Hoe maak je een stockout-rapport met AI: 6 eenvoudige checks in 2026
Een stockout-rapport laat zien welke artikelen niet op voorraad waren, voor hoe lang en wat de kosten hiervan waren. Deze gids laat zien hoe u er zelf een opstelt op basis van een voorraad- of bestellingsexport. Het behandelt drie stappen om dit met AI te genereren, plus de zes controles die een nuttig rapport onderscheiden van een lijst met nullen.
Welke vragen een stockout-rapport beantwoordt
De meeste voorraadexports laten zien wat er op dit moment op voorraad is. Dat is een momentopname en het verbergt wat u eigenlijk moet weten: wat er op is geraakt, wanneer en of iemand het heeft opgemerkt.
Een stockout-rapport biedt het historische overzicht. Voor elk artikel beantwoordt het vier vragen. Wanneer bereikte de beschikbare hoeveelheid nul? Hoe lang bleef dat zo? Hoeveel vraag was er tijdens die periode? En welke leverancier of levertijd zit erachter?
Er zit ook een compliance-aspect aan dat voorraadteams soms pas laat ontdekken. Als u rechtstreeks aan consumenten in de Verenigde Staten verkoopt, is een tekort aan voorraad niet alleen een bevoorradingsprobleem. De Mail, Internet, or Telephone Order Merchandise Rule van de FTC is hier expliciet in. Deze stelt dat "wanneer u reclame maakt voor goederen, u een redelijke basis moet hebben om te beweren of te impliceren dat u binnen een bepaalde tijd kunt verzenden." Zonder verzendverklaring heeft u "een redelijke basis nodig om te geloven dat u binnen 30 dagen kunt verzenden."
De verplichting blijft gelden nadat de bestelling is binnengekomen. De FTC schrijft dat als "u merkt dat u niet kunt verzenden binnen de door u vermelde termijn of binnen 30 dagen," u actie moet ondernemen. De formulering luidt dat "u de toestemming van de klant moet vragen voor de vertraagde verzending." Als u niet op tijd kunt verzenden of de kennisgeving niet tijdig kunt versturen, "moet u de bestelling annuleren en een snelle terugbetaling doen." Een eerste vertragingsbericht moet "een definitieve herziene verzenddatum" bevatten. Als die datum onbekend is, moet deze "een verklaring bevatten dat u geen herziene verzenddatum kunt verstrekken."
Dit is een federale Amerikaanse regel en dit artikel is geen juridisch advies; uw verplichtingen hangen af van waar u verkoopt en wat u heeft beloofd. Het belang voor het rapport is specifieker: op het moment dat een artikel op nul staat, begint de klok mogelijk al te lopen.
Wat u nodig heeft voordat u begint
- Een export van voorraadmutaties of actuele voorraad met een datumkolom, een artikelidentificatie en een hoeveelheid.
- Bestel- of verkoopregels over dezelfde periode, zodat de vraag tijdens het tekort kan worden gemeten.
- Velden voor leverancier en levertijd, indien beschikbaar. Deze veranderen een beschrijving in een oorzaak.
- Een duidelijke definitie van "niet op voorraad" voor uw bedrijf. Geen voorraad of onder de veiligheidsvoorraad leveren verschillende rapporten op.
Dat laatste punt zorgt voor meer herstelwerk dan wat dan ook. Neem hier eenmalig een besluit over, vermeld het bovenaan het rapport en houd dit elke maand consistent.
Hoe u dit handmatig doet
Optie 1: Filteren op nul en handmatig controleren
Sorteer de export op hoeveelheid, filter op nul en bekijk de lijst. Dit kost twee minuten en beantwoordt vrijwel niets, omdat een momentopname u niets vertelt over de duur.
Nuttig als snelle controle vóór een voorraadtelling. Niet nuttig als rapport.
Optie 2: Draaitabel per artikel en datum
Maak een draaitabel met artikelen als rijen en datums als kolommen, en zoek naar reeksen van nullen. Dit maakt de duur wel inzichtelijk, en voor een paar dozijn SKU's werkt dit prima.
Het probleem zit in de schaal en de vorm. Een jaar aan dagelijkse gegevens voor duizend artikelen resulteert in een enorm, traag werkblad, en het handmatig spotten van opeenvolgende nullen over 365 kolommen is onbetrouwbaar.
Optie 3: Tekortdetectie op basis van formules
Maak een hulpkolom die de eerste dag markeert waarop de hoeveelheid nul bereikt. Voeg een tweede kolom toe die de lengte van de reeks telt, en een derde die de vraag uit de bestelregels koppelt. Dit levert een echt stockout-rapport op.
Het levert echter ook een werkmap op die maar door één persoon wordt begrepen. Wanneer het exportschema verandert, gaan de formules ongemerkt kapot en blijft het rapport cijfers produceren die inmiddels onjuist zijn.
Waar het handmatige proces vertraagt
Het knelpunt is niet het rekenwerk. Het is dat een stockout-rapport een samenvoeging is van drie bestanden die zelden dezelfde sleutels delen.
Voorraadmutaties gebruiken een magazijn-SKU. Bestelregels gebruiken een kanaalspecifieke product-ID. De leverancierslijst gebruikt een onderdeelnummer van de leverancier. Iemand moet deze gegevens op elkaar afstemmen voordat het tellen kan beginnen, en die afstemming wordt elke maand opnieuw gedaan omdat niemand het heeft vastgelegd.
De tweede vertraging is de verschuiving van definities. In het rapport van vorige maand werd een artikel bij nul als niet op voorraad beschouwd. Deze maand gebruikte iemand "onder het bestelpunt" omdat dat nuttiger leek. De twee rapporten zijn niet langer vergelijkbaar en de trendlijn die iedereen gaat bespreken is betekenisloos.
Hoe u een stockout-rapport maakt met Powerdrill Bloom
Stap 1: Upload de voorraad- en bestellingsexports samen
Sleep de export van voorraadmutaties en de bestelregels in dezelfde sessie naar Powerdrill Bloom. Het gratis abonnement ondersteunt Excel, CSV, PDF en document-uploads, dus beide bestanden kunnen zonder betaald abonnement worden geüpload.
Door ze samen te uploaden, kunnen ze worden samengevoegd. Voeg ook de leverancierslijst toe als u die heeft.
Stap 2: Formuleer uw definitie van stockout en vraag vervolgens naar de tekorten
Formuleer dit in natuurlijke taal. Beschouw de beschikbare hoeveelheid op of onder nul als niet op voorraad. Zoek elke reeks van opeenvolgende dagen per artikel en toon de vraag die tijdens elke reeks binnenkwam.
Expliciet zijn over de drempelwaarde is de hele truc. De agent zal dit consistent toepassen op elk artikel, en dat is precies waar handmatig gemaakte rapporten de mist in gaan.
Stap 3: Genereer het rapport met de gerangschikte tabel en grafiek
Vraag om de uitvoer die u nodig heeft: een gerangschikte tabel van artikelen op basis van gemiste vraag, een tijdlijn van wanneer de tekorten zich concentreerden en een korte samenvatting. Het gratis abonnement van Powerdrill Bloom biedt het genereren van inzichten, grafieken en samenvattingen, en het maken van basispresentaties, documenten, spreadsheets en afbeeldingen.
Als het rapport bedoeld is voor een beoordeling met een leverancier, breidt het Pro-abonnement dit uit naar volledige presentaties en Office-documenten. De tabel en de toelichting komen dan in één bestand terecht.
De 6 controles die elk stockout-rapport moet doorstaan
Controle 1: Staat de drempelwaarde voor 'niet op voorraad' op het rapport vermeld?
Geen voorraad en onder de veiligheidsvoorraad leveren verschillende lijsten op. Welke u ook kiest, vermeld deze op het rapport. Zonder dit is de vergelijking van volgende maand puur gokwerk.
Controle 2: Heeft elk tekort een duur, en niet alleen een markering?
Een artikel dat 's nachts vier uur lang niet op voorraad was en een artikel dat elf dagen lang niet op voorraad was, zijn niet dezelfde gebeurtenis. Een rapport dat alleen 'ja, dit was niet op voorraad' markeert, kan niet worden geprioriteerd.
Controle 3: Is de vraag tijdens het tekort meegenomen?
Dit is het veld dat een lijst verandert in een businesscase. Een artikel dat niemand probeerde te kopen toen het op was, heeft u niets gekost. Koppel bestellingen, winkelwagentoevoegingen of backorders — welk vraagsignaal u ook daadwerkelijk registreert.
Controle 4: Zijn fantoomtekorten uitgesloten?
Artikelen die halverwege de periode zijn stopgezet, seizoensgebonden artikelen die bewust zijn afgebouwd en SKU's die naar een nieuwe code zijn gemigreerd, worden allemaal gelezen als permanente tekorten. Ze zullen elke rangschikking op basis van duur domineren. Filter ze eruit en vermeld dit.
Controle 5: Is de leverancier of levertijd gekoppeld?
Zonder dit eindigt het rapport bij 'het is op'. Met deze gegevens laat het rapport zien welke van uw leveranciers de tekorten veroorzaakt, en dat is de informatie waarmee u iets kunt veranderen. Een leveranciersscorekaart is de logische volgende stap.
Controle 6: Beslaat het dezelfde periode als die van vorige maand?
Vergelijk een rapport van 30 dagen met een rapport van 31 dagen en het verschil is puur rekenkundig, niet prestatiegericht. Het same geldt wanneer de ene periode een campagne bevat en de andere niet. Zet de periode vast en noteer eventuele campagnes die daarbinnen liepen.
Wat dit bespaart
| Taak | Handmatig | Op basis van de geüploade exports |
|---|---|---|
| Afstemmen van SKU, product-ID en onderdeelnummer van de leverancier | 20–40 minuten, elke maand opnieuw | In dezelfde sessie verwerkt |
| Opeenvolgende reeksen van nullen vinden voor 1.000 artikelen | Formulekolom plus verificatie, 30+ minuten | Onderdeel van de gestelde vraag |
| Vraag koppelen aan elk tekort | Een tweede zoekactie | Inbegrepen wanneer beide bestanden zijn geüpload |
| Consistent toepassen van één definitie | Handmatige discipline, verwatert na verloop van tijd | Eenmalig geformuleerd, toegepast op elke rij |
Best practices
Rapporteer gemiste vraag, niet gemiste omzet, tenzij u de prijs kunt verdedigen. Vraag tijdens het tekort is waarneembaar. Omzet gaat uit van een conversie die niet heeft plaatsgevonden.
Maak onderscheid tussen "nooit op voorraad gehad" en "opgeraakt". Een SKU die nooit is ontvangen, is een inkoopprobleem, geen stockout.
Kijk in dezelfde beoordeling ook naar de andere kant van het spectrum. Artikelen die nooit bewegen, leggen het kapitaal vast dat de tekorten had kunnen voorkomen. Het overzicht van langzaam lopende voorraad is de tegenhanger van dit rapport.
Bewaar de ruwe tabel met tekorten. Over samenvattingen kan worden gediscussieerd. De lijst op rijniveau met artikel, startdatum, einddatum en vraag is wat de doorslag geeft.
Conclusie
Een stockout-rapport is slechts zo goed als de definitie en de koppelingen ervan. Dit zijn beide aspecten waar handmatig werk ongemerkt verwatert, waardoor de maandelijkse versie zo vaak niet meer vergelijkbaar is met de vorige.
Als u wel de exports heeft maar niet de tijd om ze af te stemmen, probeer dan Powerdrill Bloom met de voorraad- en bestellingsbestanden samen. Voor een breder overzicht van de tools op dit gebied, zie het overzicht van tools voor voorraad- en vraagvoorspelling. De route met de Excel AI-assistent is ideaal voor gegevens die in werkmappen staan.
Veelgestelde vragen
Wat is een stockout-rapport?
Het is een historisch rapport dat laat zien welke artikelen niet op voorraad waren en wanneer elk tekort begon en eindigde. Het registreert ook hoe lang elk tekort duurde en hoeveel vraag er in die periode was. In tegenstelling tot een momentopname van de actuele voorraad, meet het de duur en de kosten.
Hoe berekent u een stockout in Excel?
Markeer elke datum waarop de beschikbare hoeveelheid aan uw drempelwaarde voldoet, en tel vervolgens de opeenvolgende gemarkeerde dagen per artikel om de duur te bepalen. Door bestelregels aan die periodes te koppelen, krijgt u de vraag tijdens het tekort. Dit werkt, maar de formules gaan kapot wanneer het exportschema verandert.
Moet een stockout worden geteld bij nul of bij de veiligheidsvoorraad?
Beide zijn te verdedigen, en de keuze hangt af van de vraag of u de impact op de klant of het falen van de bevoorrading meet. Wat belangrijk is, is dat u de drempelwaarde op het rapport vermeldt en deze tussen periodes constant houdt.
Brengt een tekort aan voorraad een wettelijke verplichting met zich mee?
In de Verenigde Staten stelt de Mail, Internet, or Telephone Order Merchandise Rule van de FTC verplichtingen rondom de verzendtijd. Deze omvatten het vragen van toestemming voor een vertraagde verzending, en het annuleren met een snelle terugbetaling als u niet op tijd kunt verzenden of informeren. Regels verschillen per rechtsgebied, dus controleer wat op u van toepassing is.
Hoe vaak moet een stockout-rapport worden opgesteld?
Maandelijks past bij de meeste evaluatiecycli, met een wekelijkse versie tijdens het hoogseizoen. Houd de lengte van de periode tussen de rapportages identiek, zodat de vergelijking standhoudt.