AI를 사용하여 PowerPoint에서 대체 텍스트를 추가하는 방법: 6단계

전달되는 슬라이드 덱은 한 번도 만나본 적 없는 사람들도 읽게 되는 자료입니다. 그중 일부는 스크린 리더를 사용합니다. 대체 텍스트는 이러한 사용자들이 이미지 대신 제공받는 정보입니다.

PowerPoint에는 수년 전부터 대체 텍스트 창이 있었으며, 이제는 자동으로 설명을 작성해 주기도 합니다. 이제 남은 작업은 어떤 이미지에 설명이 정말로 필요한지, 그리고 차트 설명에 실제로 어떤 내용을 담아야 하는지 결정하는 것입니다.

이 가이드에서는 PowerPoint 내부에서의 6가지 단계와 주관적인 판단이 필요한 부분까지 두 가지 모두를 다룹니다.

대체 텍스트란 무엇이며 왜 필요한가

대체 텍스트는 이미지, 차트, 도형 또는 기타 개체에 첨부되는 짧은 글 설명입니다. 스크린 리더는 시각적 요소 대신 이 설명을 읽어줍니다.

길이에 대한 Microsoft의 지침은 구체적입니다. 대체 텍스트 지원 페이지에서는 "개체와 그 맥락을 설명하기 위해 텍스트 상자에 1~2개의 문장을 입력하라"고 안내합니다. 이 페이지는 독자도 명시하고 있습니다. 바로 이미지를 볼 수 없는 사람입니다.

이것이 핵심 요약입니다. 레이블이나 파일 이름이 아니라, 이미지를 전혀 볼 수 없는 사람을 위해 작성된 개체 그리고 그 맥락에 대한 설명이어야 합니다.

차트에서 가장 많이 저지르는 실수

이 부분에서 슬라이드 덱은 웹 페이지와 달라지며, W3C 웹 접근성 이니셔티브(WAI)의 규칙에 따라 생각의 전환이 필요합니다.

WAI 의사결정 트리는 이미지를 여러 범주로 분류합니다. 정보를 제공하는 이미지의 경우 "그 의미를 전달할 수 있는 방식으로 이미지에 대한 간략한 설명을 사용하라"고 안내합니다. 장식용 이미지의 경우 "빈 alt 속성을 사용하라"고 하며, 텍스트가 포함된 이미지의 경우 "이미지의 텍스트를 포함하도록 alt 속성을 사용하라"고 합니다.

그래프나 다이어그램과 같은 복잡한 이미지의 경우, 지침의 성격이 완전히 다릅니다. "이미지에 포함된 정보를 페이지의 다른 곳에 포함하라"고 안내합니다.

직관에 반하는 내용이므로 다시 한번 읽어보세요. 차트에 대한 규칙은 더 긴 설명을 작성하는 것이 아닙니다. 독자가 실제로 접근할 수 있는 곳에 정보를 배치하는 것입니다.

슬라이드에서 이는 분석 결과가 헤드라인, 캡션 또는 발표자 노트에 들어가야 함을 의미합니다. 아무도 훑어볼 수 없는 설명란에 정보를 압축해 넣지 마세요. 이렇게 하면 차트의 대체 텍스트가 더 이상 모든 핵심 정보를 담지 않아도 되므로 짧아질 수 있습니다.

이미지 유형	지침 권장 사항
정보를 제공하는 사진 또는 아이콘	의미를 전달하는 간략한 설명
순수 장식용	장식용으로 표시, 설명 없음
텍스트가 포함된 이미지	텍스트 자체를 포함
차트 또는 다이어그램	슬라이드의 다른 곳에 정보 배치

PowerPoint에서 대체 텍스트를 추가하는 방법: 6단계

1. 대체 텍스트 창 열기

Microsoft는 두 가지 방법을 안내합니다. "개체를 Control-클릭하거나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 대체 텍스트 보기...를 선택"하면 "대체 텍스트 창이 열립니다."

다른 방법은 리본 메뉴를 이용하는 것입니다. "개체를 선택합니다. 리본 메뉴의 개체 서식 탭에서 대체 텍스트를 선택합니다."

2. 이미지가 장식용인지 결정하기

글을 쓰기 전에 이 작업을 먼저 하세요. Microsoft 페이지에서는 모든 시각적 요소에 설명이 필요한 것은 아니라고 명시하고 있습니다. 시각적 요소가 "순전히 장식용이고 시각적 흥미를 더하지만 정보를 제공하지는 않는지" 여부로 테스트하라고 설명합니다. 이러한 요소는 아무것도 쓰지 않고 장식용으로 표시할 수 있습니다.

방법은 간단합니다. "장식용으로 표시 확인란을 선택합니다. 그러면 텍스트 입력 필드가 비활성화됩니다."

배경 질감, 구분선, 반복되는 브랜드 도형 등은 모두 장식용입니다. 이를 올바르게 표시하는 것은 게으름이 아닙니다. 스크린 리더가 중요한 부분 사이에서 불필요한 잡음을 읽지 않도록 방지해 줍니다.

3. 자동 대체 텍스트를 켜고 초안으로 활용하기

PowerPoint는 자동으로 설명을 생성할 수 있습니다. 이 설정은 파일 > 옵션 > 접근성에 있습니다. 여기에서 "자동 대체 텍스트 켜기 및 끄기를 전환"할 수 있으며, 별도로 "AI를 사용하여 대체 텍스트를 생성하는 옵션을 활성화"할 수 있습니다.

워크플로에는 검토 단계가 포함되어 있습니다. Microsoft 페이지에서는 이를 명확하게 설명합니다. "대체 텍스트가 만족스러우면 대체 텍스트 승인 확인란을 선택합니다."

이 확인란은 이 기능의 가장 정직한 부분입니다. 소프트웨어가 초안을 작성하고 사람이 이를 확인합니다. 자동 생성된 설명은 사진에 무엇이 있는지 식별하는 데는 뛰어나지만, 그 사진이 왜 슬라이드에 있는지 파악하는 데는 취약합니다.

4. 맥락을 담아 한두 문장으로 작성하기

이제 길이 지침을 적용해 보세요. 개체와 그 맥락을 설명하는 한두 문장입니다.

취약한 설명과 훌륭한 설명의 차이는 대개 디테일이 아니라 맥락에서 옵니다.

미흡함	더 나음
"막대형 차트"	"분기별 매출 막대형 차트. 3분기는 계획 대비 미달한 유일한 분기임."
"창고 사진"	"이 슬라이드에 설명된 레이아웃 변경 후의 댈러스 창고 모습."
"스크린샷"	"내보내기 옵션이 강조 표시된 설정 화면."

더 나은 버전들은 모두 이것이 왜 여기에 있는가에 대한 답을 제공한다는 점에 주목하세요. 이것이 바로 스크린 리더 사용자가 실제로 갖는 의문입니다.

5. 이미지 밖으로 분석 결과를 이동하여 차트 처리하기

모든 차트에 대해 WAI 규칙을 다시 떠올려 보세요. 정보는 슬라이드의 다른 곳으로 이동해야 합니다.

실제로 이는 세 가지 작은 수정을 의미합니다. 핵심 요점을 슬라이드 헤드라인에 넣어 단순한 주제가 아닌 문장으로 읽히도록 하세요. 뒷받침하는 수치는 발표자 노트에 넣으세요. 그런 다음 차트 유형과 표시하는 대상을 명시하는 짧은 대체 텍스트를 작성하세요.

이는 긍정적인 부수 효과를 가져옵니다. 헤드라인에 분석 결과가 명시된 슬라이드는 스크린 리더 사용자뿐만 아니라 회의실에 있는 모든 사람에게 더 좋은 슬라이드가 됩니다.

6. 보내기 전에 접근성 검사기 실행하기

PowerPoint는 파일 전체에서 누락된 설명을 표시해 주는 검사기를 제공합니다. Microsoft는 조직 차원에서도 이를 권장합니다. 관리자용 접근성 가이드에서는 팀에 "사용자를 위해 접근성 검사기가 자동으로 실행되도록 설정하여 사용 빈도를 높이라"고 조언합니다.

편집을 마친 후 마지막으로 실행하세요. 14번 슬라이드에서 깜빡하고 놓친 개체를 찾아내 줄 것입니다. 이는 대개 급하게 붙여넣은 차트인 경우가 많습니다.

한 가지 습관을 들이면 이 단계가 거의 번거롭지 않게 느껴집니다. 슬라이드 덱이 절반쯤 완성되었을 때 검사기를 한 번 실행하고, 보내기 전에 다시 한번 실행하세요. 첫 번째 검사에서 앞으로 20개의 슬라이드에 걸쳐 반복하게 될 패턴을 미리 잡아낼 수 있습니다.

대체 텍스트가 사후 정리 작업이 되지 않도록 슬라이드 제작하기

위에서 언급한 모든 내용은 사후 조치입니다. 즉, 슬라이드 덱이 이미 존재하고 이제 설명이 필요한 상황입니다. 하지만 슬라이드가 만들어질 때 설명이 함께 제공된다면 작업량이 크게 줄어듭니다.

바로 이 부분에서 원본 데이터로부터 슬라이드 덱을 생성하는 것이 도움이 됩니다. 차트를 만든 도구는 차트가 무엇을 그리는지 알고 있으며, 이는 좋은 설명에 필요한 정확한 맥락입니다.

1단계: 소스 파일 업로드 및 슬라이드 덱 요청하기

분석 내용이 담긴 워크북, CSV 또는 PDF 파일을 가지고 Powerdrill Bloom에서 시작하세요. 대상 독자와 슬라이드 수를 지정하여 필요한 프레젠테이션을 요청합니다.

자연어로 요청이 이루어지기 때문에 접근성 요구사항도 같은 문장에 넣을 수 있습니다. 모든 차트 슬라이드에 분석 결과를 명시하는 헤드라인을 포함하도록 요청하세요.

2단계: 시각 자료 전에 헤드라인 먼저 검토하기

먼저 생성된 헤드라인만 따로 읽어보세요. 각 헤드라인은 단순한 주제가 아니라 분석 결과를 명시해야 합니다. 그렇게 구성되면 슬라이드 덱은 이미 복잡한 이미지에 대한 WAI 규칙의 대부분을 충족하게 됩니다.

단순한 레이블처럼 읽히는 헤드라인이 있다면 수정하세요. 파일을 내보낸 후 수정하는 것보다 여기에서 수정하는 것이 더 빠릅니다.

3단계: 내보내기 후 PowerPoint에서 설명 추가하기

슬라이드 덱을 다운로드하고 PowerPoint에서 엽니다. 위의 6단계를 진행하면 이제 빠르게 처리할 수 있습니다. 차트의 분석 결과가 이미 텍스트로 작성되어 있으므로 설명은 짧게 작성해도 됩니다.

장식용 요소는 여전히 표시가 필요하며, 접근성 검사기는 여전히 마지막에 실행합니다.

스프레드시트에서 시작하는 경우, Excel 파일에서 PPT 슬라이드 자동 생성하기에서 생성 단계를 더 자세히 다룹니다. 더 빠른 방법을 원하신다면 몇 분 만에 Excel 데이터로 프레젠테이션 만들기를 참고하세요. 설문조사 슬라이드 덱은 고유한 규칙이 있으며, 이는 설문조사 결과 프레젠테이션 만들기에서 다룹니다.

다음 슬라이드 덱은 분석 결과가 이미 텍스트로 작성된 상태로 시작하고 싶으신가요? Powerdrill Bloom을 사용해 보세요.

슬라이드 덱 이후에 이 설명들이 전달되는 곳

슬라이드가 슬라이드로만 남아 있는 경우는 드뭅니다. 설명이 다음으로 어디로 이동하는지 이해하면 왜 이러한 노력을 기울일 가치가 있는지 알게 됩니다.

PDF로 내보내면 설명이 태그가 지정된 문서로 전달되며, 이는 대부분의 슬라이드 덱이 회사 외부 사람들에게 전달되는 방식입니다. 동료에게 파일을 보내 동료가 두 개의 슬라이드를 다른 슬라이드 덱으로 재구성하더라도 설명은 개체와 함께 이동합니다.

인트라넷이나 학습 시스템에 슬라이드 덱을 게시하면, 동일한 텍스트가 보조 기술을 통해 낭독됩니다. 여러 공공 부문 및 교육 분야 구매자들은 조달 과정에서 이를 명시적으로 요구합니다.

필드가 비어 있으면 이 중 어느 것도 작동하지 않습니다. 빈 설명은 중립적인 것이 아닙니다. 청취자가 정보를 기대했던 곳에 공백을 남겨두어, 그 이미지가 중요했는지 여부조차 알 수 없게 만듭니다.

조직 내부에서의 검색 편의성도 분명히 존재합니다. 설명은 텍스트이며, 텍스트는 검색이 가능합니다. 차트가 설명되어 있는 슬라이드 덱은 누군가가 6개월 후에도 쉽게 찾아낼 수 있는 자료가 됩니다.

팀 전체로 확장 가능한 규칙

개인의 성실함만으로는 바쁜 분기를 버텨내기 어렵습니다. 하지만 문서화된 짧은 규칙은 살아남습니다.

세 가지 규칙이면 대부분 해결됩니다. 장식용 요소는 설명하지 않고 표시만 합니다. 모든 차트 슬라이드에는 분석 결과를 명시하는 헤드라인을 넣습니다. 사진에는 왜 슬라이드에 있는지 설명하는 한 문장을 추가합니다.

아무도 열어보지 않는 위키 대신 템플릿에 이 세 가지 규칙을 넣으세요. "여기에 분석 결과를 입력하세요"라고 적힌 제목 자리 표시자가 정책 문서보다 접근성 향상에 더 큰 도움이 됩니다.

규칙	즉각적인 도움을 받는 대상
헤드라인에 분석 결과 명시	회의실의 모든 사람 및 스크린 리더 사용자
장식용 요소 표시	불필요한 낭독 소음을 제거하여 청취자에게 도움
사진당 한 문장 설명	이미지를 불러오지 못한 모든 사용자
보내기 전 검사기 실행	그렇지 않았다면 불만을 접수했을 담당자

두 번째 열은 내부 설득용 논거로 활용할 수 있습니다. 이 각각의 규칙은 일반 대중에게도 도움이 되므로, 마감 기한에 쫓기는 상황에서도 유지될 수 있습니다.

검토에 관한 실용적인 팁을 하나 더 드리자면, 다른 사람이 슬라이드 덱을 만들었을 때 화면을 보지 않고 세 개의 슬라이드를 소리 내어 읽어달라고 요청해 보세요. 그들이 설명하지 못하는 부분이 바로 대체 텍스트 설명에 들어가야 할 내용입니다.

기존 슬라이드 덱 백로그 처리 방법

대부분의 팀은 이미 존재하는 슬라이드 덱(때로는 수십 개에 달하는)에 대한 요청이 들어왔을 때 이 주제를 처음 접하게 됩니다.

첫 번째 파일의 첫 번째 슬라이드부터 시작하지 마세요. 대신 도달 범위를 기준으로 정렬하세요. 아무도 다시 열어보지 않는 내부 보고용 자료보다 고객에게 발송되는 슬라이드 덱이 더 중요합니다.

각 파일 내에서는 차트를 가장 먼저 수정하세요. 차트는 가장 많은 정보를 담고 있으며 가장 흔하게 누락되는 부분입니다. 사진과 아이콘은 더 빠르게 처리할 수 있으므로 나중에 해도 됩니다.

어차피 다시 제작해야 할 슬라이드 덱이라면, 기존 파일을 수정하는 것보다 원본 데이터에서 다시 빌드하는 것이 더 빠를 때가 많습니다. 새로 생성된 버전은 헤드라인에 이미 분석 결과가 포함되어 있어 사후 수정 작업의 대부분을 생략할 수 있습니다.

두 분기 전의 일회성 자료처럼 완전히 사용되지 않는 슬라이드 덱이라면 수정하기보다 보관 처리하세요. 아무도 읽지 않는 문서에 접근성 개선 노력을 들이는 것은 목요일에 발송될 중요한 문서에 들일 노력을 낭비하는 것입니다.

피해야 할 흔한 실수들

콘텐츠 대신 파일을 설명하는 것. "Chart1.png"는 청취자에게 아무런 정보도 주지 못합니다. 이는 급하게 조립된 슬라이드 덱에서 가장 흔히 발생하는 오류입니다.

차트에 대해 한 단락의 긴 글을 쓰는 것. 긴 설명은 듣기 힘들고 흐름을 놓치기 쉽습니다. WAI 지침은 반대 방향을 제시합니다. 즉, 정보를 슬라이드 위로 이동시키는 것입니다.

검사기 경고를 없애기 위해 정보를 제공하는 이미지를 장식용으로 표시하는 것. 이렇게 하면 경고는 사라지지만 콘텐츠도 함께 사라집니다.

생성된 설명에 대한 검토 단계를 건너뛰는 것. '대체 텍스트 승인' 확인란이 존재하는 이유는 초안을 다시 한번 확인하는 것이 좋기 때문입니다.

회의가 시작될 때까지 검사를 미루는 것. 검사기를 실행하는 데는 1분도 걸리지 않으며, 항상 14번 슬라이드가 문제가 됩니다.

한 차트의 설명을 유사한 다른 차트에 복사하는 것. 서로 다른 기간을 다루는 두 개의 매출 차트에는 서로 다른 문장이 필요하며, 중복된 설명은 사실이 아닌 내용을 전달하므로 차라리 없는 것보다 못합니다.

이 창을 글쓰기 작업이 아닌 단순한 규정 준수 체크박스로 취급하는 것. 이 필드에는 무엇이든 입력할 수 있으며, 모든 자동 검사를 통과하더라도 청취자에게는 아무런 도움이 되지 않는 텍스트가 입력될 수도 있습니다.

실제로 소요되는 시간

실제 소요되는 시간은 사람들을 놀라게 할 수 있으므로 명시할 가치가 있습니다.

규칙을 알고 있다면 6개의 차트가 포함된 20장짜리 슬라이드 덱을 작업하는 데 약 10분이 걸립니다. 그중 대부분은 6개의 차트 작업이며, 차트 작업의 대부분은 헤드라인을 다시 작성하는 것입니다. 이는 어차피 슬라이드 덱의 품질을 높여주는 작업입니다.

패턴이 명확해지면 장식용 요소를 표시하는 작업은 매우 빠릅니다. 동일한 로고와 구분선이 모든 슬라이드에 반복되기 때문입니다. 검사기 실행에는 1분도 채 걸리지 않습니다.

비용이 많이 드는 시나리오는 다릅니다. 본인이 만들지 않은 슬라이드 덱을 6개월이 지난 후에 수정하려면 각 차트가 무엇을 보여주려 했는지 다시 파악해야 합니다. 이 경우 동일한 20장의 슬라이드에 한 시간이 걸릴 수 있습니다.

10분과 1시간의 차이는 전적으로 '언제 작업하느냐'에 달려 있습니다. 작업 자체가 더 어려워진 것이 아니라, 단지 맥락이 사라졌을 뿐입니다.

빠른 참조 가이드

상황	조치 사항
모든 슬라이드 모서리의 로고	장식용으로 표시
특정 요점을 설명하는 사진	맥락을 담은 한두 문장
차트 또는 그래프	헤드라인에 분석 결과 명시, 노트에 수치 입력, 짧은 설명 작성
UI 스크린샷	표시된 내용과 강조된 부분 설명
표 이미지	실제 표 사용을 권장하며, 그렇지 않은 경우 핵심 요점 요약
확실하지 않은 모든 요소	이것이 제거되었을 때 청취자가 무엇을 잃게 되는지 자문해 보기

자주 묻는 질문

PowerPoint에서 대체 텍스트의 목적은 무엇인가요?

스크린 리더 사용자에게 시각 자료와 동등한 정보를 제공합니다. Microsoft는 그 목표를 "이미지를 볼 수 없는 사람"에게 개체와 그 맥락을 설명하는 것이라고 정의합니다. 또한 이미지를 불러오지 못한 모든 사용자에게도 도움이 됩니다.

대체 텍스트의 길이는 어느 정도여야 하나요?

Microsoft의 지침은 한두 문장입니다. 차트와 다이어그램의 경우, W3C 웹 접근성 이니셔티브는 더 긴 설명을 작성하는 대신 페이지의 다른 곳에 정보를 배치할 것을 권장합니다.

PowerPoint에서 대체 텍스트를 어떻게 추가하나요?

개체를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 대체 텍스트 보기를 선택하거나, 개체를 선택하고 서식 탭에서 대체 텍스트를 선택합니다. 대체 텍스트 창이 열리면 설명을 입력하거나 개체를 장식용으로 표시합니다.

PowerPoint에서 대체 텍스트를 자동으로 생성할 수 있나요?

네, 가능합니다. 파일 > 옵션 > 접근성에서 자동 대체 텍스트를 켜거나 끌 수 있으며, AI를 사용하여 설명을 생성하는 옵션도 포함되어 있습니다. Microsoft의 워크플로에는 대체 텍스트 승인 확인란이 포함되어 있어, 생성된 텍스트를 무조건 수용하는 대신 검토할 수 있도록 합니다.

장식용 이미지에도 대체 텍스트가 필요한가요?

아니요, 필요하지 않습니다. Microsoft의 지침은 순수 장식용 시각 자료를 장식용으로 표시하는 것이며, 이 경우 설명 필드는 비활성화됩니다. 이를 올바르게 처리하면 스크린 리더가 아무런 정보도 담고 있지 않은 요소를 낭독하는 것을 방지할 수 있습니다.

출처: Microsoft 지원, "도형, 그림, 차트, SmartArt 그래픽 또는 기타 개체에 대체 텍스트 추가"; Microsoft Learn, "Microsoft 365 앱용 접근성 가이드"; W3C 웹 접근성 이니셔티브, "대체 텍스트 의사결정 트리(An alt Decision Tree)."