включи цель, задачи, границы проекта, результаты, сроки, роли, риски и последующие шаги».
Затем задайте уточняющие вопросы, чтобы протестировать план. Попробуйте спросить: «Какие этапы зависят от другой команды?» или «У каких результатов проекта еще нет ответственного?». Пробелы, обнаруженные сейчас, обойдутся гораздо дешевле, чем те, что всплывут на третьей неделе работы.
На странице Topic to PPT говорится, что Powerdrill Bloom «интеллектуально ищет, анализирует и исследует связанную информацию, а затем организует ее в четкое повествование». Для запуска проекта это повествование станет черновиком, который вы доработаете вместе с руководителем проекта.
Шаг 3. Создайте слайды, график и заметки докладчика
Превратите черновик в слайды. На странице Excel to PPT указано, что вы можете выбрать шаблон и «экспортировать его в PowerPoint в один клик». Сопоставьте заголовок каждого слайда с целью проекта и удалите все слайды, которые ей не соответствуют.
Затем проверьте факты. Сверьте каждую дату с планом, а каждое имя — со списком команды. Попросите спонсора проекта просмотреть слайды с целями и границами проекта до начала встречи.
Наконец, добавьте краткие заметки докладчика и повестку дня. В нашем руководстве по слайдам с повесткой дня показано, как правильно начать презентацию.
Пример презентации к запуску проекта
Вот краткий пример для внутреннего проекта. Название компании, даты и цифры вымышлены для демонстрации структуры.
Проект: Замена справочного центра службы поддержки клиентов новым сайтом самообслуживания.
Заголовки слайдов по порядку:
- «Сегодня: согласовать обновление справочного центра и утвердить последующие шаги»
- «Клиенты не могут найти ответы, поэтому количество обращений продолжает расти»
- «Успех — это снижение количества обращений с вопросами «как сделать» на 30% в течение шести месяцев после запуска»
- «В рамках проекта: новый сайт и 200 самых популярных статей; за рамками: поддержка в чате»
- «Мы предоставим новый сайт, руководство по стилю и план миграции данных»
- «Запуск запланирован на 2 марта, до этого пройдут этапы проверки дизайна и контента»
- «Прия руководит, Марко отвечает за контент, директор по поддержке утверждает»
- «Вся работа ведется в одном общем проекте с еженедельными письменными отчетами»
- «Основной риск — перенос статей займет больше четырех недель»
- «На этой неделе: утвердить список статей и запланировать первое ревью дизайна»
Если читать заголовки по порядку, они полностью раскрывают весь план. При этом каждый слайд содержит одну таблицу, один список или простую временную шкалу, подтверждающую его заголовок.
Как провести встречу на основе презентации
Хорошая презентация к запуску проекта требует и хорошей организации самой встречи. В руководстве Atlassian предлагается чёткий порядок: слово спонсора проекта, повестка дня и правила встречи, разминка (icebreaker), а затем основное обсуждение.
Начните со слова спонсора проекта. В Atlassian рекомендуют, чтобы спонсор поприветствовал участников и объяснил, как проект связан с целями организации. Если спонсор не может присутствовать лично, можно показать короткое видеообращение.
Уделите больше всего времени целям и успеху. В Atlassian называют проработку видения, миссии и критериев успеха «самым важным аспектом запуска проекта». В их сценарии на эту часть отводится 60 минут.
Быстро проверяйте согласие участников. В Atlassian предлагают использовать «римское голосование». Большой палец вверх означает согласие, в сторону — готовность поддержать решение, вниз — наличие возражений.
Оставьте время для вопросов. В Asana советуют «выделить достаточно времени в конце стартовой встречи, чтобы ответить на любые вопросы». Сделайте паузу также после слайда с границами проекта, так как именно эта тема обычно вызывает больше всего вопросов.
Назначьте ответственного за ведение протокола. В Asana рекомендуют, чтобы заметки вел кто-то другой, а не сам докладчик. Если встреча проходит онлайн, запишите ее для тех, кто не смог присутствовать.
После стартовой встречи
Отправьте презентацию и протокол встречи в тот же день. В Asana советуют поделиться заметками со встречи, записью или расшифровкой, а также списком задач в вашем общем рабочем пространстве проекта.
Обновляйте презентацию по мере изменения решений. В руководстве Atlassian рекомендуется назначить ответственного за обновление постера проекта с учетом согласованного видения, миссии и критериев успеха. То же самое относится и к презентации к запуску.
Затем переходите к регулярным обновлениям. В Asana предлагают использовать отчеты о статусе проекта вместо постоянных совещаний. В наших руководствах по подведению итогов презентации и еженедельным отчетам о статусе подробно описаны эти два документа.
Типичные ошибки при подготовке презентации к запуску проекта
Обратите внимание на эти ошибки еще до начала встречи.
- Отсутствие четкой цели. Команда расходится, зная свои задачи, но не понимая их смысла. Разместите цель на втором слайде.
- Границы проекта без ограничений. Если указать только то, что входит в проект, это может привести к неконтролируемому расширению его рамок. Обязательно добавьте то, что в проект не входит.
- Роли без имен. «Команда дизайна» — это не ответственный. Укажите конкретное имя для каждого направления.
- Избыточная детализация. Стартовая презентация — это не весь план проекта. Дайте ссылку на подробный план вместо того, чтобы копировать его целиком.
- Отсутствие последующих шагов. Люди уходят со встречи, не понимая, что им делать в понедельник. Завершите презентацию списком ответственных и сроками.
- Одна презентация для любой аудитории. Презентация для руководства и презентация для команды требуют разной степени детализации.
Хотите создать первый черновик быстрее? Попробуйте Powerdrill Bloom, загрузив устав и план вашего следующего проекта.
Часто задаваемые вопросы
Что должно входить в презентацию к запуску проекта?
Презентация к запуску проекта обычно включает цель, задачи, границы проекта, ожидаемые результаты и сроки. Она также охватывает роли в команде, формат работы, риски и последующие шаги. Для большинства проектов достаточно около десяти слайдов. Версии для руководства больше ориентированы на цели и влияние на бизнес.
Какой длительности должна быть стартовая встреча по проекту?
В руководстве Atlassian по запуску проектов рекомендуется отводить около 90 минут на саму встречу и 30 минут на подготовку. Внутренние стартовые встречи меньшего масштаба могут быть короче. Обязательно оставьте время в конце для вопросов, как советует руководство Asana.
Кто должен присутствовать на стартовой встрече по проекту?
Пригласите спонсора проекта, руководителя проекта, фасилитатора, основную команду и ключевых стейкхолдеров. В Asana отмечают, что продуктивная встреча обычно собирает от 5 до 10 участников. Всем остальным заинтересованным лицам можно отправить краткое резюме встречи.
Какова цель стартовой встречи по проекту?
Стартовая встреча помогает команде синхронизироваться по вопросам того, почему этот проект важен, какими будут его результаты, кто за что отвечает и каковы дальнейшие действия. Обычно она проводится после утверждения устава или описания работ и до начала непосредственного выполнения задач.
Может ли AI создать презентацию к запуску проекта?
Да. Инструмент на базе AI может превратить устав, план и бюджет в первый черновик слайдов для запуска проекта. Вам все равно потребуется сверить каждую дату, имя и границы проекта с исходными документами. После этого попросите спонсора проекта просмотреть слайды с целями и границами.
Источники: Atlassian Team Playbook, Project Kickoff · Asana, Project kickoff meeting guide · Microsoft Support, Tips for creating and delivering an effective presentation.