Hoe maak je een Pareto-diagram met AI: Stap voor stap

Een Pareto-diagram rangschikt categorieën op basis van grootte en tekent er een cumulatief totaal overheen. Dit laat zien hoe een klein aantal oorzaken verantwoordelijk is voor het grootste deel van het volume. Deze gids behandelt waar het diagram uit bestaat en hoe u het handmatig in Excel kunt maken. Vervolgens worden drie stappen beschreven om er een te genereren op basis van een onbewerkte export.

Wat een Pareto-diagram laat zien

De ondersteuningspagina van Microsoft definieert de vorm nauwkeurig. Een "Pareto- of gesorteerd histogramdiagram bevat zowel kolommen die in aflopende volgorde zijn gesorteerd als een lijn die het cumulatieve totale percentage weergeeft."

Er zijn dus twee lagen. De staven beantwoorden de vraag "hoe groot is elke categorie", gerangschikt van groot naar klein. De lijn beantwoordt de vraag "hoeveel van het totaal hebben we op dit punt bereikt".

Dezelfde pagina legt uit waarom het diagram deze naam heeft gekregen: "Pareto-diagrammen lichten de belangrijkste factoren in een dataset uit." Er wordt aan toegevoegd dat ze worden "beschouwd als een van de zeven basisinstrumenten voor kwaliteitscontrole."

Die laatste zin bevat de praktische waarde. Een gerangschikt staafdiagram vertelt u welke categorie het grootst is. Het toevoegen van de cumulatieve lijn vertelt u waar u kunt stoppen met lezen, wat de beslissing is die de meeste mensen daadwerkelijk moeten nemen.

Voor het concept op zich, zonder de opbouw, behandelt de uitleg over het Pareto-diagram de definitie en de redenering achter het 80/20-principe.

Wat u nodig heeft voordat u begint

• Eén kolom met categorieën als tekst: reden van klacht, type defect, leverancier, productcode.
• Eén kolom met getallen om op te rangschikken: kosten, eenheden, verloren minuten, aantal tickets.
• Een beslissing over wat de getallen betekenen. De opgetelde kosten en het aantal voorvallen leiden tot verschillende rangschikkingen van dezelfde lijst.
• Een tijdsbestek dat u op het diagram kunt vermelden. Een Pareto over dertien maanden en een over twaalf maanden zijn niet vergelijkbaar.
• Zicht op de 'long tail'. Vijftig categorieën met elk één voorval maken de as onoverzichtelijk.

Het tweede punt is degene die voor extra werk zorgt. Rangschikken op totale kosten zet de dure, zeldzame fout bovenaan. Rangschikken op frequentie zet de goedkope, constante ergernis daar neer. Beide zijn legitiem, en het zijn verschillende diagrammen.

Hoe u dit handmatig doet in Excel

Optie 1: Gebruik het ingebouwde type Pareto-diagram

Excel heeft dit als een standaard diagramtype. De instructie van Microsoft is kort: "Selecteer Invoegen > Statischtisch diagram invoegen en kies onder Histogram de optie Pareto."

Het gedrag hangt af van wat u heeft geselecteerd, en de ondersteuningspagina legt dit uit. "Meestal selecteert u een kolom met tekst (categorieën) en een kolom met getallen. Een Pareto-diagram groepeert vervolgens dezelfde categorieën en telt de bijbehorende getallen op."

Er zit een addertje onder het gras in het alternatieve geval. Volgens dezelfde pagina verandert het resultaat als u in plaats daarvan "twee kolommen met getallen" selecteert. Excel "geeft uw gegevens dan weer in klassen, net als een histogram." U krijgt wel een diagram, maar dat geeft antwoord op een andere vraag.

Optie 2: Voeg een hulpkolom toe om te tellen in plaats van op te tellen

Dit is waar de ingebouwde methode een workaround vereist. Excel telt de numerieke kolom op, dus een onbewerkte lijst met incidenten zonder kostenkolom heeft niets om op te rangschikken.

Microsoft documenteert de oplossing als een tip. Het doel is om "het aantal keren dat tekstreeksen voorkomen te tellen." U "voegt een kolom toe en vult deze met de waarde 1", en stelt vervolgens "de klassen in op Per categorie."

Het werkt. Het betekent ook dat het eerste wat u doet bij een nieuwe export, het toevoegen van een kolom met enen is. Dat is een duidelijk teken dat de tool en de taak niet helemaal op elkaar aansluiten.

Optie 3: Bouw de staven en de cumulatieve lijn zelf

Sorteer aflopend, voeg een kolom voor het cumulatieve totaal toe en reken dit vervolgens om naar een percentage van het eindtotaal. Maak een gecombineerd diagram met het percentage op een secundaire as.

Dit geeft u volledige controle over labels, drempels en de 'tail'. Het zijn echter ook vier stappen die allemaal opnieuw moeten worden uitgevoerd wanneer de export van volgende maand binnenkomt. De formule voor het cumulatieve totaal is degene die stilletjes kapotgaat wanneer er rijen worden toegevoegd.

Waar de handmatige methode vertraging oploopt

De berekening is het probleem niet. Het probleem is dat de vorm van de export zelden overeenkomt met wat het diagramtype verwacht.

Echte exports komen binnen waarbij de categorie over verschillende kolommen is verspreid. Of waarbij dezelfde categorie op drie manieren is gespeld. Of waarbij de numerieke kolom als tekst is opgeslagen. De groepering van Excel is letterlijk, dus Supplier A, supplier a en Supplier A worden drie verschillende staven.

De tweede vertraging is de 'tail'. Zodra u vijftig categorieën heeft, is het diagram onleesbaar en moet iemand beslissen waar "Overig" begint. Dat drempel is een subjectieve inschatting, en die wordt elke maand anders gemaakt, tenzij deze is vastgelegd.

De derde is de as. De cumulatieve lijn hoort op een secundaire as die is geschaald naar 100 procent. Dit handmatig goed krijgen is een heel gepriegel, en als het misgaat, lijkt de lijn op een tweede gegevensreeks.

Hoe u een Pareto-diagram maakt met Powerdrill Bloom

Step 1: Upload de onbewerkte export

Sleep het incidentenlogboek, de klachtenlijst of de transactie-export naar Powerdrill Bloom. Het Free-abonnement dekt uploads van Excel, CSV, PDF en documenten, dus het bestand kan zonder betaald abonnement worden geüpload.

Het is niet nodig om de gegevens eerst te sorteren, de spelling van categorieën op te schonen of een hulpkolom toe te voegen. Dat werk maakt deel uit van de aanvraag in plaats van een vereiste vooraf te zijn.

Step 2: Geef aan waarop u wilt rangschikken en hoe de 'tail' moet worden behandeld

Formuleer dit in natuurlijke taal. Noem de categoriekolom en geef aan of u wilt rangschikken op de opgetelde waarde of op het aantal voorvallen. Geef vervolgens aan vanaf waar de 'tail' moet worden gegroepeerd in een "Overig"-categorie.

Expliciet zijn over de basis van de rangschikking is de hele truc. Het is ook de moeite waard om te vragen om bijna-identieke categorielabels samen te voegen. Het ingebouwde diagramtype groepeert alleen identieke categorieën, dus die opschoning moet vóór het diagram gebeuren, niet erin.

Step 3: Genereer de gerangschikte staven met de cumulatieve lijn

Vraag om de uitvoer die u nodig heeft. Dat zijn de categorieën gesorteerd van groot naar klein, met een cumulatief percentage dat eroverheen loopt. Voeg een korte notitie toe over hoeveel categorieën de eerste 80 procent bereiken. Het Free-abonnement van Powerdrill Bloom biedt de mogelijkheid om inzichten, diagrammen en samenvattingen te genereren.

Als het diagram bedoeld is voor een presentatie of rapport, breidt het Pro-abonnement dit uit naar uitgebreidere dia- en Office-documentuitvoer. De pagina van de AI graph maker behandelt de functionaliteit voor het maken van diagrammen op zich.

Wat dit bespaart

Taak	Handmatig	Vanaf de geüploade export
Bijna-identieke categorielabels samenvoegen	Handmatig zoeken en vervangen, elke maand opnieuw	Onderdeel van de vraag die u heeft gesteld
Een hulpkolom toevoegen om het aantal voorvallen te tellen	Vereist door het ingebouwde diagramtype	Niet nodig
De cumulatieve percentagelijn opbouwen	Formule plus een secundaire as	Inbegrepen in de aanvraag
De drempel voor "Overig" bepalen en opnieuw toepassen	Subjectieve inschatting, verschilt per maand	Eenmalig gedefinieerd, toegepast op elke run

Best practices

Vermeld op het diagram of u heeft gerangschikt op waarde of op aantal. Een lezer kan dit niet alleen aan de staven zien, en de twee rangschikkingen verschillen vaak over welke categorie op de eerste plaats staat.

Houd de 'tail' zichtbaar als een enkele staaf. Door deze te verbergen, bereikt de cumulatieve lijn te vroeg de 100 procent en wordt de concentratie overschat.

Beschouw 80/20 niet als een bevinding. Het is een denkkader. De bevinding is het specifieke aantal categorieën dat uw gegevens nodig hebben om dat aandeel te bereiken. Dat aantal is vaak vijf of vijftien, in plaats van een exact vijfde deel.

Koppel de oorzaak eraan, niet alleen de rangschikking. Een Pareto van defecttypen vertelt u waar het volume zit. Dit koppelen aan een supplier scorecard is wat de rangschikking omzet in actie.

Controleer de rangschikking met een tweede weergave. Een heatmap van dezelfde gegevens laat zien of één categorie overal domineert of slechts in één segment.

Conclusie

Een Pareto-diagram bestaat uit twee eenvoudige lagen over een gesorteerde lijst, en Excel levert dit diagramtype standaard mee. De frictie zit hem bijna nooit in het tekenen zelf. Het zit hem in het opschonen van de categorieën, de basis voor de rangschikking en de drempel voor de 'tail'.

Die drie beslissingen zijn wat het diagram van de ene maand vergelijkbaar maakt met dat van de vorige. Schrijf ze één keer op, pas ze elke keer toe, en het diagram wordt een tracker in plaats van een eenmalige weergave.

Als u wel de export heeft maar niet de tijd om deze om te vormen, probeer dan Powerdrill Bloom met het onbewerkte bestand. De Excel AI assistant-route is geschikt voor gegevens die al in een werkmap staan.

Veelgestelde vragen

Wat is een Pareto-diagram?

Het is een diagram met staven die in aflopende volgorde zijn gesorteerd, plus een lijn die het cumulatieve totale percentage weergeeft. De documentatie van Microsoft beschrijft het als een gesorteerd histogram en schaart het onder de zeven basisinstrumenten voor kwaliteitscontrole. De staven rangschikken de categorieën; de lijn laat zien hoeveel van het totaal ze beslaan.

Hoe maak ik een Pareto-diagram in Excel?

Selecteer een tekstkolom met categorieën en een numerieke kolom, kies vervolgens Invoegen, Statischtisch diagram invoegen en kies Pareto onder Histogram. Excel groepeert overeenkomende categorieën en telt de getallen op. Als u in plaats daarvan twee numerieke kolommen selecteert, krijgt u een ingedeelde uitvoer zoals bij een histogram.

Hoe tel ik het aantal voorvallen in plaats van een waarde op te tellen?

De gedocumenteerde tip van Microsoft is om een kolom toe te voegen die is gevuld met de waarde 1, vervolgens het diagram te tekenen en de klassen in te stellen op Per categorie. Het diagram telt dan de enen op, wat hetzelfde is als het tellen van de rijen per categorie.

Moet ik rangschikken op kosten of op frequentie?

Beide zijn geldig en ze geven antwoord op verschillende vragen. Kosten wijzen op de dure, zeldzame fout; frequentie wijst op de constante, goedkope fout. Kies er een, vermeld dit op het diagram en houd dit consistent tussen de periodes.

Hoeveel categorieën moet een Pareto-diagram tonen?

Genoeg om het punt te passeren waar de cumulatieve lijn afvlakt, meestal ergens tussen de vijf en vijftien staven, plus één gegroepeerde staaf voor het restant. Door het restant zichtbaar te houden, wordt voorkomen dat de lijn een vertekend beeld geeft van hoe geconcentreerd de gegevens zijn.