Hoe maak je een recruitment funnel-rapport: stap voor stap

Een hiring manager vraagt hoe lang het duurt om een vacature te vervullen. Je zegt 34 dagen. Iemand anders in de kamer zegt 51.

Jullie kijken allebei naar hetzelfde applicant tracking system. Jij meet vanaf de dag dat de vacatureaanvraag is goedgekeurd, en de ander meet vanaf de dag dat de vacature is geplaatst.

Dat is het terugkerende probleem met wervingsstatistieken. De namen van de fasen lijken standaard, maar de begin- en eindpunten zijn dat niet.

Deze gids behandelt wat er in een rapportage over de recruitmentfunnel hoort en waarom twee snelheidsstatistieken vaak door elkaar worden gehaald. Vervolgens leggen we uit hoe je de definities van je fasen aanscherpt en hoe je het rapport opbouwt op basis van een export.

Wat hoort er in een rapportage over de recruitmentfunnel?

Een rapportage over de recruitmentfunnel is een verzameling tellingen plus de uitval daartussen. Al het andere is daarvan afgeleid.

Begin met de tellingen per fase. Ontvangen, gescreene, geïnterviewde, aangeboden en geaccepteerde sollicitaties voor een vaste periode.

Regel op het rapport	Wat het is	Waar het vandaan komt
Tellingen per fase	Kandidaten die elke fase bereiken	Export uit het applicant tracking system
Yield ratios	Elke fase gedeeld door de voorgaande fase	Afgeleid van de tellingen
Time to fill	Van goedkeuring vacatureaanvraag tot acceptatie	Data van de vacatureaanvraag
Time to hire	Van binnenkomst in de pijplijn tot acceptatie	Kandidaatdata
Offer acceptance rate	Geaccepteerde aanbiedingen gedeeld door uitgebrachte aanbiedingen	Gegevens van aanbiedingen
Cost per hire	Wervingskosten gedeeld door het aantal aannames	Finance, niet het tracking system

Voeg vervolgens de conversie tussen opeenvolgende fasen toe. Workable noemt dit recruiting yield ratios, en dit is wat ruwe cijfers omzet in een diagnose.

Daarna volgen twee snelheidsmetingen, die elk een eigen definitie vereisen. Hierover hieronder meer.

Sluit af met de offer acceptance rate, die door Workable wordt gedefinieerd als het aantal geaccepteerde aanbiedingen gedeeld door het totale aantal aanbiedingen. Dit is de eenvoudigst te berekenen statistiek op de lijst en vaak de meest onthullende.

Een waarschuwing over wat je weg moet laten. Workable merkt op dat een applicant tracking system "je gemiddelde cost per hire niet kan berekenen," ook al rapporteert het wel de time to fill en yield ratios.

De cost per hire heeft dus financiële gegevens nodig, niet alleen de recruitmentfunnel. De formule hiervoor is de som van de interne en externe wervingskosten gedeeld door het totale aantal aannames.

Time to fill en time to hire zijn niet dezelfde statistiek

Dit is de definitie die de meeste discussie oproept, en de bron is er ongewoon duidelijk over.

De gids voor time to fill en time to hire van Workable definieert time to fill as "de periode vanaf de goedkeuring van de vacatureaanvraag tot de acceptatie door de kandidaat."

Time to hire is anders. Dit "meet de periode vanaf het moment dat een kandidaat in de pijplijn stroomt tot de acceptatie van het jobaanbod."

Dan volgt een zin die je aan de muur zou willen hangen. Workable stelt dat "time to hire vaak synoniem is met time to fill." Ze voegen daaraan toe dat je "ze ook als afzonderlijke statistieken kunt behandelen om verschillende inzichten te verkrijgen."

In de praktijk worden de twee termen dus vaak door elkaar gebruikt. Dat is precies de reden waarom jouw cijfers niet overeenkomen met die van een ander bedrijf.

Het onderscheid is nuttig als je het consequent toepast. Time to fill meet het hele proces, inclusief de weken voordat er überhaupt iemand solliciteerde. Time to hire meet hoe snel je de persoon die je uiteindelijk hebt gekozen, hebt herkend en door het proces hebt geleid.

Het praktijkvoorbeeld van Workable zelf maakt dit concreet. Als de vacature op dag één werd opengesteld, de aangenomen kandidaat op dag tien solliciteerde en op dag vijfentwintig accepteerde, dan is de time to hire vijftien dagen.

De definities vastleggen voordat je begint met tellen

Er moeten vier beslissingen op papier worden gezet. Sla je dit over, dan meet je trendlijn vooral je eigen inconsistentie.

Wanneer de klok begint te lopen. Workable noemt drie verdedigbare opties: het moment dat de hiring manager de vacature indient, de goedkeuring door HR of finance, of het moment dat een recruiter de vacature publiceert.

De instructie is om er één te kiezen en daar consistent in te zijn. De gids adviseert om te "kiezen wat het meest logisch is voor jouw bedrijf" en dit vervolgens op dezelfde manier te berekenen "voor alle functies en teams."

Welke vacatures worden uitgesloten. Workable is hier specifiek in en adviseert om 'evergreen'-vacatures (doorlopende vacatures) buiten beschouwing te laten. Altijd openstaande posities "zouden je gemiddelde time to fill enorm opdrijven, zonder dat dit een weerspiegeling is van de efficiëntie van je wervingsproces."

Kalenderdagen of werkdagen. De definitie van Workable maakt gebruik van kalenderdagen. Als je NETWORKDAYS gebruikt, krijg je een lager getal dat niet vergelijkbaar is met gepubliceerde benchmarks.

Gemiddelde of mediaan. De meeste rapportages tonen een gemiddelde, maar één vacature die 200 dagen openstaat trekt dit cijfer flink scheef. Rapporteer de mediaan ernaast als het volume laag is.

Het voorbeeld van Workable voor het berekenen van het gemiddelde is vanwege de eenvoud de moeite waard om over te nemen. Drie functies met een doorlooptijd van 20, 30 en 40 dagen geven een gemiddelde van 30 dagen.

Hoe je dit handmatig doet

Optie 1: Tellingen en verhoudingen per fase

Tel elke fase met COUNTIFS, gefilterd op de periode en het faseveld.

Controleer of de aantallen aflopen. Als een latere fase een hoger aantal heeft dan een eerdere fase, bevat je export kandidaten die een fase hebben overgeslagen of opnieuw in het proces zijn ingestroomd.

Deel vervolgens het aantal van elke fase door dat van de voorgaande fase. Die verhoudingen vormen de recruitmentfunnel in zijn eenvoudigste vorm.

Een trechterdiagram (funnel chart) van dezelfde cijfers leest sneller dan een tabel. Onze uitleg over wat een funnel chart is behandelt wanneer deze vorm nuttig is.

De beperking is dat je één set verhoudingen krijgt voor één periode, zonder inzicht in welke rollen of teams hiervoor verantwoordelijk waren.

Optie 2: Eén rij per vacatureaanvraag

Bouw een tabel met één rij per vacatureaanvraag. Maak kolommen voor de openingsdatum, de publicatiedatum, de acceptatiedatum, het aantal sollicitanten en het aantal dagen ertussen.

Bereken het aantal dagen ertussen door de eerdere datum van de latere af te trekken. De handleiding van Microsoft over de DATEDIF-functie waarschuwt dat deze "onder bepaalde scenario's onjuiste resultaten kan berekenen."

Nu kan het rapport worden uitgesplitst. Per afdeling, per senioriteit, per recruiter of per bron.

In het uitsplitsen ligt het antwoord. Een algemeen gemiddelde van 40 dagen verbergt vaak dat engineering op 70 dagen zit en support op 18.

De grens ligt bij de koppeling. Het matchen van een kandidaatexport met een vacaturetabel gaat het punt te buiten waarop formules nog overzichtelijk blijven.

Optie 3: Een tabblad met definities

Leg de vier hierboven genoemde beslissingen vast, plus de gebruikte fasenamen en de datum waarop de lijst is bevroren.

Voeg de uitsluitingslijst expliciet toe. Evergreen-vacatures, geannuleerde vacatureaanvragen en interne overplaatsingen hebben elk een vastgelegde werkwijze nodig.

De beperking is bekend. Het documenteren van een regel betekent nog niet dat deze ook wordt toegepast, en het volgende kwartaal bouwt iemand de filters toch weer opnieuw op.

De gezamenlijke beperking. Alle drie de opties gaan ervan uit dat je export de geschiedenis van de fasen toont en niet alleen de huidige fase. Als de export alleen laat zien waar kandidaten zich vandaag bevinden, kun je de funnel van vorig kwartaal helemaal niet reconstrueren.

Waar de handmatige methode spaak loopt

De eerste rapportage over de recruitmentfunnel kost je een ochtend. De vierde kost meer tijd, omdat het onderliggende proces in de tussentijd is veranderd.

Het hernoemen van fasen is meestal de boosdoener. Een team voegt de telefonische screening samen met de algemene screening, waardoor de verhouding tussen twee fasen verandert zonder dat er in de werving daadwerkelijk iets is gewijzigd.

Geannuleerde vacatures zijn een goede tweede. Een functie die zonder aanname is gesloten, heeft geen einddatum en verdwijnt ofwel uit het gemiddelde, of blijft er als een leeg veld in staan.

Dan is er nog de benchmarkvraag. Iemand vraagt of 42 dagen goed is, en hier is de waarschuwing van Workable zelf van toepassing: andere bedrijven "berekenen de time to fill mogelijk niet op dezelfde manier als jij."

De softwarekant hiervan heeft een eigen overzicht in AI-tools voor HR en people analytics.

Hoe je dit bouwt met Powerdrill Bloom

Stap 1: Upload je ATS-export

Upload de kandidaatexport, of de kandidaat- en vacaturebestanden samen. Powerdrill Bloom analyseert de kolommen direct bij binnenkomst, zodat lege datums, inconsistente fasenamen en dubbele kandidaatrecords al aan het licht komen voordat er ook maar één verhouding wordt berekend.

Stap 2: Beschrijf het rapport in natuurlijke taal

Formuleer de definities in plaats van ze te bouwen. Benoem de start van de meting, de volgorde van de fasen, de uitsluitingen en of je kalender- of werkdagen wilt gebruiken.

Stel vervolgens de vragen die fouten aan het licht brengen. Vraag welke vacatures geen einddatum hebben. Vraag welke fasenamen slechts in een deel van de periode voorkomen. Vraag daarna om de recruitmentfunnel, uitgesplitst naar afdeling en senioriteit.

Stap 3: Exporteer het diagram, het rapport of de presentatie

Exporteer de tellingen per fase met de bijbehorende verhoudingen, een trechterdiagram van dezelfde cijfers, of dia's die de definities naast de cijfers tonen.

Veelgemaakte fouten

Time to fill en time to hire als hetzelfde getal behandelen. Ze beginnen op verschillende momenten. Geef duidelijk aan welke statistiek je rapporteert en houd je aan die benaming.

Evergreen-vacatures meenemen in het gemiddelde. Altijd openstaande posities drijven het cijfer op zonder iets te zeggen over de snelheid van het proces.

Jouw cijfers vergelijken met die van een ander bedrijf. Verschillende startpunten maken de vergelijking zinloos. Volg in plaats daarvan je eigen trend.

Een gemiddelde rapporteren bij een laag volume. Zes aannames en één moeizame zoektocht leiden tot een misleidend gemiddelde. Toon de mediaan ernaast.

Geannuleerde vacatures stilletjes weglaten. Een functie die zonder aanname wordt gesloten, is een reëel resultaat. Neem dit ergens in op in plaats van het simpelweg weg te filteren.

Kalenderdagen en werkdagen door elkaar halen. Beide zijn verdedigbaar, maar ze zijn niet vergelijkbaar. Kies er één en vermeld dit duidelijk op het rapport.

Geen rekening houden met hernoemde fasen. Een samengevoegde fase verstoort één verhouding terwijl de rest intact blijft. Dit lijkt een echt inzicht, maar is dat niet.

Conclusie

Leg de start van de meting vast, sluit evergreen-vacatures uit, tel elke fase en deel opeenvolgende fasen om de verhoudingen te berekenen. Rapporteer de twee snelheidsstatistieken vervolgens onder hun eigen naam.

De tellingen zijn niet het einddoel. De fase waarin kandidaten afhaken, is wat je vertelt wat je volgende maand moet veranderen.

Dat is het hele argument om een rapportage over de recruitmentfunnel op te stellen in plaats van één enkel gemiddelde te noemen. Eén getal vertelt je hoe je het hebt gedaan, de funnel vertelt je waar het beter kan.

Als het elke cyclus opnieuw opbouwen van dit overzicht je hele kwartaal opslokt, probeer dan Powerdrill Bloom op je ATS-export. Bekijk ook onze gids voor het maken van een headcount- en verlooprapportage en de pagina over de AI report generator.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen time to fill en time to hire?

Time to fill loopt vanaf de goedkeuring van de vacatureaanvraag tot de acceptatie. Time to hire loopt vanaf het moment dat de uiteindelijk aangenomen kandidaat in de pijplijn stroomt tot diezelfde acceptatie.

Hoe bereken ik de gemiddelde time to fill?

Tel de time to fill op voor elke vervulde functie in de periode en deel dit door het aantal functies. Workable adviseert om altijd openstaande posities buiten dit gemiddelde te laten.

Wat is een goede time to fill?

Workable noemt een gemiddelde van 42 dagen van de Society for Human Resource Management. Ze waarschuwen ook dat andere bedrijven de statistiek mogelijk niet op dezelfde manier berekenen als jij.

Welke fasen moet een rapportage over de recruitmentfunnel bevatten?

Welke fasen je proces ook daadwerkelijk heeft, in de juiste volgorde, met tellingen en de conversie tussen elke opeenvolgende stap. Consistentie over verschillende perioden is belangrijker dan het exact volgen van een sjabloon.

Can mijn applicant tracking system dit rapport genereren?

Meestal kan het de tellingen per fase, yield ratios en time to fill rapporteren. Workable merkt op dat het de gemiddelde cost per hire niet kan berekenen, omdat daar financiële gegevens voor nodig zijn.