Hoe maak je een SWOT-analyse: voorbeelden en sjabloon
Een SWOT-analyse verdeelt de factoren die een doel beïnvloeden in vier groepen: sterke en zwakke punten waar u controle over heeft, en kansen en bedreigingen die daarbuiten liggen. Om er een uit te voeren, stelt u een duidelijk doel en verzamelt u bewijsmateriaal. Vul de vier kwadranten in met specifieke beweringen, rangschik vervolgens de punten en zet de belangrijkste om in acties.
Deze gids behandelt wat een SWOT-analyse is, wanneer u deze gebruikt en hoe u er een uitvoert in zes fasen. Ook vindt u hier de vragen die u in elk kwadrant moet stellen, een sjabloon, drie voorbeelden, een AI-methode in drie stappen en veelgemaakte fouten.
Wat een SWOT-analyse is
SWOT staat voor strengths (sterke punten), weaknesses (zwakke punten), opportunities (kansen) en threats (bedreigingen). De Community Tool Box is een bron van de University of Kansas. Deze stelt dat de methode "u helpt bij het identificeren van de sterke en zwakke punten van uw organisatie (S-W), evenals bredere kansen en bedreigingen (O-T)."
De vier groepen zijn verdeeld over twee assen. De ene as scheidt wat intern is van wat extern is. De andere scheidt wat helpt van wat schaadt. Het Minnesota Department of Health omschrijft de opzet in één zin: "Maak een tabel met kolommen getiteld 'Helpful' (Behulpzaam) en 'Harmful' (Schadelijk), en rijen getiteld 'Internal' (Intern) en 'External' (Extern)."
| Behulpzaam | Schadelijk | |
|---|---|---|
| Intern | Sterke punten | Zwakke punten |
| Extern | Kansen | Bedreigingen |
De methode is niet alleen bedoeld voor bedrijven. De Community Tool Box stelt dat deze "oorspronkelijk is ontwikkeld voor het bedrijfsleven en de industrie." Er wordt aan toegevoegd dat de methode "even nuttig is voor werk op het gebied van volksgezondheid en gemeenschapsontwikkeling, onderwijs en zelfs voor persoonlijke groei."
Wanneer u een SWOT-analyse gebruikt
Gebruik er een wanneer een beslissing afhangt van zowel uw eigen positie als de wereld om u heen. Business Queensland, een dienst van de overheid van Queensland, somt toepassingen op. Zij stellen dat een SWOT-analyse u kan helpen "te beslissen of u een nieuw product of nieuwe dienst moet introduceren" en "uw markt en concurrenten te begrijpen."
Veelvoorkomende momenten zijn:
- Planning. Business Queensland stelt dat het "deel kan uitmaken van uw regelmatige strategische planningsevaluatie (driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks)."
- Een specifieke beslissing. Het lanceren van een product, het betreden van een markt of het veranderen van een leverancier.
- Een programma-evaluatie. Het Minnesota Department of Health stelt dat SWOT-analyses "op meerdere niveaus van een organisatie kunnen worden uitgevoerd." De voorbeelden hiervan zijn een programma, een divisie of een specifiek proces.
- Een carrièrekeuze. Loopbaancentra gebruiken een persoonlijke versie ter voorbereiding op het zoeken naar een baan, een sollicitatiegesprek of een carrièreswitch.
De tool heeft ook zijn beperkingen. Business Queensland stelt dat een SWOT-analyse "geen prioriteit geeft aan kwesties" en "geen oplossingen biedt of alternatieve beslissingen voorstelt." Plan deze stappen vanaf het begin in.
Voordat u begint: doel, reikwijdte en mensen
Drie keuzes bepalen het resultaat.
Stel één doel vast. Schrijf de beslissing in één zin op, zoals: "Moeten we volgend jaar een tweede locatie openen?" Elk item in het raster moet hierop betrekking hebben. Zonder doel worden de lijsten lang en vaag.
Bepaal de reikwijdte. Beslis of u het hele bedrijf, één product of één team beoordeelt. Business Queensland stelt dat u uw hele bedrijf kunt beoordelen of "een analyse kunt uitvoeren die gericht is op 1 of 2 specifieke kwesties."
Nodig meerdere perspectieven uit. De Community Tool Box stelt dat een kleine groep de analyse kan uitwerken. Er wordt aan toegevoegd dat "het effectiever zal zijn als u gebruikmaakt van de inbreng van veel belanghebbenden." Business Queensland adviseert om "input te vragen aan uw werknemers, leveranciers, klanten en partners."
Hoe u een SWOT-analyse uitvoert in zes stappen
Hier is de handmatige methode, stap voor stap. Dit werkt op papier, in een spreadsheet of tijdens een vergadering.
- Schrijf het doel bovenaan. Eén beslissing, één zin en een datum.
- Verzamel bewijsmateriaal voordat u het raster invult. Verzamel verkoopcijfers, feedback van klanten, kostengegevens, prijzen van concurrenten en marktrapporten. Business Queensland stelt voor om "trends, rapporten en branchegegevens te onderzoeken" voor de externe kant.
- Noteer interne factoren. Vul eerst de sterke en zwakke punten in. De Community Tool Box noemt gebieden om te controleren: menselijke middelen, fysieke middelen, financiën, activiteiten en procesen, en ervaringen uit het verleden.
- Noteer externe factoren. Vul vervolgens de kansen en bedreigingen in. De Community Tool Box adviseert: "Werp een breed net uit voor het externe deel van de beoordeling." De lijst omvat trends, de economie, financieringsbronnen, demografische gegevens, wetgeving en evenementen.
- Maak elk punt specifiek. Vervang "goed personeel" door wie, welke vaardigheid en waarom het belangrijk is. Het Minnesota Department of Health adviseert om "beweringen waar mogelijk te verifiëren/kwantificeren, in plaats van algemene uitspraken te doen."
- Rangschik en kom in actie. Business Queensland adviseert om "maximaal 3-5 kwesties uit elk kwadrant" te selecteren, deze te prioriteren en voor elk daarvan een actieplan op te stellen.
Geef mensen in een groep de tijd om te brainstormen voordat u een idee beoordeelt. De Community Tool Box stelt voor om kleine groepen "20-30 minuten te geven om te brainstormen." Vervolgens wordt hen gevraagd om terug te rapporteren in de S-W-O-T-volgorde.
Vragen die u voor elk kwadrant moet stellen
Goede vragen houden de lijsten realistisch. Deze zijn afkomstig uit de SWOT-richtlijnen van Business Queensland en het Minnesota Department of Health.
Sterke punten (intern, behulpzaam)
- Wat doet het bedrijf goed?
- Wat is uw concurrentievoordeel en zou dit meer klanten kunnen bereiken?
- Welke vaardigheden, kennis, netwerken en reputatie heeft u?
Zwakke punten (intern, schadelijk)
- Wat zijn de zwakke punten van uw systemen en processen?
- Zitten er zwakke punten in uw verdienmodel?
- Wat doen andere organisaties mogelijk beter dan de uwe? De richtlijnen van Minnesota scharen dit onder de mogelijke zwakke punten.
Kansen (extern, behulpzaam)
- Wat zijn de huidige trends in de sector en hoe kunnen deze in uw voordeel werken?
- Zijn er aanstaande veranderingen op het gebied van klanten, regelgeving of technologie?
- Zijn er onvervulde klantbehoeften waar niemand anders op inspeelt?
Bedreigingen (extern, schadelijk)
- Welke externe factoren kunnen het bedrijf in gevaar brengen?
- Welke nieuwe concurrenten kunnen uw markt betreden?
- Welke politieke, ecologische, sociale en technologische factoren kunnen u beïnvloeden?
Nog een tip uit de richtlijnen van Minnesota geldt voor alle vier de kwadranten: "Probeer vanuit een extern perspectief naar uw organisatie te kijken, zelfs bij het beoordelen van interne factoren." Vraag uzelf af wat klanten en partners zouden zeggen.
SWOT-analyse sjabloon
Kopieer dit sjabloon naar een document of spreadsheet. Beperk elk kwadrant tot een korte lijst. De Community Tool Box stelt voor om groepen te vragen "10 of minder punten te kiezen, zodat de analyse echt nuttig blijft."
| Doel: (één beslissing, één zin) | Datum: | Eigenaar: |
|---|---|---|
| Sterke punten (intern, behulpzaam) — Punt, bewijs, bron | Zwakke punten (intern, schadelijk) — Punt, bewijs, bron | |
| Kansen (extern, behulpzaam) — Punt, bewijs, bron | Bedreigingen (extern, schadelijk) — Punt, bewijs, bron | |
| Top 3 tot 5 kwesties — Gerangschikt, met het kwadrant waar ze vandaan komen | Acties — Eigenaar, budget, deadline, evaluatiedatum |
De kolom met bewijsmateriaal maakt het raster controleerbaar. Zonder dit is een SWOT-analyse slechts een verzameling meningen. Met dit bewijs kan iedereen controleren waarom een punt op de lijst staat.
Voorbeelden van een SWOT-analyse
De drie onderstaande voorbeelden tonen verschillende reikwijdtes. Het eerste is het eigen voorbeeld van Business Queensland. De andere twee zijn ter illustratie en geen resultaten van een echt bedrijf of persoon.
Een klein bedrijf dat beslist over een nieuw product. Het voorbeeld van Business Queensland is afkomstig van "een bedrijf dat probeert te beslissen of ze een nieuw product aan hun assortiment moeten toevoegen." De lijsten bevatten:
- Sterke punten: uitstekend verkooppersoneel met sterke productkennis, een locatie met veel aanloop en een reputatie op het gebied van innovatie.
- Zwakke punten: moeite met het halen van deadlines, hoge huurlasten, cashflowproblemen en een gebrekkige administratie.
- Kansen: vergelijkbare producten op de markt zijn minder betrouwbaar of duurder, en klanten hebben om een vergelijkbaar product gevraagd.
- Bedreigingen: een concurrent met een vergelijkbaar product, een nieuwe winkel van een concurrent in de buurt en een economische neergang die de uitgaven kan drukken.
Let op hoe specifiek de bedreigingen zijn. De pagina vermeldt: "in plaats van simpelweg 'concurrenten' als bedreiging te noemen, zijn er specifieke details opgenomen over hoe concurrenten een bedreiging vormen."
Een softwareteam dat volgend jaar plant (ter illustratie). Sterke punten: 92% van de klanten verlengt en de support reageert binnen vier uur. Zwakke punten: één engineer beheert de facturatiecode en de onboarding duurt drie weken. Kansen: twee grote klanten hebben om een integratie gevraagd en een concurrent heeft de prijzen verhoogd. Bedreigingen: een nieuwe privacyregel in één markt en een kapitaalkrachtige nieuwe toetreder.
Een persoonlijke SWOT voor het zoeken naar een baan (ter illustratie). Een carrière-werkblad van de Virginia Commonwealth University (VCU) vraagt u om "uw sterke en zwakke punten in een situatie" te noteren, en vervolgens de kansen en bedreigingen. Een hand-out van Cal Poly Humboldt stelt dat de oefening ongeveer "10-20 minuten duurt, afhankelijk van de aard van het onderwerp." Een afgestudeerde die solliciteert naar analistenfuncties kan SQL-vaardigheden en een stage als sterke punten noteren. Zwakke punten kunnen een gebrek aan een openbaar portfolio en een beperkt netwerk zijn. De kansen kunnen wervingsevenementen op de campus en een mentorprogramma voor alumni zijn. Een competitieve pool van sollicitanten zou een bedreiging zijn.
Hoe u een SWOT-analyse uitvoert met AI
AI is handig voor de tijdrovende onderdelen: het lezen van veel bronnen, het sorteren van bewijsmateriaal in kwadranten en het opstellen van het rapport. Uw eigen oordeel is nog steeds nodig om te bepalen wat belangrijk is en om het bewijsmateriaal te controleren. Hier is de methode in drie stappen, met behulp van Powerdrill Bloom.
Step 1: Verzamel uw bewijsmateriaal op één plek
Upload de bestanden die de feiten bevatten: verkooprapporten, resultaten van klantenenquêtes, kostenrapporten, prijslijsten van concurrenten en marktonderzoek. Het gratis abonnement van Powerdrill Bloom vermeldt "Upload Excel, CSV, PDF, and docs" en "Search built-in open data sources."
Voor de externe kant toont de AI competitor analysis-tool "SWOT per competitor with cited evidence and a comparative summary." De AI market analysis-tool behandelt de markt zelf.
Vermeld het doel in uw eerste prompt. Bijvoorbeeld: "We beslissen of we volgend jaar een tweede locatie openen. Gebruik deze bestanden als de enige bronnen voor interne factoren."
Step 2: Stel de vier kwadranten op met bronnen
Vraag om een eerste concept in de vorm van het sjabloon. Een handige prompt is: "Draft a SWOT analysis for this decision. List up to eight items per quadrant. For each item, give the evidence and the file, page, or row it comes from. Mark any item that has no evidence."
Controleer elk punt aan de hand van de bron. De homepage van Powerdrill Bloom vermeldt: "Every number comes back with the page, the row and the figure behind it." Verwijder punten met zwak bewijs en herschrijf vage punten tot ze specifiek zijn.
Voeg vervolgens toe wat de bestanden niet kunnen weten. Het oordeel van uw team over cultuur, timing en risico hoort ook in het raster thuis. Markeer die punten als 'oordeel', zodat lezers ze kunnen onderscheiden van de data.
Step 3: Rangschik de kwesties en bouw het rapport
Vraag de tool om de punten te rangschikken op basis van hun impact op het doel, en behoud er drie tot vijf per kwadrant. Vraag vervolgens om een actieplan met een eigenaar, een budget en een datum voor elke belangrijke kwestie.
Tenslotte vraagt u om de output die uw doelgroep nodig heeft. Betaalde abonnementen vermelden "Deep analysis, visualization, and reporting." De pagina van de AI report generator legt uit hoe u het resultaat omzet in een geschreven rapport. Als u het resultaat moet presenteren, behandelt onze gids voor een SWOT-analysepresentatie de dia's.
Hoe u een SWOT-analyse omzet in acties
Een ingevuld raster is een startpunt, geen beslissing. Het Minnesota Department of Health noemt vier vragen om vervolgens te stellen:
- "Hoe kunt u zwakke punten omzetten in sterke punten?"
- "Sterke punten gebruiken om bedreigingen te overwinnen?"
- "Sterke punten gebruiken om kansen te maximaliseren?"
- "Sterke punten gebruiken om zwakke punten te compenseren of te minimaliseren?"
Deze vragen koppelen de kwadranten aan elkaar. Een sterk punt gekoppeld aan een kans wordt een groeimogelijkheid. Een zwak punt gekoppeld aan een bedreiging wordt een risico dat als eerste moet worden aangepakt. De Community Tool Box bevat een matrix voor deze koppeling, overgenomen uit de strategietekst van Fred David, genaamd de TOWS-matrix.
Elke actie heeft een eigenaar en een datum nodig. Business Queensland vermeldt "de personen die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van de kwestie," "de benodigde middelen en het budget," en "de termijnen voor voltooiing en evaluatie."
Koppel het resultaat vervolgens aan uw plan. Business Queensland adviseert om "de SWOT-analyse terug te koppelen naar uw ondernemingsplan." Als de analyse dient voor een financieringsaanvraag, laat onze gids voor een ondernemingsplanpresentatie zien waar deze in het plaatje past. Evalueer het raster volgens een vast schema. Een bedreiging van vorig kwartaal is inmiddels misschien verdwenen, en een nieuwe kan ervoor in de plaats zijn gekomen.
Veelgemaakte fouten
Let op de volgende fouten:
- Geen doel. Zonder één duidelijke beslissing lijkt elk punt relevant, en leidt niets tot een concreet resultaat.
- Intern en extern door elkaar halen. "Er is een concurrent in de buurt geopend" is een bedreiging, geen zwak punt. Houd de grens scherp tussen waar u controle over heeft en waar niet.
- Vage punten. "Sterk merk" zegt weinig. Geef aan wat het bewijs is en waar het vandaan komt.
- Te veel punten. Business Queensland merkt op dat een SWOT-analyse "te veel ideeën kan genereren, maar u niet helpt te kiezen welke de beste is."
- Slechts één perspectief. Een raster dat door één persoon is geschreven, kan over het hoofd zien wat klanten en personeel waarnemen.
- Geen opvolging. De richtlijnen van Business Queensland waarschuwen dat een SWOT-analyse "geen oplossingen biedt," dus het actieplan is niet optioneel.
- Nooit bijgewerkt. Markten veranderen, dus beoordeel de analyse opnieuw bij uw volgende planningscyclus.
Een goed raster is kort, specifiek en onderbouwd met bewijs. Wilt u er een opstellen op basis van de bestanden die u al heeft? Probeer Powerdrill Bloom met uw meest recente verkooprapport en feedback van klanten.
Veelgestelde vragen
Wat is een SWOT-analyse?
Een SWOT-analyse is een planningsmethode die sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen in kaart brengt. Sterke en zwakke punten zijn interne factoren waar u controle over heeft. Kansen en bedreigingen zijn externe factoren waar u geen controle over heeft. Het resultaat is een vierdelig raster dat een specifieke beslissing of een plan ondersteunt.
Wat zijn de stappen om een SWOT-analyse uit te voeren?
Stel één doel vast, verzamel bewijsmateriaal en noteer interne sterke en zwakke punten. Noteer vervolgens externe kansen en bedreigingen, en maak elk punt specifiek. Rangschik ten slotte de belangrijkste drie tot vijf kwesties in elk kwadrant en schrijf een actieplan met eigenaren en datums.
Wat is een voorbeeld van een SWOT-analyse?
Business Queensland geeft een voorbeeld van een bedrijf dat beslist over een nieuw product. De sterke punten zijn onder meer bekwaam verkooppersoneel en een locatie met veel aanloop. De zwakke punten zijn onder meer cashflowproblemen. De vraag van klanten geldt als een kans, terwijl een concurrent die in de buurt opent als een bedreiging geldt.
Hoe voer ik een SWOT-analyse op mezelf uit?
Stel een doel vast, zoals het zoeken naar een baan of een carrièreswitch. Noteer uw vaardigheden en ervaring als sterke punten, en uw tekortkomingen als zwakke punten. Noteer vervolgens externe mogelijkheden, zoals vacatures bij werkgevers of een mentorprogramma, als kansen, en externe risico's als bedreigingen. Maak een plan om uw sterke punten te benutten.
Kan AI een SWOT-analyse uitvoeren?
AI kan een SWOT-analyse opstellen op basis van uw bestanden en openbare gegevens, bewijsmateriaal in kwadranten sorteren en het rapport schrijven. Het kan het oordeel of de doelen van uw team niet kennen, tenzij u deze invoert. Controleer elk punt aan de hand van de bron en voeg de factoren toe die alleen de mensen op de werkvloer kunnen zien.
Bronnen: University of Kansas Community Tool Box, SWOT Analysis · Minnesota Department of Health, SWOT Analysis · Business Queensland, SWOT analysis · VCU Career Services, SWOT Analysis worksheet · Cal Poly Humboldt, Resume SWOT Analysis.