Jak napisać podsumowanie prezentacji – kroki, przykłady i szablony

Większość prezentacji jest czytana tylko raz i szybko zapominana. Podsumowanie prezentacji to ta część, którą ludzie zachowują, przesyłają dalej i cytują w rozmowach z Tobą trzy tygodnie później.

Jest to również część, którą większość osób pisze na samym końcu, w pośpiechu, gdy slajdy są już gotowe. Ta kolejność jest błędna i widać to w końcowym rezultacie.

Ten poradnik wyjaśnia, czym jest podsumowanie prezentacji i jakie trzy formy może przybierać. Następnie przedstawia trzyetapową metodę, która sprawdzi się zarówno przy Twojej własnej prezentacji, jak i przygotowanej przez kogoś innego.

Czym jest podsumowanie prezentacji

Podsumowanie prezentacji to krótki tekst, który przekazuje główny argument prezentacji bez konieczności jej pokazywania.

Ta definicja jest bezkompromisowa. Jeśli czytelnik potrzebuje slajdów, aby ją zrozumieć, to nie jest to podsumowanie. To tylko podpis.

Trzy rzeczy odróżniają prawdziwe podsumowanie prezentacji od spisu treści:

• Przedstawia wnioski, a nie tematy. Sformułowanie „Odpływ klientów wzrósł w segmencie enterprise” jest znacznie lepsze niż „Analiza odpływu klientów”.
• Zawiera kluczowe liczby. Dwie lub trzy, a nie dwadzieścia.
• Mówi o tym, co wydarzy się dalej. Podsumowanie, które kończy się bez podjęcia decyzji, zmusza czytelnika do jej samodzielnego wymyślenia.

Trzy rodzaje i którego z nich potrzebujesz

To pojęcie obejmuje trzy różne zadania. Napisanie niewłaściwego rodzaju podsumowania to najczęstszy błąd. Zwykle wynika to z faktu, że nikt nie zapytał, o jaki rodzaj chodziło.

Rodzaj	Długość	Kiedy powstaje	Odbiorca
Slajd podsumowujący	1 slajd, 30–60 słów	Przed prezentacją	Wszyscy obecni na sali
Abstrakt lub zapowiedź	50–150 słów	Przed prezentacją	Osoby decydujące o wzięciu udziału
Podsumowanie po prezentacji	200–500 słów	Po prezentacji	Osoby nieobecne oraz Ty w przyszłości

Slajd podsumowujący znajduje się wewnątrz prezentacji. Jeśli tego właśnie potrzebujesz, nasz przewodnik po slajdzie z podsumowaniem menedżerskim (executive summary) szczegółowo opisuje układ takiego slajdu.

Wersja po prezentacji to dokument, a nie slajd. Musi być zrozumiała dla kogoś, kto czyta ją bez przygotowania sześć tygodni później i nie był obecny na spotkaniu. Nasz poradnik dotyczący podsumowania po prezentacji szczegółowo opisuje ten format.

Poniższa metoda pisania jest taka sama dla wszystkich trzech rodzajów.

Co powinno znaleźć się w podsumowaniu prezentacji

Gdy rozłożysz dobre podsumowanie na czynniki pierwsze, znajdziesz w nim pięć elementów. Nie wszystkie pięć musi pojawiać się za każdym razem, ale ich brak powinien być świadomą decyzją, a nie niedopatrzeniem.

1. Pytanie, na które odpowiada prezentacja. Jedno zdanie. Jeśli nie potrafisz go sformułować, oznacza to, że prezentacja go nie miała.
2. Odpowiedź. Również jedno zdanie. To jest to zdanie, które ludzie będą cytować.
3. Dowody. Dwie lub trzy liczby, każda ze wskazaniem źródła.
4. Zastrzeżenie. Czego analiza nie obejmuje lub gdzie poziom pewności danych jest niski.
5. Kolejny krok. Kto co robi i na kiedy.

Zastrzeżenie to element, który ludzie najczęściej usuwają, aby skrócić tekst. Zachowaj je. Podsumowanie prezentacji, które brzmi pewniej niż sama analiza, na której się opiera, jest gorsze niż brak jakiegokolwiek podsumowania. Rozprzestrzenia się ono szybciej i dalej niż Twoje wyjaśnienia.

Jak napisać podsumowanie prezentacji

Trzy kroki. Kolejność ma większe znaczenie niż tempo pracy.

Krok 1: Napisz odpowiedź, zanim napiszesz cokolwiek innego

Otwórz pusty dokument, a nie prezentację. Napisz jedno zdanie odpowiadające na pytanie, na które miała odpowiedzieć prezentacja.

Zrób to przed ponownym przeczytaniem slajdów. Ponowne czytanie skłania do podsumowywania struktury, a to nie struktura jest najważniejsza. Liczy się wniosek.

If the sentence runs past about 25 words, the presentation probably made two arguments. Write both sentences, then decide which one leads.

Przetestuj je osobno. Przekaż to zdanie komuś, kto nie był obecny na spotkaniu. Jeśli jego pierwszą reakcją będzie pytanie doprecyzowujące, a nie konkretna reakcja na treść, oznacza to, że zdanie nie ma jeszcze odpowiedniej siły przekazu.

Na tym etapie decydują się losy podsumowania prezentacji. Wszystko, co następuje potem, to tylko składanie elementów w całość.

Jedno ostrzeżenie. Jeśli zdanie z odpowiedzią ciągle się zmienia podczas pisania, oznacza to, że analiza nie jest jeszcze skończona. Przerwij pisanie i wróć do danych.

Krok 2: Wybierz trzy liczby, które stanowią poparcie dla Twojej tezy

Teraz wróć do prezentacji z konkretnym zadaniem. Znajdź jak najmniejszy zestaw danych liczbowych, który uwiarygodni Twoje zdanie.

Trzy to zazwyczaj górna granica. Powyżej tej liczby czytelnicy przestają przyswajać dane. Ściana liczb sugeruje również, że nie potrafiłeś zdecydować, które z nich są naprawdę istotne.

Dla każdej liczby zanotuj jej źródło. Nie ogólne „z panelu”, ale konkretną tabelę, plik lub zapytanie. Zajmie to dodatkową minutę, a zaoszczędzi godzinę, gdy ktoś po raz pierwszy zakwestionuje daną liczbę.

Zaokrąglaj liczby dla lepszej czytelności, ale nigdy tak, by zmienić płynący z nich wniosek. Zmiana z 4.2% na 4% jest w porządku. Zaokrąglenie 4.6% do 5% w podsumowaniu dotyczącym przekroczenia progu 5% już nie.

Jeśli Twoje dane pochodzą z arkusza kalkulacyjnego, techniczne aspekty tego procesu opisaliśmy w naszym przewodniku po podsumowywaniu danych z Excel bez tabel przestawnych.

Krok 3: Dodaj zastrzeżenie i kolejny krok, a następnie skróć tekst

Masz już odpowiedź i dowody. Pozostały dwie rzeczy.

Zastrzeżenie powinno znaleźć się bezpośrednio po dowodach, ujęte w jednym zdaniu. Określ granice analizy. Może to być zakres dat, wykluczony segment lub problem z jakością danych, który trzeba było obejść.

Kolejny krok umieszcza się na końcu i musi być do niego przypisana konkretna osoba. Sformułowanie „Powinniśmy przeanalizować ceny” nie jest kolejnym krokiem. Jest nim natomiast: „Przegląd cen, osoba odpowiedzialna: Dana, przed październikowym posiedzeniem zarządu”.

Następnie skróć tekst. Przeczytaj wersję roboczą i usuń każde zdanie, które nie realizuje jednego z pięciu zadań wymienionych powyżej. Większość pierwszych wersji roboczych traci na tym etapie około jednej trzeciej objętości, co wychodzi im na dobre.

W pierwszej kolejności usuń przymiotniki. Słowa takie jak „znaczący”, „istotny” czy „zauważalny” sprawiają wrażenie, że kładziesz na coś nacisk, ale nie niosą ze sobą żadnych konkretnych informacji. Jeśli liczba jest duża, sama o tym świadczy.

Praktyczny przykład

Oto ten sam wniosek napisany źle, a następnie dobrze.

Przed, 84 słowa:

Ta prezentacja dotyczyła naszej kwartalnej analizy odpływu klientów. Przyjrzeliśmy się odpływowi w różnych segmentach i okresach. Analiza obejmowała dane z wielu źródeł. Odkryliśmy kilka interesujących wzorców w segmencie enterprise, które mogą wymagać dalszego zbadania. Pojawiły się również wnioski dotyczące rynku mid-market. Omówiliśmy kilka możliwych wyjaśnień. Przedstawiliśmy także potencjalne kolejne kroki, które zespół mógłby rozważyć w nadchodzących tygodniach, w zależności od priorytetów.

Po, 79 słów:

Odpływ klientów w segmencie enterprise wzrósł w Q3 do 4.2%, w porównaniu z 2.8% w Q2. Segmenty mid-market i SMB utrzymały się na stabilnym poziomie.

Trzy liczby stanowią tego dowód. Spośród 14 utraconych klientów enterprise, 11 nie miało przypisanego sponsora projektu (eksport z CRM, 18 września). Średni czas do uzyskania pierwszej wartości (time-to-first-value) dla tych kont wyniósł 47 dni przy docelowych 21 dniach (rejestr wdrożeń). Dziewięć z 14 kont miało zgłoszenia serwisowe otwarte przez ponad 30 dni.

Dane nie obejmują kont utraconych w wyniku przejęć. Dana odpowiada za przegląd pokrycia sponsorami przed październikowym posiedzeniem zarządu.

Długość jest niemal identyczna. Drugą wersję można przesłać komuś, kto opuścił spotkanie, i ta osoba będzie mogła na jej podstawie podjąć działania.

Zwróć uwagę na to, czego nie robi druga wersja. Ani razu nie opisuje samej prezentacji. Przekazuje po prostu wniosek.

Wskazanie źródeł również wykonuje świetną, choć dyskretną pracę. Każda liczba ma przypisane źródło opisane w maksymalnie czterech słowach. Napisanie tego nie kosztuje prawie nic, a eliminuje najczęstsze pytania uzupełniające.

Jak długie powinno być podsumowanie prezentacji

Dostosuj długość do decyzji, jaką musi podjąć czytelnik, a nie do objętości prezentacji. Prezentacja licząca 60 slajdów może mieć podsumowanie składające się z 40 słów, jeśli wniosek jest prosty.

Kontekst	Docelowa długość
Slajd podsumowujący	30–60 słów
Treść wiadomości e-mail	100–200 słów
Udostępniony dokument lub wiki	200–500 słów
Materiały wstępne dla zarządu (pre-read)	300–500 słów plus załączona prezentacja

Powyżej 500 słów piszesz już raport. To zupełnie inny rodzaj dokumentu, rządzący się innymi regułami.

Istnieje praktyczny powód, by nie przekraczać tej granicy. Podsumowania są czytane na telefonach, na korytarzach, między spotkaniami. Wszystko, co wymaga dwukrotnego przewinięcia ekranu, jest odkładane na później, a potem nigdy nieczytane.

Język, który ułatwia lekturę

Wytyczne dotyczące prostego języka (plain language) rządu federalnego USA mają tu bezpośrednie zastosowanie. Są one również bardziej konkretne niż większość porad dotyczących pisania.

Używaj strony czynnej. Jak podaje przewodnik po prostym języku serwisu Digital.gov: „Strona czynna jasno określa, kto co powinien zrobić. Eliminuje dwuznaczność dotyczącą odpowiedzialności”. W podsumowaniu, które wyznacza kolejne kroki, to klucz do sukcesu.

Używaj czasu teraźniejszego. Przewodnik wprost wyjaśnia dlaczego: „Najprostszą i najsilniejszą formą czasownika jest czas teraźniejszy”.

Wystrzegaj się ukrytych czasowników, czyli nawyku zamieniania czynności w rzeczowniki (rzeczowników odczasownikowych). Przykład z przewodnika jest bardzo trafny: pisz „Analizujemy dane”, a nie „Przeprowadzamy analizę danych”. Podsumowania często cierpią na tę przypadłość, ponieważ wersje rzeczownikowe brzmią bardziej oficjalnie. Jednak oficjalny ton jest często odbierany jako lanie wody.

Jeszcze jeden test, który nic nie kosztuje: przeczytaj podsumowanie prezentacji na głos. Każde zdanie, na którym się potkniesz, sprawi trudność również Twojemu czytelnikowi.

Najczęstsze błędy

• Podsumowywanie prezentacji zamiast wniosków. Znakiem ostrzegawczym jest zdanie wstępne zaczynające się od słów: „Ta prezentacja dotyczyła”.
• Ukrywanie odpowiedzi w trzecim akapicie. Czytelnicy szybko rezygnują z dalszej lektury. Zacznij od wniosków.
• Pomijanie zastrzeżeń. Podsumowanie rozprzestrzenia się szerzej niż sama prezentacja, więc bezwarunkowe twierdzenia idą w świat razem z nim.
• Liczby bez podanych źródeł. Pierwsze pytanie o źródło, na które nie będziesz potrafił odpowiedzieć, pozbawi Cię wiarygodności w oczach odbiorców.
• Brak osoby odpowiedzialnej za kolejny krok. Działania bez przypisanych nazwisk po prostu się nie wydarzą.
• Pisanie podsumowania na samym końcu, w pośpiechu. Sformułuj zdanie z odpowiedzią, zanim stworzysz pierwszy slajd. To poprawi również jakość samej prezentacji.
• Kopiowanie sformułowań z poprzedniego kwartału. Powielane podsumowanie prezentacji maskuje to, co uległo zmianie – a to zazwyczaj jest najważniejsze.

Podsumowywanie cudzej prezentacji

Opisywanie prezentacji, której samemu się nie tworzyło, to zupełnie inne wyzwanie. Masz slajdy, ale nie znasz toku rozumowania autora, a te dwie rzeczy rzadko się pokrywają.

Pracuj od końca. Prelegenci umieszczają swoje prawdziwe wnioski na ostatnich trzech slajdach lub wypowiadają je na głos, nigdy ich nie zapisując. Zacznij od końca, a nie od pierwszego slajdu.

Następnie samodzielnie zweryfikuj wnioski z dowodami. Podsumowanie prezentacji, pod którym się podpisujesz, staje się Twoim twierdzeniem, niezależnie od tego, kto przygotował slajdy. Jeśli liczby nie potwierdzają wniosków z końcowego slajdu, ta rozbieżność powinna znaleźć się w sekcji z zastrzeżeniami.

Przed publikacją zadaj prelegentowi jedno pytanie: co zostało pominięte? Odpowiedź na nie jest zazwyczaj najbardziej przydatnym zdaniem w całym podsumowaniu, a prawie nigdy nie pojawia się na slajdzie.

Wskazanie autora również ma tutaj znaczenie. Podaj nazwisko prelegenta i datę na samej górze. Za sześć miesięcy nikt nie będzie pamiętał, czyja to była analiza, a podsumowanie to jedyne, co przetrwa.

Warto wyrobić sobie nawyk przydatny przy cyklicznych spotkaniach: przechowuj podsumowania w jednym miejscu i dbaj o ich spójną strukturę, aby czytelnik mógł szybko przejrzeć cztery z nich i dostrzec trend. Folder pełen niespójnych notatek jest niewiele lepszy niż ich brak, ponieważ porównywanie danych wymaga wtedy ręcznej pracy.

Szablon do wielokrotnego użytku

Skopiuj poniższy tekst i go uzupełnij. Pięć pól w podanej kolejności.

Wniosek: [Jedno zdanie. Odpowiedź, a nie temat.]

Dowody: [Liczba 1 wraz ze źródłem.] [Liczba 2 wraz ze źródłem.] [Liczba 3 wraz ze źródłem.]

Zastrzeżenie: [Czego to podsumowanie nie obejmuje.]

Kolejny krok: [Działanie, osoba odpowiedzialna, termin.]

Szczegóły: [Link do prezentacji lub danych źródłowych.]

Ostatnie pole ma większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Podsumowanie prezentacji, które odsyła do źródła, zyskuje zaufanie nie tylko przy pierwszym, ale i przy kolejnym czytaniu.

Przechowuj szablon w narzędziu, z którego Twój zespół już korzysta. Format, którego nikt nie potrafi znaleźć, to format, z którego nikt nie będzie korzystał, niezależnie od tego, jak jest dobry.

Gdzie kryje się najwięcej pracy

Napisanie podsumowania jest szybkie. Znalezienie trzech liczb, które je popierają, bywa czasochłonne, zwłaszcza gdy znajdują się one w różnych miejscach.

To jest właśnie ta część, którą warto zautomatyzować. Gdy dane liczbowe są rozproszone w arkuszu kalkulacyjnym, bazie danych i pliku PDF, ręczne ich zbieranie potrafi zająć całe popołudnie. To również moment, w którym najłatwiej o błędy przy przepisywaniu.

Powerdrill Bloom bierze tę część na siebie. Zadawaj pytania dotyczące swoich dokumentów i baz danych w języku naturalnym, a każda liczba zostanie zwrócona wraz ze wskazaniem strony, wiersza i danych źródłowych, które za nią stoją. Ta ostatnia funkcja pozwala na zapisanie źródła bez konieczności ponownego szukania.

Ocena sytuacji nadal należy do Ciebie. To, który wniosek jest kluczowy, co zawiera zastrzeżenie i kto odpowiada za kolejny krok, to decyzje, których nie podejmie za Ciebie żadne narzędzie. Przed wysłaniem nasza lista kontrolna weryfikacji prezentacji będzie przydatnym krokiem końcowym.

Wypróbuj Powerdrill Bloom za darmo

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest podsumowanie prezentacji?

To krótki tekst, który przekazuje argumentację prezentacji bez konieczności jej pokazywania. Dobre podsumowanie przedstawia wniosek, podaje dwie lub trzy liczby na jego poparcie, określa zastrzeżenie i wyznacza kolejny krok.

Jak długie powinno być podsumowanie prezentacji?

Od 30 do 60 słów w przypadku slajdu podsumowującego oraz od 100 do 200 słów w wiadomości e-mail. Udostępniony dokument zazwyczaj liczy od 200 do 500 słów. Długość zależy od decyzji czytelnika, a nie od objętości prezentacji.

Jaka jest różnica między podsumowaniem a abstraktem?

Abstrakt powstaje przed prezentacją, aby pomóc odbiorcom zdecydować, czy chcą w niej uczestniczyć. Podsumowanie prezentacji jest zazwyczaj pisane po jej zakończeniu, aby przekazać wnioski osobom, które nie mogły w niej uczestniczyć.

Czy podsumowanie prezentacji powinno zawierać rekomendacje?

Tak, jako element końcowy, z przypisaną osobą odpowiedzialną i terminem. Podsumowanie, które kończy się na samym wniosku, zmusza czytelnika do samodzielnego wymyślenia kolejnego kroku. Zazwyczaj nie wymyśli on niczego.

Czy mogę napisać podsumowanie przed przygotowaniem prezentacji?

Jak najbardziej. Sformułowanie zdania z odpowiedzią w pierwszej kolejności zmusza do jasnego określenia wniosków i zazwyczaj pozwala skrócić prezentację. Jeśli nie potrafisz napisać tego zdania, prezentacja nie jest jeszcze gotowa do stworzenia. Nasz przewodnik po tworzeniu konspektu prezentacji danych opisuje kolejne kroki.

Źródła: Digital.gov, Writing for understanding, część serii przewodników po prostym języku opartych na PlainLanguage.gov.