Как создать слайд Executive Summary: полное руководство

Большинство презентаций начинаются с повестки дня. Большинство презентаций должны начинаться с ответа.

Один слайд, на чтение которого уходит около двадцати секунд, рассказывает занятому читателю, что вы обнаружили и что вы хотите от него получить. Все, что идет после него, — это доказательства.

В этом руководстве рассказывается, что должно быть на слайде с резюме для руководства (executive summary), а что следует сократить. Мы также разберем, как написать заголовок и как создать такой слайд на основе файла данных без ручного переноса цифр.

Что должен делать этот слайд

Для этого существует правило, появившееся еще до PowerPoint, и придумали его люди, которые пишут для крайне нетерпеливой аудитории.

Федеральное руководство по простому языку США выражает это в четырех словах внутри более длинной инструкции: «Организуйте информацию. Подготовьте читателей к тому, чего ожидать. Сразу резюмируйте длинные документы».

«Сразу» — в этом вся суть. Резюме — это не подведение итогов, к которому вы переходите в конце. Это то, что читатель видит перед тем, как решить, заслуживает ли остальная часть его внимания.

Это же руководство указывает на ограничение, которое определяет любой другой выбор: «Первое правило простого языка: пишите для своей аудитории». Слайд executive summary, написанный для аналитика, построившего модель, — это совсем не тот слайд, который пишется для человека, утверждающего бюджет.

Есть одно практическое следствие, которому люди часто сопротивляются. Если читатель остановится после этого единственного слайда, у него все равно должно остаться понимание решения, причины и ключевого запроса. Сделать так, чтобы на этом слайде можно было безопасно остановиться, — вот что отличает резюме от введения.

Четыре блока, которые должны быть на слайде

Большинство рабочих версий этого слайда содержат одни и те же четыре элемента в следующем порядке.

Вывод. Одно предложение, сформулированное как вывод, а не как тема. «Отток в Q3 вырос до 4.1%, в основном за счет аккаунтов моложе двенадцати месяцев» — а не «Анализ оттока за Q3».

Доказательства. От двух до четырех цифр, подтверждающих вывод, с точками сравнения. Число без базы для сравнения — это просто украшение.

Последствия. Что следует из того, если вывод верен. Это именно то предложение, о котором на самом деле спорят руководители, и если его опустить, дискуссия перенесется на слайд, до которого никто не дойдет.

Запрос. Что вы хотите, от кого и к какому сроку. Даже если ответ звучит как «сегодня никаких решений принимать не нужно», скажите об этом прямо.

Блок	Длина	Типичная ошибка
Вывод	Одно предложение	Написан как тема, а не как вывод
Доказательства	От двух до четырех цифр	Числа без сравнения
Последствия	Одно или два предложения	Полностью упущены
Запрос	Одно предложение	Нечеткий ответственный или отсутствие даты

Слайд executive summary, содержащий все четыре блока, обычно перегружен, поэтому следующий раздел важен так же, как и этот.

Что нужно исключить

Руководство по простому языку прямо говорит о приемах, которые раздувают текст без добавления смысла. «Действительный залог ясно показывает, кто и что должен делать. Он устраняет двусмысленность в отношении обязанностей». И еще: «Страдательный залог скрывает, кто за что отвечает, и является одной из самых больших проблем в официальных документах».

Что касается времени глагола, совет столь же категоричен: «Самая простая и сильная форма глагола — это настоящее время».

Только эти два правила позволят сократить перегруженный слайд на одну пятую. Пример из руководства стоит держать в уме при редактировании — не «Это должно быть сделано», а «Вы должны это сделать».

Помимо языка, на этом слайде регулярно появляются четыре вещи, которых там быть не должно:

• Методология. То, как вы проводили расчеты, должно быть в приложении. Читатели, которым это важно, спросят сами.
• Оговорки о качестве данных. Если оговорка не меняет решение, поместите ее в сноску на детальном слайде.
• Повестка дня. Резюме и оглавление — это разные вещи с разными задачами.
• Более одного графика. Один небольшой график может подкрепить вывод. Два графика означают, что вы сами еще не определились, в чем заключается вывод.

Руководство прямо одобряет два инструмента сжатия информации. «Используйте таблицы там, где это уместно» (отмечая, что они подходят «не только для отображения числовых данных») и «Используйте списки. Они помогают быстро донести подробную информацию, не перегружая читателей».

Как написать заголовок

Строка заголовка выполняет больше работы, чем весь остальной текст, и именно ее чаще всего используют неэффективно.

Заголовок, называющий тему («Обзор удержания клиентов за Q3»), сообщает читателю, где он находится. Заголовок, формулирующий вывод («Удержание сохранилось везде, кроме новых аккаунтов»), говорит ему, о чем думать. Только второй вариант сохраняет смысл, если его читать отдельно в пересланном PDF-файле.

Три теста для заголовка на этом слайде:

1. Может ли он быть неверным? Если никто не может с ним поспорить, то это просто ярлык, а не утверждение.
2. Выживает ли он без графика? Пересылаемые презентации в первую очередь теряют контекст.
3. Содержит ли он менее двенадцати слов? Более длинные заголовки все равно просматривают только до первой запятой или союза.

Связанная с этим привычка выносить выводы в заголовок каждого слайда описана в руководстве по заголовкам слайдов с ключевыми выводами. Слайд-резюме — это место, где это важнее всего, потому что это единственный слайд, который гарантированно прочитают.

Создание слайда на основе ваших данных

Если цифры находятся в электронной таблице или файле экспорта, описанная ниже последовательность действий позволит пройти путь от файла до готового слайда без ручного ввода.

Шаг 1: Загрузите исходные данные и укажите аудиторию

Начните работу в Powerdrill Bloom с рабочей книги, CSV или файла экспорта, на которых строится презентация. Опишите нужный вам слайд простыми словами и укажите, кто будет его читать.

Строка с указанием аудитории меняет результат сильнее, чем любая другая инструкция. Запросы «подготовить резюме для финансового комитета» и «подготовить резюме для продуктовой команды» дадут разные выводы на основе одних и тех же данных, потому что эти две группы интересуются разными столбцами.

Укажите, какое решение должно быть принято, если оно есть. Резюме, составленное под конкретное предстоящее решение, получается гораздо более четким, чем резюме в стиле «вот что произошло».

Шаг 2: Исправьте замечание перед изменением макета

Сначала прочитайте предложенный вывод и поспорьте с ним. Это вывод или просто тема? Действительно ли доказательства подтверждают его или они указывают на менее категоричную версию?

Это шаг, который люди часто пропускают, из-за чего получается отлично оформленный слайд, который ни о чем не говорит. Запросите две или три альтернативные интерпретации одних и тех же данных и сделайте осознанный выбор.

Заодно проверьте точки сравнения. Сравнение с прошлым кварталом, с планом и с аналогичным периодом прошлого года — это три разные истории. Выбор одной из них — это аргумент, который вы выдвигаете.

Шаг 3: Создайте слайд и подтверждающие материалы

Запросите сам слайд executive summary, а также два или три детальных слайда, которые отвечают на очевидные последующие вопросы.

Попросите сделать цифры отслеживаемыми — чтобы было видно, из каких строк получено каждое значение. Тогда, если на встрече возникнут вопросы, вам не придется переделывать все заново.

Экспортируйте презентацию, затем прочитайте только слайд-резюме и спросите себя, очевидно ли решение только из него. Рабочие презентации проходят этот тест; черновики с первого раза — почти никогда.

Планируете составить резюме для своих данных на этой неделе? Попробуйте Powerdrill Bloom.

Чем это отличается от документа executive summary

У них общее название и почти ничего больше, а их смешивание — самая распространенная структурная ошибка в этой области.

Текстовая версия документа читается последовательно, наедине, и читатель сам выбирает, сколько времени ей уделить. В ней можно позволить себе абзац контекста, нюансы и взвешенный, осторожный вывод. Описания процессов в руководствах по написанию executive summary на основе электронной таблицы и созданию резюме из необработанных бизнес-данных посвящены именно этой форме.

Версия на слайде читается в зале за считанные секунды, обычно под чью-то речь. Она не терпит нюансов, а излишняя осторожность в формулировках воспринимается скорее как неуверенность, а не как точность.

Отсюда вытекают три конкретных следствия:

• Длина. Резюме в виде документа занимает несколько абзацев. Слайд содержит в общей сложности от шестидесяти до девяноста слов.
• Оговорки. В документе можно написать: «результаты в целом положительные, с учетом оговорок в разделе 4». На слайде пишется сам вывод, а оговорки докладчик озвучивает устно.
• Порядок изложения. Документ может подводить к мысли постепенно. Слайд сразу начинается с вывода, потому что второго шанса не будет.

Если вы уже написали текстовую версию документа, не нужно просто вставлять ее на слайд и уменьшать шрифт. Выделите четыре блока и соберите слайд заново.

Форматирование и макет

Работающий макет выглядит скучно, и в этом весь смысл.

Разместите заголовок во всю ширину в верхней части слайда, сделав его достаточно крупным, чтобы его можно было прочитать с задних рядов. Ниже разделите слайд на две колонки. Вывод и последствия разместите слева в виде текста. Подтверждающие цифры расположите справа в виде небольшой таблицы или одного графика.

Визуально отделите запрос — сделайте полосу внизу или выделите строку рамкой. Это именно та часть, которую люди ищут, когда возвращаются к слайду позже. Необходимость искать ее — это лишнее препятствие, которое вы можете легко устранить.

Размер шрифта решает большинство споров. Если для того, чтобы текст поместился, основной шрифт приходится делать меньше 18 пунктов, проблема в количестве слов, а не в шрифте. Сокращайте текст, а не уменьшайте шрифт.

Еще одна полезная привычка при верстке: оставляйте правый нижний угол пустым. Туда взгляд падает в последнюю очередь, и пустой угол воспринимается как уверенность, а не как впустую потраченное место.

Презентация слайда

Слайд-резюме — это тот слайд, который вы должны уметь рассказать, не глядя на экран.

Озвучьте вывод, а затем сделайте небольшую паузу. Большинство докладчиков пробегают мимо собственного вывода сразу к доказательствам, что приучает аудиторию относиться к выводу как к простому вступлению.

Если вопрос возникнет раньше времени — а на этом слайде так и будет — ответьте на него одним предложением и предложите перейти к детальному слайду вместо того, чтобы импровизировать. Знание того, какой слайд отвечает на какой вопрос, — это главная ценность подготовки.

Если аудитория не согласна с выводом, слайд-резюме все равно сработал. Выявить несогласие на второй минуте вместо двадцатой — это и есть главная причина существования этого слайда. О том, что делать дальше, рассказывается в руководстве по ответам на вопросы по данным во время презентации.

Как выглядит готовый слайд

Абстрактное описание помогает меньше, чем конкретный пример, поэтому приведем его здесь.

Заголовок. «Расходы на поддержку выросли на 22% при неизменном объеме тикетов».

Доказательства. Стоимость одного тикета $14.80 против $12.10 в прошлом квартале. Объем 41,200 против 41,600. Среднее время обработки 9.4 минуты против 7.9.

Последствия. Рост связан со временем обработки, а не со спросом. При текущей тенденции следующий квартал принесет дополнительные расходы в размере около $110,000.

Запрос. Утвердить изменение маршрутизации до 30 сентября. Указан ответственный, в одну строку.

Это около семидесяти слов, и читатель получает из них всю аргументацию. Каждое число сопровождается сравнением, а в блоке последствий указывается результат, а не просто повторяется вывод.

Обратите внимание на то, чего здесь нет. Нет ни методологии, ни оговорок по данным, ни графика. Хорошо структурированный слайд executive summary может содержать один небольшой график, но этой версии он не нужен, так как три пары чисел уже доказывают суть дела.

Детальная информация по каждой строке находится на следующих слайдах. Если никто не спросит, вы сэкономите аудитории десять минут.

Типичные ошибки

Написание темы вместо вывода. «Обзор удержания клиентов» не сообщает читателю ничего нового по сравнению с темой приглашения на встречу.

Числа без сравнения. «Выручка составила $4.2M» — это факт. «Выручка составила $4.2M при плане в $4.8M» — это вывод.

Отсутствие запроса. Если никто не знает, чего вы хотите, встреча закончится словами «спасибо, разошлите презентацию».

Слишком много слов. Девяносто слов — это рабочий предел. Если слов больше, слайд будут читать, а не слушать презентацию, и вы получите просто текстовый документ в рамке.

Создание слайда в первую очередь. Резюме, написанное до завершения анализа, — это просто догадка с красивым форматированием. Пишите его в последнюю очередь, даже если оно идет первым.

Дублирование следующего слайда. Если на слайде-резюме и на следующем за ним слайде изображен один и тот же график, один из них лишний.

Оговорки в заголовке. Заголовок «Удержание, возможно, немного снизилось» побуждает аудиторию заново обсуждать данные вместо того, чтобы говорить о последствиях.

Часто задаваемые вопросы

Что должен содержать слайд executive summary?

Четыре элемента. Вывод, сформулированный как заключение, и от двух до четырех подтверждающих цифр с точками сравнения. Затем последствия, если вывод верен, и конкретный запрос с указанием ответственного и даты. Если читатель остановится на этом, у него все равно должно быть все необходимое для принятия решения.

Какой длины он должен быть?

Примерно от шестидесяти до девяноста слов в общей сложности, что обычно означает один заголовок, три или четыре короткие строки и небольшую таблицу или один график. Если шрифт основного текста приходится уменьшать ниже 18 пунктов, сокращайте содержание, а не уменьшайте шрифт.

В чем разница между слайдом executive summary и документом executive summary?

Документ читается наедине и последовательно, он может содержать нюансы, оговорки и занимать несколько абзацев. Слайд читается за секунды в зале, начинается сразу с вывода, а оговорки остаются для устного выступления докладчика. При переходе от одного формата к другому собирайте слайд заново, а не просто уменьшайте текст.

Как форматировать слайд executive summary?

Используйте заголовок во всю ширину, формулирующий вывод, а затем основную часть из двух колонок: текст слева и цифры справа. Визуально выделите запрос внизу. Федеральное руководство по простому языку рекомендует использовать таблицы и списки в качестве инструментов сжатия информации, отмечая, что списки помогают быстро донести подробные сведения, не перегружая читателей.

Как написать заголовок?

Сформулируйте вывод, а не тему, уложитесь примерно в двенадцать слов и проверьте, можно ли с ним в принципе не согласиться. Заголовок, с которым никто не поспорит, — это просто ярлык, а ярлык тратит впустую самую читаемую строку на слайде.

Источник: Digital.gov, «Principles of plain language» и «Writing for understanding», серия Plain Language Guide, U.S. General Services Administration.