Jak pisać notatki prelegenta do prezentacji: Pełny przewodnik

Większość ludzi pisze notatki prelegenta dwukrotnie. Raz słabo, w noc poprzedzającą wystąpienie, i raz porządnie, w głowie, podczas samej prezentacji.

Ta druga wersja jest tą, która naprawdę działa. Ten poradnik pomoże Ci uchwycić ją za pierwszym razem.

Notatki prelegenta to jedyna część prezentacji, której nikt nie sprawdza, a każdy potrzebuje. Są one również najtańszym ubezpieczeniem, jakie można zapewnić prezentacji danych.

Do czego służą notatki prelegenta, a do czego nie

Microsoft definiuje ich cel dość wąsko, i ta wąska definicja jest bardzo przydatna. Okienko notatek to „miejsce do przechowywania punktów dyskusji, o których chcesz wspomnieć podczas prowadzenia prezentacji”.

Gwarancja prywatności jest jednoznaczna. Podczas prezentacji notatki prelegenta są „widoczne na Twoim monitorze, ale niewidoczne dla publiczności”.

Ten jeden fakt definiuje całe ich zadanie. Notatki to nie kolejny slajd, nie skrypt do czytania na głos ani dokumentacja dla osób, których nie było na sali.

Notatki można również edytować na żywo. Microsoft wskazuje, że notatki można dodawać „podczas prezentacji, bezpośrednio w widoku prezentera, lub podczas edytowania prezentacji”.

Czego potrzebujesz, zanim zaczniesz

Trzech rzeczy, i żadną z nich nie jest sam zestaw slajdów.

Pytanie, na które odpowiada każdy slajd. Jeśli nie potrafisz ująć tego w jednym zdaniu, żadna notatka nie uratuje slajdu.

Źródło każdej liczby na slajdzie. Nazwa pliku, arkusz, okres i wszelkie zastosowane filtry.

Jedno spodziewane pytanie uzupełniające. Większość slajdów prowokuje dokładnie jedno przewidywalne pytanie i to właśnie na nie powinna uprzedzająco odpowiadać notatka.

Przygotuj te informacje, zanim otworzysz okienko notatek. Pisanie notatek podczas wpatrywania się w slajd prowadzi do opisywania tego, co na nim jest, co jest najczęstszym błędem.

Gdzie znajduje się okienko notatek

Kwestie techniczne są proste, a ich znajomość pozwoli Ci uniknąć pracy w niewłaściwym widoku.

Okienko notatek to „pole widoczne pod każdym slajdem” w widoku normalnym. Puste okienko wita zachętą: „Kliknij, aby dodać notatki”.

Jeśli nie jest ono widoczne, rozwiązanie Microsoft wymaga jednego kliknięcia. Należy „kliknąć pozycję Notatki na pasku zadań u dołu okna programu PowerPoint”.

Długie notatki są obsługiwane na dwa sposoby. Gdy tekst nie mieści się w okienku, pojawia się pionowy pasek przewijania, a samo okienko można powiększyć, przeciągając jego górną krawędź w górę.

Widok prezentera to miejsce, w którym notatki naprawdę pokazują swoją wartość. Microsoft opisuje to prosto: „W widoku prezentera możesz wyświetlać swoje notatki podczas prezentowania, podczas gdy publiczność widzi tylko slajdy”.

Układ jest stały i warto go sobie wcześniej wyobrazić. Microsoft zauważa, że „Notatki są wyświetlane w okienku po prawej stronie”, a tekst jest automatycznie zawijany i w razie potrzeby pojawia się pasek przewijania.

Widok prezentera uruchamia się automatycznie. Po podłączeniu projektora i rozpoczęciu pokazu slajdów, widok prezentera otworzy się na Twoim komputerze.

Publiczność widzi co innego. Microsoft podaje, że „na ekranie projektora są wyświetlane tylko slajdy”.

Instrukcje dotyczące dodawania notatek prelegenta oraz widoku prezentera obejmują systemy Windows, macOS oraz wersję przeglądarkową.

Cztery linijki, które powinna mieć każda notatka

Struktura wygrywa tu z prozą. Notatka, którą można szybko przeskanować wzrokiem w stresie, jest warta znacznie więcej niż taka, którą dobrze się czyta.

Linijka	Co zawiera	Dlaczego jest potrzebna
Teza	Jedno zdanie, które wypowiadasz na głos	Powstrzymuje Cię przed zwykłym opisywaniem wykresu
Liczba	Wartość, jej okres i jednostka	Zapobiega improwizowaniu i podaniu błędnej wartości
Źródło	Plik, arkusz i filtr	Błyskawicznie odpowiada na pytanie „skąd to się wzięło”
Co dalej	Spodziewane pytanie i Twoja odpowiedź	Zamienia potencjalną pułapkę w zaplanowany element wystąpienia

Cztery linijki to nie przypadek. Taka objętość mieści się w okienku bez konieczności przewijania, co jest kluczowym ograniczeniem praktycznym podczas wystąpienia.

Pisz notatki na podstawie danych, a nie slajdu

Naturalnym odruchem jest opisywanie tego, co publiczność już widzi. Oprzyj się mu.

Wykres przedstawiający przychody według regionów nie potrzebuje notatki mówiącej, że przychody różnią się w zależności od regionu. Potrzebuje informacji o tym, dlaczego w jednym z regionów nastąpiła zmiana i co w związku z tym zrobiono.

Trzy wersje tego samego zapisu dobrze ilustrują tę różnicę.

Słaba: „Przychody według regionów, Q2”. To jest tytuł, a nie notatka.

Lepsza: „Region Zachód odnotował wzrost o 14 procent kwartał do kwartału”. To fakt, ale on już znajduje się na slajdzie.

Użyteczna: „Region Zachód wzrósł o 14 procent, a w czerwcu sfinalizowano dwa odnowienia umów enterprise. Bez nich wzrost wynosi 3 procent”.

Trzecia wersja pozwoli Ci obronić się przed pytaniami uzupełniającymi. Mówi Ci również dokładnie, co odpowiedzieć, jeśli ktoś zapyta, czy ten trend jest trwały.

Co się zmienia, gdy prezentacja zawiera liczby

Prezentacje oparte na danych zawodzą w inny sposób niż prezentacje sprzedażowe (pitch decki). Problemem prawie nigdy nie jest warstwa wizualna, lecz niemal zawsze liczba, której nie potrafisz obronić.

Zapisz mianownik. Wszystko, co jest wyrażone jako wskaźnik, wymaga jasnego określenia bazy w notatce, ponieważ o to w pierwszej kolejności zapyta dociekliwy odbiorca.

Zapisz, co zostało wykluczone. Zwroty, konta testowe, zamówienia wewnętrzne i niepełne okresy to najczęstsze przypadki – pominięcie choćby jednego z nich zmienia całą narrację.

Zapisz datę aktualności danych. Liczba pobrana w poniedziałek i prezentowana w czwartek może już nie zgadzać się z danymi w systemie na żywo.

Nasz poradnik o tym, jak odpowiadać na pytania dotyczące danych podczas prezentacji, opisuje tę część na żywo. Z kolei lista kontrolna w artykule o sprawdzaniu prezentacji danych przed wysłaniem pomoże Ci przygotować się do tego etapu.

Notatki dla Ciebie a notatki do materiałów dla uczestników (handoutów)

To są dwa zupełnie różne dokumenty, a traktowanie ich jako jednego sprawia, że materiały drukowane czyta się nienaturalnie.

Twoje notatki to tylko hasła. Cztery linijki, bez pełnych zdań, napisane tak, by rzucić na nie okiem.

Materiały dla uczestników muszą bronić się same. Microsoft wspiera to bezpośrednio, umożliwiając drukowanie notatek prelegenta „z miniaturami odpowiednich slajdów lub bez nich”.

Określono również ich przeznaczenie. Microsoft opisuje przekazywanie ich publiczności, „aby mogła je przejrzeć po prezentacji”, co jest zupełnie innym zadaniem niż podpowiadanie Tobie w trakcie wystąpienia.

Ścieżka drukowania jest krótka. Wybierz Plik, a następnie Drukuj, a w sekcji Ustawienia, obok opcji Slajdy na całą stronę, wybierz Strony notatek w obszarze Układ wydruku.

Przed zaprojektowaniem notatki warto poznać jedno ograniczenie. Microsoft podaje, że „na każdej wydrukowanej stronie może znajdować się tylko jeden slajd i towarzyszące mu notatki”.

Usuwanie miniatur to praca ręczna. Instrukcja Microsoft dotycząca drukowania notatek prelegenta wyjaśnia, że miniaturę usuwa się z każdej strony notatek w widoku Strona notatek.

Ten krok jest bezpieczny, co potwierdza dokumentacja. Usunięcie miniatury nie powoduje usunięcia slajdu z prezentacji.

Warto znać jeszcze jedną ścieżkę eksportu. Microsoft opisuje możliwość otwarcia kopii stron notatek w programie Word, co jest przydatne, gdy materiały wymagają edycji, a nie tylko wydruku.

Pisz więc najpierw hasłowe notatki dla siebie. Rozwijaj je w pełne zdania tylko wtedy, gdy materiały dla uczestników są rzeczywiście wymagane.

Jak zacząć korzystać z Powerdrill Bloom

Krok 1: Prześlij plik źródłowy, na podstawie którego powstała prezentacja

Prześlij plik wyeksportowany z danymi stojącymi za wykresami. Powerdrill Bloom profiluje kolumny zaraz po przesłaniu, dzięki czemu filtry, puste pola i zduplikowane klucze zostaną wykryte, zanim napiszesz choćby jedną notatkę.

Krok 2: Poproś o tezę, liczbę i zastrzeżenie

Opisz to, czego potrzebujesz, używając języka naturalnego. Poproś o jednozdaniowy wniosek dla każdego przekroju danych, wartość wraz z jej okresem oraz wiersze, które zostały wykluczone.

Następnie drąż temat dalej. Zapytaj, z czym zgadzają się sumy końcowe i które porównanie najprawdopodobniej zostanie zakwestionowane.

Krok 3: Wklej cztery linijki do okienka notatek

Skopiuj wygenerowany tekst i umieść go pod każdym slajdem. Nasz przewodnik po tym, jak stworzyć prezentację miesięcznego przeglądu biznesowego z arkusza kalkulacyjnego, pokazuje, w którym miejscu tego procesu pojawiają się notatki.

Zacznij od darmowego planu, zanim porównasz pakiety na stronie z cennikiem. Jeśli Ci się spodoba, wypróbuj Powerdrill Bloom na danych wyeksportowanych do Twojej kolejnej prezentacji.

Podsumowanie

Pisanie notatek prelegenta to nie zadanie literackie. To zadanie polegające na zabezpieczeniu wiarygodności prezentacji, w którym po prostu używa się słów.

Zapisz cztery linijki dla każdego slajdu: tezę, liczbę, źródło i spodziewane pytanie. Zachowaj je w formie haseł dla siebie, a rozwijaj je tylko wtedy, gdy materiały dla uczestników są naprawdę potrzebne.

Prezentacja jest sprawdzana przez innych ludzi. Notatki to ta część, którą możesz napisać tylko Ty, więc twórz je na podstawie danych, a nie samego slajdu. Nasz artykuł wyjaśniający, czym jest data storytelling, opisuje to rzemiosło szerzej, a strona Excel to PPT wyjaśnia, jak w ogóle stworzyć samą prezentację.

Najczęściej zadawane pytania

Czy publiczność widzi moje notatki prelegenta?

Nie. Microsoft podaje, że podczas prezentacji notatki prelegenta są widoczne na Twoim monitorze, ale nie są widoczne dla publiczności.

Jak długie powinny być notatki prelegenta?

Na tyle krótkie, by mieściły się w okienku bez przewijania. Cztery linijki obejmujące tezę, liczbę, jej źródło oraz spodziewane pytanie uzupełniające to sprawdzony format.

Czy mogę dodawać notatki podczas prezentacji?

Tak. Microsoft wskazuje, że notatki można dodawać podczas prezentacji, bezpośrednio w widoku prezentera, lub podczas edytowania prezentacji.

Czy mogę wydrukować notatki dla publiczności?

Tak. Microsoft opisuje możliwość drukowania notatek z miniaturami slajdów lub bez nich i zaznacza, że na jednej wydrukowanej stronie mieści się tylko jeden slajd wraz z notatkami.

Czy notatki powinny powtarzać to, co jest na slajdzie?

Nie. Notatka, która powiela treść widocznego wykresu, nie daje żadnego wsparcia w stresującej sytuacji. Wykorzystaj ją na wyjaśnienie przyczyny stojącej za daną liczbą oraz na odpowiedź na prawdopodobne pytanie.